HR-Software: Alles was Sie wissen müssen

Unternehmen, die mehr Zeit in die Verwaltung und Förderung ihrer Mitarbeiter investieren, können auf Lange Sicht am besten Talente halten und die höchste Produktivität aufweisen. Darüber hinaus haben wir in den letzten Wochen einen sozialen Kontext erlebt, der die Umsetzung der Telearbeit in vielen deutschen Unternehmen erzwungen hat. Die durch das Coronavirus verursachte Krise, machte es notwendig die meisten Aspekte der Personalabteilung von Zuhause aus zu verwalten. Dabei hilft eine Software, die speziell für die Personalabteilung entwickelt wurde.

Eine HR-Software hilft bei der Digitalisierung und Anpassung der Prozesse im Unternehmen an die Zukunft (und die Gegenwart).  Neben einer besseren Kontrolle über die Arbeitszeiten und Mitarbeiterdokumente haben Personalmanager auch mehr Zeit, sich auf Talente und Strategien zu konzentrieren, die dem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. 

Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt, was eine Personalsoftware ausmacht und wie sie Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens helfen kann.

Was ist eine HR Software ?

Personalmanager müssen täglich zahlreiche, sich wiederholende Aufgaben ausführen, wie z.B. Verträge unterzeichnen, Kandidaten für eine neue Position screenen, den Stundenzettel jedes Arbeitnehmers überprüfen, Urlaubsanträge genehmigen, Onboarding-Pläne anpassen und vieles mehr.

Bis vor kurzem waren HR-Manager unter all dem Papierkram begraben, mit dem sie sich befassen mussten. Allerdings haben neue Technologien eine Lösung zur Automatisierung einiger Prozesse bereitgestellt, die früher Stunden dauerten. Die Lösung hierfür lautet HR-Software.

Eine Personalsoftware digitalisiert und automatisiert die umständlichsten Aufgaben. Aber wozu? Sie sparen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch menschliche Fehler. Ziel dieser Programme ist es, die Arbeit der Personalabteilung zu erleichtern, damit sie auf das Management der Menschen konzentrieren können, nicht nur auf administrative Aufgaben, Zahlen und Berichte.

Die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung mit Software

Wenn Sie in der Personalabteilung Ihres Unternehmens arbeiten, ist es durchaus möglich, dass Sie Stunden mit manuellen Aufgaben verbringen. So genehmigen Sie Urlaube, verwalten Gehaltsabrechnungen, unterschreiben Dokumente und kommunizieren sogar mit Mitarbeitern, damit diese Ihre Stundenzettel vollständig ausfüllen. Erkennen Sie sich in dieser Beschreibung wieder? Dann sind Sie hier genau richtig.

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Denken Sie nicht, dass einige dieser Aufgaben automatisiert werden können?

Ihre Personalabteilung zu digitalisieren hat den Zweck diese zu verbessern. Hier finden Sie eine Liste von Vorteilen, die diese Aussage unterstützen:

1. Weniger Fehler

Weiter oben haben wir bereits von menschlichen Fehlern gesprochen. Damit beziehen wir uns nicht nur auf einen Fehler in der Zeiterfassung, wie z.B. eine 4 mit einer 9 zu verwechseln, oder sonstige kleine Fehler wie diese. Wenn alle Informationen einfach gespeichert und abgerufen werden können, können Sie auch Fehler in der Urlaubsplanung, zum Beispiel durch überlappende Abwesenheiten innerhalb eines Teams, vermeiden.

2. Mehr Sicherheit

Der Schutz aller sensiblen Informationen Ihrer Mitarbeiter mit einem Schlüssel an einer Schublade ist eine ziemlich unsichere Option. Die Zeiten haben sich geändert und jetzt haben Sie die Möglichkeit, Ihr System zu verbessern. 

Wenn die Daten in der Cloud gehostet und verschlüsselt werden, können Sie eindeutige Benutzer und Berechtigungen bereitstellen, sodass jeder Mitarbeiter nur auf seine Dokumente zugreifen kann. Das spart auch Ihnen Zeit, da Sie nicht mehr physisch nach ihnen suchen müssen.

3. Transparenz und bessere Mitarbeitererfahrung

Sie haben die volle Kontrolle über alle Informationen, die erstellt werden. Seien Sie sich darüber im Klaren, wann es erstellt wurde und wo es zu finden ist.

Durch ein intuitives Programm ist es auch möglich, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern. Dadurch ist es möglich, einfach auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen und sie mit den entsprechenden Mitarbeitern zu teilen.

4. Informationen sind immer aktuell

Mit wenigen Klicks können Sie Dokumente senden und die Unterschrift der Mitarbeiter anfordern. Darüber hinaus können Sie mit einer integrierten Personalsoftware Änderungen an den im Programm eingegebenen Informationen vornehmen.  In Anbetracht der Tatsache, dass eine Software für die Personalabteilung den Papier- und Verwaltungsaufwand reduziert, benötigen Sie für das Aktualisieren von Daten viel weniger Zeit. Dies ist der Fall, wenn die Änderungen nicht automatisch erfolgen. Ansonsten wird diese Zeit sogar auf 0 reduziert.

5. Sofortige Verfügbarkeit eines Dokuments

Sie werden keine Stunde mehr damit verbringen, nach einem Dokument zu suchen, bei dem „man nicht weiß, wo es abgelegt wurde“. In wenigen Sekunden haben Sie das gewünschte Dokument zur Hand.

6. Bessere Organisation des Unternehmens

Wenn Ihre Informationen geordnet, klar und für alle verfügbar sind, verbessert sich nicht nur die Organisation des Unternehmens sondern auch die interne Kommunikation. Mit einer HR-Software, die beispielsweise über ein Organigramm des Unternehmens verfügt, wissen alle Mitarbeiter, an wen sie sich wenden können, wenn sie mit einem Team zusammenarbeiten oder Fragen zu einem bestimmten Prozess haben. Mit der Möglichkeit, Führungskräften Berechtigungen zuzuweisen, wird außerdem die Befehlskette viel genauer definiert.

7. Überwachung und Nachverfolgung von Prozessen

Dies hat mit Transparenz und der Möglichkeit zu tun, auf alle benötigten Daten zuzugreifen. Wenn Sie die Informationen zur Hand haben, ist es sehr einfach, mögliche Fehler rechtzeitig zu erkennen, die Daten zu analysieren, Berichte zu erstellen und aussagekräftige Schlussfolgerungen zu ziehen.

All das kann in zwei Konzepten zusammengefasst werden; Zeitersparnis und Effizienz. Das führt unweigerlich zu einer Verbesserung der Produktivität , angefangen bei den Personalabteilungen bis hin zum gesamten Personal.

Probleme, die durch eine HR-Software gelöst werden

Die oben genannten Vorteile sind zwar alle sehr gut und vielversprechend, aber wie wirkt sich eine Personalsoftware in der Praxis auf ein Unternehmen aus? Im Folgenden gehen wir auf alle Probleme ein, die durch eine HR-Software gelöst werden.

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Dokumentenverwaltung und digitale Signatur

Mit einer Dokumentenverwaltungssoftware können Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem zentralen und sicheren Ort speichern. Dies ist viel sicherer, da Sie entscheiden können, was öffentlich, was privat ist, was eine Zugriffsberechtigung benötigt und welche Benutzer exklusiven Zugriff haben.

Mit dieser Art von Lösungen erhalten Sie auch Unterstützung bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung, und Variablen oder andere Faktoren die in diesen auftreten, können einfacher verarbeitet werden. Außerdem können Sie die elektronische Signatur verwenden, um die Verwaltung von Verträgen oder anderen Dokumenten von jedem beliebigen Ort aus zu optimieren!

Zeiterfassung der Mitarbeiter

Mit einer Zeiterfassungsfunktion können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten lückenlos erfassen. Es gibt Programme, die verschiedene Möglichkeiten bieten, die Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erfassen. Ihre Personalabteilung sollte diejenige auswählen, die sich am besten an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst. 

Die Funktion der Zeiterfassung reduziert Fehlzeiten im Unternehmen und hilft dabei Überstunden zu regulieren.

Urlaubsplaner und Teamkalender

Stellen Sie sich vor, Sie können die bevorstehenden Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter leicht erkennen und ihre Schichten effizienter organisieren. Mit einer speziellen Software hierfür ist es möglich, diese Informationen immer zu aktualisieren. So können Sie die bereits in Anspruch genommenen und verbleibenden Urlaubstage jedes Mitarbeiters sehen und – je nachdem welche HR-Software Sie auswählen- sogar personalisierte Abwesenheitsarten erstellen.

Mit diesen Daten können Sie die gewünschten Teams und Urlaubsrichtlinien besser verwalten.

Recruiting und Auswahl neuer Talente

Wenn Sie nach einem attraktiven Karriereportal suchen, das die Aufmerksamkeit von qualifizierten Fachkräften auf sich zieht, benötigen Sie eine ATS-Software. Erstellen Sie Stellenangebote, behalten Sie den Überblick über Kandidaten und vergessen Sie das manuelle Filtern von Lebensläufen.

Mit einer vollständigen Personalsoftware können Sie auch einen automatisierten und personalisierten Onboarding-Plan erstellen, der die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter verbessert und die Einarbeitung neuer Talente erleichtert.

Performance Management

Wenn Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und die Arbeitsergebnisse messen und beurteilen, können Sie Ihre Strategien anpassen und sehen, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten fördern können. Mit einem Performance Management Tool kann dies ermöglicht werden.

Wählen Sie die Art der Leistungsbeurteilung aus, die Ihrer Meinung nach am besten funktioniert, und wenden Sie sie an. Im Anschluss können Sie Berichte erstellen und diese Informationen analysieren. 

Datenerfassung und -analyse

Wenn sich alle Informationen Ihres Unternehmens am selben Ort befinden, ist es sehr einfach, Berichte zu extrahieren, mit denen Sie Entscheidungen auf der Grundlage qualitativer Daten treffen können.

Wenn Sie beispielsweise Prozesse wie die monatliche Auszahlung von Löhnen ausführen müssen, erhalten Sie alle Informationen automatisch. 

Mitarbeiterportal

Wenn Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die benötigten Informationen haben, nimmt Ihnen auch das sehr viel Arbeit ab. Anstatt sich für jedes Anliegen an die Personalabteilung zu wenden, haben Mitarbeiter durch ein Mitarbeiterportal direkten Zugriff zur Software. Das ist auch für Ihre Mitarbeiter positiv: Sie haben immer schnellen Zugriff auf persönliche Unterlagen, wie Gehaltsabrechnungen und können selbstständig Aufgaben, wie die Beantragung von Urlaubstagen, ausführen. 

So werden viele Prozesse vorangetrieben, ohne Ihnen die Zeit zu rauben, die Sie für andere wichtige Aufgaben aufwenden können.

Arten von HR-Software 

Es gibt viele Lösungen, die darauf abzielen, bestimmte Probleme der Personalabteilungen von Unternehmen zu lösen.

Zum Beispiel gibt es eine Software zur Zeiterfassung, die Ihnen verschiedene Optionen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten bietet, wie zum Beispiel über den Computer-Desktop, das Einstempeln über den Fingerabdruck, einen QR-Code usw.

Darüber hinaus gibt es auch spezielle Software für das Dokumentenmanagement, die für die Entgeltabrechnung und das Dokumentenmanagement im Allgemeinen entwickelt wurde.  Es gibt zahlreiche Lösungen auf dem Markt. Sie können entweder eine für eine spezifische Funktion auswählen, oder eine die mehrere Bereiche (oder alle) abdeckt.

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Unter den Softwareprogrammen, die versuchen, mehr als ein Problem zu lösen und damit zur Komplettlösung werden, müssen wir unterscheiden zwischen:

      • Auf einem Gerät installierte Software. Diese müssen heruntergeladen und installiert werden, da es sich um physische Programme handelt, die sich auf einem Computer oder einem anderen Gerät befinden müssen.
      • In der Cloud gehostete Software . Sie müssen nicht heruntergeladen oder installiert werden und sind vollständig online. Diese bieten nicht nur mehr Sicherheit, da sie überhaupt nicht von physischer Unterstützung abhängen, sondern sind auch leichter zugänglich.

Welche Fragen müssen Sie sich bei der Suche nach einer HR-Software stellen?

Nicht alle Unternehmen profitieren von der gleichen Art von Personalsoftware. Außerdem stehen heute viele Optionen zur Auswahl, weshalb Sie sich bei der Auswahl der einen oder anderen einige Fragen stellen sollten.

Was sind die Bedürfnisse der Personalabteilung? Und des Unternehmens?

Untersuchen Sie diesen Punkt, bevor Sie nach Lösungen suchen. Und fragen Sie sich sogar, ob Sie wirklich eine Personalsoftware benötigen oder ob die Zeit für Ihr Unternehmen noch nicht gekommen ist. Eine gute Strategie besteht beispielsweise darin, die Zeit, die Sie für tägliche Aufgaben aufwenden, zeitlich zu bestimmen, eine Liste zu erstellen und zu visualisieren, wie Ihr Tag mit einem speziellen Programm aussehen würde. Gibt es einen wesentlichen Unterschied?

Finden Sie die widersprüchlichsten Punkte in Ihrer Abteilung und prüfen Sie, ob sie mit einer HR-Software gelöst werden können.

Wie viele Mitarbeiter gibt es im Unternehmen? Welches sind ihre Profile?

Der Arbeitsaufwand, den Sie als Personalmanager haben, ist bei 5 Mitarbeitern nicht derselbe wie bei 50. Dies bestimmt auch die Art der Software, die für Sie am besten geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise mehr Mitarbeiter haben, möchten Sie eine Lösung, mit der Sie Dokumente in großen Mengen an Ihre Mitarbeiter senden können und nicht einzeln. Oft bestimmt die Größe des Teams auch den Preis des Programms, daher ist dies ein wichtiger Punkt.

Gibt es Mitarbeiter in Ihrem Team, die nicht aus dem Büro arbeiten, aber dennoch ihre Arbeitszeit erfassen müssen? Sind sie Tech-Experten oder benötigen sie eine einfache, benutzerfreundliche Lösung? Benötigen sie eine Software, die auch auf Mobilgeräten verfügbar ist? 

Überlegen Sie, wie sich Ihre Mitarbeiter täglich an die Software anpassen können. Oder überlegen Sie sich, wie sich die Software an sie und ihre Routinen anpassen kann.

Das sollten Sie von einer guten HR-Software erwarten

Nachdem Sie klare Vorstellungen darüber haben, welches Programm Sie für Ihr Unternehmen möchten, sollten Sie wissen, welche Aspekte eine HR-Software mindestens enthalten sollte, um Ihnen zu helfen. Hier finden Sie unsere Tipps zur Auswahl der besten Personalsoftware.

Auswahl einer HR-Software

Informationsspeicherung in der Cloud

Möglicherweise fühlen Sie sich mit einem „physischen“ Medium sicherer, das nur auf Geschäftscomputern verwendet werden kann. Die meisten Unternehmen müssen jedoch von überall aus einen einfachen Zugriff auf die Plattform bieten, insbesondere wenn Sie normalerweise Mitarbeiter haben, die im Home-Office sind, oder aus verschiedenen Büros aus arbeiten.

Darüber hinaus bietet die Möglichkeit, alle Informationen in der Cloud zu speichern, einen zusätzlichen Sicherheitsvorteil. Das bringt uns zum nächsten Punkt.

Sicherheit und Datenschutz

Die Daten eines Mitarbeiters sind ein heikles Thema; Als HR-Manager wissen Sie das besser als jeder andere. Das von Ihnen gewählte Programm muss die Sicherheit gewährleisten und die strengsten Standards einhalten, um dies zu erreichen.

Aber nicht nur das. Außerdem sollten Sie die Möglichkeit haben, Berechtigungen zum Überprüfen bestimmter Daten zuzuweisen , damit ihre Mitarbeiter wissen, wer Zugriff auf ihre Informationen hat und wer nicht. Darüber hinaus muss für jeden Mitarbeiter eine einzige Seite vorhanden sein, auf der nur er oder sie auf seine Informationen zugreifen kann..

Intuitives Mitarbeiterportal

Was nützt eine Lösung, die nicht implementiert werden kann? Wenn die von Ihnen gewählte HR-Software für Sie und Ihre Mitarbeiter schwierig zu nutzen ist und Sie mehr Zeit damit verbringen, den Umgang damit zu lernen, als Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren, ist es wirklich eine gute Idee?

Ziel dieser Software ist es, Sie bei Ihren Aufgaben zu unterstützen und den Mitarbeitern zu ermöglichen, beispielsweise die Zeiterfassung oder das Signieren von Dokumenten schneller durchzuführen. Denken Sie daran.

Automatische Synchronisation

Wenn Sie mit der Software auch Dinge, wie zum Beispiel die  Urlaubsverwaltung digitalisieren möchten, müssen Abwesenheiten automatisch aktualisiert werden, wenn ein Mitarbeiter Änderungen vornimmt . Somit sind die Informationen immer auf dem neuesten Stand und Sie können leichter damit arbeiten. 

Aber auch die Einstellung neuer Mitarbeiter oder die Verwaltung von Dokumenten sollte automatisch synchronisiert werden, sodass Sie Arbeitszeit und Verwaltungsaufwand sparen können.

Ebenso muss es in jedes Tool integriert werden, das Sie täglich verwenden.

Angepasst an die aktuelle Gesetzgebung (mit Updates)

Zusätzlich zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der DSGVO muss sich die Software an alle Gesetze anpassen, mit den Arbeitsplatz betreffen. Hierzu zählt beispielsweise das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, wenn Sie die Software verwenden möchten, um die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich dieses Programm entsprechend den Gesetzen weiterentwickelt. Ihre Lösung muss immer an die neuesten Änderungen in den verschiedenen Vorschriften angepasst werden. Dies stellt sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und keine Probleme mit der Gewerbeaufsicht bekommen.

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