Deine Personalplanung für 2019

Wie du wahrscheinlich schon weißt, muss die Personalabteilung vollständig auf die Mission und auf die Vision des Unternehmens abgestimmt sein. Aus diesem Grund ist eine funktionierende interne Kommunikation im Unternehmen von grundlegender Bedeutung.
Um deine gewünschten HR-Ziele zu erreichen, benötigst du einen roten Pfaden, dem das gesamte Unternehmen folgen kann.

Heute reden wir darüber, wie du deine jährliche Personalplanung generieren oder auch optimieren kannst, um letztendlich deine Ziele zu erreichen.

Diese Punkte solltest du im Auge behalten
Ziele der Personalplanung
Lege Verantwortlichkeiten fest
Personalplanung
Personalpolitik
Spare Zeit bei der Personalplanung mit FactorialHR

Erstelle deine Personalplanung

Unternehmen nutzen die Personalpläne, um alle Aspekte, die sich auf die Personalpolitik des Unternehmens beziehen, vorausschauend zu analysieren und festzulegen. Dies umfasst nicht nur die Personalstruktur selbst, sondern auch die Arbeitsbedingungen sowie den Einstellungsprozess und das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Aus diesem Grund ist es wichtig, einige Aspekte im Auge zu behalten, bevor du deinen Personalplan skizzierst.

Kenne deine Umgebung

Zu Beginn jeden Jahres erstellen Unternehmen einen strategischen Plan, in dem unter anderem die Jahresziele festgelegt werden. Die meisten dieser Ziele sind unter anderem von der Personalabteilung abhängig. Um deine geplanten Ziele zu erreichen ist es unabdinglich, die Antworten auf folgende Fragen zu kennen:

  • Was können wir gegenüber dem letzten Jahr verbessern?

Du kannst dich nur wirklich verbessern, indem du die Schwachstellen und die Probleme deines Unternehmens identifizierst und herausfindest, wie du diese beheben kannst. Falls du diesen Prozess aufschiebst, werden deine Probleme umso größer, bis du von diesen überrannt wirst.

  • Wie sehen die Herausforderung für das kommende Jahr aus?

Die Prognose der Entwicklung deiner Branche ist ebenso von grundlegender Bedeutung. Du solltest über zukünftige Veränderungen, Ereignisse sowie Aktivitäten Bescheid wissen und dir darüber im Klaren sein, welchen Einfluss diese auf deinen Markt haben. Du solltest auf diese vorbereitet und anpassungsfähig sein, um Vorteile aus diesen ziehen zu können. Falls dein Unternehmen beispielsweise einem digitalem Wandel unterliegt, musst du dir überlegen, wie sich dies auf deine Mitarbeiter auswirken kann.

  • Welche Unternehmensaspekte sollten stärker in Betracht gezogen werden?

Nachdem du dir deine Unternehmensumwelt genauer angesehen hast, ist es jetzt an der Zeit den Status deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter zu analysieren. Mit Factorial Pro kannst du beispielsweise Personalberichte erstellen, die eine grafische Darstellung deines Unternehmens illustrieren und dir so eine Vorstellung von Aspekten geben, die zu verbessern sind. Beispielsweise eine hohe Personalfluktuation oder allgemein eine geringe Motivation?

Es ist wichtig, kontinuierlich einen Überblick zu behalten und Lösungen für deine Probleme zu finden. Die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Führungskräften des Unternehmens ist dies bezüglich von grundlegender Bedeutung, wobei es wichtig ist, dass die Parteien offen und ehrlich mit einander kommunizieren.

Ziele der Personalplanung

Die strategischen Ziele eines Unternehmens werden als langfristige Ziele bezeichnet und helfen dir dabei, den Erfolg deines Personalplans zu messen.

Die strategischen Ziele können folgendermaßen unterteilt werden:

  • Explizite Ziele: Sind diejenigen, die sich auf die Auswahl und die Förderung von Spitzenkräften beziehen sowie auf die Steigerung der Motivation und Engagements der Mitarbeiter.
    Zu diesem Zweck sollte deine Personalplanung sowohl Erfahrungen von Mitarbeitern als auch Onboarding Prozesse und auch die Karriereplanung berücksichtigen.
  • Implizite Ziele: Entsprechen der Unternehmensphilosophie und tragen zur Herstellung einer robusten Unternehmenskultur bei. Der Fokus liegt auf der Leistungsfähigkeit der Personalabteilung. Wie kann das Personalwesen dabei helfen, die Produktivität des Unternehmens, das Betriebsklima sowie die Lebensqualität der Mitarbeiter zu verbessern? Und das ohne dabei jegliche Arbeitsvorschriften zu verletzen.

Lege Verantwortlichkeiten fest

Sobald du die Ziele, sowohl für das Unternehmen als auch für die Personalabteilung festgelegt hast, ist es an der Zeit deinen Personalplan zu erstellen. Wichtig ist es zudem, dass du festlegst welche Aufgaben die Personalabteilung zu erledigen hat, um die geplanten Ziele zu erreichen.

Zunächst solltest du eine Person auswählen, die für die Erstellung und Implementierung des Plans zuständig ist. Bei kleinen Unternehmen ist es meist der CEO, der/die für die meisten Verantwortlichkeiten zuständig ist. In etwas größeren Unternehmen handelt es sich meist um den HR Manager. Bei Unternehmen, die über mehrere HR-Profile verfügen, ist es notwendig, jedem Personaler/in eine spezifische Aufgabe des Personalplans, mit einem entsprechenden Ziel, zu zuweisen. Gegebenenfalls ist es notwendig, die jeweiligen Abteilungen in Unterkategorien zu unterteilen.

Mit Bildern können Ideen meist besser übermittelt und verstanden werden. In diesem Fall kann ein Organigramm sehr hilfreich sein, da dieses folgendes darstellt:

Die Hierarchie im Unternehmen: Direktoren, Manager, Mitarbeiter, usw.

Die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens: Marketing, Sales, Produktmanagement, Personalwesen, etc.

Offene Stellen

Ein Organigramm ist immer abhängig von der Größe sowie von der Unternehmensform. Es ist sehr hilfreich bei der Erstellung eines Personalplans, da es dir veranschaulichen kann wie viele Personen du einstellen musst und welche Positionen zu besetzten sind, um deine Ziele zu erreichen.

Ermittle offene Stellen

Mithilfe eines Organigramms kannst du offene Stellen, die dieses Jahr zu besetzen sind, um deine Ziele zu erreichen, ermitteln. In deiner Personalplanung solltest du diese genauer definieren:

  • Welche Positionen sind zu besetzen. Du solltest eine detaillierte Beschreibung der Stelle sowie der jeweiligen Abteilung, des Arbeitsplatzes, der Verantwortlichkeiten, der Funktionen, der Arbeitsbelastung und der Vorgesetzten angeben.
  • Anforderungsprofil. Hier solltest du das gewünschte Ausbildungsniveau sowie die geforderten Fähigkeiten und Erfahrungen definieren. So kannst du beurteilen, ob du bereits schon über einen Mitarbeiter verfügst, der genau diesen Voraussetzungen entspricht. Falls dies der Fall sein sollte, kannst du dieser Person eine Beförderung bzw. eine neue Stelle anbieten. Falls nicht, musst du eine neue Person einstellen. Unabhängig von deiner Entscheidung ist es notwendig, ein Auswahlprozess, eine Umschulung oder ähnliches zu initiieren.

Du wirst sehen, dass diese Schritte immer der Personalpolitik des Unternehmens unterliegen. Diese Schritte sind von grundlegender Bedeutung für deine Personalplanung, daher solltest du dir genügend Zeit für die Analyse deines Unternehmens nehmen, um die beste Lösung zu finden.

Definiere die Personalpolitik

Die Personalpolitik des Unternehmens sollte auf dem neusten Stand sein, um den Anforderungen und Herausforderungen des Strategieplans und des Personalplans gerecht zu werden. Die Personalpolitik gibt außerdem alltägliche Richtlinien für die Personalabteilung vor. Diese umfassen unter anderem:

Richtlinien für das Rekruitment:

Zusätzlich zu den detaillierten Funktionen, dem Vertrag und der Vergütung für jede der zu besetzenden Positionen musst du entscheiden, ob das Rekruitment von einer Person innerhalb des Unternehmens durchgeführt wird oder ob du den gesamten Prozess externalisierst.
Wenn ersteres der Fall sein sollte, ist es notwendig, einen strategischen Onboarding-Prozess einzurichten, um die Bindung von Talenten sicherzustellen.

Richtlinien für die Vergütung:

Du musst über jedes neue Einstellungsgehalt sowie über Ergänzungen und wirtschaftliche Vorteile, die abgerechnet werden, entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben dem Budget entsprechen. Diese Entscheidungen sollten vor der Einstellungen getroffen werden.

Richtlinien für die persönliche und professionelle Entwicklung:

Es ist wichtig, sich um neue Mitarbeiter zu kümmern, aber ebenso sicherzustellen, dass deine leitenden Angestellten das Gefühl haben, dass ihre Arbeit gültig ist. Ein Teil deines Budgets sollte für Schulungen zur persönlichen und beruflichen Entwicklung deiner Mitarbeiter eingesetzt werden. Du solltest deine Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre eigenen Ziele zu erreichen sowie ihre Karrierelaufbahn zu verfolgen.

In die Personalpolitik solltest du ebenso einen Leitfaden für bewährte Praktiken des Unternehmens, inklusive Unternehmensvision und Mission sowie Leitfäden für gutes Verhalten und Konfliktlösung aufnehmen.

Spare Zeit, indem du deinen Personalplan mit Factorial erstellst

Ein gute Personalplanung ist fundamental für das Endergebnis und die Erreichung der Unternehmensziele. Aber es ist gleichzeitig eine schwierige und zeitaufwendige Aufgabe, wenn du nicht über die richtigen Tools verfügst.

Mit Factorial kannst du beispielsweise im Handumdrehen ein Organigramm erstellen. Du kannst auf einen Blick prüfen, wer für was zuständig ist, und entscheiden, welche Abteilungen Hilfe oder gar eine Umstrukturierung benötigt. Außerdem hast du die Möglichkeit, verschiedene Formen von Personalberichten zu generieren. Auf diese Weise kannst du den Status deines Unternehmens analysieren und so deine Personalplanung effektiver und effizienter gestalten.

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