Elektronische Signatur – einfach erklärt!

Prozesse in allen Bereichen unseres Alltags werden immer digitaler und automatisierter. Da macht es nur Sinn, auch die Dokumentenverwaltung zu digitalisieren und das Unterzeichnen von Verträgen für alle Beteiligten zu vereinfachen und den Prozess zu beschleunigen. Hier kommt die Verwendung der elektronischen Signatur ins Spiel.

In diesem Artikel erfahren Sie, worum es sich dabei genau handelt und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Elektronische Signatur: Definition

Mit der elektronischen Signatur werden elektronische Informationen mit Daten verknüpft, sodass man den Unterzeichner identifizieren und somit die Richtigkeit der signierten elektronischen Informationen feststellen kann. Die unterzeichneten Daten sind so verknüpft, dass jede Veränderung, die nach der Unterzeichnung erfolgen, bemerkbar sind. Das sinkt die Gefahr für Vertragsfälschung oder Betrug. Somit erfüllt die elektronische Signatur technisch gesehen den gleichen Zweck, wie eine handschriftliche Unterschrift in Papierform.

Es gibt drei Arten der elektronischen Signatur, die in der EU Verordnung Nr. 910/2014, auch bekannt als eIDS-Verordnung definiert sind:

1. Einfache Elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur bedeutet im Grunde nur die Verknüpfung von elektronischen Daten mit anderen elektronischen Daten, wie zum Beispiel eine PIN-Nummer. Diese Signatur belegt nicht die Identität des Unterzeichners und hat somit keine Rechtsgültigkeit.

2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische SIgnatur belegt eindeutig die Identität des Unterzeichners und erfüllt die eIDAS-Anforderungen. Sie ist somit eine handschriftliche Signatur und ist gültig für die Unterzeichnung von Verträgen, wie zum Beispiel einem Arbeitsvertrag.

3. Qualifizierte Elektronische Signatur

Diese Signatur hat ebenfalls wie die fortgeschrittene elektronische Signatur einen Belegwert, funktioniert allerdings nur mit einem digitalen Zertifikat, welches Unterzeichnende besitzen müssen. Das macht die Unterschrift zwar sicherer, gleichzeitig aber auch weniger benutzerfreundlich.

hr software mit elektronischer signatur

Unterschied: Elektronische und digitale Signatur

Auch wenn die beiden Begriffe oft als Synonyme verwendet werden, gibt es einige Unterschiede zwischen der elektronischen Signatur und der digitalen Unterschrift.

Der Begriff digitale Unterschrift bezieht sich auf ein ein technisches, kryptografisches Verfahren, während die elektronische Unterschrift vorrangig ein rechtlicher Begriff ist, die nicht an eine bestimmte Technologie gekoppelt ist. Außerdem hat die elektronische Unterschrift  den Zweck die Willenserklärung des Unterzeichnenden darzulegen, während die digitale Unterschrift das Ziel hat die Daten eines Dokuments so zu verschlüsseln, dass dieses sicherer wird.

Grundsätzlich gilt, dass alle digitalen Unterschriften elektronische sind, aber nicht alle elektronischen Unterschriften als digitale gelten. 

Die digitale Unterschrift ist demnach Teil der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, nicht aber der einfachen elektronischen Signatur. Da die einfache E-Signatur keine Identifizierung des Unterzeichnenden ermöglicht, zählt sie nicht als digitale Signatur.

Welche Vorteile bringt die elektronische Unterschrift?

  • Sie sparen Zeit, da die Dokumente nicht länger in Papierform versendet werden müssen
  • Ihre Prozesse werden effizienter
  • Es unterstützt Sie bei der Umsetzung von flexiblen Arbeitsmodellen wie zum Beispiel Remote Work
  • Es hilft Ihnen im Onboarding, auch für Mitarbeiter, die nicht im selben Büro arbeiten
  • Die Nutzung der neusten Technologien und die Umsetzung der Digitalisierung verbessert das Image ihres Unternehmens
  • Sie sparen Papier, wodurch Sie nicht  nur Kosten sparen sondern auch umweltfreundlicher sind
  • Es ist sicher und rechtsgültig

Wenn Sie mehr zu den Vorteilen der elektronischen Signatur für Ihr Unternehmen und Ihr Personalmanagement erfahren möchten, lesen Sie sich gerne diesen Artikel durch.

Rechtsgültige elektronische Signatur für Ihre Personalabteilung

Wenn Sie die elektronische Unterschrift auch für Ihre Personalabteilung nutzen möchten, gibt es dafür verschiedene Tools. Die effizienteste Variante, um Ihre Prozesse und die Verwaltung Ihres Mitarbeiter zu optimieren ist die Nutzung einer HR-Komplettlösung, die genau diese Funktion beinhaltet.

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