Mitarbeiterhandbuch erstellen: Tipps und kostenlose Vorlage

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein wichtiges Dokument für jedes Unternehmen. Es informiert die Mitarbeiter über die Richtlinien, Verfahren und Erwartungen, die ihr Verhalten am Arbeitsplatz bestimmen. Es liefert auch wichtige Informationen über das Unternehmen und dessen Vision, Mission und Ziele.

Die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs im PDF-Format, das die Mitarbeiter tatsächlich lesen möchten, kann kompliziert sein. Es ist wichtig, präzise zu sein, aber gleichzeitig alle notwendigen Informationen aufzunehmen. Sie müssen also die richtige Balance zwischen informativ und interessant finden.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, warum ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr Unternehmen so wichtig ist. Wir untersuchen, welche Informationen Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, und geben Tipps, um ein informatives und ansprechendes Handbuch für Ihre Mitarbeiter zu schreiben.

Definition: Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein von der Personalabteilung erstelltes Dokument. Es enthält wichtige und praktische Informationen für Arbeitnehmer, um diese in das Unternehmen zu integrieren. Es ist eine wesentliche Ressource für Ihre Mitarbeiter, daher ist es wichtig, es richtig zu gestalten.

Das Dokument wird allen neuen Mitarbeitern ausgehändigt, um sicherzustellen, dass das Onboarding so erfolgreich wie möglich ist. Das Handbuch wird entweder in digitaler oder gedruckter Form zur Verfügung gestellt, und es sollte den neuen Mitarbeitern alles Wissenswerte über das Unternehmen vermitteln. Dazu können Unternehmensrichtlinien, Urlaubsregelungen, der Verhaltenskodex und Informationen über Vergütung und Sozialleistungen gehören. Das Dokument sollte im Einzelnen darlegen, welche Rechte ein Arbeitnehmer hat und was er vom Arbeitgeber erwarten kann. Es ist aber auch eine gute Möglichkeit mehr über die Werte Ihres Unternehmens zu erklären.

Allerdings füllen Unternehmen ihr Handbuch allzu oft mit zu viel Fachjargon, was die Leute davon abhält, es zu lesen. Ein gutes Handbuch kann einem Unternehmen helfen, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen, aber es muss klar, zielgerichtet und gut geschrieben sein.

Zweck und Nutzen des Mitarbeiterhandbuchs

Obwohl es keine Bundes- oder Landesgesetze gibt, die von einem Arbeitgeber verlangen, ein Mitarbeiterhandbuch zu haben, hat das Schreiben und Verteilen eines gut geschriebenen Handbuchs viele Vorteile.  Es kann als wertvolle Ressource nicht nur für neue, sondern auch bestehende Mitarbeiter auf allen Ebenen Ihres Unternehmens dienen.

  • Es hilft Ihnen, alle Ihre Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Arbeitspraktiken zu definieren. Dadurch wird es einfacher, sie regelmäßig zu aktualisieren.
  • Klare Richtlinien zeigen den Mitarbeitern, dass Konsistenz für alle Mitarbeiter gegeben ist. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse, Beschwerden und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz zu vermeiden.
  • Sie bietet neuen Mitarbeitern eine bessere Einführung in Ihr Unternehmen. Dies kann ihnen helfen, sich besser integriert zu fühlen und ihr Engagement und ihre Loyalität zu erhöhen.
  • Ein Handbuch ist eine nützliche Ressource zur Überprüfung von Kleiderordnungen, Parkmöglichkeiten, internen Richtlinien usw. Dies bedeutet, dass Ihre Personalabteilung weniger Zeit mit der Beantwortung von wiederkehrenden Fragen verbringen wird.
  • Es verbessert die Kommunikation. Die Mitarbeiter wissen, was sie in einer bestimmten Situation zu tun haben und an wen sie sich für welches Anliegen wenden können.
  • Ein gut gestaltetes Handbuch kann dazu beitragen, Konflikte zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen zu entschärfen. Es setzt klare Erwartungen an die Mitarbeiter und schützt das Unternehmen, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.
  • Es kann dazu beitragen, eine sichere und positive Arbeitsplatzkultur zu schaffen, die auf etablierten Richtlinien und Verfahren aufbaut.

Was gehört in die Mitarbeiterhandbuch Vorlage? 

mitarbeiterhandbuch erstellen

Im Allgemeinen sollte ein Mitarbeiterhandbuch Ihre Richtlinien, Erwartungen und rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber enthalten.

Wichtige Informationen, die Sie in Ihr Handbuch zur Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten:

  • Die Kultur, Vision, Werte und Mission des Unternehmens.
  • Gesetzliche Richtlinien (Rechte und Pflichten des Mitarbeiters).
  • Erwartungen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
  • Richtlinien und Verfahren des Unternehmens.

Das Handbuch eines Unternehmens sollte auf seine Geschäftsbedürfnisse und -kultur zugeschnitten sein. Es sollte die Geschichte des Unternehmens erzählen und den Mitarbeitern helfen, dessen Ziele und seine Mission zu verstehen. Was macht das Unternehmen? Wann wurde es gegründet? Warum? Wie würden Sie Ihre Arbeitskultur beschreiben? Und Ihre Unternehmenswerte? Dies wird neuen und bestehenden Mitarbeitern helfen, die gemeinsamen Ziele des Unternehmens besser zu verstehen.

Der Inhalt sollte dabei immer aktualisiert werden, vor allem wenn es Änderungen in Landes- oder Bundesgesetzen oder internen Richtlinien gibt.

Verhaltenskodex 

Ein Mitarbeiterhandbuch für kleine oder große Unternehmen ist eine perfekte Gelegenheit, neue Mitarbeiter mit Ihrem Verhaltenskodex vertraut zu machen: wie sie sich bei der Arbeit verhalten sollen. Dazu gehört, wie sie sich kleiden, wie sie sich verhalten, wie sie kommunizieren und welche Sicherheitsstandards sie einhalten müssen.

Der Verhaltenskodex sollte klare Standards und Richtlinien für das Verhalten vorgeben. Er sollte integrativ, rücksichtsvoll und respektvoll sein. Letztlich sollte er die erste Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter sein, wenn sie Fragen zu Verhalten und Ethik haben.

Ihr Verhaltenskodex sollte Folgendes beinhalten:

  • Verhaltenskodex für Ethik und professionelles Verhalten. Welche Prinzipien bestimmen die Entscheidungen und das Verhalten des Unternehmens? Gibt es einen ausgewiesenen Raucherbereich? Können Mitarbeiter Aktien von Konkurrenten kaufen? Gibt es im Unternehmen eine Null-Toleranz-Politik?
  • Kleiderordnung. Formell oder leger? Sind Tätowierungen und Piercings erlaubt? Können Mitarbeiter bei warmem Wetter kurze Hosen tragen?
  • Sicherheit am Arbeitsplatz. Zum Beispiel obligatorische Verwendung von persönlicher Schutzausrüstung in bestimmten Bereichen, falls relevant.
  • Anwesenheitsvorschriften, einschließlich Essenspausen und Ruhezeiten.
    Verfahren zur Konfliktlösung.
  • Cybersicherheit und digitale Geräte. Können Mitarbeiter auf Social-Media-Plattformen zugreifen? Können sie Firmen-Laptops, Tablets oder Smartphones mit nach Hause nehmen? Ist Remote Work überhaupt erlaubt?

Obwohl man nicht zu sehr ins Detail gehen sollte, sollte der Verhaltenskodex Erwartungen setzen und die Konsequenzen bei Nichterfüllung dieser Erwartungen festlegen.

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Vergütung und Leistungen 

Eine weitere wichtige Sache, die Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, sind Informationen über Vergütung und Leistungen. Dazu können Arbeitszeiten, Lohngruppenstruktur, Zeiterfassung und Überstunden gehören. Sie könnten auch über Aktienoptionen sprechen, wenn Sie diese anbieten, und über Ihren Beurteilungsprozess.

Abgesehen von der Vergütung und den Arbeitsbedingungen sollte Ihr Handbuch einen allgemeinen Überblick über alle von Ihnen angebotenen Leistungen. Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, aber Sie könnten erwähnen, was Sie anbieten, wer anspruchsberechtigt ist und was die Kriterien sind.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Belohnungs- oder Anreizsysteme gibt, dann ist dies der perfekte Ort, um diese einzubeziehen. Diese können dazu beitragen, Mitarbeiter zu motivieren, ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und Fehlzeiten zu reduzieren.

Beispiele für Anreizsysteme sind:

  • Jährliche Leistungsprämien mit spezifischen Zielen
  • Bonus-Urlaubszeit, wenn 0 Krankheitstage in einem bestimmten Zeitraum genommen werden
  • Sportangebote wie Yogakurse und Mitgliedschaften im Fitnessstudio
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice
  • Gewinnbeteiligungs-Optionen
  • Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiterhandbuch Beispiele für weitere Inhalte

Die folgenden Vorschläge sind optional, aber sie werden dazu beitragen, Ihr Handbuch so umfassend und informativ wie möglich zu gestalten. Eine Vorlage zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs enthält oft zusätzliche Inhalte.

Zusätzliche Inhaltsbeispiele für Mitarbeiterhandbücher:

  • Ein Begrüßungsschreiben des Unternehmens
  • Kommunikationsrichtlinien
  • Richtlinien für Besucher am Arbeitsplatz
  • Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
  • Krankheits- und Urlaubsrichtlinien
  • Richtlinien für Sonderurlaub
  • Der Beurteilungsprozess für Beförderungen und Gehaltserhöhungen
  • Anreiz- und Belohnungssysteme
  • Umgang mit Mitarbeiterbeschwerden
  • Ein Formular zum Unterschreiben, dass sie das Mitarbeiterhandbuch gelesen haben und den Bedingungen zustimmen

7 Tipps für ein tolles Mitarbeiterhandbuch

Es gibt kein festgelegtes Format für den Aufbau eines Mitarbeiterhandbuchs. Sie können entscheiden, was und wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen sollen, ein informatives Mitarbeiterhandbuch zu schreiben, das Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich lesen werden:

  1. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie einfügen möchten. Welche Botschaft möchten Sie über Ihr Unternehmen vermitteln? Wie soll Ihre Geschichte erzählt werden? Was sind Ihre Werte und Ziele als Arbeitgeber? Wenn Sie bestimmte Erwartungen haben, stellen Sie sicher, dass diese einbezogen werden.
  2. Überlegen Sie, welchen Ton Sie verwenden möchten. Möchten Sie, dass er formell oder informell ist? Achten Sie darauf, dass er nicht zu negativ ist. Konzentrieren Sie sich eher auf Anreize als auf Bestrafung.
  3. Verwenden Sie eine klare Sprache. Fügen Sie nur die notwendigen Informationen ein und vermeiden Sie Fachjargon. Der Inhalt sollte nützlich und ansprechend sein und Ihren Mitarbeitern helfen, das Unternehmen zu verstehen. Wenn er zu lang und verwirrend ist, wird ihn niemand lesen.
  4. Verdeutlichen Sie, dass ein Mitarbeiterhandbuch nicht die Regelungen des Arbeitsvertrages ersetzt.
  5. Verwenden Sie Bildmaterial und vermeiden Sie große Textblöcke. Nutzen Sie viele Überschriften, damit die Mitarbeiter leichter finden, was sie suchen.
  6. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter jederzeit auf das Handbuch zugreifen können, wenn sie es brauchen. Speichern Sie eine Kopie im Intranet des Unternehmens, senden Sie eine Kopie per E-Mail an alle Mitarbeiter und stellen Sie auf Wunsch auch Ausdrucke zur Verfügung.
  7. Überprüfen Sie Ihr Handbuch regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen 

Eine Möglichkeit, Ihr Handbuch für Mitarbeiter zu verwalten und sicherzustellen, dass es von allen Mitarbeitern leicht zugänglich ist, ist die Nutzung einer Softwarelösung. Am besten beginnen Sie mit einer kostenlosen Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch und laden dann das fertige Mitarbeiterhandbuch im Mitarbeiterportal innerhalb Ihrer HR-Software hoch. Software wie Factorial kann Ihnen helfen, Ihr Handbuch so oft wie nötig zu erstellen, zu verteilen und zu aktualisieren. Letztendlich wird es den Mitarbeitern den Zugang zu allen aktuellen Richtlinien erleichtern.

✔️ Mitarbeiterhandbuch: Unsere Kostenlose Vorlage

Nun, da Sie mehr über die Wichtigkeit eines Mitarbeiterhandbuchs erfahren haben, ist es Zeit Ihr eigenes zu erstellen! Wenn Sie immer noch nicht ganz sicher sind, wie Sie es aufbauen, gestalten und mit welchen Inhalten Sie es füllen sollten, können Sie hierfür gerne unser Beispiel nutzen.

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Das richtige Handbuch kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit, Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Es liefert nützliche Informationen und repräsentiert die Kultur und die Werte des Unternehmens.

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