Unsere Tipps für die optimale Schichtplanung Ihrer Mitarbeiter

Manchmal reichen die traditionellen Arbeitszeiten von 9 bis 5 einfach nicht aus. Schichtarbeit kann es Unternehmen ermöglichen, die Öffnungszeiten zu erweitern, um mehr Aufträge zu erhalten und die Gewinne zu steigern. Tatsächlich arbeiteten im Jahr 2018 15,5 % der 15 bis 64-jährigen Arbeitnehmer in Deutschland  in Schichten.

Während die Schichten oft eher von den Anforderungen der Branche als von den Präferenzen der Arbeitnehmer bestimmt werden, berücksichtigt ein gutes System zur Schichtplanung sowohl die Bedürfnisse der Arbeitnehmer als auch die der Arbeitgeber.

Ganz gleich, ob Sie zu einem Schichtsystem wechseln möchten oder einfach nur nach Möglichkeiten suchen, Ihr bestehendes System zu optimieren, erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie über das Schichtmanagement wissen müssen.

Vorteile eines Schichtsystems

Ein gutes System zur Mitarbeiter-Schichtplanung hilft ihren Mitarbeitern, alle Vorteile der Schichtarbeit zu nutzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Schichtarbeit für Sie funktionieren kann:

Schichten unterstützen die Flexibilität der Mitarbeiter

Heutzutage schätzen Mitarbeiter Flexibilität. Arbeitsschichten können es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Zeit besser zu verwalten. Für Mitarbeiter, die ihre Kinder betreuen müssen, kann es sinnvoll sein, Frühschichten zu arbeiten, damit sie nach der Schule für ihre Kinder verfügbar sind. Studenten könnten eine Spätschicht bevorzugen, damit sie morgens ihre Vorlesungen besuchen können. Gut geführte Schichten können Mitarbeitern mit unregelmäßigen Zeitplänen die Möglichkeit geben, Vollzeit zu arbeiten.

Schichtarbeit kann zu Unternehmenswachstum führen

Wenn die Mitarbeiter in Schichten arbeiten, kann der Betrieb länger geöffnet bleiben und während der Hauptgeschäftszeiten besser besetzt sein. Das erhöht die Produktivität und kann wachsenden Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

Maßgeschneiderte Schichten decken alle Stunden ab

Die Schichtarbeit hilft Unternehmen, den Personalbestand auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. Beispielsweise kommen in einer Buchhandlung zwei Mitarbeiter um 10 Uhr morgens zur ersten Schicht. Zwei weitere Mitarbeiter kommen für jede der folgenden drei Schichten: um 11 Uhr, um 13 Uhr und um 15 Uhr. Das bedeutet, dass während des nachmittäglichen Ansturms, wenn die Buchhandlung den größten Teil ihres Tagesumsatzes erzielt, acht Mitarbeiter auf der Etage stehen, um den Kunden zu helfen. Um 18 Uhr gehen die Frühschicht-Mitarbeiter nach Hause, die übrigen gehen um 19 Uhr und um 21 Uhr. In der letzten Stunde, wenn das Geschäft schleppend verläuft, sind nur noch zwei Angestellte übrig. Dieses Schichtsystem maximiert die Effizienz und ermöglicht es der Buchhandlung, die Hauptgeschäftszeiten optimal zu nutzen und gleichzeitig die Kosten zu senken, wenn es weniger zu tun gibt.

Überlegungen zur Erstellung eines Schichtsystems

Welche Schichten können das Unternehmen bei seiner Entwicklung unterstützen? Was funktioniert am besten für Ihre Mitarbeiter? Die Schaffung eines Schichtsystems ist ein Balanceakt, der sorgfältige Überlegungen erfordert.

  • Konsitenz des Zeitlans

    Bei der Erstellung eines Schichtplans müssen die Arbeitgeber die Abläufe und berücksichtigen. Gibt es einen festen Zeitplan, bei dem die Mitarbeiter jeden Tag zur gleichen Zeit eintreffen? Oder wird ein Angestellter an verschiedenen Tagen zu unterschiedlichen Zeiten mit der Arbeit beginnen, aber von Woche zu Woche den gleichen Schichtplan einhalten (z.B. 10-6 Montags und Mittwochs und 11-7 Dienstags und Donnerstags arbeiten). Müssen die Mitarbeiter in wechselnden Schichten arbeiten? Das könnte bedeuten, dass die Mitarbeiter die Frühschicht für einige Wochen und dann die Spätschicht für einige Wochen übernehmen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die meisten Mitarbeiter eine Art von Konsistenz bevorzugen. Der Schlüssel liegt darin, den Zeitplan so regelmäßig wie möglich zu gestalten, auch wenn die Stunden unregelmäßig sind.

  • Ein- und Ausstempeln

    Wie können Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln und ihre Arbeitszeiten erfassen? Wenn Ihr Unternehmen die Dinge immer noch auf die altmodische Art und Weise mit einer Stempeluhr erledigt, ist es womöglich Zeit für ein Update. Mit einer Schichtplanungs-App sind Mitarbeiter in der Lage, direkt von ihrem Mobiltelefon aus ein- und auszustempeln. Das ist wesentlich bequemer und stellt sicher, dass sie für ihre Arbeitszeit fair bezahlt werden. Die von der digitalen Zeiterfassung automatisch generierte Aufzeichnung kann auch dazu beitragen, Arbeitgeber vor späteren Streitigkeiten zu schützen.

  • Notfallplan für unerwartete Abwesenheiten

    Erwarten Sie immer das Unerwartete! Kluge Arbeitgeber stellen bei der Schichtplanung sicher, dass sie einen Plan für ungeplante Abwesenheiten haben. Arbeitnehmer könnten möglicherweise in letzter Minute wegen Krankheit oder Verkehrsproblemen auf dem Weg zur Arbeit ausfallen. Zusätzlich zu Richtlinien darüber, wie Mitarbeiter im Voraus Schichten tauschen und Abwesenheiten beantragen können, benötigen Unternehmen auch Pläne für Vertretungen in letzter Minute. In Branchen, in denen es wichtig ist, immer eine volle Belegschaft zu haben, können Arbeitgeber die Mitarbeiter bitten, an einem Tag in der Woche Bereitschaftsdienst zu leisten, damit sie einspringen können, falls etwas dazwischen kommt. Sie können den in letzter Minute einberufenen Arbeitnehmern eine Bonuszahlung anbieten.

Tipps zur Optimierung Ihrer Schichtplanung

Wenn Sie bereits ein System zur Schichtplanung im Einsatz haben, haben wir einige Tipps, um es noch besser zu machen.

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Vermeiden Sie rotierende Schichten

Wie wir bereits erwähnt haben, legen die meisten Mitarbeiter Wert auf konsistente Zeitpläne. Sie macht es ihnen leichter, ihr e Freizeit zu planen und ist besser für ihren Biorhythmus. Wenn Sie rotierende Schichten vermeiden können, sollten Sie das tun. Wenn es keinen Ausweg gibt, versuchen Sie, die Rotationen so schrittweise wie möglich durchzuführen. Das bedeutet, dass es eine schlechte Idee ist, jemanden von der Morgenschicht in die Nachtschicht zu versetzen. Verlegen Sie sie stattdessen von der Morgenschicht in die Nachmittagsschicht. Es ist auch hilfreich, längere Rotationen zu haben, so dass die Mitarbeiter einige Wochen in einer Schicht verbringen und nicht nur ein paar Tage.

Verwenden Sie visuelle Schichtplanungstools für die Planung

Eine visuelle Darstellung des Zeitplans ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber hilfreich. Manager können unnötige Überschneidungen oder Lücken erkennen, und Arbeitnehmer können klar sehen, wie ihre Woche aussehen wird. Schichtplanungssoftware kann dabei helfen, einen Kalender zu erstellen, den jeder gerne benutzt. Im Gegensatz zu den lästigen Zetteln, wird dieser auch automatisch aktualisiert, so dass jeder immer über Änderungen informiert ist.

Erkennen Sie Tendenzen und planen Sie für die Zukunft

Proaktive Manager können Tendenzen im Zeitplan verfolgen und die Informationen für die Zukunftsplanung nutzen. Haben Sie einen Mitarbeiter, der immer erst spät in die Frühschicht kommt? Vielleicht ist es an der Zeit, sie auf den Nachmittag zu verlegen oder ein ernstes Gespräch zu führen. Müssen alle Ihre Mitarbeiter während der Feiertage ihre Schichten tauschen? Denken Sie sich ein klares System für das Tauschen von Schichten aus. Vielleicht sollten Sie sogar in Erwägung ziehen, Saisonarbeitskräfte einzustellen, um zu vermeiden, dass sie während eines Geschäftsaufschwungs unterbesetzt sind. Nutzen Sie die Vorteile einer Software, um wertvolle Einblicke zu gewinnen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie es verbessert werden kann.

Wichtige Funktionen von Schichtplanungstools

Software zur Schichtplanung kann eine elegante Lösung für jedes Ihrer schichtbezogenen Probleme bieten. Vereinfachen und optimieren Sie Ihre Schichtplanung, um die Effizienz zu maximieren.

  • Einfaches Verwalten und Zuweisen von Mitarbeiterschichten

    Vereinfachen Sie die Mitarbeiterplanung mit einem hochgradig visuellen Kalender als Teil Ihres Schichtplanungstools. Die Schichten können täglich, wöchentlich oder über einen längeren Zeitraum wiederholt werden. Die Software erleichtert das Auffinden von Lücken und benachrichtigt Manager automatisch über eventuelle Planungskonflikte. Die Mitarbeiter können ihren Zeitplan jederzeit mit einer Schichtplanungsanwendung überprüfen und alle notwendigen Anträge direkt über die Software stellen.

  • Integration mit Urlaubsplaner

    Bearbeiten Sie Abwesenheiten von Mitarbeitern mit automatisierten Urlaubsanträgen. Arbeitgeber können auf einem Portal verwalten, wer im Urlaub oder krankgeschrieben ist und wer für die Schichtplanung zur Verfügung steht.

  • Berichte erstellen, um Entwicklungen zu erkennen

    Mit der Software können Arbeitgeber die gesammelten Daten nutzen, um individuelle HR-Berichte zu erstellen. Sie können visuelle Darstellungen der geplanten Stunden im Vergleich zu den geleisteten Stunden und andere Informationen erstellen.

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