Die Verpflegungspauschale 2020 für Geschäftsreisen

Wenn Mitarbeiter dienstlich auf Reisen sind, fallen Mehrkosten an. Diese Mehrkosten, die in dieser Zeit für die Verpflegung anfallen, erhalten Mitarbeiter wieder zurück. Da es jedoch schwierig ist genau zu ermitteln, welche Kosten im beruflichen Kontext anfallen, wurde die Verpflegungspauschale festgelegt, auch Spesen oder Reisekostenpauschale genannt. Diese fällt je nach Reiseland und Reisedauer unterschiedlich aus.

Eine Übersicht der Pauschbeträge finden Sie im Artikel. Zudem gehen wir darauf ein, wie die sich die Verpflegungspauschale auf die Steuererklärung auswirkt und wie man sie im Jahr 2020 nach einigen Neuerungen berechnet.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale, auch Verpflegungspauschbetrag, kommt dann zum Einsatz, wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers mehr als 8 Stunden geschäftlich unterwegs ist. Für den Mitarbeiter fallen dann zusätzliche Verpflegungskosten an. Mit der sogenannten Verpflegungspauschale kann sich der Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber zurückholen oder steuerlich absetzen.

Was ist bei der Steuer zu beachten? 

Wer die Steuererklärung für 2019 macht, muss sich noch an die alten Regelungen halten. Für die Steuererklärung von 2020, die erst im Jahr 2021 gemacht wird, gelten die neuen Pauschbeträge (siehe Tabelle unten).

verpflegungspauschale steuer

Achtung! Die Verpflegungspauschale gilt nicht, wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise die Verpflegung von ihrem Arbeitgeber oder dem Kunden erhalten. Ist das der Fall, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt. Für das Frühstück werden 20% der Ganztagespauschale abgezogen, für das Mittag- und Abendessen jeweils 40%.

Erhöhung des Verpflegungsmehraufwands 2020

Viele Jahre ist die Verpflegungspauschale nicht angepasst worden. Dies hat sich am 1. Januar 2020 geändert. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Beträge nun für über 44 von 180 Ländern angepasst. Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Reisedauer und dem Reiseort. Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Regelungen für das In- und Ausland.

Die Verpflegungspauschale kann übrigens nur in Anspruch genommen werden, wenn der Arbeitnehmer vor Ort zunächst selbst für die Kosten aufkommt. Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort selbst, wird die Pauschale entsprechend gekürzt.

Verpflegungspauschale 2020 Inland

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands, die mehr als 8 Stunden dauern, beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro statt den bisherigen 12 Euro. Ist ein Mitarbeiter länger als 24 Stunden auf Geschäftsreise, wird eine Pauschale von 28 statt den bisherigen 24 Euro berechnet. Bei mehrtägiger Dienstreise gilt ein Pauschalbetrag von 12 Euro für den An- und Abreisetag.

Die Verpflegungspauschale 2020 für Deutschland auf einen Blick:

Dauer der Dienstreise Pauschalbeträge bis 2019 Pauschalbeträge ab 2020
8 Stunden oder mehr 12 Euro 14 Euro
Ab 24 Stunden 24 Euro 28 Euro
Mehrtägig (An- und Abreisetag) 12 Euro 14 Euro

Häufig stehen fertige Formulare zum Ausfüllen für den Verpflegungsmehraufwand zur Verfügung. Darauf können Mitarbeiter die Kosten für die Verpflegung, Fahrt- und Übernachtungskosten eintragen und vom Arbeitgeber zurückfordern.

Verpflegungspauschale 2020 Ausland

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Für einige Länder wurde der Betrag ab 2020 erhöht, für andere gesenkt.

🟢 Für Argentinien, die Niederlande, Estland, Israel, Japan (mit Ausnahme von Tokio), Kroatien, Malta, Mexiko, Lettland, Litauen und die Vereinigten Arabischen Emirate wurden die Beträge erhöht.

🟠 Gesenkt wurden die Beträge für die Türkei und die Ukraine.

⚪ Für Österreich, die Schweiz, Frankreich, Großbritannien, Russland und die USA gab es keine Veränderungen bei der Höhe der Verpflegungspauschale.

Einen Überblick über die Erhöhungen finden Sie in folgender Tabelle (Änderungen ab 1. Januar 2020 sind fettgedruckt):

Land Pauschale ab 8 Stunden sowie für den An- und Abreisetag ab 2020 (Pauschale bis 2019) Pauschale für die Abwesenheit von 24 oder mehr Stunden ab 2020 (Pauschale bis 2019) Pauschale Übernachtungskosten
Afghanistan 20 30 95
Ägypten 28 41 125
Äthiopien 26 39 130
Äquatorialguinea 24 36 166
Albanien 20 29 113
Algerien 34 51 173
Andorra 23 34 45
Angola 35 52 299
Argentinien 24 35 113
Armenien 16 24 59
Aserbaidschan 20 30 72
Australien (Canberra) 34 51 158
Australien (Sydney) 45 68 184
Australien (Rest) 34 51 158
Bahrain 30 45 180
Bangladesch 33 50 165
Barbados 35 52 165
Belgien 28 42 135
Benin 35 52 115
Bolivien 20 30 93
Bosnien + Herzegowina 16 23 75
Botsuana 27 40 102
Brasilien (Brasilia) 38 57 127
Brasilien (Rio de Janeiro) 38 57 145
Brasilien (Sao Paulo) 36 53 132
Brasilien (Rest) 34 51 84
Brunei 35 52 106
Bulgarien 15 22 115
Burkina Faso 25 38 174
Burundi 32 47 98
Chile 28 44 187
China (Chengdu) 24 35 105
China (Hongkong) 49 74 145
China (Kanton) 27 40 113
China (Peking) 31 46 142
China (Shanghai) 33 50 128
China (Rest) 33 50 78
Costa Rica 32 47 93
Côte d’Ivoire 34 51 146
Dänemark 39 58 143
Dominikanische Republik 30 45 147
Dschibuti 44 65 305
Ecuador 29 44 97
El Salvador 29 44 119
Eritrea 33 50 91
Estland 20 29 85
Fidschi 23 34 69
Finnland 33 50 136
Frankreich (Lyon) 36 53 115
Frankreich (Marseille) 31 46 101
Frankreich (Paris) 39 58 152
Frankreich (Departements 92-94) 39 58 135
Frankreich (Straßburg) 34 51 96
Frankreich (Rest) 29 44 115
Gabun 35 52 183
Gambia 20 30 125
Georgien 24> 35 88
Ghana 31 46 148
Griechenland (Athen) 31 46 132
Griechenland (Rest) 24 36 135
Großbritannien (London) 41 62 224
Großbritannien + Nordirland (Rest) 30 45 115
Guatemala 23 34 90
Guinea 31 46 118
Guinea-Bissau 16 24 86
Haiti 39 58 130
Honduras 32 48 101
Indien (Bangalore) 28 42 155
Indien (Chennai) 21 32 85
Indien (Kalkutta) 24 35 145
Indien (Mumbai) 33 50 146
Indien (Neu Delhi) 25 38 185
Indien (Rest) 21 32 85
Indonesien 24 36 134
Iran 22 33 196
Irland 29 44 92
Island 32 47 108
Israel 44 66 190
Italien (Mailand) 30 45 158
Italien (Rom) 27 40 135
Italien (Rest) 27 40 135
Jamaika 38 57 138
Japan (Tokio) 44 66 233
Japan (Rest) 35 52 190
Jemen 16 24 95
Jordanien 31 46 126
Kambodscha 25 38 94
Kamerun 33 50 180
Kanada (Ottawa) 32 47 142
Kanada (Toronto) 34 51 161
Kanada (Vancouver) 33 50 140
Kanada (Rest) 32 47 134
Kap Verde 20 30 105
Kasachstan 30 45 111
Katar 37 56 149
Kenia 28 42 223
Kirgisistan 18 27 74
Kolumbien 31 46 115
Kongo (Republik) 33 50 200
Kongo (Demokratische Republik) 47 70 190
Korea (Demokratische Volksrepublik) 19 28 92
Korea (Republik) 39 58 112
Kosovo 16 23 57
Kroatien 24 35 76
Kuba 31 46 228
Kuwait 28 42 185
Laos 22 33 96
Lesotho 16 24 103
Lettland 24 35 76
Libanon 40 59 123
Libyen 42 63 135
Liechtenstein 36 53 180
Litauen 17 26 109
Luxemburg 32 47 130
Madagaskar 23 34 87
Malawi 32 47 123
Malaysia 23 34 88
Malediven 35 52 170
Mali 25 38 120
Malta 31 46 114
Marokko 28 42 129
Marshall Inseln 42 63 102
Mauretanien 26 39 105
Mauritius 36 54 220
Mazedonien 20 29 95
Mexiko 32 48 177
Moldau (Republik) 16 24 88
Monaco 28 42 180
Mongolei 18 27 92
Montenegro 20 29 94
Mosambik 25 38 146
Myanmar 24 35 155
Namibia 20 30 112
Nepal 19 28 86
Neuseeland 37 56 153
Nicaragua 24 36 81
Niederlande 32 47 122
Niger 28 41 89
Nigeria 31 46 182
Norwegen 53 80 182
Österreich 27 40 108
Oman 40 60 200
Pakistan (Islamabad) 16 23 238
Pakistan (Rest) 23 34 122
Palau 34 51 179
Panama 26 39 111
Papua-Neuguinea 40 60 234
Paraguay 25 38 108
Peru 23 34 143
Philippinen 20 30 107
Polen (Breslau) 22 33 117
Polen (Danzig) 20 30 84
Polen (Krakau) 18 27 86
Polen (Warschau) 20 29 109
Polen (Rest) 20 29 60
Portugal 24 36 102
Ruanda 31 46 141
Rumänien (Bukarest) 21 32 100
Rumänien (Rest) 17 26 62
Russische Föderation (Jekatarinburg) 19 28 84
Russische Föderation (Moskau) 20 30 110
Russische Föderation (St. Petersburg) 17 26 114
Russische Föderation (Rest) 16 24 58
Sambia 24 36 130
Samoa 20 29 85
San Marino 23 34 75
São Tomé (Príncipe) 32 47 80
Saudi-Arabien (Djidda) 25 38 234
Saudi-Arabien (Riad) 32 48 179
Saudi-Arabien (Rest) 32 48 80
Schweden 33 50 168
Schweiz (Genf) 43 64 195
Schweiz (Rest) 41 62 169
Senegal 30 45 128
Serbien 13 20 74
Sierra Leone 32 48 161
Simbabwe 30 45 140
Singapur 36 54 197
Slowakische Republik 16 24 85
Slowenien 22 33 95
Spanien (Barcelona) 23 34 118
Spanien (Kanarische Inseln) 27 40 115
Spanien (Madrid) 27 40 118
Spanien (Palma de Mallorca) 24 35 121
Spanien (Rest) 23 34 115
Sri Lanka 28 42 100
Sudan 22 33 195
Südafrika (Kapstadt) 18 27 112
Südafrika (Johannisburg) 20 29 124
Südafrika (Rest) 15 22 94
Südsudan 23 34 150
Syrien 25 38 140
Tadschikistan 18 27 118
Taiwan 31 46 143
Tansania 32 47 201
Thailand 25 38 110
Togo 26 39 118
Tonga 26 39 94
Trinidad + Tobago 30 45 177
Tschad 43 64 163
Tschechische Republik 24 35 94
Türkei (Istanbul) 17 26 120
Türkei (Izmir) 20 29 55
Türkei (Rest) 12 17 95
Tunesien 27 40 115
Turkmenistan 22 33 108
Uganda 28 41 143
Ukraine 17 26 98
Ungarn 15 22 63
Uruguay 32 48 90
USA (Atlanta) 41 62 175
USA (Boston) 39 58 265
USA (Chicago) 36 54 209
USA (Houston) 42 63 138
USA (Los Angeles) 37 56 274
USA (Miami) 43 64 151
USA (New York City) 39 58 282
USA (San Francisco) 34 51 314
USA (Washington D.C.) 41 62 276
USA (Rest) 34 51 138
Usbekistan 23 34 104
Vatikanstaat 35 52 160
Venezuela 30 45 127
Vereinigte Arabische Emirate 44 65 156
Vietnam 28 41 86
Weißrussland 13 20 98
Zentralafrikanische Republik 31 46 74
Zypern 30 45 116

Eine vollständige Übersicht über die Verpflegungspauschale aller Länder erhalten Sie beim Bundesfinanzministerium.

Reisen Mitarbeiter innerhalb einer Dienstreise in mehrere Länder, wird die Verpflegungspauschale anders berechnet. Für den Anreisetag beziehungsweise der Tag zwischen zwei Reisezielen gilt: es wird der Pauschbetrag für das Land berechnet, in dem ein Arbeitnehmer sich vor 00:00 Uhr Ortszeit aufhält oder das er erreicht hat.

Beispiel: Ein Mitarbeiter reist an einem Tag von Amsterdam nach London. Er erreicht sein Ziel um 23:30 Uhr. Dann gilt die Verpflegungspauschale für Großbritannien. Ist er jedoch erst um 01:00 Uhr in London, gilt noch die Pauschale für die Niederlande.

Ist für ein Land keine Verpflegungspauschale festgelegt, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.

So berechnen Sie den Verpflegungsmehraufwand 

Arbeitnehmer sollten, wenn sie dienstlich unterwegs sind, unbedingt eine Reisekostenabrechnung erstellen. In der Regel erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten, auch wenn er dazu nicht verpflichtet ist. Mit dem Verpflegungsmehraufwand lässt sich aber auch ein Pauschalbetrag berechnen. Wie oben bereits beschrieben ist dieser für das jeweilige Land und die Dauer der Dienstreise festgelegt.

Für eine Geschäftsreise ohne Übernachtung ist die Berechnung ganz einfach. Wer länger als 8 Stunden dienstlich unterwegs ist und dafür nicht nach Hause oder an den regulären Arbeitsplatz reist, kann die kleinere Pauschale für 8 Stunden und mehr berechnen: also entweder 14 Euro innerhalb Deutschlands oder den Pauschbetrag, der für das jeweilige Land gilt (siehe Tabelle).

Bei mehrtägigen Dienstreisen berechnet man ebenfalls die kleinere Verpflegungspauschale sowohl für den An- als auch für den Abreisetag (z.B. je 14 Euro, wenn die mehrtägige Dienstreise in Deutschland stattfindet). Dabei spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter 8 Stunden oder weniger tatsächlich abwesend ist. Auch wenn er erst um 19:00 Uhr am Reiseziel ankommt, gilt der kleinere Pauschalbetrag für diesen Tag. Für den Tag zwischen zwei Reisezielen innerhalb Deutschlands, kann der größere Pauschbetrag geltend gemacht werden, also 28 Euro.

Die Berechnung einer Verpflegungspauschale am Beispiel

Die Mitarbeiterin Frau Müller ist von Montag bis Mittwoch auf Geschäftsreise in Deutschland. Sie reist am Montag um 17:00 Uhr an und erhält ein Abendessen sowie am Dienstag und Mittwoch jeweils ein Frühstück im Hotel. Diese Mahlzeiten werden von ihrem Arbeitgeber übernommen. Für die sonstige Verpflegung übernimmt sie selbst die Kosten.

Frau Müller kann nun mit der Verpflegungspauschale den folgenden Mehraufwand berechnen:

Anreisetag am Montag: 14 Euro minus 40% (Kürzung für das Abendessen) = 8,40 Euro

Aufenthalt am Dienstag: 28 Euro minus 20% (Kürzung für das Frühstück) = 22,40 Euro

Abreisetag am Mittwoch: 14 Euro minus 20% (Kürzung für das Frühstück) = 11,20 Euro

Insgesamt kann Frau Müller 42 Euro für die Verpflegungskosten geltend machen.

Verfasst von Lisa Mandelartz

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