{"id":136886,"date":"2024-07-04T14:16:48","date_gmt":"2024-07-04T12:16:48","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=136886"},"modified":"2025-07-29T16:51:28","modified_gmt":"2025-07-29T14:51:28","slug":"personalfragebogen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalfragebogen\/","title":{"rendered":"Personalfragebogen: Definition und Muster"},"content":{"rendered":"<p>Ein Personalfragebogen ist ein essenzielles Instrument der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalabteilung-aufgaben\/\">Personalabteilung<\/a>, um alle relevanten Daten von Bewerbenden und Mitarbeitenden zu erfassen. Dabei m\u00fcssen Arbeitgebende und Personalabteilung jedoch einige wichtige rechtliche Rahmenbedingungen beachten. So d\u00fcrfen sie beispielsweise mit den Fragen im Personalfragebogen nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/agg\/__1.html#:~:text=Allgemeines%20Gleichbehandlungsgesetz%20(AGG),zu%20verhindern%20oder%20zu%20beseitigen.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">AGG<\/a>)versto\u00dfen. Welche Fragen zul\u00e4ssig sind und welche nicht, ist oft nicht einfach zu beantworten.<\/p>\n<p>Im folgenden Artikel erkl\u00e4ren wir Ihnen daher, worauf Sie als Arbeitgebender achten m\u00fcssen.<\/p>\n<h3>Key Facts<\/h3>\n<ol>\n<li>Ein Personalfragebogen dient der <strong>Dokumentation wichtiger Daten<\/strong> von Bewerbenden und Mitarbeitenden f\u00fcr die Personalabteilung.<\/li>\n<li>Die Einf\u00fchrung und Ausgestaltung eines Personalfragebogens bedarf der <strong>Zustimmung des Betriebsrats<\/strong> nach \u00a7 94 BetrVG.<\/li>\n<li>Ein Personalfragebogen muss die Anforderungen der DSGVO wie Zweckbindung, Datensparsamkeit und Datensicherheit erf\u00fcllen. Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen sie die Gesetze des AGG beachten.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Personalfragebogen: Was ist das?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zweck\">Wozu dienen Personalb\u00f6gen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#angaben\">Welche Angaben geh\u00f6ren in einen Personalfragebogen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#unzul\u00e4ssig\">Personalfragebogen: Unzul\u00e4ssige Fragen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#betriebsrat\">Personalfragebogen und Betriebsrat<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#dsgvo\">Personalfragebogen und DSGVO<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#muster\">Personalfragebogen Muster<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95\" class=\"hs-cta-node hs-cta-e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'e0039651-3010-486a-839f-909f41abcf95', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Personalfragebogen: Was ist das?<\/h2>\n<h3>Instrument der Personalabteilung<\/h3>\n<p>Ein Personalbogen ist ein Dokument, in dem ein Unternehmen alle wichtigen und notwendigen Bewerberinformationen, aber auch Mitarbeiterdaten festh\u00e4lt.<\/p>\n<p>Bei der Erhebung von <strong>beruflichen, pers\u00f6nlichen<\/strong> und <strong>t\u00e4tigkeitsrelevanten<\/strong> Informationen in Personalb\u00f6gen darf der Arbeitgebende allerdings nicht alle Daten erfassen. Er muss sich an das <strong>Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/agg\/__1.html#:~:text=Allgemeines%20Gleichbehandlungsgesetz%20(AGG),zu%20verhindern%20oder%20zu%20beseitigen.\" rel=\"noopener noreferrer\">AGG<\/a>) halten und darf die Pers\u00f6nlichkeitsrechte der Bewerbenden und Besch\u00e4ftigten nicht verletzen. Dar\u00fcber hinaus ist der Zeitpunkt der Befragung entscheidend, wenn es darum geht, bestimmte Fragen zu stellen, wie z. B. die Frage nach einer Schwangerschaft.<\/p>\n<p>Im Folgenden kl\u00e4ren wir alle wichtigen Fragen und Unsicherheiten im Zusammenhang mit Personalfrageb\u00f6gen.<\/p>\n<p><a name=\"zweck\"><\/a><\/p>\n<h2>Wozu dienen Personalb\u00f6gen?<\/h2>\n<p>Personalfrageb\u00f6gen in Unternehmen erf\u00fcllen in der Regel folgende Absichten:<\/p>\n<h3>Erfassung wichtiger Personaldaten (Mitarbeitermanagement)<\/h3>\n<p>In einem Personalfragebogen kann der Arbeitgebende bzw. die Personalabteilung alle wichtigen Daten \u00fcber seine Mitarbeitenden dokumentieren. Dazu geh\u00f6ren beispielsweise Daten wie das Geburtsdatum, aber auch Kontodaten, Adresse, Qualifikationsnachweise oder Angaben zur Krankenkasse. Mit dem Personalfragebogen hat die Personalabteilung alle notwendigen und wichtigen Daten ihrer Mitarbeitenden auf einen Blick und \u00fcbersichtlich an einem Ort zusammengefasst.<\/p>\n<h3>Erfassung von Bewerberdaten (Einstellungsfragebogen)<\/h3>\n<p>Neben der Dokumentation der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\">Personaldaten<\/a> von Mitarbeitenden ist ein Personalfragebogen au\u00dferdem ein Dokument, mit dem die Daten von Bewerbenden erfasst werden k\u00f6nnen. Das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/human-resources-definition\/\">HR-Management<\/a> kann sich auf diese Weise einen schnellen \u00dcberblick dar\u00fcber verschaffen, ob die Kandidat*innen die f\u00fcr die Stelle ben\u00f6tigten Kenntnisse, Qualifikationen und F\u00e4higkeiten besitzen.<\/p>\n<h3>Standardisierung<\/h3>\n<p>Die standardisierte Form eines Personalfragebogens erm\u00f6glicht zudem eine bessere und einfachere Vergleichbarkeit von Bewerbenden, da alle Personen dieselben Fragen beantworten.<\/p>\n<p>Wichtig: Der Personalfragebogen, der bei der Einstellung verwendet wird, und der Personalfragebogen, der dem eintretenden Personal vorgelegt wird, k\u00f6nnen unterschiedlich sein.<\/p>\n<p>Hinweis: Die Erstellung eines Personalfragebogens ist f\u00fcr ein Unternehmen nicht verpflichtend.<br \/>\n<a name=\"angaben\"><\/a><\/p>\n<h2>Welche Angaben geh\u00f6ren in einen Personalfragebogen?<\/h2>\n<p>Es gibt Daten, die in solchen Frageb\u00f6gen bereits vor der Einstellung gestellt werden d\u00fcrfen, einige aber auch nur nach der Einstellung.<\/p>\n<p>Arbeitgeber d\u00fcrfen auch von Bewerbenden folgende Daten erheben:<\/p>\n<h3>Pers\u00f6nliche Angaben<\/h3>\n<p>Hierzu geh\u00f6ren Angaben wie Name, Anschrift, Familienstand, Geschlecht, Staatsangeh\u00f6rigkeit und Geburtsdatum.<\/p>\n<h3>Berufliche Erfahrung<\/h3>\n<p>Diese enthalten Angaben zum Schulabschluss, Ausbildung oder Studium und Berufserfahrung.<\/p>\n<p>Fragen, die normalerweise nur nach der Einstellung relevant sind und aufgenommen werden, sind hingegen:<\/p>\n<h3>Angaben f\u00fcr die Buchhaltung<\/h3>\n<p>Hierunter fallen alle Angaben, die f\u00fcr die Versicherung und das Gehalt von Besch\u00e4ftigten relevant sind. Dazu geh\u00f6ren bspw. Angaben zur Krankenkasse, die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/sozialversicherungsnummer\/\">Sozialversicherungsnummer<\/a> oder auch die Steuer-ID.<\/p>\n<h3>Angaben zur Besch\u00e4ftigung<\/h3>\n<p>Dar\u00fcber hinaus werden in dem Fragebogen alle Eckdaten des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses wie das vereinbarte Entgelt, das Eintrittsdatum, die genaue Stellenbezeichnung, der Arbeitsort sowie die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten erfasst.<\/p>\n<p>Hinweis: Normalerweise f\u00fcllen die Besch\u00e4ftigten bzw. Bewerbenden den Fragebogen selbst aus. F\u00fcr neu eingestellte Mitarbeitende kann es erforderlich sein, dass die Personalabteilung zus\u00e4tzliche Informationen eintr\u00e4gt, z. B. die Personalnummer.<br \/>\n<a name=\"unzul\u00e4ssig\"><\/a><\/p>\n<h2>Unzul\u00e4ssige Fragen<\/h2>\n<p>Arbeitgebende m\u00fcssen bei Personalfrageb\u00f6gen allerdings beachten, dass bestimmte Fragen unzul\u00e4ssig sind. Welche Regeln gelten hier?<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich darf der Arbeitgebende alle Fragen stellen, an denen er ein berechtigtes Interesse hat. Es gibt also kein grunds\u00e4tzliches Ja oder Nein, was gewisse Fragen betrifft. Ob eine Frage gesetzlich erlaubt ist oder nicht, kann unter anderem vom Arbeitsplatz abh\u00e4ngen.<\/p>\n<p>Die Frage nach einer bestehenden Schwangerschaft ist nach dem AGG unzul\u00e4ssig. Handelt es sich jedoch um eine Stelle, bei der ein enger Kontakt z. B. mit Radioaktivit\u00e4t oder anderen gef\u00e4hrlichen oder k\u00f6rperlich sehr anstrengenden Arbeiten besteht, kann es im berechtigten Interesse des Arbeitgebenden liegen, diese Frage zu stellen.<\/p>\n<p>In der Regel sind folgende Fragen in einem Personalfragebogen unzul\u00e4ssig:<\/p>\n<h3>Angaben zur Gesundheit<\/h3>\n<p>Hierunter fallen Fragen zu <strong>Behinderungen, Schwangerschaft<\/strong> oder allgemein Fragen nach dem <strong>Gesundheitszustand<\/strong> von Besch\u00e4ftigten bzw. Bewerbenden.<\/p>\n<p>Hinweis: Wenn es f\u00fcr die Stelle erforderlich ist, k\u00f6nnen diese Fragen jedoch rechtm\u00e4\u00dfig sein, wie im obigen Beispiel zur Schwangerschaft beschrieben.<\/p>\n<h3>Weitere Fragen<\/h3>\n<p>Dar\u00fcber hinaus sind Fragen zu<\/p>\n<ul>\n<li>Kinderwunsch<\/li>\n<li>Heiratswunsch<\/li>\n<li>Vorliegen von Vorstrafen (es sei denn, die Position erfordert ein F\u00fchrungszeugnis)<\/li>\n<li>Verm\u00f6gensverh\u00e4ltnisse<\/li>\n<li>Ethnische Herkunft<\/li>\n<li>Parteizugeh\u00f6rigkeit<\/li>\n<\/ul>\n<p>verboten.<\/p>\n<p>Wichtig: Bewerbende d\u00fcrfen auch l\u00fcgen, sollte ein Arbeitgebender diese Fragen stellen.<\/p>\n<p><iframe title=\"Digitale Personalakte mit Factorial\" width=\"500\" height=\"375\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/RjMk05Wy4HI?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Personalfragebogen und Betriebsrat<\/h2>\n<p>Laut Gesetz (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/betrvg\/__94.html#:~:text=%C2%A7%2094%20Personalfragebogen%2C%20Beurteilungsgrunds%C3%A4tze,Einigung%20zwischen%20Arbeitgeber%20und%20Betriebsrat.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7 94 Betriebsverfassungsgesetz<\/a>) bedarf die Einf\u00fchrung bzw. Ausgestaltung eines Personalfragebogens der Zustimmung des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsrat\/\">Betriebsrates<\/a> im Unternehmen (sofern vorhanden). Auch sp\u00e4teren \u00c4nderungen muss der Betriebsrat zustimmen.<\/p>\n<p><a name=\"dsgvo\"><\/a><\/p>\n<h2>Personalfragebogen und DSGVO<\/h2>\n<p>Im Zusammenhang mit Personalfrageb\u00f6gen sollten Arbeitgebende zus\u00e4tzlich die DSGVO, also die <strong>Datenschutzgrundverordnung,<\/strong> beachten, die seit dem Jahr 2018 EU-weit gilt. Seit ihrer Einf\u00fchrung m\u00fcssen Unternehmen bei der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten strenge Vorgaben einhalten. Dies gilt auch f\u00fcr den Personalfragebogen.<\/p>\n<p>Das bedeutet:<\/p>\n<ul>\n<li>Daten von Bewerbenden und Besch\u00e4ftigten d\u00fcrfen <strong>nur zum Zweck des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses<\/strong> erhoben werden. (Zweckbindung)<\/li>\n<li>Die Befragten m\u00fcssen dem Ausf\u00fcllen <strong>schriftlich zustimmen.<\/strong><\/li>\n<li>Kandidat*innen und Mitarbeitende m\u00fcssen \u00fcber ihr <strong>Recht auf L\u00f6schung und Widerruf<\/strong> der angegebenen Daten im Personalfragebogen informiert werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dar\u00fcber hinaus gelten die in der DSGVO festgeschriebenen weiteren allgemeinen Grunds\u00e4tze auch f\u00fcr den Personalfragebogen. Das hei\u00dft:<\/p>\n<p><strong>Datenminimierung: <\/strong>Es d\u00fcrfen nur so viele personenbezogene Daten erhoben werden, wie zur Erreichung des Zwecks erforderlich sind. Unn\u00f6tige Fragen sind zu vermeiden.<\/p>\n<p><strong>Speicherbegrenzung:<\/strong> Personenbezogene Daten d\u00fcrfen nur so lange gespeichert werden, wie es f\u00fcr den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Nach Ablauf des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses bzw. der Ablauffrist sind die pers\u00f6nlichen Daten der Besch\u00e4ftigten zu l\u00f6schen.<\/p>\n<p><strong>Datensicherheit:<\/strong> Der Arbeitgebende muss geeignete technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen treffen, um die personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff zu sch\u00fctzen.<\/p>\n<p><strong>Korrektheit der Daten<\/strong>: Der Arbeitgebende hat daf\u00fcr zu sorgen, dass die Daten korrekt und aktuell sind.<br \/>\n<a name=\"muster\"><\/a><\/p>\n<h2>Personalfragebogen Muster<\/h2>\n<p>Um die Erstellung eines Personalfragebogens f\u00fcr Ihr Unternehmen zu vereinfachen, k\u00f6nnen Sie auf Vorlagen zur\u00fcckgreifen.<\/p>\n<h3>Vorlage Personalfragebogen<\/h3>\n<p>Online, z.\u00a0B. bei <a href=\"https:\/\/www.stbkanzlei.de\/pdf\/Personalfragebogen_2013.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Anwaltskanzleien<\/a>, finden Sie hilfreiche und datenschutzsichere Vorlagen. Auch spezielle <a href=\"https:\/\/www.etl-rechtsanwaelte.de\/zeigedoc\/muster\/Einstellungsfragebogen\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Einstellungsfrageb\u00f6gen<\/a> lassen sich im Internet finden.<\/p>\n<p>Da sich der Personalfragebogen je nach Zweck unterscheiden kann, ist es sinnvoll, gleich zwei Vorlagen abzuspeichern.<\/p>\n<p>Tipp: Ein Personalfragebogen l\u00e4sst sich mittlerweile auch digital erstellen und bspw. mittels einer HR-Software, wie der von <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">Factorial<\/a>, \u00fcbersichtlich und zentral abspeichern.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"Factorial kostenlos testen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein Personalfragebogen ist ein essenzielles Instrument der Personalabteilung, um alle relevanten Daten von Bewerbenden und Mitarbeitenden zu erfassen. 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