{"id":140910,"date":"2024-09-25T16:15:19","date_gmt":"2024-09-25T14:15:19","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=140910"},"modified":"2025-12-19T14:35:36","modified_gmt":"2025-12-19T12:35:36","slug":"vertragsmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/vertragsmanagement\/","title":{"rendered":"Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Software"},"content":{"rendered":"<p><strong>Vertragsmanagement<\/strong> ist in deutschen Unternehmen immer noch ein Bereich, der dadurch gekennzeichnet ist, dass Vertr\u00e4ge zwar digital erstellt, dann aber ausgedruckt, von den Vertragsparteien wie Auftraggebenden, Kund*innen oder Mitarbeitenden unterschrieben und anschlie\u00dfend wieder m\u00fchsam eingescannt oder gar in Aktenordnern archiviert werden. Ein aufw\u00e4ndiger, zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Digitale L\u00f6sungen helfen hier, diese Prozesse zu optimieren.<\/p>\n<p>Schauen wir uns also im Folgenden die Aufgaben des Vertragsmanagements an und inwiefern digitale Tools Unternehmen und ihre HR-Abteilungen unterst\u00fctzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Vertragsmanagement umfasst alle Aufgaben in einem Vertragslebenszyklus, also von der <strong>Erstellung<\/strong> \u00fcber die <strong>Bearbeitung<\/strong> bis zur <strong>Beendigung von Vertr\u00e4gen.<\/strong><\/li>\n<li>Die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/foerderung-digitalisierung\/\">Digitalisierung<\/a> spielt im Vertragsmanagement eine immer gr\u00f6\u00dfere Rolle. <strong>Digitale Vertragsmanagement-Software<\/strong> unterst\u00fctzt Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung und \u00dcberwachung von Vertr\u00e4gen effizient und hilft, Prozesse zu optimieren.<\/li>\n<li>Laut Studien gibt es <strong>im deutschen Mittelstand Nachholbedarf<\/strong> bei digitalen Tools im Vertragsmanagement: Die gro\u00dfe Mehrheit druckt Vertr\u00e4ge noch aus und scannt sie nach der analogen Unterschrift wieder ein.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was ist Vertragsmanagement? \u2013 Definition<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#aufgaben\">Vertragsmanagement \u2013 Aufgaben<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#digital\">Digitales Vertragsmanagement<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#funktionen\">Vertragsmanagement-Software \u2013 Funktionen und Vorteile<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#bedeutung\">Warum ist gutes Vertragsmanagement so wichtig?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-dokumentenmanagement\"\n    data-banner-id=\"164336\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Dokumentenmanagement\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Vorlage: Arbeitsvertrag<\/h4>\n            \n                            <p>Nachwuchs im Unternehmen? 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Es umfasst somit alle Aufgaben, die im Lebenszyklus eines Vertrags anfallen.<\/p>\n<p>\u00c4hnliche Begriffe f\u00fcr Vertragsmanagement sind beispielsweise <strong>Vertragsverwaltung<\/strong> oder auch, immer h\u00e4ufiger genutzt: der englische Begriff <strong>Contract Management<\/strong> bzw. <strong>Contract Lifecycle Management.<\/strong> Vertragswesen ist dagegen ein \u00fcbergeordneter Begriff. Vertragsmanagement ist ein Teil des Vertragswesens.<\/p>\n<h3>Digitales Vertragsmanagement<\/h3>\n<p>Im Zuge der Digitalisierung spielt diese auch im Vertragsmanagement im Arbeitskontext eine immer gr\u00f6\u00dfere Rolle. Zunehmend werden Vertr\u00e4ge haupts\u00e4chlich digital erstellt und bearbeitet. Es kommt vermehrt zum Einsatz von <strong>Softwarel\u00f6sungen<\/strong> zur Erstellung, Verwaltung und \u00dcberwachung von Vertr\u00e4gen in elektronischer Form.<\/p>\n<p><strong>Digitale L\u00f6sungen,<\/strong> die die HR-Abteilung bei der Vertragsverwaltung unterst\u00fctzen, k\u00f6nnen f\u00fcr Unternehmen von gro\u00dfem Nutzen sein, da sie Prozesse optimieren. Doch dazu sp\u00e4ter mehr. Werfen wir zun\u00e4chst einen Blick auf die Aufgaben, die zum Vertragsmanagement geh\u00f6ren.<\/p>\n<p><a name=\"aufgaben\"><\/a><\/p>\n<h2>Vertragsmanagement \u2013 Aufgaben<\/h2>\n<p>Zu den typischen Aufgaben des Vertragsmanagements geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n<h3>1. Vertragserstellung<\/h3>\n<p>Die zust\u00e4ndigen Personen in einem Unternehmen erstellen <strong>Mustervertr\u00e4ge,<\/strong> auf die bei Neueinstellungen zur\u00fcckgegriffen werden kann und die dann individuell angepasst werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>2. Vertragsverhandlungen<\/h3>\n<p>Die jeweiligen Vertragsparteien verhandeln die <strong>Rahmenbedingungen der Vertr\u00e4ge.<\/strong> In diesem Schritt des Vertragsprozesses geht es also um die individuellen Bedingungen, die in die Vertr\u00e4ge aufgenommen werden sollen.<\/p>\n<p>Dazu geh\u00f6ren z. B. bei der Einstellung von Personal Eckpunkte wie Gehalt, Position, konkrete Aufgaben, Urlaubstage, Bonusanspr\u00fcche oder \u00c4hnliches.<\/p>\n<p>Wenn es um Vertragsverhandlungen mit Kund*innen geht, sind wiederum Informationen wie Zahlungsbedingungen, Preis, Leistungsumfang, Liefer- und Leistungszeitraum, Garantien und Gew\u00e4hrleistungen, K\u00fcndigungsfristen sowie Vertragslaufzeiten wichtig.<\/p>\n<h3>3. Vertragsabschluss und Freigabe<\/h3>\n<p>Es kann sein, dass aufgesetzte Vertr\u00e4ge noch von Vorgesetzten gepr\u00fcft und <strong>freigegeben<\/strong> werden m\u00fcssen. Werden die Vertr\u00e4ge f\u00fcr ordentlich befunden, k\u00f6nnen alle Vertragspartner*innen die Dokumente unterzeichnen. Der Vertrag gilt dann als<strong> abgeschlossen.<\/strong><\/p>\n<h3>4. Vertragscontrolling \u2013 Monitoring<\/h3>\n<p>Einmal abgeschlossene Vertr\u00e4ge m\u00fcssen regelm\u00e4\u00dfig <strong>\u00fcberwacht<\/strong> werden. Diese kontinuierliche \u00dcberwachung der vertraglichen Pflichten und Fristen sowie die regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung der Arbeitsvertr\u00e4ge geh\u00f6ren zu den zentralen Aufgaben der Personalverantwortlichen, um sicherzustellen, dass die arbeitsrechtlichen Vorgaben eingehalten und alle vertraglichen Vereinbarungen korrekt umgesetzt werden.<\/p>\n<h3>5. Vertragsablauf, Vertragsbeendigung, Vertragserneuerung<\/h3>\n<p>Die meisten Vertr\u00e4ge haben eine <strong>begrenzte Laufzeit.<\/strong> Das bedeutet, dass die verantwortlichen Personen am Ende der Vertragslaufzeit pr\u00fcfen m\u00fcssen, was mit den Vertr\u00e4gen geschehen soll.<\/p>\n<p>Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>die ordentliche Vertragsbeendigung:<\/strong> Vertr\u00e4ge enden automatisch, ohne dass es weiterer Ma\u00dfnahmen bedarf, z. B. wenn ein Vertrag auf ein bestimmtes Datum befristet war und niemand den Vertrag verl\u00e4ngern m\u00f6chte. Alternativ kann bei einem unbefristeten Vertrag eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ordentliche-kuendigung\/\" rel=\"noopener noreferrer\">ordentliche K\u00fcndigung<\/a> ausgesprochen werden, die den Vertrag unter Einhaltung der vereinbarten K\u00fcndigungsfrist fristgerecht beendet.<\/li>\n<li><strong>die au\u00dferordentliche K\u00fcndigung<\/strong><strong>:<\/strong> In bestimmten F\u00e4llen ist auch eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ausserordentliche-kuendigung\/\">au\u00dferordentliche K\u00fcndigun<\/a>g m\u00f6glich, wenn schwerwiegende Gr\u00fcnde vorliegen, die eine sofortige Vertragsbeendigung rechtfertigen.<\/li>\n<li><strong>die Vertragsverl\u00e4ngerung:<\/strong> Vertr\u00e4ge werden entweder durch eine automatische Verl\u00e4ngerungsklausel oder durch aktive Neuverhandlungen der Parteien fortgef\u00fchrt. Hierzu k\u00f6nnen z. B. auch Vertrags\u00e4nderungen geh\u00f6ren.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>6. Archivierung<\/h3>\n<p>Der letzte Schritt im Vertragsmanagementprozess ist die <strong>Archivierung<\/strong> der Vertr\u00e4ge. Diese werden ordnungsgem\u00e4\u00df abgelegt, um den rechtlichen Anforderungen zu gen\u00fcgen und bei sp\u00e4terem Bedarf schnell auf die Vertragsdetails zugreifen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><a name=\"digital\"><\/a><\/p>\n<h2>Digitales Vertragsmanagement<\/h2>\n<p>Beim digitalen Vertragsmanagement werden alle oben genannten Schritte durch moderne Softwarel\u00f6sungen digital unterst\u00fctzt oder sogar vollst\u00e4ndig digital durchgef\u00fchrt.<\/p>\n<p>Doch was genau umfasst digitales Vertragsmanagement und inwiefern kann eine Vertragsmanagement-Software dabei helfen?<\/p>\n<p>Eine Vertragsmanagement-Software ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Vertr\u00e4ge unterst\u00fctzt. Es deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab, von der Erstellung \u00fcber die Verhandlungen und Ausf\u00fchrung bis hin zur K\u00fcndigung.<\/p>\n<p>Die einzelnen Funktionen sehen wir uns im Folgenden genauer an.<br \/>\n<a name=\"funktionen\"><\/a><\/p>\n<h2>Vertragsmanagement-Software \u2013 Funktionen und Vorteile<\/h2>\n<p>Was sind die Funktionen und damit auch gleichzeitig die Vorteile von einer Vertragsmanagement-Software oder auch auf Englisch Contract Management Software (CMS)?<\/p>\n<h3><strong>Zentrale Speicherung<\/strong><\/h3>\n<p>Das Sch\u00f6ne an CMS ist, dass Sie <strong>alle Vertr\u00e4ge an einem Ort gespeichert<\/strong> haben. Sie behalten den \u00dcberblick und m\u00fcssen nicht lange nach Akten oder gar einzelnen Vertragsbestandteilen suchen.<\/p>\n<h3><strong>Automatisierte Erinnerungen<\/strong><\/h3>\n<p>Ein weiterer Vorteil einer Vertragsmanagement-Software sind die automatischen Erinnerungen. Beispielsweise erinnert die Software an das bevorstehende Auslaufen von Vertr\u00e4gen, sodass die Personalverantwortlichen rechtzeitig die notwendigen Schritte einleiten k\u00f6nnen, um die Vertr\u00e4ge auslaufen zu lassen oder zu verl\u00e4ngern.<\/p>\n<h3><strong>Effizienteres Arbeiten und verbesserte Zusammenarbeit<\/strong><\/h3>\n<p>Die digitale Erstellung und Bearbeitung von Vertr\u00e4gen ist <strong>wesentlich effizienter<\/strong> als die analoge. So k\u00f6nnen z. B. mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, Kommentare hinterlassen und Vertr\u00e4ge einfach online verschickt und unterschrieben werden. Letzteres ist insbesondere bei internationalen Unternehmen ein gro\u00dfer Vorteil, da die Dokumente keine langen Postwege zur\u00fccklegen m\u00fcssen.<\/p>\n<p>CMS hat h\u00e4ufig auch <strong>Genehmigungsfunktionen,<\/strong> die individuell angepasst werden k\u00f6nnen. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie sicher sein, dass Vertr\u00e4ge nur dann zum Abschluss kommen, wenn sie von den entsprechenden Personen genehmigt worden sind.<\/p>\n<h3><strong>Sicherheit <\/strong><\/h3>\n<p>Digitale Vertragsmanagementsysteme gew\u00e4hrleisten zudem Sicherheit durch Datenverschl\u00fcsselung, Benutzerzugriffskontrollen und regelm\u00e4\u00dfige Backups, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu sch\u00fctzen. Diese Sicherheit ist beispielsweise beim Versenden \u00fcber E-Mail nicht unbedingt gegeben.<\/p>\n<h3><strong>Transparenz<\/strong><\/h3>\n<p>Vertragsmanagement-Software beinhaltet h\u00e4ufig Funktionen wie <strong>Echtzeit-Statusverfolgung<\/strong> und Benachrichtigungen, die ein hohes Ma\u00df an Transparenz f\u00fcr alle Beteiligten gew\u00e4hrleisten. So k\u00f6nnen z. B. die Vertragsparteien benachrichtigt werden, wenn alle Verhandlungspartner*innen die Vertr\u00e4ge unterzeichnet haben.<\/p>\n<h3><strong>Reduktion der Fehleranf\u00e4lligkeit<\/strong><\/h3>\n<p>Der Einsatz von Vertragsmanagement-Software f\u00fchrt zu einer <strong>deutlichen Reduzierung der Fehleranf\u00e4lligkeit<\/strong> in verschiedenen Bereichen des Vertragsprozesses. So werden z. B. manuelle Eingabefehler durch <strong>automatisierte Workflows<\/strong> minimiert. Standardvorlagen und vordefinierte Klauseln <strong>reduzieren rechtliche Unsicherheiten.<\/strong> Integrierte Pr\u00fcf- und Freigabeprozesse erm\u00f6glichen zudem eine konsistente und fehlerfreie Vertragserstellung und -verwaltung. Automatisierte Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass keine Fristen vers\u00e4umt werden.<\/p>\n<p><iframe title=\"Dokumente und Gehaltsabrechnungen I Onboarding Leitfaden I Factorial HR\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/AldOmV3lrG8?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"bedeutung\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Warum ist gutes Vertragsmanagement so wichtig?<\/strong><\/h2>\n<h3><strong>Effizienzsteigerung<\/strong><\/h3>\n<p>Je unkoordinierter und schlechter organisiert das Vertragsmanagement und die entsprechende Abteilung sind, desto langwieriger sind die Prozesse und desto mehr unn\u00f6tigen b\u00fcrokratischen Aufwand verursachen sie. Ein gutes Vertragsmanagement f\u00fchrt zu einer <strong>Beschleunigung<\/strong> und <strong>Entb\u00fcrokratisierung<\/strong> der Prozesse. Dies bewirkt letztlich auch eine<strong>\u00a0Senkung der Kosten<\/strong> in Ihrem Unternehmen.<\/p>\n<h3><strong>Risikominimierung<\/strong><\/h3>\n<p>Im Zusammenhang mit Vertr\u00e4gen k\u00f6nnen viele Fehler auftreten. Das liegt vor allem daran, dass Fristen vers\u00e4umt werden oder Vertr\u00e4ge nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein gutes Vertragsmanagement, unterst\u00fctzt durch ein digitales Vertragsmanagement, reduziert daher die Risiken f\u00fcr Ihr Unternehmen erheblich.<\/p>\n<h3><strong>Auffindbarkeit<\/strong><\/h3>\n<p>Es kommt nicht selten vor, dass Vertr\u00e4ge nicht mehr auffindbar sind oder Vertragsbestandteile verschwinden. Ein gutes Vertragsmanagement sorgt daf\u00fcr, dass dies nicht passiert. Insbesondere digitale Softwarel\u00f6sungen helfen dabei.<\/p>\n<h3><strong>Strategische Entscheidungsfindung<\/strong><\/h3>\n<p>Ein gutes Vertragsmanagement kann Unternehmen sogar in die Lage versetzen, durch eine entsprechende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-berichte\">Analyse<\/a> der Vertragsdaten fundierte Entscheidungen zu treffen. Auch hier kann Vertragsmanagement-Software helfen.<\/p>\n<h3>Studie \u2013 Digitalisierung im Vetragsmanagement<\/h3>\n<p>Obwohl ein gutes Vertragsmanagement und speziell die Unterst\u00fctzung durch digitale Tools dazu beitragen, die Risiken in den Unternehmen zu minimieren und den Erfolg zu sichern, nutzen viele Unternehmen noch keine digitalen L\u00f6sungen.<\/p>\n<p>Laut einer <a href=\"https:\/\/www.docusign.com\/de-de\/blog\/mittelstandsstudie-2022\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von DocuSign und Statista<\/a> kommt es vor allem im<strong> Vertragsmanagement deutscher mittelst\u00e4ndischer Unternehmen<\/strong> immer wieder zu Medienbr\u00fcchen. Ein Medienbruch verkompliziert in der Regel einen Prozess. Konkret ergab die Studie, dass in einigen Branchen teilweise noch bis zu 80 Prozent der Vertr\u00e4ge digital erstellt, ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet, dann aber wieder eingescannt werden. Dieser Prozess ist unglaublich langwierig und verschlingt enorme Ressourcen.<\/p>\n<p>Viele Unternehmen berichten jedoch, dass die Digitalisierung des Vertragsmanagements Teil ihrer allgemeinen Digitalisierungsstrategie im Unternehmen ist.<\/p>\n<p>Tipp: Nicht zuletzt ist die digitale Erstellung und Verwaltung von Vertr\u00e4gen nat\u00fcrlich auch eine <strong>umweltfreundlichere<\/strong> Variante als die h\u00e4ufig verwendete Papierform.<\/p>\n<p>Eine Software, mit der Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen zu einem Kinderspiel wird, ist <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">Factorial<\/a>. Verwalten Sie Dokumente und Vertr\u00e4ge in der digitalen Personalakte, verwenden Sie e-Signaturen oder erteilen Sie Berechtigungen \u2013 all das geh\u00f6rt zu Factorials <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/basisfunktionen\">Basisfunktionen<\/a>. Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen auf das n\u00e4chste Level zu heben? Dann testen Sie Factorial doch einfach. Unverbindlich und kostenfrei.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-node hs-cta-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025.png\" alt=\"Alle Vorteile von Factorial entdecken\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h3>Vertragsmanager*in \u2013 Contract Manager<\/h3>\n<p>Damit die Vertragsabwicklung so professionell wie m\u00f6glich durchgef\u00fchrt wird, ist entsprechendes ausgebildetes Personal das A und O. Insbesondere in Gro\u00dfunternehmen, aber auch bereits in mittelst\u00e4ndischen Unternehmen kann ein spezieller Contract Manager sinnvoll sein. Diese spezialisierte Person k\u00fcmmert sich um alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Vertr\u00e4gen anfallen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Vertragsmanagement ist in deutschen Unternehmen immer noch ein Bereich, der dadurch gekennzeichnet ist, dass Vertr\u00e4ge zwar digital erstellt, dann aber ausgedruckt, von den Vertragsparteien wie Auftraggebenden, Kund*innen oder Mitarbeitenden unterschrieben und anschlie\u00dfend wieder m\u00fchsam eingescannt oder gar in Aktenordnern archiviert werden. Ein aufw\u00e4ndiger, zeit- und ressourcenintensiver Prozess. 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