{"id":143682,"date":"2025-11-12T16:54:25","date_gmt":"2025-11-12T14:54:25","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=143682"},"modified":"2025-11-17T10:05:30","modified_gmt":"2025-11-17T08:05:30","slug":"aufbewahrungsfristen-personalakten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/","title":{"rendered":"Archivierung Personalakten 2025: Fristen, Pflicht & Digitalisierung"},"content":{"rendered":"

Im Laufe der Zeit k\u00f6nnen sich in Unternehmen einiges an Unterlagen anh\u00e4ufen. Dazu geh\u00f6ren auch die Personalakten<\/a> Ihrer Angestellten. Egal, ob Sie diese nun digital oder analog f\u00fchren, es gelten bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten sowie Regelungen was die Archivierung von diesen Dokumenten betrifft.<\/strong><\/p>\n

Nachfolgend erl\u00e4utern wir, welche Unterlagen und Informationen Ihrer Mitarbeitenden Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses aufbewahren und welche Sie sogar aus Datenschutzgr\u00fcnden l\u00f6schen m\u00fcssen.<\/p>\n

Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n
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  1. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalunterlagen<\/strong> sind unterschiedlich<\/b> und richten sich nach dem Dokumententyp. Es gibt keine einheitliche Gesetzgebung, die L\u00f6schungs- und Aufbewahrungsfristen<\/strong> vorschreibt.<\/li>\n
  2. Sensible Unterlagen wie Krankmeldungen oder \u00e4rztliche Befunde<\/strong> geh\u00f6ren NICHT<\/b> in die regul\u00e4re Personalakte, sondern m\u00fcssen separat oder unter strenger Zugriffskontrolle archiviert werden (BAG, 16.12.2021 – Az. 2 AZR 235\/21<\/a>).<\/li>\n<\/ol>\n

    Gesetzliche Grundlage<\/h2>\n
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    1. Die Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen werden durch verschiedene Gesetze<\/b> bestimmt, darunter u.a. das B\u00fcrgerliche Gesetzbuch (BGB)<\/a>, die Abgabenordnung (AO)<\/a>, das Einkommensteuergesetz (EStG)<\/a>, das Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV)<\/a>, das Betriebsrentengesetz (BetrAVG)<\/a> sowie die DSGVO<\/a>.<\/li>\n
    2. Durch das Vierte B\u00fcrokratieentlastungsgesetz (BEG IV)<\/a> wurde die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr steuerlich relevante Buchungsbelege (wie Lohnunterlagen) ab dem 1. Januar 2025<\/b> von 10 auf<\/strong> 8 Jahre<\/b> verk\u00fcrzt.<\/li>\n
    3. \u00a0Ab dem 1. Januar 2027<\/b> m\u00fcssen Arbeitgebende bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen ausschlie\u00dflich digital<\/b> vorhalten (digitale Pflicht). Die Umstellung auf eine revisionssichere Akte ist somit unabdingbar.<\/li>\n<\/ol>\n
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      Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/h4>\n \n

      Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? Mit unserem Guide behalten Sie alle wichtigen Schritte & Gesetze zur digitalen Personalakte im Blick!<\/p>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n

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      Was ist eine Personalakte?<\/h2>\n

      Die Personalakte ist ein zentrales Element der HR-Abteilung. Hier sammeln, speichern und verwalten<\/strong> Unternehmen Informationen und Daten ihrer Besch\u00e4ftigten.<\/p>\n

      Diese Akte enth\u00e4lt auch sensible personenbezogene Daten<\/a> der Besch\u00e4ftigten. Der Umgang mit diesen Daten unterliegt daher einem besonderen Datenschutz.<\/strong><\/p>\n

      Die Personalakte<\/b> ist eine Sammlung aller arbeitsrelevanten Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen<\/b> strikt eingehalten werden m\u00fcssen, weil sie der Erf\u00fcllung gesetzlicher Nachweispflichten<\/b> (z.B. f\u00fcr Steuern und Sozialversicherung) und der Absicherung gegen Verj\u00e4hrungsanspr\u00fcche<\/b> dienen.<\/p>\n

      Was geh\u00f6rt in eine Personalakte?<\/h3>\n

      Zu den zentralen Bestandteilen einer Personalakte geh\u00f6ren<\/p>\n