{"id":144746,"date":"2024-12-04T15:47:32","date_gmt":"2024-12-04T13:47:32","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=144746"},"modified":"2024-12-04T15:47:32","modified_gmt":"2024-12-04T13:47:32","slug":"fakturierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/fakturierung\/","title":{"rendered":"Was ist Fakturierung? \u2013 Arten, Frist und Regelungen"},"content":{"rendered":"<p>Die Fakturierung beschreibt den Prozess der Erstellung, Bearbeitung, Kontrolle, Bezahlung und Dokumentation von <strong>Rechnungsdokumenten und Abrechnungen.<\/strong> Jedes Unternehmen, das Dienstleistungen erbringt oder Produkte herstellt, wird fr\u00fcher oder sp\u00e4ter mit der Rechnungsstellung in Ber\u00fchrung kommen. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Prozess korrekt abl\u00e4uft und die<strong> gesetzlichen Anforderungen<\/strong> eingehalten werden. Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen rund um das Fakturieren.<\/p>\n<h2>Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Fakturierung ist der Prozess der Rechnungsstellung, bei dem <strong>erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren dokumentiert und in Rechnung gestellt werden, um Zahlungsanspr\u00fcche geltend zu machen.<\/strong> Sie ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung und des Rechnungswesens.<\/li>\n<li>Rechnungen sind eine Unterart einer Faktura.<\/li>\n<li>Unternehmer*innen k\u00f6nnen die Zahlungsfrist f\u00fcr Rechnungen selbst bestimmen. Die gesetzliche Frist betr\u00e4gt maximal 30 Tage.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Fakturierung: Definition<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#beispiel\">Was beinhaltet die Fakturierung? \u2013 Beispiel<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#arten\">Welche Arten der Fakturierung gibt es?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#pflichtangaben\">Was geh\u00f6rt in eine Rechnung?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fristen\">Fristen der Fakturierung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#digital\">Digitale Rechnungsverwaltung mit Factorial<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-node hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'd3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Fakturierung: Definition<\/h2>\n<p><strong>Fakturierung<\/strong> ist ein Begriff aus dem <strong>Rechnungswesen<\/strong> und zentraler Bestandteil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Er beschreibt den Prozess der Rechnungsstellung \u2013 also den Prozess, bei dem erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren dokumentiert und in Rechnung gestellt werden, um den entsprechenden Zahlungsanspruch gegen\u00fcber den Kund*innen geltend zu machen. Auch die Buchung auf das entsprechende Gesch\u00e4ftskonto ist Bestandteil der Fakturierung.<\/p>\n<p>Dementsprechend leitet sich das lateinische Wort f\u00fcr Rechnung \u2013 Faktura \u2013 vom Begriff der Fakturierung ab. Eine Faktura ist also eine Rechnung.<\/p>\n<p>Die Fakturierung ist Teil der <strong>Rechnungslegung.<\/strong> Letztere bezeichnet den Prozess der Erstellung und Ver\u00f6ffentlichung von Finanzberichten, die die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens dokumentieren. Dazu geh\u00f6rt unter anderem die systematische Erfassung, Aufbereitung und Darstellung von Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4llen, meist in Form von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und eben auch die Fakturierung.<\/p>\n<h3>Worin unterscheiden sich Faktura und Rechnung?<\/h3>\n<p>Obwohl die Begriffe \u201eFaktura\u201c und \u201eRechnung\u201c oft synonym verwendet werden, gibt es einen feinen Unterschied zwischen den beiden:<\/p>\n<ul>\n<li>Faktura wird eher als Oberbegriff f\u00fcr verschiedene Dokumente verwendet, die eine Abrechnung darstellen. Das k\u00f6nnen neben Rechnungen auch Gutschriften, Stornorechnungen oder Proformarechnungen sein.<\/li>\n<li>Rechnungen sind dagegen Unterarten einer Faktura. Sie dienen in erster Linie der Rechnungsaufforderung und enthalten meistens eine Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren, die es zu bezahlen gilt.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zusammengefasst:<\/p>\n<p><strong>Jede Rechnung ist eine Faktura, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung.<\/strong><\/p>\n<h3>Welche Formen der Faktura gibt es?<\/h3>\n<p>Im deutschsprachigen Raum sind unter einer Faktura also sehr viele unterschiedliche Rechnungsdokumente subsumiert. Dazu geh\u00f6ren neben der Standard-Fakturierung, also der klassischen Rechnung, beispielsweise:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Proformafakturierung:<\/strong> Hierbei handelt es sich um eine vorl\u00e4ufige Rechnung, die keinen Zahlungsanspruch stellt. Sie dient eher der Angebotsunterbreitung, damit Kund*innen sich eine Vorstellung von dem ungef\u00e4hren bzw. voraussichtlichen Preis einer Ware oder Dienstleistung machen k\u00f6nnen.<\/li>\n<li><strong>Gutschrift:<\/strong> In diesem Fall wird den Kund*innen eine Gutschrift ausgestellt. Diese Variante kommt oft bei Reklamationen und R\u00fccksendungen zum Einsatz.<\/li>\n<li><strong>Stornobeleg:<\/strong> Dieser kommt zum Einsatz, wenn eine Bestellung storniert wird oder korrigiert werden muss, weil sich beispielsweise etwas am Lieferumfang oder am Preis ge\u00e4ndert hat. Die urspr\u00fcngliche Faktura wird durch eine Stornofakturierung neutralisiert.<\/li>\n<li><strong>Sammelrechnung:<\/strong> Mehrere Einzelrechnungen werden in einer Rechnung zusammengefasst.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"beispiel\"><\/a><\/p>\n<h2>Was beinhaltet die Fakturierung? \u2013 Beispiel<\/h2>\n<p>Eine Fakturierung umfasst alle Schritte, die zur Erstellung, Verwaltung und Abwicklung einer Rechnung notwendig sind. Schauen wir uns das Ganze an einem Beispiel an:<\/p>\n<p>Die Firma X stellt medizinische Ger\u00e4te her. Ihre Kundschaft, eine Arztpraxis, bestellt 2 dieser Ger\u00e4te.<\/p>\n<h3><strong>Schritt 1: Auftragserf\u00fcllung und Erfassung<\/strong><\/h3>\n<p>Die Bestellung ist in der Firma X eingegangen und wird erfasst. Die Ware wird vorbereitet und an die Arztpraxis geliefert.<\/p>\n<h3><strong>Schritt 2: Erstellung der Rechnung<\/strong><\/h3>\n<p>Nach erfolgreicher Lieferung beginnt der eigentliche <strong>Fakturierungsprozess.<\/strong><\/p>\n<p>In der Firma X wird also nun eine <strong>Rechnung<\/strong> in einem Rechnungs- bzw. Buchhaltungsprogramm erstellt. Die Rechnung enth\u00e4lt unter anderem den vereinbarten Preis, die zu zahlende Mehrwertsteuer sowie eine Auflistung der gelieferten Ware.<\/p>\n<h3><strong>Schritt 3: Versand der Rechnung<\/strong><\/h3>\n<p>Ist die Rechnungserstellung erfolgt, wird diese im n\u00e4chsten Schritt an den Kunden, die Arztpraxis, versandt. Die \u00dcbermittlung der Rechnung kann per Post oder auch per E-Mail erfolgen. Die Rechnung wird dar\u00fcber hinaus im Buchhaltungssystem der Firma X archiviert.<\/p>\n<h3><strong>Schritt 4: \u00dcberwachung der Zahlung<\/strong><\/h3>\n<p>Im weiteren Verlauf muss die Firma X \u00fcberwachen, ob der ausstehende Betrag tats\u00e4chlich beglichen wird. Regelm\u00e4\u00dfig wird also der Zahlungseingang \u00fcberwacht. Hierzu geh\u00f6rt auch ein eventueller Versand einer Zahlungserinnerung bzw. einer Mahnung, sollte die ausstehende Summe nicht zur vereinbarten Zahlungsfrist \u00fcberwiesen worden sein.<\/p>\n<h3><strong>Schritt 5: Abschluss der Fakturierung<\/strong><\/h3>\n<p>Hat die Arztpraxis den Betrag beglichen, wird die Zahlung in der Firma X verbucht und als bezahlt markiert. Damit ist der Prozess der Fakturierung f\u00fcr diese Leistung im Unternehmen abgeschlossen.<\/p>\n<p>Das eben aufgef\u00fchrte Beispiel beschreibt die sogenannte Nachfakturierung.<\/p>\n<h2>Welche Arten der Fakturierung gibt es?<\/h2>\n<p>Vor- und Nachfakturierung beschreiben zwei verschiedene Arten der Fakturierung und unterscheiden sich durch den Zeitpunkt der Fakturierung.<\/p>\n<h3>Vorfakturierung<\/h3>\n<p>In diesem Fall wird die Rechnung erstellt, bevor die Ware geliefert wird. In der Regel wird die Rechnung vor der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung versandt und die Kund*innen m\u00fcssen den ausstehenden Betrag begleichen, bevor sie die Ware oder die Dienstleistung erhalten.<\/p>\n<p>Diese Art der Fakturierung wird typischerweise im E-Commerce, aber auch bei individuellen, ma\u00dfgeschneiderten Auftr\u00e4gen verwendet.<\/p>\n<p>Ein gutes Beispiel w\u00e4re die Herstellung eines Einbauschranks, der speziell nach den W\u00fcnschen und Anforderungen eines Kunden angefertigt wird. Da dieser Schrank genau auf die Ma\u00dfe und Bed\u00fcrfnisse des Kunden zugeschnitten ist, kann er nur f\u00fcr diesen speziellen Auftrag verwendet werden und w\u00e4re f\u00fcr andere Kund*innen unbrauchbar.<\/p>\n<p><strong>Die Vorfakturierung minimiert also das finanzielle Risiko f\u00fcr den Betrieb.<\/strong><\/p>\n<h3>Nachfakturierung<\/h3>\n<p>Die Nachfakturierung ist das Gegenst\u00fcck zur Vorfakturierung. Hier wird die Rechnung mit oder nach der Auslieferung der bestellten Ware bzw. der Erbringung der Leistungen ausgestellt bzw. an die Kund*innen \u00fcbermittelt.<\/p>\n<p>Diese Variante wird h\u00e4ufig im Baugewerbe oder bei Dienstleistungen angewandt. Sie findet aber auch Anwendung, wenn zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden bereits eine langj\u00e4hrige Beziehung besteht, also bei Stammkundschaft beispielsweise.<\/p>\n<p><iframe title=\"Dokumente und Gehaltsabrechnungen I Onboarding Leitfaden I Factorial HR\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/AldOmV3lrG8?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"pflichtangaben\"><\/a><\/p>\n<h2>Was geh\u00f6rt in eine Rechnung?<\/h2>\n<h3>Allgemeine Pflichtangaben in einer Rechnung<\/h3>\n<p>In Deutschland legt <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ustg_1980\/__14.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a014 Abs. 4 UStG<\/a> (Umsatzsteuergesetz) genau fest, welche Angaben Pflicht in einer Rechnung sind. Das sind:<\/p>\n<ul>\n<li>Vollst\u00e4ndiger Name sowie vollst\u00e4ndige Anschrift der Auftragnehmenden und der Leistungsempf\u00e4nger*innen<\/li>\n<li>Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt &#8211; IdNr)<\/li>\n<li>Ausstellungsdatum<\/li>\n<li>die Rechnungsnummer, also eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsausstellenden einmalig vergeben wird<\/li>\n<li>Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung<\/li>\n<li>Lieferzeitpunkt bzw. Abgabezeitpunkt<\/li>\n<li>Angaben zum Steuersatz (Mehrwertsteuer)<\/li>\n<li>Hinweis auf Aufbewahrungsfristen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dar\u00fcber hinaus gibt es weitere Regelungen f\u00fcr bestimmte Sonderf\u00e4lle, wie z.\u00a0B. Umsatzsteuerbefreiungen. Aussteller*innen von Rechnungen sollten stets sicherstellen, dass die Rechnung auch allen aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht.<\/p>\n<h3>Besondere Regelungen f\u00fcr Kleinunternehmer*innen<\/h3>\n<p>Kleinunternehmer*innen sind eine besondere steuerliche Einstufung f\u00fcr Unternehmer*innen nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ustg_1980\/__19.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a019 Umsatzsteuergesetz (UStG)<\/a> in Deutschland. Die Regelung richtet sich an Selbstst\u00e4ndige, die nur geringe Ums\u00e4tze mit ihrer Selbstst\u00e4ndigkeit erzielen.<\/p>\n<p>F\u00fcr Kleinunternehmer*innen gelten bestimmte andere Regelungen.<\/p>\n<p>So m\u00fcssen diese beispielsweise keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Allerdings m\u00fcssen sie in der Rechnung einen Hinweis auf diese Befreiung vermerken.<br \/>\n<a name=\"fristen\"><\/a><\/p>\n<h2>Fristen der Fakturierung<\/h2>\n<p>Im Zusammenhang mit der Fakturierung gibt es bestimmte Fristen, die Auftragnehmende und Auftraggebende beachten sollten.<\/p>\n<h3>Zahlungsfrist \u2013 Bis wann m\u00fcssen Rechnungen beglichen werden?<\/h3>\n<p>Grunds\u00e4tzlich ist der Rechnungsbetrag mit Ausstellung der Rechnung sofort f\u00e4llig. Es ist jedoch \u00fcblich, auf Rechnungen ein explizites F\u00e4lligkeitsdatum oder Zahlungsziel anzugeben, bis zu dem die Empf\u00e4nger*innen den Betrag begleichen m\u00fcssen. Das ist in <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__271.html#:~:text=Handelsgesetzbuch,zu%20jenen%20Unternehmen%20zu%20dienen.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a0271 Handelsgesetzbuch (HGB)<\/a> festgelegt. In der Regel wird hier eine Frist zwischen 10 und 14 Tagen, beginnend mit dem Zugang der Rechnung bei den Kund*innen, gew\u00e4hrt. Ist auf der Rechnung keine Zahlungsfrist angegeben, betr\u00e4gt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage.<\/p>\n<h3>Was passiert, wenn die Zahlungsfristen \u00fcberschritten werden?<\/h3>\n<p>\u00dcberschreiten die Leistungsempf\u00e4nger*innen das Zahlungsziel, haben die Gl\u00e4ubiger*innen (Verk\u00e4ufer*innen) das Recht, den Schuldner*innen (K\u00e4ufer*innen) eine Mahnung auszustellen. In diesem Fall k\u00f6nnen sie, m\u00fcssen aber nicht, Mahngeb\u00fchren auf den urspr\u00fcnglichen Preis aufschlagen.<\/p>\n<p>Werden die Rechnungen dann immer noch nicht beglichen, haben die Gl\u00e4ubiger*innen unter Umst\u00e4nden das Recht, ein Inkassounternehmen zu beauftragen oder sogar Schadensersatz zu verlangen. Dar\u00fcber hinaus kann eine wiederholte Nichtzahlung (z.\u00a0B. bei einem Mietvertrag) auch zur K\u00fcndigung f\u00fchren.<\/p>\n<h3>Wie lange m\u00fcssen Rechnungen aufbewahrt werden?<\/h3>\n<p>Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Rechnungen betr\u00e4gt laut <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ustg_1980\/__14b.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Umsatzsteuergesetz<\/a> zehn Jahre.<\/p>\n<h3>Was passiert, wenn Fakturierungen fehlerhaft sind?<\/h3>\n<p>Fehler in der Fakturierung k\u00f6nnen schwerwiegende Folgen haben. So k\u00f6nnen z. B. Fehler beim Ausweis der Umsatzsteuer zu Nachzahlungen an das Finanzamt f\u00fchren. Au\u00dferdem kann bei fehlenden Pflichtangaben der Vorsteuerabzug verweigert werden.<\/p>\n<p>Bei gravierenden oder vors\u00e4tzlichen Fehlern k\u00f6nnen rechtliche Konsequenzen wie Bu\u00dfgelder drohen.<\/p>\n<p>Unternehmen d\u00fcrfen zudem nicht untersch\u00e4tzen, welchen Unmut fehlerhafte Rechnungen bei den Kund*innen ausl\u00f6sen. Die wiederholte Ausstellung falscher Rechnungen kann die Zusammenarbeit nachhaltig in Frage stellen.<br \/>\n<a name=\"digital\"><\/a><\/p>\n<h2>Digitale Rechnungsverwaltung mit Factorial<\/h2>\n<p>Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf die digitale Rechnungsverwaltung. Das spart Zeit und vor allem auch Papier. Viele HR-L\u00f6sungen bieten Tools an, die Betriebe bei ihrer Rechnungsverwaltung unterst\u00fctzen.<\/p>\n<p>Mit <a href=\"https:\/\/help.factorialhr.com\/de_DE\/vereinfachen-sie-ihren-kreditorenworkflow-durch-automatisierung\" rel=\"noopener noreferrer\">Factorial<\/a> k\u00f6nnen Sie Ihre Rechnungsverwaltung mit dem Rechnungserfassungssystem optimieren. Laden Sie Ihre Rechnungen einfach online hoch \u2013 Die Daten werden automatisch extrahiert!\u00a0Den Zahlungsstatus der einzelnen Rechnungen k\u00f6nnen Sie hier au\u00dferdem verfolgen.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Fakturierung beschreibt den Prozess der Erstellung, Bearbeitung, Kontrolle, Bezahlung und Dokumentation von Rechnungsdokumenten und Abrechnungen. 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