{"id":145272,"date":"2024-12-03T12:36:31","date_gmt":"2024-12-03T10:36:31","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=145272"},"modified":"2025-07-15T18:00:01","modified_gmt":"2025-07-15T16:00:01","slug":"payroll","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/payroll\/","title":{"rendered":"Was ist Payroll? \u2013 Definition, Software &#038; Bedeutung f\u00fcr HR"},"content":{"rendered":"<p data-pm-slice=\"1 1 []\">Den Begriff Payroll haben Sie bestimmt schon geh\u00f6rt. Sie sind sich aber unsicher, was damit genau gemeint ist? Sie wissen nicht wirklich, was ein*e Payroll Manager*in macht und was eine gute Payroll-Software f\u00fcr das Personalmanagement bedeuten kann? Wir kl\u00e4ren die Definition, alles Wichtige rund um entsprechende Softwares und deren Bedeutung f\u00fcr HR in diesem Blogbeitrag.<\/p>\n<h2>Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Payroll bezieht sich auf die <strong>Prozesse rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/strong> in einem Unternehmen. Es bezeichnet auch die <strong>Abteilung<\/strong> einer Firma, die <strong>die Entgeltabrechnung durchf\u00fchrt.<\/strong><\/li>\n<li>Das Payrolling ist eines der komplexesten Themen f\u00fcr HR. Die Abwicklung involviert interne Schnittstellen wie Personaler*innen und Lohnbuchhalter*innen, sowie externe Schnittstellen wie z. B. Mitarbeitende des Finanzamts, Steuerberater*innen und Versicherungsangestellte.<\/li>\n<li>Payroll besch\u00e4ftigt sich auch mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. Umfangreiche Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht sowie dem Arbeits- und Steuerrecht sind von Vorteil.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was ist Payroll?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ziele\">Was sind die Ziele und Funktionsweisen? <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#management\">Was bedeutet Payroll Management?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#service\">Was ist ein Payroll-Service?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">Fazit zu Payroll<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303.png\" alt=\"Payroll Kit herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Definition: Was ist Payroll?<\/h2>\n<p>Der Begriff Payroll bezieht sich auf die Prozesse rund um die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung\/\">Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/a> in einem Unternehmen. Im Deutschen ist auch das Wort <strong>Entgeltabrechnung<\/strong> gel\u00e4ufig.<\/p>\n<p>Was f\u00fcr Mitarbeitende in diesem Zusammenhang meist nur der hei\u00df ersehnte Gehaltseingang auf dem eigenen Konto am Monatsende ist, bedeutet f\u00fcr Unternehmen komplexe Vorg\u00e4nge, um alle L\u00f6hne und Geh\u00e4lter der Mitarbeitenden inklusive <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/bonuszahlung\/\">Boni<\/a> und Sonderzahlungen fristgerecht zu erfassen und auszuzahlen.<\/p>\n<p>Payroll bedeutet im Englischen w\u00f6rtlich \u201eGehaltsliste\u201c, umfasst in Unternehmen aber die <strong>komplette Abwicklung von Geh\u00e4ltern<\/strong>, L\u00f6hnen, Steuern und Sozialabgaben. Die Abteilung, die sich um die Entgeltabrechnung k\u00fcmmert und die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnbuchhaltung\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Lohnbuchhaltung<\/a> abwickelt, bezeichnet man als Payroll.<\/p>\n<p>Mitarbeitende stehen umgangssprachlich gesagt &#8222;auf der Payroll ihres Unternehmens&#8220; und bekommen f\u00fcr die von ihnen geleistete Arbeit Geld verg\u00fctet.<br \/>\n<a name=\"ziele\"><\/a><\/p>\n<h2>Payroll: Was sind die Ziele und Funktionsweisen?<\/h2>\n<p>Unternehmen sind <strong>gesetzlich verpflichtet,<\/strong> eine korrekte Lohnbuchhaltung zu f\u00fchren. Dies ist durch diverse Gesetze geregelt, unter anderem \u00a7 41 und \u00a7 38 des <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/estg\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Einkommenssteuergesetzes (EStG).<\/a> Der Aufwand kann dabei je nach Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens, Branche und Anzahl der Angestellten unterschiedlich gro\u00df sein.<\/p>\n<p>Um keine Verzugszinsen zahlen zu m\u00fcssen, ist es f\u00fcr ein Unternehmen von gro\u00dfer Wichtigkeit, Geh\u00e4lter fristgerecht zu \u00fcberweisen bzw. auszuzahlen. Versp\u00e4tete Abrechnungen f\u00fcr Angestellte und verpasste <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnauszahlung\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Fristen bei der Lohnauszahlung<\/a> k\u00f6nnen schnell teuer werden.<\/p>\n<h3>Funktion von Payroll<\/h3>\n<p>Die Bew\u00e4ltigung dieser Aufgaben ist mitunter komplex. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung gilt es auch, s\u00e4mtliche Sonderzahlungen, die zu einem Gehalt oder Lohn hinzukommen, mitzuberechnen. Seien es <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/feiertagszuschlag\/\">Feiertags-<\/a> bzw. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/nachtzuschlag\/\">Nachtzuschlag<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/provision\/\">Provision<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/firmenwagen-privatnutzung\/\">Firmenwagen<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnnebenkosten\/\">Lohnnebenkosten<\/a> oder <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/geldwerter-vorteil\/\">geldwerte Vorteile<\/a>. Auch der Abzug von Steuer und Sozialabgaben muss aus finanz- und steuerrechtlichen Gr\u00fcnden innerhalb der geltenden Fristen erfolgen.<\/p>\n<p>Das Payrolling ist somit eines der <strong>komplexesten Themen f\u00fcr HR.<\/strong> Daten und individuelle Abrechnungen aller Besch\u00e4ftigten m\u00fcssen f\u00fcr die Entgeltabrechnung zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\n<p>Im Anschluss wird das Gehalt und der Lohn jedes Mitarbeitenden sowie die Steuer- und Sozialabgabe berechnet.<\/p>\n<p>Ist die Berechnung abgeschlossen, werden Buchungen an die Finanzbuchhaltung vorgenommen, Mitteilungen an Sozialversicherungstr\u00e4ger verschickt und die Entgeltabrechnung an Mitarbeitende veranlasst. Ein Prozess, der von \u00c4mtern (vorwiegend Mitarbeitende des Finanzamts) \u00fcber Steuerberater*innen, Lohnbuchhalter*innen und Personaler*innen auch Angestellte von Versicherungen involviert.<\/p>\n<h3>Ziel von Payroll<\/h3>\n<p>Zu den Aufgaben und Zielen der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalabteilung-aufgaben\/\">HR-Abteilung<\/a> geh\u00f6rt es in diesem Kontext, f\u00fcr die p\u00fcnktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung der Angestellten zu sorgen. Auch f\u00fcr die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Compliance des Unternehmens sind f\u00fcr effizientes Payroll entscheidend.<\/p>\n<p>Um Fristen und Bestimmungen zu wahren, bedarf es der rechtzeitigen Erfassung aller relevanten Daten, die f\u00fcr die Erstellung der Abrechnung einer Person n\u00f6tig sind. Erst dann k\u00f6nnen diese Daten verwaltet, aufbereitet und schlie\u00dflich verarbeitet werden.<\/p>\n<p>Ziel f\u00fcr Unternehmen ist es, diese <strong>Prozesse so effizient wie m\u00f6glich zu gestalten, sie fristgerecht zu bew\u00e4ltigen und Fehler zu vermeiden.<\/strong> Am besten gelingt dies mit einer HR Software, die diesen Anforderungen gerecht wird.<\/p>\n<h3>Effiziente Payroll-Prozesse: Tipps f\u00fcr eine erfolgreiche Umsetzung<\/h3>\n<p>Die Software von Factorial f\u00fcr <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\" rel=\"noopener noreferrer\">vorbereitende Lohnabrechnung<\/a> beinhaltet alle Informationen, die Sie f\u00fcr die Lohnabrechnung brauchen. Praktisch: Factorial ist Marktplatz Schnittstellen-Partner von DATEV, wodurch eine effiziente und sichere Daten\u00fcbertragung und Rechtskonformit\u00e4t gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n<p>Um sich einen \u00dcberblick zu verschaffen, was eine gute HR-Software ausmacht, lesen Sie unseren Beitrag \u00fcber: <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/papershift-alternative\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Papershift Alternativen und Mitbewerber<\/a>.<\/p>\n<p>Es ist gerade f\u00fcr HR wertvoll, die Vorteile einer <strong>cloudbasierten L\u00f6sung<\/strong> f\u00fcr die Verwaltung von HR-Workflows zu kennen. Ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/hris\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Human Resources Information System (HRIS)<\/a>, welches <strong>HR-Abwicklungen vereinfacht <\/strong>und an einem zentralen Ort vereint, kann im Personalmanagement erhebliche Vorteile mit sich bringen.<\/p>\n<p><a name=\"management\"><\/a><\/p>\n<h2>Was bedeutet Payroll Management?<\/h2>\n<p>Payroll Management beinhaltet die Planung, Organisation und \u00dcberwachung der Payroll-Prozesse. Ein*e Payroll Manager*in ist f\u00fcr die korrekte und rechtzeitige Abwicklung einer Entgeldabrechnung verantwortlich.<\/p>\n<p>Mit einem effizienten Payroll System entfallen viele administrative Arbeiten. Das Hantieren dutzender Excel-Listen geh\u00f6rt so der Vergangenheit an und verbessert im Idealfall auch die Kommunikation und die Transparenz im Unternehmen.<\/p>\n<h3>Was macht ein*e Payroll Specialist bzw. Payroll-Expert*in?<\/h3>\n<p>Payroll Manager*innen werden auch Payroll Specialists oder -Expert*innen genannt. Ein*e Payroll Specialist ist also ein*e Expert*in im Bereich Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung. Solche Spezialist*innen sind aber nicht nur f\u00fcr die korrekte und rechtzeitige Abwicklung der Gehaltsabrechnungen verantwortlich.<\/p>\n<p>Zu ihren Anforderungen geh\u00f6rt es auch, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen, Mitarbeitende diesbez\u00fcglich bei Fragen und Problemen zu unterst\u00fctzen und daher umfangreiche Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht sowie dem Arbeits- und Steuerrecht mitzubringen.<\/p>\n<p>Zu den Aufgaben im Payroll Management z\u00e4hlt zudem das Monitoring der Arbeitsstunden und Fehlzeiten der Belegschaft sowie die allgemeine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassung-was-ist-erlaubt\/\">Zeiterfassung<\/a> im Blick zu haben. Auch die Pflege der Stammdaten der Arbeitnehmenden, das \u00dcberpr\u00fcfen tarifrechtlicher Bestimmungen und das Unterst\u00fctzen des Rechnungswesens geh\u00f6ren dazu.<\/p>\n<p><iframe title=\"Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisieren mit Factorial &amp; DATEV: So geht\u2019s!\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/K91ymz9ysug?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"service\"><\/a><\/p>\n<h2>Was ist ein Payroll-Service?<\/h2>\n<p>Ein Payroll-Service bietet Unternehmen eine effiziente L\u00f6sung f\u00fcr ihre Lohnabrechnung. Durch die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung-auslagern\/\">Auslagerung<\/a> an einen externen Dienstleister \u2013 im digitalen Trend liegen hier nat\u00fcrlich Cloud-L\u00f6sungen \u2013 k\u00f6nnen Unternehmen ihre Ressourcen auf ihre Kernkompetenzen fokussieren.<\/p>\n<p>Das korrekte Abwickeln von Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie allen damit in Zusammenhang stehenden Aufgaben, ist f\u00fcr Firmen sehr arbeits- und ressourcenintensiv. Daher lohnt es sich unter Umst\u00e4nden (je nach Gr\u00f6\u00dfe und Ausrichtung einer Firma) das Payrolling an einen Serviceanbieter auszulagern.<\/p>\n<p>Externe Serviceanbieter wissen um die hohe Verantwortung der Abwicklung dieser Services und haben als Expert*innen das relevante Know-how, um die Entgeltabrechnung fristgerecht, rechtskonform und vor allem korrekt abzuwickeln.<\/p>\n<p>Zudem werden meist digitale Services implementiert, die f\u00fcr die Automatisierung und Vereinfachung der Vorg\u00e4nge sorgen.<\/p>\n<p>Mitarbeitenden wird hierbei auch die M\u00f6glichkeit gew\u00e4hrt, wesentliche Dokumente rund um die eigene Lohnsteuer sowie die eigene Abrechnung \u00fcber Mitarbeiterportale einzusehen. Pers\u00f6nliche Daten k\u00f6nnen die Mitarbeitenden digital selbst bearbeiten. Vorgesetzte m\u00fcssen dadurch nicht eingebunden werden.<\/p>\n<p>Ein integrierter Self-Service f\u00fcr Angestellte bietet so auch Zugriff auf die Verwaltung der eigenen Abwesenheiten, Personaldaten bzw. Arbeitszeiten. Das selbst\u00e4ndige Aktualisieren von Fehlzeiten, Urlaub oder <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elternzeit\/\">Elternzeit<\/a> schafft mehr Transparenz und verringert den Verwaltungsaufwand.<\/p>\n<h3>Was sind die Compliance-Risiken?<\/h3>\n<p>Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist ein wichtiger Teil der Entgeltabrechnung. Unternehmen m\u00fcssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten, um Strafen und Bu\u00dfgelder zu vermeiden.<\/p>\n<p>Auch um die eigene Belegschaft zufriedenzustellen, sollten L\u00f6hne und Geh\u00e4lter stets p\u00fcnktlich ausbezahlt werden.<\/p>\n<p>Um diese Regelkonformit\u00e4t zu gew\u00e4hrleisten und die Risiken einer versp\u00e4teten bzw. falschen Entgeltabrechnung zu minimieren, ben\u00f6tigt man gut vernetzte Abteilungen. Je besser die Schnittstellen zur Personalabteilung bzw. HR-Abteilung funktionieren, desto geringer ist die Fehleranf\u00e4lligkeit.<br \/>\n<a name=\"fazit\"><\/a><\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Die Payroll-Branche ist in st\u00e4ndiger Ver\u00e4nderung. Durch die Transformation hin zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/hr-digitalisierung\/\">digitalen Personalverwaltung<\/a> und die zunehmende Nutzung von <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/cloudbasierte-hr\/\">Cloud-L\u00f6sungen<\/a> im Payrolling werden Abl\u00e4ufe effizienter und automatisierter.<\/p>\n<p>Angefangen bei den pers\u00f6nlichen\u00a0Daten, \u00fcber Vertr\u00e4ge, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/reisekostenabrechnung\/\">Reisekostenabrechnungen<\/a>,\u00a0Frageb\u00f6gen plus den weiteren Lohnunterlagen der Mitarbeitenden, k\u00f6nnen durch moderne Software-L\u00f6sungen alle relevanten Vorg\u00e4nge ohne gro\u00dfen Aufwand fristgerecht, rechtskonform und fehlerfrei abgewickelt werden.<\/p>\n<p>Unternehmen m\u00fcssen sich an diese Ver\u00e4nderungen anpassen, um ihre Payroll zu optimieren. Mit modernen digitalen Payroll-L\u00f6sungen spart man sich Zeit und Ressourcen. Zudem k\u00f6nnen Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung minimiert werden.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69d9256edb505\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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