{"id":146484,"date":"2024-12-13T17:42:51","date_gmt":"2024-12-13T15:42:51","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=146484"},"modified":"2025-10-20T13:35:32","modified_gmt":"2025-10-20T11:35:32","slug":"entgeltabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/entgeltabrechnung\/","title":{"rendered":"Entgeltabrechnung 2025: Definition, Berechnung und Beispiel"},"content":{"rendered":"

Es ist jeden Monat aufs Neue einer der sch\u00f6nsten Momente im Arbeitsleben: F\u00fcr Angestellte steht die Entgeltabrechnung an, die Unternehmen an ihre Belegschaft f\u00fcr deren Arbeitsleistung erstellen. Anhand der Entgeltabrechnung wird bei Mitarbeitenden die Lohn- und Gehaltsauszahlung veranlasst.<\/p>\n

Aber was genau ist eigentlich eine Entgeltabrechnung? Wie setzt sie sich zusammen und wie wird das Entgelt berechnet?<\/p>\n

Wichtige Aspekte und h\u00e4ufige Fragen beantworten wir in diesem Blog-Artikel.<\/p>\n

Key Facts<\/h2>\n
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  1. Auf einer Entgeltabrechnung wird die genaue Zusammensetzung des Gehalts<\/strong> oder Lohns dokumentiert.<\/li>\n
  2. Anhand der Entgeltabrechnung werden der Unterschied zwischen Bruttogehalt und Nettogehalt<\/strong> sowie die abzuf\u00fchrenden Abgaben<\/strong> aufgeschl\u00fcsselt.<\/li>\n
  3. Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, das die Berechnung des Arbeitsentgelts eines Mitarbeitenden enth\u00e4lt.<\/li>\n<\/ol>\n
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    Payroll Kit<\/h4>\n \n

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    Was ist die Entgeltabrechnung?<\/h2>\n

    Die Entgeltabrechnung ist ein Dokument, das die Berechnung des Arbeitsentgelts eines Mitarbeitenden enth\u00e4lt. Auf einer Entgeltabrechnung wird die genaue Zusammensetzung des Gehalts<\/strong> dokumentiert.<\/p>\n

    Anhand der Entgeltabrechnung werden der Unterschied zwischen Bruttogehalt und Nettogehalt<\/strong> sowie die abzuf\u00fchrenden Abgaben<\/strong> aufgeschl\u00fcsselt. Der Nettobetrag <\/strong>einer Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/a> errechnet sich aus dem Bruttobetrag abz\u00fcglich aller verpflichtenden Abgaben<\/strong> wie Steuern, Versicherungs- und Sozialabgaben.<\/p>\n

    Die Entgeltabrechnung ist ein wichtiger Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung und muss von jedem Unternehmen monatlich erstellt und an die Belegschaft ausgegeben werden. Die Entgeltabrechnung wird auch Entgeltbescheinigung<\/a> genannt.<\/p>\n

    Der Begriff stammt aus der Sozialversicherung und umfasst einerseits das Abwickeln<\/strong> einer Lohnabrechnung durch Arbeitgebende. Andererseits wird damit das genau aufgeschl\u00fcsselte Gehalt von Angestellten in einem schriftlichen Dokument<\/strong> bezeichnet.<\/p>\n

    Der Arbeitgebende hat zudem die Pflicht, dem jeweils zust\u00e4ndigen Finanzamt den Nachweis \u00fcber die erfolgte Lohnabrechnung der Angestellten zu \u00fcbermitteln.
    \n    <\/a><\/p>\n

    Bedeutung der Entgeltabrechnung<\/h3>\n

    Da die Erstellung der Dokumente einer Entgeltabrechnung als steuerrelevant gilt, sollte sie keine Fehler enthalten. In der Regel sorgt die Buchhaltung anhand gewisser Vorgaben f\u00fcr die Bereitstellung der Rechnungen<\/a> sowie deren Zahlung.<\/p>\n

    Um falsche Berechnungen durch \u00c4nderungen von z. B. Abgaben- und Steuerqs\u00e4tzen zu vermeiden und so effizient und fehlerfrei wie m\u00f6glich zu arbeiten, lohnt es sich f\u00fcr Unternehmen, zur Bewerkstelligung der Lohnabrechnung \u00fcber geeignete Software nachzudenken.<\/p>\n

    Im heutigen Wettbewerb ist die schnelle, effiziente und fehlerfreie Verwaltung aller administrativen Aufgaben \u2013 egal ob Start-up, KMU oder Gro\u00dfunternehmen \u2013 enorm wichtig. Die Zentralisierung und Automatisierung der Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung bringt dabei viele Vorteile mit sich.<\/p>\n

    Tipp:<\/strong> Mit HR-Software wie der von Factorial<\/a> sind alle relevanten Daten wie die erfasste Arbeitszeit, Ausgaben und Zulagen sowie relevante Informationen aus der digitalen Personalakte zentral einsehbar und lassen sich automatisch mit dem Schnittstellen-Partner DATEV synchronisieren. Mehr Informationen zur vorbereitenden Lohnabrechnung finden Sie hier<\/a>.<\/p>\n

    Unterschied zwischen Lohn und Gehalt<\/h3>\n

    Lohn und Gehalt<\/a> sind zwei verschiedene Formen der Verg\u00fctung von Arbeitnehmenden. Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt ist schnell erkl\u00e4rt:<\/p>\n

    Lohn <\/strong>wird anhand der erbrachten Arbeitsstunden bezahlt, w\u00e4hrend Gehalt <\/strong>eine im Arbeitsvertrag festgelegte Summe darstellt, die unabh\u00e4ngig von der erbrachten Leistung ausbezahlt wird.<\/p>\n

    Die Entgeltabrechnung kann sowohl f\u00fcr Lohn als auch f\u00fcr Gehalt erstellt werden. In diesem Artikel werden daher die Begriffe Lohn, Gehalt und Entgelt bzw. Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Lohn- und Gehaltsabrechnung im Zusammenhang mit den Funktionen der Abrechnung als Synonyme verwendet.
    \n    <\/a><\/p>\n

    Wer macht die Entgeltabrechnung?<\/h2>\n

    Die Entgeltabrechnung wird von jedem Unternehmen erstellt, das Mitarbeitende besch\u00e4ftigt. Geregelt wird das nach Paragraf 108 der Gewerbeordnung<\/a>, der besagt, dass \u201e<\/em>die Abrechnung mindestens Angaben \u00fcber Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten\u201c <\/em>muss.<\/p>\n

    Der Arbeitgebende ist f\u00fcr die korrekte Berechnung von Lohn oder Gehalt der Angestellten sowie die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben verantwortlich. In Unternehmen wird die Entgeltabrechnung in der Regel von der Lohnbuchhaltung bzw. der Payroll-Abteilung durchgef\u00fchrt.<\/p>\n

    Bestandteil in der Entgelt- bzw. Lohnabrechnung ist zum Beispiel auch die Ausweisung von genauem Bruttogehalt, Nettogehalt, der Lohnsteuer und s\u00e4mtlicher Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge aller Angestellten.<\/p>\n

    Das Gehalt bzw. Entgelt muss also mit all seinen Bestandteilen und inklusive aller Abz\u00fcge exakt aufgeschl\u00fcsselt und transparent dargestellt werden. Auf diese Art und Weise wird die tats\u00e4chliche Auszahlung inklusive aller Abz\u00fcge nachvollziehbar und \u00fcberpr\u00fcfbar.<\/p>\n

    Da es sich bei Entgeltabrechnungen um steuerliche Dokumente handelt, greifen immer mehr Unternehmen auf die Hilfe von Software und externen Dienstleistern zur\u00fcck. Denn: Fehlerhafte Gehaltsabrechnungen k\u00f6nnen zu Problemen f\u00fchren und Steuernachzahlungen oder Sozialabgaben nach sich ziehen.
    \n    <\/a><\/p>\n

    Was sind die Bestandteile einer Entgeltabrechnung?<\/h2>\n

    Der konkrete Bestandteil einer jeden Entgelt- bzw. Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist in der Gewerbeordnung festgelegt. Alle Einflussfaktoren auf das Gehalt samt Zuschl\u00e4gen und Abz\u00fcgen kommen hier zum Tragen. <\/strong><\/p>\n

    Ob Art und H\u00f6he aller Abz\u00fcge,<\/strong> die Art und H\u00f6he aller Zuschl\u00e4ge und Zulagen, <\/strong>Vorsch\u00fcsse, m\u00f6gliche Abschlagszahlungen<\/a> oder sonstige Verg\u00fctungen: Aufgrund der eingeforderten Vollst\u00e4ndigkeit und Transparenz der Angaben werden hier alle relevanten Daten aufgef\u00fchrt.<\/p>\n

    Welche sind die gr\u00f6\u00dften Abz\u00fcge bei Gehaltsabrechnungen?<\/h3>\n

    Prozentual am meisten Abz\u00fcge bei der Lohnabrechnung ergeben sich aus den Posten Lohnsteuer, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung, Krankenversicherung, Kirchensteuer und Pflegeversicherung.<\/p>\n

    Lohnsteuer:<\/strong> Jeder Angestellte in Deutschland muss Lohnsteuer abf\u00fchren. Die H\u00f6he der Lohnsteuer wird dabei anhand des jeweiligen Einkommens berechnet. Je nach famili\u00e4rem Stand und je nach Steuerklasse variieren also die Abgaben bei Angestellten. Die Zugeh\u00f6rigkeit zu einer der sechs verschiedenen Steuerklassen werden dem Arbeitnehmenden vom zust\u00e4ndigen Finanzamt zugeteilt.<\/p>\n

    Auf die Lohnsteuer wird f\u00fcr das Jahr 2024 ein Freibetrag <\/strong>in H\u00f6he von 11.604 Euro pro Person<\/strong> gew\u00e4hrt. Eheleute oder Lebenspartner, die ihre Steuererkl\u00e4rung gemeinsam veranschlagen, profitieren vom doppelten Freibetrag.<\/p>\n

    Die Lohnsteuerklassen staffeln sich wie folgt:<\/h4>\n\n\n\n\n\n\n\n\n
    Lohnsteuerkl. 1<\/strong><\/td>\nAlleinstehende (unverheiratete Personen ohne eingetragene Lebenspartnerschaft und ohne Kinder)<\/td>\n<\/tr>\n
    Lohnsteuerkl. 2<\/strong><\/td>\nAlleinerziehende (Angestellte, die ein oder mehrere Kinder versorgen)<\/td>\n<\/tr>\n
    Lohnsteuerkl. 3<\/strong><\/td>\nverheiratete Arbeitnehmende mit Partner*in in Klasse 5 oder keiner Klasse<\/td>\n<\/tr>\n
    Lohnsteuerkl. 4<\/strong><\/td>\nverheiratete Personen mit \u00e4hnlich hohem oder gleichem Verdienst<\/td>\n<\/tr>\n
    Lohnsteuerkl. 5<\/strong><\/td>\nArbeitnehmende mit Partner*in in Lohnsteuerklasse 3<\/td>\n<\/tr>\n
    Lohnsteuerkl. 6<\/strong><\/td>\nZweit- und Nebenjobs, die als geringf\u00fcgige Besch\u00e4ftigung ausgeschrieben sind<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

    Arbeitslosenversicherung: <\/strong>Die Arbeitslosenversicherung wird in Deutschland derzeit mit einem Beitragssatz von 2,6 Prozent<\/strong> des Bruttolohns erhoben. Der Arbeitgebende muss die H\u00e4lfte davon \u00fcbernehmen.<\/p>\n

    Rentenversicherung: 18,6 Prozent<\/strong> des Bruttolohns betr\u00e4gt der Beitragssatz zur Rentenversicherung. Der Arbeitgebende bezahlt davon die H\u00e4lfte, also 9,3 Prozent. Es gilt die Beitragsbemessungsgrenze<\/a>, die in den alten Bundesl\u00e4ndern 7.550 Euro, in den neuen 7.450 Euro betr\u00e4gt (Stand: 10\/2024). Die Rentenversicherungsbeitr\u00e4ge werden nur bis zu diesem Einkommen berechnet. H\u00f6here Geh\u00e4lter werden nicht zus\u00e4tzlich besteuert.<\/p>\n

    Krankenversicherung: <\/strong>Auch die Krankenversicherungsbeitr\u00e4ge werden zur H\u00e4lfte vom Arbeitgebenden, zur anderen H\u00e4lfte vom Arbeitnehmenden getragen. Der Gesamtbeitrag liegt derzeit bei 14,6 Prozent<\/strong> des Bruttolohns. Der Beitrag f\u00fcr Angestellte kann aber je nach Wahl der gesetzlichen Krankenkasse variieren, da Krankenkassen ihre Zusatzbeitr\u00e4ge eigenst\u00e4ndig bis zur Beitragsbemessungsgrenze (derzeit 5.175 Euro\/Monat) erh\u00f6hen k\u00f6nnen.<\/p>\n

    Kirchensteuer: <\/strong>Kirchensteuer kann ausschlie\u00dflich von staatlich anerkannten Religionsgemeinschaften wie der katholischen und der evangelischen Kirche erhoben werden. Je nach Bundesland werden ca. 8 bis 9 Prozent<\/strong> erhoben. Die Kirchensteuer wird anhand der f\u00e4lligen Lohnsteuer berechnet und abgezogen.<\/p>\n

    Pflegeversicherung: <\/strong>Beitr\u00e4ge zur Pflegeversicherung gelten ebenfalls als Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge. Die Pflegeversicherung sichert Angestellte im Falle einer Pflegebed\u00fcrftigkeit ab. Seit dem Jahr 2024 werden hier 3,4 Prozent<\/strong> des Bruttolohns erhoben. Arbeitnehmende und Arbeitgebende teilen sich die Pflegeversicherung ebenfalls zur H\u00e4lfte. F\u00fcr Kinderlose liegt der Beitrag bei 4,0 Prozent.<\/p>\n

    Eine \u00dcbersicht \u00fcber die Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge<\/a> in Deutschland bieten die Werte der Deutschen Rentenversicherung.
    \n    <\/a><\/p>\n

    Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?<\/h3>\n
      \n
    1. Die Lohnabrechnung muss die korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts und die Abrechnung von Steuern und Sozialabgaben enthalten.<\/li>\n
    2. Die Gehaltsabrechnung muss auch die Stammdaten des Arbeitnehmenden enthalten.<\/li>\n<\/ol>\n

      Der Aufbau der Rechnungen gestaltet sich meist \u00e4hnlich und umfasst in der Regel die folgenden Punkte: <\/strong><\/h4>\n
        \n
      • Name und Anschrift des Arbeitgebenden (Unternehmens)<\/li>\n
      • Vorname, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmenden<\/li>\n
      • Versicherungsnummer des Arbeitgebenden<\/li>\n
      • Einstellungsdatum des Arbeitnehmenden<\/li>\n
      • Austrittsdatum, sofern bekannt<\/li>\n
      • Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherung des Angestellten<\/li>\n
      • Steuerklasse des Arbeitnehmenden (Klassen 1 -6 )<\/li>\n
      • Abrechnungszeitraum inkl. Steuertage und Sozialversicherungstage<\/li>\n
      • Kirchensteuerabzug (wenn einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft zugeh\u00f6rig; andere Religionsgemeinschaften k\u00f6nnen keine Kirchensteuer erheben)<\/li>\n
      • Kinderfreibetr\u00e4ge (meist bis zum 18. Lebensjahr)<\/li>\n
      • Steuerfreibetr\u00e4ge und Steueranrechnungsbetr\u00e4ge<\/li>\n
      • Bankverbindung des Angestellten f\u00fcr die Auszahlung des Lohns oder Gehalts<\/li>\n
      • Erl\u00e4uterungen zur Gehaltsabrechnung inkl. Hinweis zur Gewerbeverordnung \u00a7 108 Abs. 3 Satz 1<\/a><\/li>\n
      • Beitragsgruppenschl\u00fcssel<\/li>\n
      • Nettogehalt<\/li>\n<\/ul>\n

        Beispiel f\u00fcr die Entgeltabrechnung<\/h3>\n

        Um einen beispielhaften \u00dcberblick zur Berechnung des korrekten Entgelts zu erhalten, haben wir Ihnen hier alle relevanten Einflussfaktoren zusammengestellt.<\/p>\n

        Bruttolohn zuz\u00fcglich:<\/strong><\/p>\n

          \n
        • plus<\/strong> geldwerte Vorteile<\/a> (wie Dienstwagen<\/a>, Dienstwohnung<\/a>, Handy, etc.)<\/li>\n
        • plus <\/strong>Zulagen (wie Schicht-<\/a>, Nachtarbeit<\/a>)<\/li>\n
        • plus<\/strong> verm\u00f6genswirksame Leistungen<\/a><\/li>\n
        • plus <\/strong>betriebliche Altersvorsorge<\/a><\/li>\n
        • plus <\/strong>Pauschbetr\u00e4ge wie Verpflegungs-<\/a>, Pendler-<\/a>, \u00dcbernachtungspauschale<\/a><\/li>\n
        • plus<\/strong> Entgeltfortzahlung (bei Krankheit)<\/a><\/li>\n<\/ul>\n

          = Gesamtbrutto<\/strong><\/p>\n

          Gesamtbrutto abz\u00fcglich:<\/strong><\/p>\n

            \n
          • minus<\/strong> Lohnsteuer<\/a><\/li>\n
          • minus<\/strong> Kirchensteuer (falls relevant)<\/li>\n
          • minus<\/strong> Solidarit\u00e4tszuschlag (falls relevant)<\/li>\n
          • minus<\/strong> Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge wie: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung<\/li>\n<\/ul>\n

            = Nettogehalt<\/strong><\/p>\n

            Das Nettogehalt entspricht noch nicht dem Auszahlungsbetrag!<\/strong> Es fehlen noch weitere Abz\u00fcge und gegebenenfalls Zuschl\u00e4ge, wie:<\/p>\n

              \n
            • minus <\/strong>verm\u00f6genswirksame Leistungen<\/li>\n
            • minus<\/strong> Vorschuss<\/li>\n
            • plus <\/strong>Reisekosten<\/a><\/li>\n
            • plus<\/strong> Zuschuss zur Sozialversicherung<\/li>\n<\/ul>\n

              = Auszahlungsbetrag<\/strong><\/p>\n

              Das Bruttogehalt zuz\u00fcglich aller gew\u00e4hrten Zusch\u00fcsse ergibt den Posten Gesamtbrutto. Gesamtbrutto inklusive der Abz\u00fcge aller Zuschl\u00e4ge und Steuern ergibt das Nettogehalt. Das Nettogehalt abz\u00fcglich weiterer Abz\u00fcge (s. o.) und gegebenenfalls weiterer Zuschl\u00e4ge ergibt schlie\u00dflich den Auszahlungsbetrag.<\/p>\n

              Tipps f\u00fcr HR: <\/strong>Die Auszahlung steuerfreier Arbeitgeberzusch\u00fcsse wie Zusatzzahlungen und Sachzuwendungen an Arbeitnehmende k\u00f6nnen f\u00fcr beide Seiten von Vorteil sein: Das Unternehmen kann Sozialversicherungsabgaben einsparen, w\u00e4hrend der Arbeitnehmende mehr \u201e<\/em>Netto vom Brutto“ erh\u00e4lt.<\/p>\n

              Bei der sog. Entgeltumwandlung<\/a> kann die Umwandlung von Arbeitsentgelt in andere Formen von Verg\u00fctung erfolgen. Dabei kann der Arbeitnehmende einen Teil des Arbeitsentgelts f\u00fcr die betriebliche Altersvorsorge nutzen. So entfallen Einkommenssteuer und Sozialabgaben f\u00fcr den vereinbarten Betrag dank staatlicher Unterst\u00fctzung.<\/p>\n

              Die Gehaltsabrechnung im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)<\/h3>\n

              Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) regelt die Rechte und Pflichten von Arbietgebenden und Arbeitnehmenden bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen. Dabei schreibt das BetrVG vor, dass die Gehaltsabrechnung korrekt und vollst\u00e4ndig sein muss. Das BetrVG regelt auch die Aufbewahrung und Vorlage von Gehaltsabrechnungen.<\/p>\n

              Hat ein Unternehmen einen Betriebsrat,<\/strong> greift ein Mitbestimmungsrecht bei der betrieblichen Lohngestaltung. Das Mitbestimmungsrecht nach \u00a7 87 I Nr. 10 BetrVG<\/a> dient der Transparenz sowie der Gew\u00e4hrleistung innerbetrieblicher Lohngerechtigkeit. Arbeitnehmende sollen so an den Entscheidungen des Unternehmens hinsichtlich der Lohnabrechnung beteiligt werden.<\/p>\n

              Das Mitbestimmungsrecht im Betriebsverfassungsgesetz umfasst sowohl das Grundgehalt als auch die weiteren Verg\u00fctungsbestandteile wie betriebliche Altersvorsorge, eine m\u00f6gliche private Nutzung eines Dienstwagens oder andere gew\u00e4hrte Zusch\u00fcsse, Auslagen<\/a> oder Aufwendungen.<\/p>\n

              Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats greift aber nicht bei allen Zahlungen und Leistungen: Bei der Erstattung von Reisekosten besteht zum Beispiel keine M\u00f6glichkeit der Einflussnahme.<\/p>\n