- \n
- Eine elektronische Signatur<\/strong> ist ein digitales Verfahren zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung von Dokumenten.<\/strong><\/li>\n
- Die eIDAS-Verordnung<\/strong> unterscheidet drei Stufen<\/strong>: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.<\/strong><\/li>\n
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)<\/strong> ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt<\/strong> und erf\u00fcllt die Schriftform nach \u00a7 126a BGB,<\/a>\u00a0B\u00fcrgerliches Gesetzbuch. Sie wird durch qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter wie die Bundesdruckerei bereitgestellt.<\/li>\n<\/ol>\n
Gesetzliche Grundlage:<\/h2>\n
- \n
- Die eIDAS-Verordnung <\/b>(EU 910\/2014<\/a>) regelt europaweit die Rechtswirkung elektronischer Signaturen. Mit der eIDAS 2.0-Novelle<\/a> (seit 20. Mai 2024) wurde die Verordnung erweitert, die ab 2026 u.a. die EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet)<\/a> einf\u00fchrt.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div><\/p>\nWas ist eine elektronische Signatur?<\/h2>\n
Definition<\/h3>\n
Die digitale Unterschrift<\/b> (auch digitale Signatur<\/b> oder E-Signatur<\/b> genannt) ist das digitale Gegenst\u00fcck zur handschriftlichen Unterschrift<\/b> auf Papier.<\/p>\n
Sie ist eine komplexe mathematische Methode<\/b>, die es erm\u00f6glicht, elektronische Dokumente rechtsg\u00fcltig<\/b> zu unterzeichnen.<\/p>\n
Ihre Hauptfunktionen sind:<\/b><\/p>\n
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- \n
Die Identit\u00e4t<\/b> der unterzeichnenden Person zweifelsfrei nachzuweisen<\/b> (Authentizit\u00e4t).<\/p>\n<\/li>\n
- \n
Festzustellen, ob das Dokument nach der Unterzeichnung ver\u00e4ndert wurde<\/b> (Unversehrtheit).<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Durch die digitale Unterschrift werden Dokumente schneller<\/b> ausgetauscht und Prozesse papierlos<\/b> gestaltet. Je nach Anwendungsfall verlangt der Gesetzgeber jedoch eine unterschiedliche Sicherheitsstufe (Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert).<\/p>\n
Die drei Arten elektronischer Signaturen<\/h3>\n
Nicht alle elektronischen Signaturen sind gleich. Die eIDAS-Verordnung<\/strong> (EU-Verordnung 910\/2014<\/a>) legt die rechtlichen Rahmenbedingungen f\u00fcr elektronische Signaturen in Europa fest. <\/strong>Die <\/b>eIDAS 2.0-Novelle<\/a> (seit Mai 2024) erweitert diese und f\u00fchrt ab 2026 u.a. die EU Digital Identity Wallet (EUDI-Wallet)<\/b> ein. In der Verordnung werden einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen unterschieden und Anforderungen f\u00fcr Vertrauensdiensteanbieter festgelegt.<\/p>\n
Einfache elektronische Signatur (EES)<\/b><\/h3>\n
- \n
- Definition (Art. 3 Nr. 10 eIDAS):<\/b> Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigef\u00fcgt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die die Unterzeichner*innen zum Unterzeichnen verwendet.<\/li>\n
- Beispiele:<\/b> Ein getippter Name unter einer E-Mail, eine eingescannte Unterschrift oder das Setzen einer Checkbox zur Best\u00e4tigung.<\/li>\n
- Geeignet f\u00fcr:<\/b> Interne Freigaben oder einfache Bestellungen, bei denen keine gesetzlichen Formvorschriften gelten.<\/li>\n<\/ul>\n
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)<\/b><\/h3>\n
- \n
- Definition (Art. 3 Nr. 11 eIDAS):<\/b> Eine elektronische Signatur, die die spezifischen Anforderungen des Art. 26 eIDAS<\/b> erf\u00fcllt, d.h., sie ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet und erm\u00f6glicht deren Identifizierung.<\/li>\n
- Beispiele:<\/b> Die Signatur wird \u00fcber eine App generiert, die nur die Unterzeichner*innen kontrollieren, und ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung<\/b> erkennbar ist.<\/li>\n
- Geeignet f\u00fcr:<\/b> Viele B2B-Vertr\u00e4ge oder formfreie Vereinbarungen, bei denen eine erh\u00f6hte Beweiskraft gew\u00fcnscht wird.<\/li>\n<\/ul>\n
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)<\/b><\/h3>\n
- \n
- Definition (Art. 3 Nr. 12 eIDAS):<\/b> Eine fortgeschrittene Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit<\/b> erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat<\/b> beruht.<\/li>\n
- Beispiele:<\/b> Die Signatur wird mittels eines von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellten, gesicherten Tokens (z. B. Smartcard) erzeugt. Die Liste der Vertrauensdienstanbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur<\/a>.<\/li>\n
- Rechtswirkung\/Geeignet f\u00fcr:<\/b> Rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt<\/b> (\u00a7 126a<\/span> BGB<\/a>, B\u00fcrgerliches Gesetzbuch). Sie kann gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen \u2013 z. B. bei befristeten Arbeitsvertr\u00e4gen<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n
Wieviel kosten die verschiedenen elektronischen Signaturen?<\/h2>\n
Die Kosten f\u00fcr elektronische Signaturen richten sich nach der ben\u00f6tigten Sicherheitsstufe<\/b> (Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert).<\/p>\n
- \n
- Bei Einfachen (EES)<\/b> und Fortgeschrittenen (FES)<\/b> Signaturen zahlen Unternehmen in der Regel f\u00fcr die Plattform und den sicheren Prozess<\/b> (Audit-Trail und Archivierung) \u00fcber ein Monatsabonnement<\/b>. F\u00fcr HR-Abteilungen sind integrierte L\u00f6sungen wie die von Factorial<\/a> oft am wirtschaftlichsten, da sie FES in der Software anbieten.<\/li>\n
- Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)<\/b> ist teurer und bietet zwei Hauptmodelle: die Nutzung einer Signaturkarte (Smartcard)<\/b> (Hardware-Kauf) oder das flexible Fernsignaturverfahren<\/b> (Pay-per-Sign). Letzteres kostet ca. 3,50 \u20ac bis 5,00 \u20ac<\/b> pro Signatur und erfordert keine Hardware, sondern eine einmalige Online-Identifizierung.<\/li>\n<\/ul>\n
Elektronische Signatur: 6 Hauptvorteile<\/h2>\n
1. Vereinfachen Sie den Einstellungsprozess<\/h3>\n
F\u00fcr einige Unternehmen gibt es je nach Monat oder Saisonalit\u00e4t<\/a> Zeiten, in denen Sie in hohem Volumen neue Mitarbeitenden einstellen. Daher kann eine digitale Signatur den gesamten Prozess erleichtern und beschleunigen.<\/p>\n
2. Optimieren Sie die Verwaltung im Onboarding und Offboarding<\/h3>\n
Arbeitnehmende m\u00fcssen viele Dokumente unterschreiben, wenn sie einen neuen Job beginnen (Onboardingprozess<\/a>), aber auch wenn sie sich entscheiden, das Unternehmen zu verlassen oder gek\u00fcndigt (Offboardingprozess<\/a>) werden. In Unternehmen, in denen viele Vertr\u00e4ge in Umlauf sind, kann die elektronische Signatur einen gro\u00dfen Fortschritt und vor allem erhebliches Zeitersparnis bedeuten.<\/p>\n
3. Verf\u00fcgbarkeit rund um die Uhr auf jedem Ger\u00e4t<\/h3>\n
Im Gegensatz zur Signatur auf Papier, bei der die Person im B\u00fcro anwesend sein muss, k\u00f6nnen Sie auf die elektronische Signatur 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche zugreifen. Und noch besser – da sie digital ist, kann sie problemlos auf Computern, Handys oder Tablets verwendet werden, mehr Employee Self Service<\/a> gibt es nicht.<\/p>\n
Mit der HR-Software von Factorial<\/a>\u00a0k\u00f6nnen Sie Dokumente zur E-Signatur<\/a> versenden. Ihre Mitarbeitenden k\u00f6nnen die Dokumente problemlos von jedem Ger\u00e4t<\/b> (Tablet, App<\/a>, Desktop) aus unterzeichnen<\/b>. Gleichzeitig haben Sie alle Dokumente zentral an einem Ort<\/b> gesammelt.<\/p>\n
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\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n4. Sparen Sie Papier<\/h3>\n
Mit der digitalen Personalakte k\u00f6nnen wir dem Planeten einen Gefallen tun und zuk\u00fcnftig weniger Papier verbrauchen<\/a>. Wenn Ihr Unternehmen viele Vertr\u00e4ge erstellt, rechnen Sie nach und Sie sehen, wie viel Kosten Sie f\u00fcr Papier, Tinte und die Wartung des Druckers sparen k\u00f6nnen.<\/p>\n
5. Verbessern Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement<\/h3>\n
Jeder unterzeichnete Vertrag muss irgendwo aufbewahrt werden und einsehbar sein. Stellen Sie sich vor, Sie m\u00fcssen sich nicht darum k\u00fcmmern, all diese Papiere zu archivieren und k\u00f6nnen den Platz in Ihren Aktenschr\u00e4nken f\u00fcr andere Zwecke verwenden. Mit einer digitalen Personalakte<\/a> k\u00f6nnte das Ihre Realit\u00e4t sein und Ihr digitales Dokumentenmanagement<\/a> Ihre t\u00e4gliche Arbeit erleichtern.<\/p>\n
6. Sicherheit und Datenschutz<\/h3>\n
Mit einer elektronischen Signatur, die der eIDAS-Verordnung entspricht, k\u00f6nnen Sie sich sicher sein, dass Sicherheit und Datenschutz gew\u00e4hrleistet werden. Qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter werden von der Bundesnetzagentur beaufsichtigt und m\u00fcssen h\u00f6chste Sicherheitsstandards erf\u00fcllen. Dar\u00fcber hinaus garantiert die elektronische Signatur die Privatsph\u00e4re der Arbeitnehmenden, da kontrolliert werden kann, wer auf die Dokumente zugreifen kann. Dar\u00fcber hinaus garantiert die elektronische Signatur die Privatsph\u00e4re der Arbeitnehmenden, da kontrolliert werden kann, wer auf die Dokumente zugreifen kann. Mit der HR-Software von Factorial<\/b> ist die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)<\/b> verf\u00fcgbar.<\/p>\n
Laut dem Digital Office Index 2024 des Bitkom<\/a> gaben 32 % der deutschen Unternehmen an<\/strong>, bereits digitale Signaturl\u00f6sungen zu nutzen, weitere 14 % planten deren Einf\u00fchrung<\/strong>. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES)<\/strong> ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (\u00a7 126a BGB<\/a>) und bietet damit Rechtssicherheit f\u00fcr HR- und Personalprozesse.<\/p>\n
\ud83d\udc49<\/a> Fordern Sie mit Factorial elektronische Signaturen von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig an<\/a><\/p>\n
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<\/a><\/p>\nWie hilft eine digitale Signatur in der Praxis in Ihren Vertr\u00e4gen?<\/h2>\n
Die digitale Signatur ist ein Fortschritt f\u00fcr die Personalabteilung<\/a> Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen, Ihre Produktivit\u00e4t<\/a> zu verbessern, und kann somit mehr Zeit f\u00fcr Aufgaben <\/span>aufwenden, die dem Unternehmen mehr Wert<\/b> bieten. Wenn Sie mehr Zeit sparen, k\u00f6nnen Sie mehr Stunden investieren, um die besten Fachkr\u00e4fte zu rekrutieren<\/a> und zu<\/span> binden<\/a>.<\/span><\/p>\n
In Zeiten von st\u00e4ndigem Fortschritt und Ver\u00e4nderung, sollten Sie nicht zur\u00fcckbleiben und Ihr Unternehmen digitalisieren, <\/span>um sich von der Konkurrenz abzuheben<\/b>.<\/span><\/p>\n
Recruiting und Einarbeitung<\/h3>\n
Informationen und Daten werden sowohl w\u00e4hrend des Recruiting-Prozesses<\/a> als auch bei der Einstellung von neuen Besch\u00e4ftigten<\/a> vom Personal gesammelt. Seit dem B\u00fcrokratieentlastungsgesetz IV (g\u00fcltig ab 01.01.2025)<\/a> k\u00f6nnen unbefristete Arbeitsvertr\u00e4ge in Textform abgeschlossen werden.<\/p>\n
Das bedeutet:<\/b> Es ist keine h\u00e4ndische Unterschrift oder eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) n\u00f6tig, da die Erkl\u00e4rung lediglich lesbar sein und den Aussteller erkennen lassen muss<\/b> (\u00a7 126b BGB<\/a>). Eine einfache elektronische Signatur (EES) ist hierf\u00fcr ausreichend.<\/p>\n
Bei befristeten Vertr\u00e4gen ist weiterhin die strengere Schriftform<\/b> erforderlich, d.h. zwingend eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)<\/b> oder eine handschriftliche Unterschrift auf Papier (\u00a7 14 Abs. 4 TzBfG<\/a>, Teilzeit- und Befristungsgesetz).<\/p>\n
Wenn Sie sich f\u00fcr die digitale Signatur entscheiden, k\u00f6nnen Sie diese Dokumente innerhalb weniger Stunden signieren lassen<\/strong>. Dies beschleunigt den Prozess. Dar\u00fcber hinaus tr\u00e4gt die Digitalisierung zu einem positiven Image als fortschrittliches Unternehmen bei<\/b>, das Sie Ihren zuk\u00fcnftigen Mitarbeitenden vermitteln<\/p>\n
Entlassungen und K\u00fcndigungen<\/h3>\n
Einer der Fehler der Personalabteilung besteht darin, dass bei der m\u00fcndlichen Mitteilung der Entlassung<\/a> nichts unterschrieben wird.<\/p>\n
Wichtig: K\u00fcndigungen und Aufhebungsvertr\u00e4ge sind IMMER auf Papier zu unterschreiben.<\/b><\/p>\n
Das deutsche Gesetz (\u00a7 623<\/span> BGB<\/a>) verlangt f\u00fcr die Beendigung von Arbeitsverh\u00e4ltnissen zwingend die handschriftliche Original-Unterschrift<\/b> auf einem Papierdokument. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.<\/b><\/p>\n
Daher gilt: Elektronisch signierte K\u00fcndigungen<\/b> \u2013 selbst mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) \u2013 sind unwirksam<\/b> und entfalten keine Rechtskraft.<\/p>\n
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\n\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\nDiese HR-Dokumente k\u00f6nnen Sie elektronisch signieren<\/h2>\n
Die folgende \u00dcbersicht zeigt, welche HR-Dokumente mit welcher elektronischen Signatur rechtssicher digital unterzeichnet werden k\u00f6nnen und welche Dokumente weiterhin Papierform erfordern.<\/p>\n
- Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)<\/b> ist teurer und bietet zwei Hauptmodelle: die Nutzung einer Signaturkarte (Smartcard)<\/b> (Hardware-Kauf) oder das flexible Fernsignaturverfahren<\/b> (Pay-per-Sign). Letzteres kostet ca. 3,50 \u20ac bis 5,00 \u20ac<\/b> pro Signatur und erfordert keine Hardware, sondern eine einmalige Online-Identifizierung.<\/li>\n<\/ul>\n
- Beispiele:<\/b> Die Signatur wird mittels eines von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellten, gesicherten Tokens (z. B. Smartcard) erzeugt. Die Liste der Vertrauensdienstanbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur<\/a>.<\/li>\n
- Beispiele:<\/b> Die Signatur wird \u00fcber eine App generiert, die nur die Unterzeichner*innen kontrollieren, und ist so mit den Daten verbunden, dass eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung<\/b> erkennbar ist.<\/li>\n
- Beispiele:<\/b> Ein getippter Name unter einer E-Mail, eine eingescannte Unterschrift oder das Setzen einer Checkbox zur Best\u00e4tigung.<\/li>\n
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- Die eIDAS-Verordnung<\/strong> unterscheidet drei Stufen<\/strong>: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.<\/strong><\/li>\n