{"id":152659,"date":"2025-03-07T14:44:02","date_gmt":"2025-03-07T12:44:02","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=152659"},"modified":"2025-04-28T10:24:15","modified_gmt":"2025-04-28T08:24:15","slug":"stellenplan","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stellenplan\/","title":{"rendered":"Stellenplan &#038; Stellenbesetzungsplan: Mittel zur Personalplanung"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wer sich mit Stellenplanung besch\u00e4ftigt, kommt an zwei Instrumenten nicht vorbei: dem <\/span><b>Stellenplan<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und dem <\/span><b>Stellenbesetzungsplan<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Unterschiede sind klein, aber fein. Worum es dabei geht und warum diese beiden Hilfsmittel f\u00fcr Ihr Unternehmen essenziell sein k\u00f6nnen, verraten wir hier.<\/span><\/p>\n<h2><b>Key Facts<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ein Stellenplan enth\u00e4lt <\/span><b>alle offenen Stellen.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Im Gegensatz zum Stellenbesetzungsplan beschreibt er den <\/span><b>Soll-Zustand,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> also die Zahl der Stelleninhaber*innen, die das Unternehmen ben\u00f6tigt, um seine Ziele m\u00f6glichst effektiv umzusetzen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Der Stellenbesetzungsplan bildet den momentanen <\/span><b>Ist-Stand<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in einem Unternehmen oder einer Organisationseinheit ab. Er zeigt an, welche Stellen derzeit im gesamten Betrieb besetzt sind und von wem.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Der Stellenbesetzungsplan ist also die Grundlage f\u00fcr die Erstellung eines Stellenplans.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#stellenplan\">Der Stellenplan: Schl\u00fcssel zur effektiven Personalplanung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#definition\">Stellenbesetzungsplan: Definition<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#profil\">Anforderungsprofil erstellen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#erstellung\">Erstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vorteile\">Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">Fazit<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a\" class=\"hs-cta-node hs-cta-a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a.png\" alt=\"Stellenbesetzungsplan herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'a2f44c75-1cb0-47de-945e-3a1164d75a4a', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"stellenplan\"><\/a><\/p>\n<h2>Der Stellenplan: Schl\u00fcssel zur effektiven Personalplanung<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein Stellenplan ist ein Instrument im <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/nachhaltiges-personalmanagement\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Personalmanagement<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, das alle genehmigten Stellen der Organisation enth\u00e4lt. Stellenpl\u00e4ne k\u00f6nnen mithilfe eines Musters f\u00fcr gesamte Unternehmen, aber auch f\u00fcr einzelne Bereiche erstellt werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Er dient als Mittel, die Stellen eines Unternehmens zu strukturieren und sorgt f\u00fcr Effizienz. Der Stellenplan enth\u00e4lt<\/span><b> alle offenen Stellen <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">und erm\u00f6glicht es, diese Positionen gem\u00e4\u00df der Qualifikationen der Kandidat*innen passend zu besetzen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Er bildet also den Soll-Plan eines Unternehmens ab, nicht die augenblickliche Lage. Die Zahl der offenen Stellen ergibt sich aus der Abweichung des Stellenplans von der Ist-Situation.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">So k\u00f6nnen Sie sich eine \u00dcbersicht dar\u00fcber verschaffen, wie viele Positionen Ihres Personals Sie noch besetzen m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der Stellenbesetzungsplan liefert Ihnen Informationen dar\u00fcber, ob in einem Unternehmen oder Betrieb derzeit eine \u00dcber- oder Unterbesetzung vorliegt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Basierend darauf k\u00f6nnen entsprechende Ma\u00dfnahmen abgeleitet werden. Der Stellenplan ist auch ein Instrument der Kostenplanung, da Sie genau absch\u00e4tzen k\u00f6nnen, wie viele Stellen noch besetzt werden m\u00fcssten.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten, einen Stellenplan optisch abzubilden, wie zum Beispiel ein <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/organigramm\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Organigramm<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, in dem alle Hierarchie-Ebenen abgebildet sind, oder auch als einfache Liste. Das gilt auch f\u00fcr einen Stellenplan im \u00f6ffentlichen Dienst.<\/span><\/p>\n<p><b>Tipp:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> In <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> sind alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens \u00fcbersichtlich in einem <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/organigramm-erstellen\"><span style=\"font-weight: 400;\">Organigramm<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> angelegt. Sie haben dort die M\u00f6glichkeit, offene Vakanzen hinzuzuf\u00fcgen und die entsprechenden Anforderungen zu definieren, sodass Sie die entsprechende Stelle im n\u00e4chsten Schritt direkt ausschreiben k\u00f6nnen. Eine kostenlose Vorlage f\u00fcr einen Stellenplan finden Sie au\u00dferdem <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/excel-stellenbesetzungsplan\">hier<\/a>.<\/span><\/p>\n<p><a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Stellenbesetzungsplan: Definition<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im Gegensatz zum Stellenplan bildet der Stellenbesetzungsplan die momentane Ist-Situation in einem Unternehmen oder einer Organisationseinheit ab.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Er ist also die <\/span><b>Voraussetzung f\u00fcr einen Stellenplan<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und gibt genau an, welche Stellen derzeit im gesamten Betrieb besetzt sind und von wem. Auch der Stellenbesetzungsplan kann als Organigramm oder simple Liste dargestellt werden und wird f\u00fcr einzelne Abteilungen wie f\u00fcr die gesamte Belegschaft eingesetzt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bei einer Darstellung werden alle Planstellen-Inhabenden namentlich im Plan abgebildet.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein Stellenbesetzungsplan sollte unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens von Fachkr\u00e4ften erstellt und eingesetzt werden.<\/span><\/p>\n<p><a name=\"profil\"><\/a><\/p>\n<h2>Anforderungsprofil erstellen<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stellenbeschreibung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Stellenbeschreibung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ist ein wichtiger Teil des Stellenplans. Sie beschreibt die Art der Anforderungen, die Mitarbeitende auf bestimmten Stellen erf\u00fcllen m\u00fcssen. Sie ist essenzieller Bestandteil der Kommunikation zwischen Angestellten oder Beamt*innen und dem Unternehmen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Daf\u00fcr ist zun\u00e4chst ein genaues <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/anforderungsprofil\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Anforderungsprofil<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> wichtig, welches unter anderem die ben\u00f6tigten Qualifikationen, Erfahrungen, F\u00e4higkeiten und Aufgaben im Zusammenhang mit der Rolle enth\u00e4lt. Dies ist ein wichtiges Instrument der<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Personalplanung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nur so k\u00f6nnen <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stellenanzeigen-schreiben\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Stellenausschreibungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> an die ben\u00f6tigte Position und das entsprechende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mitarbeiterprofil\/\">Mitarbeiterprofil<\/a> angepasst werden.<\/span><\/p>\n<p><a name=\"erstellung\"><\/a><\/p>\n<h2>Erstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dies l\u00e4uft in mehreren Schritten ab. Am Anfang steht die <\/span><b>Unternehmensstrategie<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Sie ist die Grundlage f\u00fcr alle weiteren Entscheidungen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es folgt eine <\/span><b>Analyse der Ist-Situation,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> also das <\/span><b>Aufstellen eines Stellenbesetzungsplans.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Anschlie\u00dfend sollte durch den <\/span><b>Abgleich mit den Zielen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> des Unternehmens der <\/span><b>Personalbedarf ermittelt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Das f\u00fchrt zum Stellenplan, also zu der Frage: Wie viele Stellen werden ben\u00f6tigt und \u00fcber welche Qualifikationen m\u00fcssen k\u00fcnftige Mitarbeitende verf\u00fcgen?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dann sollte ein <\/span><b>Zeitrahmen festgelegt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden, in dem die Ma\u00dfnahmen durchgef\u00fchrt werden sollen. Anschlie\u00dfend folgt die <\/span><b>Budgetplanung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ehe die beschlossenen Stellenausschreibungen, Gespr\u00e4che und Einstellungen vorgenommen werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Weder der Stellenbesetzungsplan noch der Stellenplan sind dauerhafte Dokumente. Es gibt verschiedene Gr\u00fcnde diese regelm\u00e4\u00dfig anzupassen, wie die nat\u00fcrliche <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/fluktuationsrate-berechnen\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fluktuation<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, wirtschaftliche Entwicklungen oder ein Saisongesch\u00e4ft.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Deshalb sollte der Stellenplan immer wieder auf m\u00f6gliche Ver\u00e4nderungen hin \u00fcberpr\u00fcft und entsprechend angepasst werden. Je nach Unternehmensstrategie oder auch Marktlage kann das j\u00e4hrlich oder halbj\u00e4hrlich geschehen. Bei besonderen Situationen auch h\u00e4ufiger.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Belegschaft \u2013 auch in der Verwaltung \u2013 kann in die Personalplanung einbezogen werden, indem sie an Entscheidungsprozessen teilnimmt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es ist wichtig, die Bed\u00fcrfnisse der Mitarbeitenden zu ber\u00fccksichtigen. So kann die Personalplanung verbessert und deren Effizienz gesteigert werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Weitere Tipps zur <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Personalbedarfsplanung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> finden Sie auch auf der Seite des<\/span><a href=\"https:\/\/www.rkw-kompetenzzentrum.de\/toolbox\/personalbedarfsplanung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> <span style=\"font-weight: 400;\">RKW Kompetenzzentrums<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, das vom Bundesministerium f\u00fcr Wirtschaft und Klimaschutz gef\u00f6rdert wird.<\/span><\/p>\n<p><iframe title=\"Der beste Weg, Chaos in Kontrolle zu verwandeln: Die Effizienz Ihres Teams managen\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/FfjIZ64bvbc?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"vorteile\"><\/a><\/p>\n<h2>Vorteile einer automatisierten Personalbedarfsplanung<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mit einer automatisierten Personalbedarfsplanung k\u00f6nnen Sie die Effizienz und Effektivit\u00e4t Ihrer Organisation deutlich verbessern.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ihre Planung wird dadurch wesentlich einfacher und genauer, zudem senken Sie Ihre Kosten und steigern die Produktivit\u00e4t.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mit der Einf\u00fchrung der<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/bewerbermanagement\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Software von Factorial<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> als Planungsinstrument k\u00f6nnen Sie zudem Ihr Bewerbermanagement verbessern und die Kontrolle Ihres Personalstandes optimieren. Von der Stellenausschreibung mit Multiposting in g\u00e4ngigen Jobportalen bis hin zum Angebotsschreiben erledigen Sie alles in einem Flow!<\/span><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<p><a name=\"fazit\"><\/a><\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Ein Stellenplan bildet die Soll-Struktur eines Unternehmens ab, w\u00e4hrend der Stellenbesetzungsplan den aktuellen Ist-Stand darstellt. Beide Instrumente sind essenziell f\u00fcr eine effiziente Personalplanung und unterst\u00fctzen die Kostenkontrolle. Ein Muster hilft Ihnen, Ihren Stellenbesetzungsplan zu optimieren.<\/p>\n<p>Durch regelm\u00e4\u00dfige Aktualisierung und Automatisierung kann die Planung optimiert, die Produktivit\u00e4t gesteigert und Kosten gesenkt werden. Eine klare Strategie und transparente Prozesse sind dabei entscheidend als Beitrag zum Unternehmenserfolg. Zudem sollten Sie eine automatisierte L\u00f6sung in Betracht ziehen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wer sich mit Stellenplanung besch\u00e4ftigt, kommt an zwei Instrumenten nicht vorbei: dem Stellenplan und dem Stellenbesetzungsplan. Die Unterschiede sind klein, aber fein. Worum es dabei geht und warum diese beiden Hilfsmittel f\u00fcr Ihr Unternehmen essenziell sein k\u00f6nnen, verraten wir hier. Key Facts Ein Stellenplan enth\u00e4lt alle offenen Stellen. 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