{"id":153340,"date":"2025-03-17T11:51:59","date_gmt":"2025-03-17T09:51:59","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=153340"},"modified":"2025-05-21T12:24:20","modified_gmt":"2025-05-21T10:24:20","slug":"dienstreise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/dienstreise\/","title":{"rendered":"Die wichtigsten Infos rund um die Dienstreise"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr viele Arbeitnehmenden in Deutschland ist eine <strong>Dienstreise oft Alltag<\/strong>. Sie m\u00fcssen zu den unterschiedlichsten Orten im Inland oder Ausland reisen, um im Auftrage ihres Unternehmens Gesch\u00e4ftliches zu erledigen. Dabei gibt es wichtige Regelungen, wie zum Beispiel, inwieweit <strong>Dienstreisezeiten als Arbeitszeit<\/strong> gelten, was im Fall einer <strong>Anreise mit dem eigenen Auto<\/strong> zu beachten ist und welche <strong>Reisekostenpauschalen<\/strong> es gibt. Im folgenden Blogartikel erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<h2><strong>Key Facts<\/strong><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Eine <strong>Dienstreise ist eine betriebsbedingte Fahrt zu einem anderen Ziel als dem gew\u00f6hnlichen Arbeitsplatz.\u00a0<\/strong><\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dienstreisen z\u00e4hlen als Arbeitszeit, wobei es Abweichungen hinsichtlich der An- und Abreise geben kann. Rechtsprechungen gehen mittlerweile jedoch dahin, <strong>die gesamte Reisezeit als Arbeitszeit anzusehen.\u00a0<\/strong><\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Viele <strong>Travel Planner <\/strong>in Unternehmen f\u00fchlen sich mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/geschaeftsreisen-organisieren\/\">Organisation von Dienstreisen<\/a><strong> \u00fcberfordert<\/strong>. <strong>Hilfe k\u00f6nnen HR-Softwarel\u00f6sungen<\/strong> bieten, die eine automatisierte Abrechnung und R\u00fcckerstattung erm\u00f6glichen.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was ist eine Dienstreise?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#arbeitszeit\">Ist die Dienstreise Arbeitszeit?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#abrechnung\">Dienstreise: Abrechnung und Versteuerung von Reisekosten<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#business travel planung\">Business Travel Planung \u2013 Mit HR-Software Ihre Dienstreisenplanung problemlos organisieren und abrechnen<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0\" class=\"hs-cta-node hs-cta-e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0.png\" alt=\"Download Reisekostenabrechnung 2025\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'e717e0de-981a-40fb-9296-29d4811168e0', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Was ist eine Dienstreise?<\/strong><\/h2>\n<h3><strong>Dienstreise \u2013 Definition<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn Besch\u00e4ftigte im Auftrag ihres Unternehmens eine Reise au\u00dferhalb ihrer eigenen Arbeitsst\u00e4tte durchf\u00fchren m\u00fcssen. Es handelt sich hierbei also um <strong>betriebsbedingte Fahrten und nicht um das t\u00e4gliche Pendeln<\/strong>, bei dem Arbeitnehmende beispielsweise zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/erste-taetigkeitsstaette\/#:~:text=Die%20erste%20T%C3%A4tigkeitsst%C3%A4tte%20ist%20eine,von%20der%20ersten%20T%C3%A4tigkeitsst%C3%A4tte%20beeinflusst.\">ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte<\/a> von zu Hause aus gelangen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im Arbeitsrecht ist diese Definition im <\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/brkg_2005\/__2.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 2 des Bundesreisekostengesetzes<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> festgelegt. Dort hei\u00dft es: <em>\u201eDienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgesch\u00e4ften au\u00dferhalb der Dienstst\u00e4tte.<\/em>\u201c<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Als Dienstreise k\u00f6nnen also z\u00e4hlen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Meetings<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Verhandlungen<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/geschaeftsessen-mit-mitarbeitenden\/\">Gesch\u00e4ftsessen<\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Verkaufsgespr\u00e4che<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Messebesuche<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">oder auch unter anderem Reisen zu einer <strong>anderen Gesch\u00e4ftsstelle im In- und Ausland.<\/strong><\/span><br \/>\n<a name=\"arbeitszeit\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Ist die Dienstreise Arbeitszeit?<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grunds\u00e4tzlich z\u00e4hlt <strong>nicht die gesamte Dienstreise per se als Arbeitszeit.<\/strong> W\u00e4hrend einer Dienstreise gilt nur der <strong>Zeitraum als Arbeit, in dem Besch\u00e4ftigte tats\u00e4chlich arbeiten<\/strong>. Die Fahrten z\u00e4hlen jedoch h\u00e4ufig schon als Arbeitszeit. Schauen wir uns die einzelnen Regelungen in Bezug auf die Arbeitszeit bei Dienstreisen genauer an.<\/span><\/p>\n<h3><strong>Dienstreise: Arbeitszeitregelung<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">W\u00e4hrend einer Dienstreise gelten die <strong>gleichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wie am regul\u00e4ren Arbeitsplatz.<\/strong> Das bedeutet kurz gesagt: Die t\u00e4gliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht \u00fcberschreiten (abgesehen von den im <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetz\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitszeitgesetz<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> festgelegten Ausnahmen, \u00fcber die Sie mehr in unserem Artikel zum Thema erfahren).\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auch die Einhaltung der gesetzlich festgeschriebenen <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetzliche-pausenzeiten\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ruhepausen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> sind w\u00e4hrend einer Dienstreise Pflicht. <strong>Das bedeutet:<\/strong> Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden m\u00fcssen mindestens 30 Minuten Pause gemacht werden, und ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Au\u00dferdem muss eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen dem Arbeitsende und dem n\u00e4chsten Arbeitsbeginn liegen.<\/span><\/p>\n<h3><strong>Reisezeit als Arbeitszeit<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In Bezug auf die Reisezeit bei einer Dienstreise gilt Folgendes: Liegen die Reisezeiten innerhalb der regul\u00e4ren Arbeitszeit, ist diese Zeit grunds\u00e4tzlich als Arbeitszeit anzusehen. Liegen diese jedoch au\u00dferhalb, ist die Sache nicht ganz so eindeutig.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ob die Reisezeit au\u00dferhalb der Arbeitszeiten als Arbeitszeit gilt, h\u00e4ngt einerseits von der Wahl des Verkehrsmittels ab und inwiefern Arbeitnehmende selbst beim Fahren beteiligt sind, sowie davon, ob w\u00e4hrend der Fahrt ein Arbeitsauftrag der Vorgesetzten vorliegt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr den ersten Fall gilt: <strong>Fahren Mitarbeitende selbst, beispielsweise mit dem <\/strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/firmenwagen-privatnutzung\/\">Dienstwagen<\/a><strong>, und k\u00f6nnen sich also w\u00e4hrend der Fahrt nicht ausruhen, so ist dies als Arbeitszeit anzusehen<\/strong>. Fahren diese mit dem <strong>Zug und k\u00f6nnen sich hier ausruhen<\/strong>, kann dies unter Umst\u00e4nden <strong>nicht als Arbeitszeit z\u00e4hlen<\/strong>. Anders sieht es aus, wenn sie von den Vorgesetzten den <strong>Auftrag haben<\/strong>, auch w\u00e4hrend der Bahnfahrt erreichbar f\u00fcr dienstliche Gespr\u00e4che zu sein oder beispielsweise eine Pr\u00e4sentation oder andere Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit zu erledigen. Dies w\u00fcrde dann in <strong>jedem Fall als Arbeitszeit z\u00e4hlen.<\/strong><\/span><\/p>\n<p><strong>Aber: Mittlerweile gelten jedoch gerade bei l\u00e4ngeren Anfahrten, insbesondere im Ausland, einige <a href=\"https:\/\/www.arqis.com\/news\/das-bag-hat-entschieden-dienstreisen-sind-grundsaetzlich-verguetungspflichtige-arbeit\/#:~:text=Das%20BAG%20hat%20entschieden%3A%20Reisezeit,Verg%C3%BCtung%20von%20Dienstreisen%20getroffen%20werden.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Rechtsprechungen<\/a><\/strong><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>, die die Reisezeit grunds\u00e4tzlich als Arbeitszeit ansehen.<\/strong> Dies gilt, es sei denn, es gibt anderweitige Regelungen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grunds\u00e4tzlich sind Vorgesetzte hier gut beraten, bez\u00fcglich <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetzliche-pausenzeiten\/\">Ruhepausen<\/a>, Arbeitszeitregelungen und \u00dcberstunden das Gespr\u00e4ch mit den Mitarbeitenden zu suchen und gemeinsam die beste L\u00f6sung zu treffen.<\/span><\/p>\n<p><iframe title=\"Spesenmanagement revolutioniert \ud83d\udca1 HR KOMPAKT #16\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/y1BY17rbLe4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"abrechnung\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Dienstreise: Abrechnung und Versteuerung von Reisekosten<\/strong><\/h2>\n<h3><strong>Reisekostenabrechnung \u2013 Dienstreise<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im Rahmen einer Dienstreise <strong>entstehen Kosten, die die auf Dienstreise befindlichen Mitarbeitenden normalerweise nicht h\u00e4tten.<\/strong> In diesem Zusammenhang spricht man von <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/reisekosten\/\">Reisekosten<\/a>. Diese Reisekosten werden in der Regel durch die Arbeitgebenden im Nachhinein erstattet. Dies nennt man <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Reisekostenabrechnung<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><strong>Zu den Reisekosten z\u00e4hlen:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Fahrtkosten<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>\u00dcbernachtungskosten<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Verpflegungskosten<\/strong><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><strong>Reisenebenkosten<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Kosten wie abgerechnet werden k\u00f6nnen, erfahren Sie im <strong>Artikel<\/strong> <strong>zum Thema<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/reisekostenabrechnung\/\">Reisekostenabrechnung<\/a>. Dort erfahren Sie auch, welche Regelungen gelten, wenn eine Dienstreise mit dem privaten PKW durchgef\u00fchrt wird und wie hoch die Verpflegungspauschale f\u00fcr Dienstreisen im Ausland und im Inland ist.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><strong>Versteuerung von Reisekosten<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es gibt gesetzlich festgelegte Pauschalbetr\u00e4ge, die pro Reisetag oder pro Kilometer (\u00fcber die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/kilometerpauschale-2024\/\">Kilometerpauschale<\/a>) und f\u00fcr bestimmte Kostenarten wie Fahrtkosten, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/verpflegungspauschale\/\">Verpflegung<\/a> oder <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/uebernachtungspauschale\/#:~:text=Wie%20hoch%20war%20die%20%C3%9Cbernachtungspauschale,bei%2020%20Euro%20pro%20Nacht.\">\u00dcbernachtung<\/a> angesetzt werden. Diese Pauschalen bieten eine vereinfachte M\u00f6glichkeit, Reisekosten zu erstatten. Die Betr\u00e4ge werden immer wieder angepasst.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der Vorteil der Reisekostenpauschale liegt darin, dass sie eine schnellere und unkompliziertere Abrechnung erm\u00f6glicht, da keine detaillierte Aufstellung der einzelnen Kosten erforderlich ist.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In Deutschland sind die Pauschalen f\u00fcr Verpflegung und \u00dcbernachtung beispielsweise im <\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/brkg_2005\/BJNR141810005.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bundesreisekostengesetz<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> festgelegt und gelten sowohl f\u00fcr Dienstreisen innerhalb als auch au\u00dferhalb des Landes.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Da Arbeitgebende allerdings nicht verpflichtet sind, die Kosten einer Dienstreise zu erstatten, k\u00f6nnen Mitarbeitende diese andernfalls von der Steuer als Werbungskosten absetzen<\/strong>. Dabei ist es wichtig, in jedem F\u00e4llen <strong>alle Belege und Quittungen als Nachweis entweder beim Vorgesetzten oder f\u00fcr das Finanzamt aufzubewahren.<\/strong><\/span><br \/>\n<a name=\"business travel planung\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Business Travel Planung \u2013 Mit HR-Software Ihre Dienstreisenplanung problemlos organisieren und abrechnen<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Gesch\u00e4ftsreise zu planen, diese im Nachhinein abzurechnen und alles, was damit zusammenh\u00e4ngt, kann ein ganz sch\u00f6ner Aufwand sein.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Studie von <a href=\"https:\/\/news.sap.com\/germany\/2024\/07\/concur-studie-herausforderungen-geschaeftsreisen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">SAP<\/a> fand k\u00fcrzlich heraus, dass <strong>viele HRler mit der Planung von Gesch\u00e4ftsreisen \u00fcberfordert sind.<\/strong> Doch die Planung muss gar nicht schwer sein. <strong>Erleichtern Sie sich diesen Aufwand und nutzen Sie eine HR-Software von Factorial, mit der die <\/strong><\/span><strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/travel-management\/#travel\">Business-Reiseplanung<\/a> vereinfacht wird.<\/strong><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Unser <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/reisekostenabrechnung-software\"><span style=\"font-weight: 400;\">Modul zur Reisekosten- und Spesenabrechnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> erm\u00f6glicht es beispielsweise, <strong>Tages- und Kilometerpauschalen zu verwalten und abzurechnen<\/strong>. Die <strong>R\u00fcckerstattung erfolgt beispielsweise direkt \u00fcber die Gehaltsabrechnung<\/strong> \u2013 unkompliziert und schnell. Zudem k\u00f6nnen <strong>Mitarbeitende die ausgegebenen Kosten ganz einfach per <\/strong><\/span><strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">App<\/a><\/strong><span style=\"font-weight: 400;\"><strong> im System erfassen und Belege sowie Quittungen direkt hochladen<\/strong>. So geht nichts mehr verloren, und der Aufwand reduziert sich f\u00fcr alle Beteiligten.<\/span><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": {\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Was ist eine Dienstreise?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn Besch\u00e4ftigte im Auftrag ihres Unternehmens eine Reise au\u00dferhalb ihrer eigenen Arbeitsst\u00e4tte durchf\u00fchren m\u00fcssen. Es handelt sich hierbei also um betriebsbedingte Fahrten und nicht um das t\u00e4gliche Pendeln, bei dem Arbeitnehmende beispielsweise zur ersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte von zu Hause aus gelangen.\"\n    }\n  }\n}\n<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>F\u00fcr viele Arbeitnehmenden in Deutschland ist eine Dienstreise oft Alltag. Sie m\u00fcssen zu den unterschiedlichsten Orten im Inland oder Ausland reisen, um im Auftrage ihres Unternehmens Gesch\u00e4ftliches zu erledigen. 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