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- Digitales Dokumentenmanagement (DMS) bezeichnet die elektronische Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Gesch\u00e4ftsdokumenten in einem zentralen System.<\/strong><\/li>\n
- Ein DMS erm\u00f6glicht schnelle Suche<\/strong>, Versionskontrolle<\/strong>, revisionssichere Archivierung<\/strong> und Workflow-Automatisierung<\/strong> \u2013 im Unterschied zur einfachen Dateiablage.<\/li>\n
- 84 % der deutschen Unternehmen<\/strong> nutzen laut Bitkom Digital Office Index 2024<\/a> bereits DMS-L\u00f6sungen<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n
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\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\nWas ist digitales Dokumentenmanagement? Definition und Abgrenzung<\/strong><\/h2>\n
Eine Dokumentenmanagement-Software unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, ihre Gesch\u00e4ftsdokumente und -prozesse zu digitalisieren<\/strong>, den internen Informationsfluss zu erh\u00f6hen und die Speicherung doppelter Dokumente und Informationen zu vermeiden. Das digitale Dokumentenmanagement kann entweder als Cloud-DMS (Software-as-a-Service)<\/strong> oder als On-Premise-L\u00f6sung auf eigenen Servern<\/strong> betrieben werden.<\/p>\n
Damit ein digitaler Dokumentenmanager f\u00fcr das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen seinen Zweck erf\u00fcllt, muss dieser zun\u00e4chst einige grundlegende Anforderungen erf\u00fcllen:<\/p>\n
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- Ihr Dokumentenmanager sollte mit der Software, die Sie f\u00fcr die Verwaltung von Abwesenheiten der Mitarbeitenden nutzen, synchronisiert sein<\/strong>. So werden Abwesenheiten<\/a>, Krankmeldung<\/a> sowie weitere Mitarbeiterdokumente, die sich auf die Fehlzeiten der Mitarbeitenden beziehen, direkt gespeichert.<\/li>\n
- F\u00fcr jeden Mitarbeitenden muss ein individueller Bereich<\/strong> verf\u00fcgbar sein, in dem seine Vertr\u00e4ge<\/a>, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden k\u00f6nnen.<\/li>\n
- Der Dokumentenmanager sollte auf jedem Ger\u00e4t verf\u00fcgbar<\/strong> sein, ohne dass zus\u00e4tzliche Programme heruntergeladen werden m\u00fcssen. Zudem sollte dieser mit jeglichen Dateitypen kompatibel sein.<\/li>\n
- Der Dokumentenmanager sollte als internes Werkzeug fungieren<\/strong>, um Dokumente und interne Ank\u00fcndigungen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen.<\/li>\n
- Das Dokumentenmanagement-System muss DSGVO<\/a>-konform und GoBD<\/a>-zertifiziert sein. Die GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern) ist seit 2024 verpflichtend f\u00fcr alle steuerrelevanten Dokumente.<\/li>\n<\/ul>\n
84 % der deutschen Unternehmen setzen laut Bitkom Digital Office Index 2024<\/a> bereits ein ECM-System ein, also ein System zur zentralen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Unternehmenswissen. Doch nur 15 % arbeiten komplett papierlos.<\/p>\n
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Wichtig: Ein professionelles DMS muss revisionssicher<\/b> archivieren. Das bedeutet: Dokumente m\u00fcssen unver\u00e4nderbar gespeichert, mit Zeitstempel versehen und gegen Verlust gesch\u00fctzt werden. Eine einfache Dateiablage erf\u00fcllt diese Anforderungen laut den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung (GoBD)<\/b> nicht.<\/p>\n
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\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\nRechtliche Anforderungen: GoBD und DSGVO im \u00dcberblick<\/h2>\n
Ein professionelles DMS muss in Deutschland strenge regulatorische Vorgaben erf\u00fcllen. Die GoBD 2024<\/strong>\u00a0definiert sieben Kernanforderungen:<\/p>\n
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- Nachvollziehbarkeit<\/strong> \u2013 Jede Dokumenten\u00e4nderung muss protokolliert werden<\/li>\n
- Vollst\u00e4ndigkeit<\/strong> \u2013 Alle steuerrelevanten Dokumente m\u00fcssen l\u00fcckenlos erfasst sein<\/li>\n
- Richtigkeit<\/strong> \u2013 Inhaltliche und formale Korrektheit der Daten<\/li>\n
- Zeitgerechte Belegsicherung<\/strong> \u2013 Dokumente m\u00fcssen unverz\u00fcglich archiviert werden<\/li>\n
- Ordnung<\/strong> \u2013 Systematische Ablagestruktur muss nachweisbar sein<\/li>\n
- Unver\u00e4nderbarkeit<\/strong> \u2013 Originaldokumente d\u00fcrfen nicht nachtr\u00e4glich editierbar sein<\/li>\n
- Verfahrensdokumentation<\/strong> \u2013 Das DMS-System muss vollst\u00e4ndig dokumentiert sein<\/li>\n<\/ol>\n
Wichtig:<\/strong> Laut Bundesfinanzministerium<\/a> erf\u00fcllt eine einfache Dateiablage (z.B. Windows-Ordner) die Anforderung der Unver\u00e4nbarkeit \u201eregelm\u00e4\u00dfig nicht“. Sie ben\u00f6tigen ein zertifiziertes System mit Versionierung und Audit-Trail. Zus\u00e4tzlich verlangt die DSGVO<\/strong> ein L\u00f6schkonzept nach DIN 66398, Privacy by Design sowie nachweisbare L\u00f6schprotokolle f\u00fcr das Auskunftsrecht betroffener Personen.<\/p>\n
Welche Vorteile bringt die digitale Dokumentenverwaltung?<\/strong><\/h2>\n
1. Mehr \u00dcbersichtlichkeit<\/strong><\/h3>\n
Alle Ihre Unternehmensdokumente sind in einer zentralen Plattform gespeichert. So m\u00fcssen Sie nicht mehr einen Mix aus analogen oder digitalen Dokumenten verwalten, sondern haben alle Ihre Unterlagen vereinheitlicht. Durch die Ablage in bestimmten Ordnern k\u00f6nnen Sie Ihre Dokumente au\u00dferdem sortieren und noch schneller darauf zugreifen.<\/p>\n
2. Sie sparen Zeit mit digitaler Personalakte und e-Signatur<\/strong><\/h3>\n
Mit der Umstellung auf eine digitale Personalakte<\/a> lassen Sie Papierberge und volle Aktenschr\u00e4nke hinter sich. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr l\u00e4nger durch etliche Unterlagen und Ordner st\u00f6bern m\u00fcssen, um ein Dokument zu finden. Sie m\u00fcssen auch nicht mehr f\u00fcr Ewigkeiten auf die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter warten, da diese Dokumente ganz einfach mit Ihrer digitalen Signatur<\/a> unterschreiben k\u00f6nnen.<\/p>\n
3. Sie erh\u00f6hen die Produktivit\u00e4t<\/strong><\/h3>\n
Da das Teilen von Dokumenten mit ihren Mitarbeitern in k\u00fcrzester Zeit erfolgt, ist ein schneller Informationsfluss garantiert. Wenn Mitarbeiter die ben\u00f6tigten Unterlagen direkt zur Hand haben, k\u00f6nnen digitale Prozessabl\u00e4ufe beschleunigt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Unternehmen und erh\u00f6ht die Produktivit\u00e4t Ihrer Mitarbeiter.<\/p>\n
4. Unterst\u00fctzt flexible Arbeitsmodelle<\/strong><\/h3>\n
Mit der digitalen Dokumentenverwaltung k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter in Zeiten von Industrie 4.0<\/a> jederzeit und von \u00fcberall auf die geteilten Dokumente zugreifen. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office darauf zugreifen k\u00f6nnen und immer auf dem neuesten Stand sind und es nicht l\u00e4nger notwendig ist, Dokumente auf dem Postweg zu versenden.<\/p>\n
5. Konfigurierbare Zugriffskontrolle<\/strong><\/h3>\n
Im Dokumentenmanager k\u00f6nnen Sie entscheiden, welche Mitarbeiter Zugriff auch welche Dokumente haben. Dabei kann ein Dokument f\u00fcr bestimmte Teams verf\u00fcgbar gemacht werden und so schnell und einfach an die verantwortlichen Personen zugestellt werden.
\nWenn es um Gehaltsabrechnungen oder Vertr\u00e4ge geht, kann der Zugriff nur f\u00fcr den einzelnen Mitarbeiter erteilt werden.<\/p>\n6. Sicherheit<\/strong><\/h3>\n
Die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente in einem zertifizierten DMS bietet Ihnen rechtssichere Archivierung nach GoBD-Standards. DMS m\u00fcssen sowohl DSGVO-konform als auch GoBD-zertifiziert sein. Das bedeutet: Nachvollziehbare Versionierung, Audit-Trail f\u00fcr alle \u00c4nderungen und ein dokumentiertes L\u00f6schkonzept nach DIN 66398. Zum anderen sch\u00fctzen Sie sich auch vom Verlust der Dokumente, z.B. durch Br\u00e4nde, und verhindern, dass wichtige Dokumente pl\u00f6tzlich unauffindbar sind.<\/p>\n
\ud83d\udc49 Mit Factorial verwalten Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens zentral an einem Ort \u2013 verschl\u00fcsselt und revisionssicher.<\/a><\/p>\n
7. Mehr Transparenz<\/strong><\/h3>\n
Da Sie Gesch\u00e4ftsdokumente schnell, einfach und ressourcensparend mit allen Mitarbeitenden teilen k\u00f6nnen, bieten Sie ihnen auch eine erh\u00f6hte Transparenz in die Prozesse und das Geschehen im Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel eine offizielle interne Mitteilung an alle kommunizieren m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie dies \u00fcber das Dokumentenmanagement tun.<\/p>\n
8. Nachhaltig und kostensparend<\/strong><\/h3>\n
Durch die digitale Dokumentenverwaltung ist es nicht l\u00e4nger notwendig alle Unterlagen auszudrucken oder zu kopieren. Das spart Ihnen durch den geringeren Papier- und Tintenverbrauch nicht nur Kosten, sondern ist auch besser f\u00fcr die Umwelt.<\/p>\n
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\n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\nCloud-DMS vs. On-Premise: Welches Modell passt zu Ihrem Unternehmen?<\/h2>\n
Die Wahl zwischen Cloud und On-Premise ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Einf\u00fchrung eines DMS. Die Marktentwicklung zeigt einen klaren Trend: Die Mehrheit der digitalen Office-Prozesse<\/strong> wird bei deutschen Unternehmen laut Bitkom Cloud Report 2024 bereits heute aus der Cloud betrieben<\/strong> \u2013 Tendenz steigend.<\/p>\n
Hier die wichtigsten Unterschiede im \u00dcberblick:<\/p>\n
- Vollst\u00e4ndigkeit<\/strong> \u2013 Alle steuerrelevanten Dokumente m\u00fcssen l\u00fcckenlos erfasst sein<\/li>\n
- F\u00fcr jeden Mitarbeitenden muss ein individueller Bereich<\/strong> verf\u00fcgbar sein, in dem seine Vertr\u00e4ge<\/a>, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden k\u00f6nnen.<\/li>\n
- Ein DMS erm\u00f6glicht schnelle Suche<\/strong>, Versionskontrolle<\/strong>, revisionssichere Archivierung<\/strong> und Workflow-Automatisierung<\/strong> \u2013 im Unterschied zur einfachen Dateiablage.<\/li>\n