{"id":154036,"date":"2025-03-18T15:38:39","date_gmt":"2025-03-18T13:38:39","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=154036"},"modified":"2025-04-30T12:59:38","modified_gmt":"2025-04-30T10:59:38","slug":"workforce-planning","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-planning\/","title":{"rendered":"Workforce Planning: Alles zur strategischen Personalplanung"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Beim <\/span><b>Workforce Planning<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, zu Deutsch:<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\">Personalplanung<\/a> oder<b> Personalbedarfsplanung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, handelt es sich um einen strategischen Prozess, der sicherstellen soll, dass ein Unternehmen aktuell und mit Blick auf die Zukunft personaltechnisch optimal aufgestellt ist. Es geht also um eine <\/span><b>bestm\u00f6gliche Nutzung der<\/b> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/human-resources-definition\/\">humanen Ressourcen<\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und darum, den wandelnden Anforderungen des Marktes langfristig gerecht zu werden. Wo der Nutzen eines gut durchdachten Workforce Planning liegt und worauf es dabei ganz konkret ankommt, haben wir in folgendem Ratgeber f\u00fcr Sie zusammengefasst.<\/span><\/p>\n<h2><b>Key Facts<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Workforce Planning stellt sicher, dass die <\/span><b>richtigen Talente zur richtigen Zeit in den richtigen Positionen <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">sind, um die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Es geht unter anderem darum, <\/span><b>Engp\u00e4sse und \u00dcberbesetzungen <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">fr\u00fchzeitig zu erkennen und geeignete Gegenma\u00dfnahmen zu ergreifen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">M\u00f6gliche <\/span><b>Ma\u00dfnahmen im Rahmen des Workforce Planning<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sind zum Beispiel: <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakquise\/\">Rekrutierung<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/outsourcing\/\">Outsourcing<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mitarbeiter-weiterbildung\/\">Weiterbildungen<\/a> und <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/umstrukturierung\/\">Umstrukturierungen<\/a>.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Workforce Planning: Definition<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#nutzen\">Welchen Nutzen bringt ein gut durchdachtes Workforce Planning?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#strategisch\">Strategisches oder operatives Workforce Planning?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#schritte\">Die f\u00fcnf wichtigsten Schritte beim Workforce Management<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#software\">Workforce Planning Software und digitales Bewerbermanagement<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-node hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'd3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Workforce Planning: Definition<\/b><\/h2>\n<p><b>Workforce Planning<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (auch:<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-management\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Workforce Management (WFM)<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, Personalbedarfsplanung) ist der <\/span><b>Prozess<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, in dessen Verlauf ein Unternehmen <\/span><b>ermittelt, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen es in Zukunft ben\u00f6tigen wird, um die Unternehmensziele zu erreichen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Aktuelle Erfordernisse flie\u00dfen dabei ebenso in die \u00dcberlegungen mit ein wie zuk\u00fcnftige Anforderungen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit \u00fcber die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeitender verf\u00fcgt. Mit anderen Worten handelt es sich beim Workforce Planning um eine<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ressourcenplanung\/\">optimierte Ressourcennutzung<\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, die \u00dcber- und Unterauslastungen effektiv vermeiden soll.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Strategische Personalplanung umfasst dabei verschiedene Aktionen, die von der <\/span><b>Analyse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> des aktuellen und zuk\u00fcnftigen Bedarfs \u00fcber <\/span><b>Rekrutierung und Weiterbildungsma\u00dfnahmen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> bis hin zu <\/span><b>Umstrukturierung und<\/b> <b>Outsourcing<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> reichen.<\/span><br \/>\n<a name=\"nutzen\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Welchen Nutzen bringt ein gut durchdachtes Workforce Planning?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine gut durchdachte, effiziente und strategische Personalplanung ist f\u00fcr Unternehmen mit folgenden <\/span><b>Vorteilen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> verbunden:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Kostenreduktion<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Effizienzsteigerung<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">bessere Anpassungen an Ver\u00e4nderungen des Marktes durch Schaffung einer flexiblen Belegschaft<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auch diverse Studien haben inzwischen gezeigt, welch <\/span><b>positiven Nutzen ein optimiertes Workforce Management f\u00fcr Unternehmen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> haben kann: <a href=\"https:\/\/leopard.tu-braunschweig.de\/servlets\/MCRFileNodeServlet\/dbbs_derivate_00027430\/Beitrag103.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Beispielsweise konnte ein Einzelh\u00e4ndler<\/a> durch <\/span><b>strategische Personalplanung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> seine Personalstruktur an den tats\u00e4chlichen Bedarf anpassen. Durch die Einf\u00fchrung flexibler <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitmodelle\/\">Arbeitszeitmodelle<\/a> und den gezielten Einsatz von Teilzeitkr\u00e4ften an frequenzstarken Tagen reduzierte er <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ueberstundenabbau\/\">\u00dcberstunden<\/a> um 20 % und senkte gleichzeitig die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalkosten\/\">Personalkosten<\/a>. Zudem verbesserte sich das Servicelevel, was zu einer h\u00f6heren Kundenzufriedenheit und einer Umsatzsteigerung f\u00fchrte<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><br \/>\n<a name=\"strategisch\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Strategisches oder operatives Workforce Planning?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wenn von strategischem und operativem Workforce Planning die Rede ist, ist damit in der Regel die <strong>Dauer<\/strong> gemeint, auf die die Personalplanung ausgelegt ist. <\/span><b>Operative Personalplanung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> orientiert sich an den aktuellen sowie an <strong>kurzfristigen<\/strong> Bedarfen \u2013 etwa im Krankheitsfall oder auch dann, wenn aufgrund einer vor\u00fcbergehenden Auftragszunahme ein h\u00f6herer Personalbedarf besteht.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>strategische Personalplanung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Strategic Workforce Planning) blickt hingegen weit in die Zukunft und trifft <strong>langfristige<\/strong> Entscheidungen zum Personalaufbau oder -abbau \u2013 und zwar immer unter Ber\u00fccksichtigung der Unternehmensziele.<\/span><\/p>\n<p><iframe title=\"Einstellung leicht gemacht: Vom Jobangebot bis zum ersten Arbeitstag\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/zIJEFiOGHus?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"schritte\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Die f\u00fcnf wichtigsten Schritte beim Workforce Management<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein <\/span><b>effektives Workforce Management<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> erfordert eine <\/span><b>strukturierte Vorgehensweise<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, um den Personalbedarf optimal zu steuern und langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die folgenden <\/span><b>f\u00fcnf Schritte <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">helfen Unternehmen dabei, ihre Personalplanung strategisch auszurichten und den Herausforderungen des Marktes erfolgreich zu begegnen.<\/span><\/p>\n<h3><b>Schritt 1: Analyse des aktuellen Personalbestands<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der erste Schritt bei der Personalplanung besteht darin, den aktuellen Personalbestand zu ermitteln und zu analysieren:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00dcber wie viele Mitarbeitende verf\u00fcgt das Unternehmen?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">In welchen Arbeitszeitmodellen (Vollzeit, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/teilzeit\/\">Teilzeit<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/minijob\/\">geringf\u00fcgig<\/a>) sind die Mitarbeitenden besch\u00e4ftigt?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Qualifikationen bringen die Mitarbeitenden mit?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Schritt 2: Personalbedarfsplanung<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Basierend auf den Unternehmenszielen, aktuellen Markttrends und der Auftragslage erfolgt anschlie\u00dfend die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalbedarf-berechnen\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Einsch\u00e4tzung des zuk\u00fcnftigen Personalbedarfs<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>Schritt 3: Identifizierung von Engp\u00e4ssen und L\u00fccken<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ist die Anzahl der Mitarbeitenden ausreichend, um die Unternehmensziele zu erreichen? Gen\u00fcgen die Qualifikationen der Mitarbeitenden oder sollten Weiterbildungsma\u00dfnahmen ergriffen werden? Antworten auf diese und \u00e4hnliche Fragen m\u00fcssen im dritten Schritt der Personalplanung gefunden werden.<\/span><\/p>\n<h3><b>Schritt 4: Entwicklung von Pl\u00e4nen und Ma\u00dfnahmen<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Je nachdem, ob es beim Personal Engp\u00e4sse oder L\u00fccken gibt, sind individuelle Ma\u00dfnahmenpl\u00e4ne zu entwickeln. Diese k\u00f6nnen die folgenden Punkte enthalten:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rekrutierung neuer Mitarbeitender<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">gezielte Weiterbildung vorhandener Mitarbeitender<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Umstrukturierung<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Outsourcing<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Schritt 5: Implementierung und \u00dcberwachung<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im f\u00fcnften und letzten Schritt werden die geplanten Ma\u00dfnahmen in die Tat umgesetzt. Beispielsweise kann dies bedeuten, dass Personalverantwortliche auf die Suche nach neuen Mitarbeitenden gehen, indem sie Anzeigen schalten, Kandidat*innen zu Vorstellungsgespr\u00e4chen einladen und<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/eignungsdiagnostik\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Eignungstests<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> durchf\u00fchren. Eventuell m\u00fcssen auch Partner f\u00fcr Weiterbildungsma\u00dfnahmen gesucht werden, um die Mitarbeitenden fit f\u00fcr die Zukunft zu machen und den Bed\u00fcrfnissen des Unternehmens auch langfristig gesehen gerecht zu werden.<\/span><br \/>\n<a name=\"software\"><\/a><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-154065\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1.webp\" alt=\"workforce planning schritte \" width=\"2104\" height=\"1386\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1.webp 2104w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1-300x198.webp 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1-1024x675.webp 1024w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1-768x506.webp 768w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1-1536x1012.webp 1536w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/03\/18160104\/workforce-planning-1-2048x1349.webp 2048w\" sizes=\"(max-width: 2104px) 100vw, 2104px\" \/><\/p>\n<h2><b>Workforce Planning Software und digitales Bewerbermanagement<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mit einem gut durchdachten <\/span><b>Workforce Management System (WFM)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> verhindern Sie, dass Sie pl\u00f6tzlich zu wenige oder zu viele Mitarbeitende f\u00fcr die Bew\u00e4ltigung Ihrer Aufgaben zur Verf\u00fcgung haben. Eine <\/span><b>Software f\u00fcr Workforce Management<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> kann Ihnen dabei ebenso wertvolle Hilfestellung leisten wie ein <\/span><b>digitales Bewerbermanagement<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/bewerbermanagement\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Bewerbermanagement-Software<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> von Factorial erm\u00f6glicht es Ihnen beispielsweise,<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/organigramm-erstellen\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Organigramme zu erstellen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, offene Stellen hinzuzuf\u00fcgen und sie anschlie\u00dfend mit wenigen Klicks \u00fcber das integrierte Recruiting-Tool auszuschreiben. Die All-in-One-L\u00f6sung erleichtert Ihnen das Workforce Planning und gibt Ihnen ein effektives Werkzeug an die Hand, um gezielt in die Personalplanung und Personalentwicklung zu investieren.<\/span><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Beim Workforce Planning, zu Deutsch: Personalplanung oder Personalbedarfsplanung, handelt es sich um einen strategischen Prozess, der sicherstellen soll, dass ein Unternehmen aktuell und mit Blick auf die Zukunft personaltechnisch optimal aufgestellt ist. Es geht also um eine bestm\u00f6gliche Nutzung der humanen Ressourcen und darum, den wandelnden Anforderungen des Marktes langfristig gerecht zu werden. 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