{"id":154657,"date":"2025-06-12T13:02:42","date_gmt":"2025-06-12T11:02:42","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=154657"},"modified":"2025-09-30T18:36:22","modified_gmt":"2025-09-30T16:36:22","slug":"lohnabrechnung-auslagern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung-auslagern\/","title":{"rendered":"Lohnabrechnung auslagern: Ablauf, M\u00f6glichkeiten, Vor- und Nachteile"},"content":{"rendered":"<p>Betriebe mit Mitarbeitenden kommen um die Erstellung der Gehaltsabrechnung ihrer Angestellten nicht herum. Vielen Unternehmen bereitet diese komplexe, wissensintensive und fehleranf\u00e4llige Aufgabe allerdings oft Bauchschmerzen. Deshalb spielen viele mit dem Gedanken, die Lohnbuchhaltung auszulagern.<\/p>\n<p>Was \u201eLohnabrechnung auslagern&#8220; genau bedeutet, wie der Ablauf ist und welche Vor- und Nachteile das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/hr-outsourcing\/\">Outsourcing<\/a> mit sich bringt, erkl\u00e4ren wir im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ol>\n<li>Die Auslagerung der Lohnabrechnung bedeutet, dass <strong>externe Dienstleister oder Lohnb\u00fcros die Abwicklung der Entgeltabrechnung f\u00fcr Mitarbeitende \u00fcbernehmen.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Steuerberater*innen bieten in dieser Hinsicht oft umfassendere Beratung<\/strong> bei komplexeren steuerrechtlichen Fragestellungen an, w\u00e4hrend <strong>Lohnb\u00fcros haupts\u00e4chlich standardisierte Abrechnungen<\/strong> durchf\u00fchren.<\/li>\n<li>Da die Auslagerung jedoch eine nicht zu untersch\u00e4tzende Abh\u00e4ngigkeit und die \u00dcbermittlung sensibler Daten erfordert, k\u00f6nnen <strong>immer besser werdende HR-Tools wie Factorial die Lohnabrechnung unterst\u00fctzen und so die Notwendigkeit der Auslagerung vermeiden.<\/strong> Auch der Fortschritt der KI wird in Zukunft eine gr\u00f6\u00dfere Rolle spielen \u2013 zugunsten einer effizienteren und sichereren L\u00f6sung.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#bedeutung\">Lohnabrechnungen auslagern \u2013 was hei\u00dft das?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#unterschied\">Auslagern der Lohnabrechnung an ein Lohnb\u00fcro und an Steuerberater*innen \u2013 was ist der Unterschied?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vor- und nachteile\">Vor- und Nachteile der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#hr-software\">Lohnabrechnung selbst durchf\u00fchren mit HR-Software<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303.png\" alt=\"Payroll Kit herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"bedeutung\"><\/a><\/p>\n<h2>Lohnabrechnungen auslagern \u2013 was hei\u00dft das?<\/h2>\n<p>Die Lohnabrechnung der Besch\u00e4ftigten in einem Betrieb ist eine komplexe Angelegenheit. Nicht nur, weil sich st\u00e4ndig Gesetze und Steuerregelungen \u00e4ndern k\u00f6nnen \u2013 was bedeutet, dass man stets auf dem Laufenden sein muss \u2013, sondern auch, weil die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung grunds\u00e4tzlich ein anspruchsvoller Prozess ist, der viel Know-how erfordert und gleichzeitig sehr fehleranf\u00e4llig ist. Fehler k\u00f6nnen hier allerdings fatale Konsequenzen haben und rechtliche Folgen mit sich bringen.<\/p>\n<p>Zudem ist eine spezifische technische Ausstattung, wie ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine HR-Software, notwendig, um diese Aufgabe effizient zu bew\u00e4ltigen. Viele Betriebe stehen vor genau diesen Herausforderungen und entscheiden sich daher, die Lohnabrechnung auszulagern (Outsourcing).<\/p>\n<p><strong>Das bedeutet, dass nicht l\u00e4nger der Betrieb selbst oder eine spezielle Abteilung wie die Buchhaltung oder HR-Abteilung f\u00fcr diese Aufgabe zust\u00e4ndig ist, sondern stattdessen externe Steuerberater*innen oder ein Lohnb\u00fcro die Lohnbuchhaltung \u00fcbernehmen.<\/strong><\/p>\n<p><a name=\"unterschied\"><\/a><\/p>\n<h2>Auslagern der Lohnabrechnung an ein Lohnb\u00fcro und an Steuerberater*innen \u2013 was ist der Unterschied?<\/h2>\n<h3>Lohnbuchhaltung in ein Lohnb\u00fcro auslagern: Verfahren und Kosten<\/h3>\n<p>Ein Lohnb\u00fcro ist, wie der Name schon anklingen l\u00e4sst, ein Unternehmen, das auf die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert ist. Diese Dienstleistungen werden als \u201e<strong>as-a-Service\u201c-Angebot<\/strong> bereitgestellt. In Lohnb\u00fcros arbeiten meistens Buchhalter*innen.<\/p>\n<p>Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnungen an ein Lohnb\u00fcro auslagern m\u00f6chten, \u00fcbermitteln diesem alle f\u00fcr die Abwicklung der Lohnabrechnung notwendigen Daten der Besch\u00e4ftigten, darunter <strong>Stammdaten, Gehalt und Sozialversicherungsdaten<\/strong>.<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich m\u00fcssen Unternehmen dem Lohnb\u00fcro monatlich auch <strong>Arbeitszeiten, Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheitstage<\/strong> \u00fcbermitteln. Besonders bei l\u00e4ngeren Krankheitsf\u00e4llen ist dies wichtig, da Besch\u00e4ftigte nach einer gewissen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnfortzahlung\/#:~:text=Im%20Prinzip%20hat%20jede*r,%2C%20Werkstudierende%20und%20Saisonarbeiter*innen.\">Zeit aus der Lohnfortzahlung<\/a> herausfallen und die Krankenkasse die Zahlung \u00fcbernimmt. Diese Faktoren haben also direkte Auswirkungen auf die Lohnabrechnung.<\/p>\n<p>Ein Lohnb\u00fcro \u00fcbernimmt in der Regel auch die <strong>Meldungen an das Finanzamt und die<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/sozialversicherung\/\">Sozialversicherungstr\u00e4ger<\/a>. Zudem pr\u00fcft es monatlich, ob alle Abrechnungen korrekt sind.<\/p>\n<p>Im Gegensatz zu <strong>pers\u00f6nlichen Steuerberater*innen<\/strong> bieten Lohnb\u00fcros meist <strong>keine individuelle Beratung<\/strong>, sondern arbeiten nach einem standardisierten Abrechnungssystem. Die Kosten f\u00fcr ein Lohnb\u00fcro werden in der Regel <strong>pro Mitarbeiter*in berechnet<\/strong>. Unternehmen k\u00f6nnen mit <strong>Kosten zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter*in und Monat<\/strong> rechnen. Es gibt jedoch auch <strong>individuelle Paketl\u00f6sungen<\/strong>, bei denen gr\u00f6\u00dfere Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Besch\u00e4ftigten oft g\u00fcnstigere Preise erhalten.<\/p>\n<h3>Lohnbuchhaltung an Steuerberater*innen auslagern: Verfahren und Kosten<\/h3>\n<p>Anders als Lohnb\u00fcros bieten Steuerberater*innen <strong>individuellere L\u00f6sungen<\/strong> an und verf\u00fcgen \u00fcber ein <strong>umfassenderes Wissen zu arbeitsrechtlichen und steuerlichen Themen<\/strong>. Das bedeutet, dass sie grunds\u00e4tzlich dieselben Aufgaben wie Lohnb\u00fcros \u00fcbernehmen, jedoch dar\u00fcber hinaus zus\u00e4tzliche Dienstleistungen anbieten k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Ein wesentlicher Vorteil von Steuerberater*innen ist ihre <strong>Fachkompetenz in komplexeren steuerlichen und rechtlichen Fragestellungen<\/strong>. Sie k\u00f6nnen nicht nur die laufende Lohnabrechnung und die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungstr\u00e4ger \u00fcbernehmen, sondern auch:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Jahresabschl\u00fcsse erstellen<\/strong><\/li>\n<li><strong>Steuererkl\u00e4rungen f\u00fcr Unternehmen anfertigen<\/strong><\/li>\n<li><strong>Individuelle steuerliche Beratung anbieten<\/strong>, z.\u00a0B. zur steueroptimierten Gestaltung von Gehaltsstrukturen<\/li>\n<li><strong>Komplexe F\u00e4lle bearbeiten<\/strong>, etwa bei Entsendungen ins Ausland oder bei besonderen Verg\u00fctungsmodellen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Steuerberater*innen sind daher besonders <strong>geeignet f\u00fcr Unternehmen mit komplexeren Lohnbuchhaltungen<\/strong>, etwa solche mit <strong>internationalen Standorten oder variablen Verg\u00fctungsmodellen<\/strong>.<\/p>\n<p>Die Kosten f\u00fcr Steuerberater*innen sind meistens allerdings h\u00f6her.<\/p>\n<h3><strong>DATEV \u2013 Lohnbuchhaltung auslagern \u2013 Was hei\u00dft das?<\/strong><\/h3>\n<p><strong>Info:<\/strong> DATEV ist eine Softwarel\u00f6sung, die speziell f\u00fcr die Buchhaltung und Lohnabrechnung entwickelt wurde und h\u00e4ufig von Steuerberater*innen genutzt wird. Wenn Sie die Lohnabrechnung an DATEV auslagern, werden die Daten an Steuerberater*innen oder Lohnb\u00fcros \u00fcbermittelt, die dann die Abrechnung mit DATEV durchf\u00fchren.<\/p>\n<p><iframe title=\"Lohnabrechnung automatisieren: So funktioniert die Factorial + DATEV Integration\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/U-M74toO-UM?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"vor- und nachteile\"><\/a><\/p>\n<h2>Vor- und Nachteile der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/h2>\n<h3><strong>Welche Vorteile hat die Auslagerung der Lohnabrechnung an externe Dienstleister?<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>Ganz klar: Unternehmen <strong>sparen vor allem Zeit<\/strong> durch die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung-auslagern\/\">Auslagerung der Lohnabrechnung<\/a>.<\/li>\n<li>Das bedeutet mehr <strong>Effizienz im Arbeitsalltag und die M\u00f6glichkeit, die gewonnene Zeit f\u00fcr andere wichtige Aufgaben<\/strong> statt f\u00fcr administrative T\u00e4tigkeiten zu nutzen.<\/li>\n<li>Zudem k\u00f6nnen Sie sicher sein, dass Lohnb\u00fcros und Steuerberater*innen \u00fcber <strong>mehr Fachwissen als Sie selbst verf\u00fcgen<\/strong> \u2013 sie sind Spezialist*innen auf ihrem Gebiet.<\/li>\n<li>Sie sind auch mit aktuellen Gesetzes\u00e4nderungen vertraut und garantieren, dass die <strong>Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeitenden fehlerfrei und gesetzeskonform erstellt wird.<\/strong><\/li>\n<li>Krankheitstage Ihrer Mitarbeitenden haben keinen negativen Einfluss auf die Lohnabrechnung. Ein <strong>Krankheitsausfall zum Zeitpunkt der Abrechnung kann also nicht dazu f\u00fchren, dass Mitarbeitende ihr Gehalt nicht rechtzeitig erhalten.<\/strong><\/li>\n<li>Schlie\u00dflich gibt es eine klare <strong>Kostenkontrolle<\/strong>: Durch eine monatliche Geb\u00fchr oder eine Zahlung pro Kopf wissen Sie immer genau, welche Kosten f\u00fcr die Abrechnung monatlich auf Sie zukommen. Es gibt keine kostentechnischen \u00dcberraschungen.<\/li>\n<li>In Zeiten des Fachkr\u00e4ftemangels kann es auch <strong>schwierig sein, geeignetes Personal f\u00fcr die Buchhaltung zu finden \u2013 die Auslagerung umgeht dieses Problem.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Welche Nachteile kann die externe Auslagerung haben?<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>M\u00f6glicherweise ist einigen Unternehmen nicht wohl dabei, die <strong>Daten ihrer Mitarbeitenden und unternehmensinterne Daten an externe Dienstleister weiterzugeben. <\/strong><\/li>\n<li>Gerade f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen kann die Auslagerung, so planbar sie auch sein mag, <strong>das verf\u00fcgbare Budget sprengen<\/strong> und schlicht nicht realisierbar sein.<\/li>\n<li>Zudem sind Unternehmen nat\u00fcrlich in gewisser Weise <strong>abh\u00e4ngig von den externen Dienstleistern <\/strong>und m\u00fcssen in einem kritischen und wichtigen Aspekt \u2013 n\u00e4mlich der Auszahlung der Geh\u00e4lter ihrer Mitarbeitenden \u2013 auf diesen vertrauen.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"hr-software\"><\/a><\/p>\n<h2>Lohnabrechnung selbst durchf\u00fchren mit HR-Software<\/h2>\n<p><strong>Statt die Lohnabrechnung an externe Dienstleister auszulagern, k\u00f6nnen Sie mit einer <\/strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\" rel=\"noopener noreferrer\">HR-Software wie Factorial die vorbereitende Lohnabrechnung<\/a><strong> auch selbst im Betrieb durchf\u00fchren<\/strong>. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Kosten, denn diese Programme sind in der Regel weitaus g\u00fcnstiger als Steuerberatung oder Lohnb\u00fcro, sondern m\u00fcssen auch keine sensiblen Daten an externe Firmen weitergeben.<\/p>\n<p>Diese Tools sind mittlerweile so benutzerfreundlich, dass die Abrechnung ein Kinderspiel wird. Factorial zentralisiert alle relevanten Mitarbeiterdaten. Zudem erm\u00f6glicht es die automatische Berechnung von Geh\u00e4ltern, wobei dank der <strong>Schnittstellen-Partnerschaft<\/strong> eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\" rel=\"noopener noreferrer\">nahtlose Integration mit DATEV<\/a> die Abrechnung fehlerfrei und schnell gestaltet. Falls Sie dennoch ein Lohnb\u00fcro oder Steuerberater*innen einbinden m\u00f6chten, erleichtert <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Factorial<\/a> auch hier die Daten\u00fcbertragung und Zusammenarbeit.<\/p>\n<p>Au\u00dferdem liegen Sie damit im Trend. Laut einer <a href=\"https:\/\/hub.kpmg.de\/digitalisierung-im-rechnungswesen-2024-2025?__hstc=85194310.ce2954f77f7c962227e9a1467b2eb744.1743081428884.1743081428884.1743081428884.1&amp;__hssc=85194310.1.1743081428884&amp;__hsfp=4120014087\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von KPMG<\/a> zur Digitalisierung im Rechnungswesen nutzen bereits \u00fcber <strong>die H\u00e4lfte der befragten Unternehmen Cloud-L\u00f6sungen im Rechnungswesen, sei es in ersten Pilotprojekten oder sogar fl\u00e4chendeckend.<\/strong><\/p>\n<p>Und in dieser Hinsicht wird k\u00fcnftig ein <strong>weiteres Thema auch in der Buchhaltung relevant: die KI<\/strong>. Zwar gaben erst 23 Prozent der befragten Unternehmen an, bereits KI im Rechnungswesen einzusetzen, jedoch stimmen 43 Prozent zu, dass KI in Zukunft eine zunehmende Bedeutung in diesem Bereich haben wird.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69de181ded760\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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