{"id":154793,"date":"2025-04-03T16:56:41","date_gmt":"2025-04-03T14:56:41","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=154793"},"modified":"2025-07-15T17:44:35","modified_gmt":"2025-07-15T15:44:35","slug":"personaldaten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/","title":{"rendered":"Personaldaten: Datenschutz in der Personalabteilung"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Unabh\u00e4ngig davon, wie gro\u00df oder klein ein Unternehmen ist, m\u00fcssen Arbeitgebende verantwortungsvoll mit den Daten ihrer Besch\u00e4ftigten umgehen. <\/span><b>Datenschutz<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ist also ein wichtiges Thema, zumal sowohl Deutschland als auch die EU hohe Ma\u00dfst\u00e4be in Bezug auf die Speicherung und Verwendung<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personenbezogene-daten\/\">personenbezogener Daten<\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ansetzen. Doch was geh\u00f6rt alles zu den <\/span><b>Personaldaten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und wie k\u00f6nnen Unternehmen den Datenschutz m\u00f6glichst unkompliziert und dennoch rechtskonform umsetzen? <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Antworten auf diese und \u00e4hnliche Fragen sowie die besten Tipps zum Thema finden Sie in folgendem Artikel.<\/span><\/p>\n<h2><b>Key Facts<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Zu den <\/span><b>Personaldaten im Unternehmenskontext<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> z\u00e4hlen nicht nur Name und Adresse, sondern beispielsweise auch Gesundheitsdaten, Leistungsbewertungen sowie <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/entgeltabrechnung\/\">Entgeltabrechnungen<\/a>.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>Datenschutzregeln<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> f\u00fcr Personaldaten sind festgelegt im Bundesdatenschutzgesetz (<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">BDSG<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">) und in der europ\u00e4ischen Datenschutz-Grundverordnung (<\/span><a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Im Wesentlichen gilt: Unternehmen d\u00fcrfen <\/span><b>Personendaten nur dann speichern und verarbeiten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, wenn dies f\u00fcr die Erf\u00fcllung ihrer Pflichten als Arbeitgebender und f\u00fcr die Organisation des regul\u00e4ren Arbeitsbetriebs <\/span><b>unabdingbar<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ist.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was geh\u00f6rt alles zu den Personaldaten?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#regeln\">Datenschutz f\u00fcr Personaldaten: Welche Regeln gelten?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#l\u00f6schung\">Wann m\u00fcssen personenbezogene Daten gel\u00f6scht werden?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#besondere\">Besonders schutzw\u00fcrdige Personaldaten<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zugriff\">Wer darf in Unternehmen auf pers\u00f6nliche Daten zugreifen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#tipps\">Datenschutzkonforme Verwaltung personenbezogener Daten: Tipps f\u00fcr den Unternehmensalltag<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#beauftragter\">Benennung eines Datenschutzbeauftragten: Pflicht?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#software\">Digitales Datenschutzmanagement und DATEV Personaldaten<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af\" class=\"hs-cta-node hs-cta-553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '553e65b9-5e29-4514-bb2b-a12e8acf24af', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Was geh\u00f6rt alles zu den Personaldaten?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Liste der Daten, die zu den Personaldaten gez\u00e4hlt werden, ist lang. Hier eine Auswahl:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Name und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Steuermerkmale<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Religionszugeh\u00f6rigkeit<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Lebenslauf (Ausbildung, Qualifikation, Weiterbildungen etc.)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/entgeltabrechnung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Entgeltabrechnungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> bzw. Zusammensetzung des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohn\/\">Lohns\/Gehalts<\/a><\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leistungsbewertungen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeits- und Abwesenheitszeiten, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsantrag\/\">Urlaubsantr\u00e4ge<\/a><\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gesundheitsdaten einschlie\u00dflich biometrischer Daten<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fotos und Videos, auf denen der*die Besch\u00e4ftigte identifizierbar ist<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"regeln\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Datenschutz f\u00fcr Personaldaten: Welche Regeln gelten?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auf welche Weise die <\/span><b>Personalabteilung <\/b>den <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/datenschutz-am-arbeitsplatz\/\">Datenschutz<span style=\"font-weight: 400;\"> im Unternehmen <\/span><\/a><b>gew\u00e4hrleisten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> muss, ist in der Europ\u00e4ischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) genau festgelegt.<\/span><\/p>\n<h3><b>Grundsatz der Erforderlichkeit<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Laut<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-6-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 6 DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> d\u00fcrfen <strong>pers\u00f6nliche Daten von Besch\u00e4ftigten<\/strong> <\/span><b>nur gespeichert und verarbeitet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden, wenn die Datenerhebung <\/span><b>gesetzlich vorgeschrieben<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und\/oder <\/span><b>unbedingt notwendig<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ist (etwa zur Vertragserf\u00fcllung). Au\u00dferdem m\u00fcssen die Betreffenden der Datenspeicherung zustimmen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auch<\/span> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/__26.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 26 Abs. 1 BDSG<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> formuliert klar, dass die Verarbeitung von Personaldaten<\/span><b> ausschlie\u00dflich f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> erlaubt ist \u2013 zum Beispiel im Rahmen der <strong>Aufnahme oder Beendigung eines Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/strong> oder f\u00fcr die Erf\u00fcllung der Rechte und Pflichten, die sich aus einem Gesetz, einem<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/tarifvertrag\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tarifvertrag<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> oder einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsvereinbarung\/\">Betriebsvereinbarung<\/a> ergeben.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ebenfalls in der<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-88-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">DSGVO (\u00a7 88)<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> steht, dass personenbezogene Daten von Unternehmen nur gespeichert und verarbeitet werden d\u00fcrfen, <\/span><b>wenn dies bestimmten Zwecken dient<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, zum Beispiel:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Planung und Organisation der Arbeit<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Sicherstellung von Gleichheit am Arbeitsplatz<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Schutz des Eigentums (der Besch\u00e4ftigten oder der Kund*innen)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Grundsatz der Abw\u00e4gung<\/b><\/h3>\n<p><b>Personalabteilungen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> m\u00fcssen immer genau <\/span><b>abw\u00e4gen, ob die Erhebung und Verarbeitung bestimmter pers\u00f6nlicher Daten unbedingt erforderlich<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ist. Dazu m\u00fcssen laut Gesetz bestimmte Kriterien erf\u00fcllt sein: Die Datenspeicherung oder Datenverarbeitung muss den gew\u00fcnschten Zweck erf\u00fcllen und in einem angemessenen Verh\u00e4ltnis zum Eingriff in die Pers\u00f6nlichkeitsrechte stehen. Au\u00dferdem ist stets jene <\/span><b>Ma\u00dfnahme zu bevorzugen, die die Pers\u00f6nlichkeitsrechte am wenigsten beeintr\u00e4chtigt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Letzteres wird auch durch<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-5-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 5 DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> deutlich, denn danach sollen immer <\/span><b>nur so viele Daten verarbeitet werden, wie unbedingt erforderlich <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(Datenminimierung). So sind beispielsweise Angaben zu Freizeitaktivit\u00e4ten oder zum Familienstand grunds\u00e4tzlich irrelevant f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis. Diese Daten m\u00fcssen aus der<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakte\/\">Personalakte<\/a> zum Datenschutz<span style=\"font-weight: 400;\"> gel\u00f6scht werden. Unternehmen sollten hier eine besondere Sorgfalt an den Tag legen, denn sie stehen in der Beweispflicht. Nehmen die Beh\u00f6rden eine Datenschutzkontrolle vor, k\u00f6nnen <\/span><b>Verst\u00f6\u00dfe mit Bu\u00dfgeldern geahndet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden. Diese wurden durch die DSGVO drastisch erh\u00f6ht und k\u00f6nnen insbesondere f\u00fcr kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen existenzbedrohend sein.<\/span><\/p>\n<h3><b>Grundsatz der Zweckbindung<\/b><\/h3>\n<p><b>Pers\u00f6nliche Daten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> d\u00fcrfen stets <\/span><b>nur f\u00fcr den Zweck verwendet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden, <\/span><b>f\u00fcr den sie urspr\u00fcnglich erhoben <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">wurden. Ist beispielsweise ein Ladenlokal zwecks Diebstahlschutz mit Videokameras ausgestattet, d\u00fcrfen die Videoaufnahmen nicht verwendet werden, um die Arbeit der Mitarbeitenden zu \u00fcberwachen. Au\u00dferdem gilt: Der <\/span><b>Zweck darf nachtr\u00e4glich nur in bestimmten F\u00e4llen ver\u00e4ndert werden<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, n\u00e4mlich dann, wenn:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">dies gesetzlich vorgeschrieben ist,<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">der neue Zweck nicht im Widerspruch zu dem urspr\u00fcnglichen steht und<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">die Betreffenden ihr Einverst\u00e4ndnis geben.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>Einwilligung zur Datenspeicherung und Datenverwendung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> muss dabei <\/span><b>immer freiwillig<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und <\/span><b>in Schriftform <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">erfolgen.<\/span><\/p>\n<h3><b>Grundsatz der Informationspflicht<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte m\u00fcssen <\/span><b>vom Unternehmen dar\u00fcber informiert<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> werden, <\/span><b>welche personenbezogenen Daten konkret gespeichert und verarbeitet <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">werden. Auch der Verwendungszweck, die vorgesehene Dauer der Speicherung und die M\u00f6glichkeit des Widerrufs ihrer Einwilligung m\u00fcssen ihnen mitgeteilt werden. Sofern es im Unternehmen eine*n Datenschutzbeauftragte*n gibt, m\u00fcssen Besch\u00e4ftigte wissen, wie sie ihn oder sie kontaktieren k\u00f6nnen. Auch \u00fcber ihr <\/span><b>Beschwerderecht bei der zust\u00e4ndigen Aufsichtsbeh\u00f6rde<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> m\u00fcssen sie aufgekl\u00e4rt werden.<\/span><br \/>\n<a name=\"l\u00f6schung\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Wann m\u00fcssen personenbezogene Daten gel\u00f6scht werden?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der Gesetzgeber sieht in Bezug auf den Datenschutz von Besch\u00e4ftigten in Unternehmen <\/span><b>bestimmte L\u00f6schungspflichten personenbezogener Daten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> vor. Laut<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-17-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 17 DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> d\u00fcrfen die Daten nur so lange gespeichert werden, wie es f\u00fcr den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Manchmal existieren allerdings <strong>Aufbewahrungspflichten,<\/strong> zum Beispiel im Fall von<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/entgeltabrechnung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gehaltsabrechnungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> (bis zu elf Jahre).<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/leistungsbeurteilung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leistungsbeurteilungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> hingegen m\u00fcssen gel\u00f6scht werden, sobald der Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausgeschieden ist und ein<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeugnis\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitszeugnis<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> erhalten hat.<\/span><br \/>\n<a name=\"besondere\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Besonders schutzw\u00fcrdige Personaldaten<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bestimmte personenbezogene Daten gelten als besonders schutzw\u00fcrdig, zum Beispiel:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gesundheitsdaten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, darunter genetische und biometrische Daten (etwa Fingerabdr\u00fccke)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Daten mit Bezug zur <\/span><b>ethnischen Herkunft<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Daten, aus denen die <\/span><b>weltanschauliche \u00dcberzeugung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> oder die <\/span><b>politische Meinung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> der Besch\u00e4ftigten hervorgeht<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Daten, aus denen die <\/span><b>sexuelle Orientierung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> hervorgeht<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Speicherung und Verarbeitung von Daten dieser Art ist <\/span><b>nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, n\u00e4mlich dann, wenn der Verarbeitungszweck deutlich h\u00f6her eingestuft wird als das individuelle Recht auf Datenschutz.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dass <\/span><b>Gesundheitsdaten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu den <\/span><b>besonders sch\u00fctzenswerten Daten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> z\u00e4hlen, sollte den Verantwortlichen, etwa der Teamleitung, stets bewusst sein. Meldet sich ein Mitarbeitender beispielsweise krank, darf der Grund der Abwesenheit den anderen Besch\u00e4ftigten nicht mitgeteilt werden. Die Abwesenheit selbst sollte auch nur dann kommuniziert werden, wenn es unbedingt erforderlich ist. Die erkrankten Mitarbeitenden entscheiden hingegen selbst, was sie ihren Kolleg*innen mitteilen m\u00f6chten.<\/span><br \/>\n<a name=\"zugriff\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Wer darf in Unternehmen auf pers\u00f6nliche Daten zugreifen?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Damit die <\/span><b>Personalabteilung den Datenschutz gew\u00e4hrleisten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> kann, d\u00fcrfen <\/span><b>nur bestimmte Personengruppen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> auf Personaldaten zugreifen \u2013 im Falle der Entgeltabrechnungen beispielsweise die Mitarbeitenden, die f\u00fcr die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Lohnabrechnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> zust\u00e4ndig sind. Vorgesetzten ist der Zugriff nur dann erlaubt, wenn er f\u00fcr die F\u00fchrungsarbeit erforderlich ist. Ben\u00f6tigt der<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsrat\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Betriebsrat<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> bestimmte Daten eines Mitarbeitenden, muss er dies gut begr\u00fcnden und oftmals zus\u00e4tzlich die Einwilligung der betreffenden Person einholen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>Besch\u00e4ftigten selbst d\u00fcrfen jederzeit ihre Personaldaten einsehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, auch ihre Personalakte. Datenschutz bedeutet dabei zudem, dass Mitarbeitende immer das <\/span><b>Recht<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> haben, bestimmte <\/span><b>pers\u00f6nliche Daten zur\u00fcckzuhalten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, etwa Informationen \u00fcber eine Erkrankung. Sie k\u00f6nnen dann die Auskunft verweigern, sofern sie nicht auskunftspflichtig sind.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In Bezug auf die <\/span><b>Ver\u00f6ffentlichung<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> sieht der Gesetzgeber vor, dass Kontaktdaten wie der <\/span><b>Name<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, die genaue <\/span><b>T\u00e4tigkeit<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und die <\/span><b>dienstliche E-Mail-Adresse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und <\/span><b>Telefonnummer<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> auch ohne Einwilligung des Besch\u00e4ftigten ver\u00f6ffentlicht werden d\u00fcrfen, beispielsweise online auf der Unternehmensseite. Lediglich dann, wenn es um Fotos oder Angaben zum Lebenslauf geht, ist vorab eine Einwilligung erforderlich.<\/span><\/p>\n<p><iframe title=\"Entdecken Sie Factorial: eine All-in-One-Plattform f\u00fcr das Personalmanagement\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/o2fcz_nORaw?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"tipps\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Datenschutzkonforme Verwaltung personenbezogener Daten: Tipps f\u00fcr den Unternehmensalltag<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Verantwortliche in Unternehmen k\u00f6nnen einiges tun, um den Datenschutz zu gew\u00e4hrleisten. Hier ein paar Beispiele f\u00fcr alltagstaugliche und leicht umsetzbare Ma\u00dfnahmen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">regelm\u00e4\u00dfige <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mitarbeiter-weiterbildung\/\">Mitarbeiterschulungen<\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> zum Thema Datenschutz durchf\u00fchren<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Datenschutzrichtlinien einf\u00fchren<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Welche Daten d\u00fcrfen f\u00fcr welche Zwecke erhoben und gespeichert werden? Wer hat Zugriff? Wann m\u00fcssen Daten gel\u00f6scht werden?)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Daten digital sch\u00fctzen und organisieren<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (etwa mithilfe einer digitalen Personalsoftware)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"beauftragter\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Benennung eines Datenschutzbeauftragten: Pflicht?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nur in Unternehmen, in denen <\/span><b>mindestens 20 Mitarbeitende<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> besch\u00e4ftigt sind, muss laut<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-37-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Art. 37 DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und<\/span> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/__38.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 38 BDSG<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ein*e <\/span><b>Datenschutzbeauftragte*r<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> benannt werden. Deren bzw. dessen Aufgabe ist es, die <\/span><b>Datenspeicherung und Datennutzung im Unternehmen kritisch zu \u00fcberpr\u00fcfen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und auf Missst\u00e4nde hinzudeuten. Der*die Datenschutzbeauftragte*r kann dem Unternehmen angeh\u00f6ren oder als externe*r Expert*in beauftragt werden.<\/span><br \/>\n<a name=\"software\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Digitales Datenschutzmanagement und DATEV Personaldaten<\/b><\/h2>\n<p><b>Datenschutz in Unternehmen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> erfordert ein gut durchdachtes<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dokumentenmanagement<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Mithilfe der <strong>digitalen Personalakte<\/strong> von Factorial sammeln Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag alle relevanten Personaldaten \u2013 und zwar so, dass sie von Ihren Besch\u00e4ftigten jederzeit eingesehen und bearbeitet werden k\u00f6nnen. Dabei legt die All-in-One-Software nicht nur Wert auf Sicherheit, sondern auch auf Benutzerfreundlichkeit. Die eingegebenen Daten lassen sich unkompliziert verwalten und k\u00f6nnen \u00fcber die bilaterale Schnittstelle mit DATEV sicher f\u00fcr die Fertigstellung der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\">Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/a> \u00fcbermittelt werden<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">. Alles in einem Workflow. \u00dcberzeugen Sie sich selbst und testen Sie die Factorial&#8217;s Software-L\u00f6sungen rund um das Thema.<\/span><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Was geh\u00f6rt alles zu den Personaldaten?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Die Liste der Daten, die zu den Personaldaten gez\u00e4hlt werden, ist lang. Hier eine Auswahl:\nName und Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)\nSteuermerkmale\nReligionszugeh\u00f6rigkeit\nLebenslauf (Ausbildung, Qualifikation, Weiterbildungen etc.)\nEntgeltabrechnungen bzw. Zusammensetzung des Lohns\/Gehalts\nLeistungsbewertungen\nArbeits- und Abwesenheitszeiten, Urlaubsantr\u00e4ge\nGesundheitsdaten einschlie\u00dflich biometrischer Daten\nFotos und Videos, auf denen der*die Besch\u00e4ftigte identifizierbar ist\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Wann m\u00fcssen personenbezogene Daten gel\u00f6scht werden?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Der Gesetzgeber sieht in Bezug auf den Datenschutz von Besch\u00e4ftigten in Unternehmen bestimmte L\u00f6schungspflichten personenbezogener Daten vor. Laut \u00a7 17 DSGVO d\u00fcrfen die Daten nur so lange gespeichert werden, wie es f\u00fcr den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Manchmal existieren allerdings Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel im Fall von Gehaltsabrechnungen (bis zu elf Jahre). Leistungsbeurteilungen hingegen m\u00fcssen gel\u00f6scht werden, sobald der Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausgeschieden ist und ein Arbeitszeugnis erhalten hat.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Unabh\u00e4ngig davon, wie gro\u00df oder klein ein Unternehmen ist, m\u00fcssen Arbeitgebende verantwortungsvoll mit den Daten ihrer Besch\u00e4ftigten umgehen. Datenschutz ist also ein wichtiges Thema, zumal sowohl Deutschland als auch die EU hohe Ma\u00dfst\u00e4be in Bezug auf die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten ansetzen. Doch was geh\u00f6rt alles zu den Personaldaten und wie k\u00f6nnen Unternehmen den<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":270,"featured_media":155525,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[393],"tags":[],"class_list":["post-154793","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unternehmensvorschriften-und-gesetze"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Personaldaten: Datenschutz in der Personalabteilung | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Personaldaten sicher verwalten: Welche Datenschutzregeln gelten f\u00fcr Unternehmen und wie arbeiten Sie in der Personalabteilung DSGVO-konform?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Personaldaten: Datenschutz in der Personalabteilung\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Personaldaten sicher verwalten: Welche Datenschutzregeln gelten f\u00fcr Unternehmen und wie arbeiten Sie in der Personalabteilung DSGVO-konform?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Factorial\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/people\/Factorial\/100064908455810\/\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2025-04-03T14:56:41+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2025-07-15T15:44:35+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/04\/03152532\/personaldaten.webp\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1280\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"720\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/webp\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Antonia Gr\u00fcbl\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:creator\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Written by\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Antonia Gr\u00fcbl\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"7 Minuten\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"Article\",\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/#article\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\"},\"author\":{\"name\":\"Antonia Gr\u00fcbl\",\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/#\/schema\/person\/25f005c44eb02fd9666bdd81cb5de89b\"},\"headline\":\"Personaldaten: Datenschutz in der Personalabteilung\",\"datePublished\":\"2025-04-03T14:56:41+00:00\",\"dateModified\":\"2025-07-15T15:44:35+00:00\",\"mainEntityOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\"},\"wordCount\":1480,\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/#organization\"},\"articleSection\":[\"Unternehmensvorschriften &amp; 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