{"id":15481,"date":"2020-04-14T17:46:05","date_gmt":"2020-04-14T15:46:05","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=15481"},"modified":"2026-02-16T14:29:08","modified_gmt":"2026-02-16T12:29:08","slug":"zeiterfassung-mit-excel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassung-mit-excel\/","title":{"rendered":"Zeiterfassung mit Excel – so funktioniert es! [+ kostenlose Vorlage]"},"content":{"rendered":"

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Zeiterfassungssysteme und Softwares auf dem Markt, die f\u00fcr Unternehmen h\u00e4ufig Investitionen in der Personalabteilung bedeuten. Aus diesem Grund greifen viele Personalmanager zur Zeiterfassung mit Excel<\/strong>.<\/p>\n

In diesem Beitrag erkl\u00e4ren wir Ihnen, wie Sie einen Stundenzettel mit Excel erstellen und Ihre Arbeitszeiterfassung vereinfachen k\u00f6nnen.<\/p>\n

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Excel: Stundenzettel<\/h4>\n \n

Berechnen Sie ganz einfach die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden mit unserer kostenlosen Stundenzettel-Vorlage!<\/p>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n

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Zeiterfassung: Bleiben Sie auf dem Laufenden!<\/strong><\/h2>\n

Die Zeiten und Anspr\u00fcche an den Arbeitsplatz haben sich ge\u00e4ndert. Heutzutage streben die Menschen eine erf\u00fcllende Work-Life-Balance an, und infolgedessen werden ihre Arbeitszeitpl\u00e4ne flexibler.<\/p>\n

Diese flexiblen Arbeitsregelungen sind h\u00e4ufiger als je zuvor. Daher besteht eine gr\u00f6\u00dfere Nachfrage nach Zeiterfassungssystemen<\/a>, die diesen neuen Arbeitsbedingungen gerecht werden und dabei viele M\u00f6glichkeiten der Zeiterfassung anbieten.<\/p>\n

Warum ist es wichtig, die richtigen Zeiterfassungssysteme zu verwenden?<\/strong><\/h3>\n

Mit dem neuen Konzept flexibler Arbeitszeiten ist es entscheidend geworden, das richtige System zu finden, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Das Finden der richtigen Zeiterfassungssysteme<\/a> ist entscheidend.<\/p>\n

Oft wird von Mitarbeitern die Aufgabe, die eigenen Stunden einzugeben, vernachl\u00e4ssigt. Dies hat zur Folge, dass die Stunden in keinem System aufgezeichnet werden. Die Mitarbeiter verlassen sich auf ihre Notizen, E-Mail-Verlauf, Papierzeittabellen etc., um die Arbeitszeit im Auge zu behalten. Solch ein System ist nicht zuverl\u00e4ssig.
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Zeiterfassung mit Excel erstellen: Schritt f\u00fcr Schritt<\/strong><\/h2>\n

Microsoft Excel ist ein Programm, mit dem Sie einen Stundenzettel f\u00fcr Ihre Mitarbeiter erstellen k\u00f6nnen. Zu Beginn m\u00fcssen Sie die Microsoft Excel-Software<\/strong> auf Ihrem Computer installieren.<\/p>\n

Beachten Sie, dass dies ein kostenpflichtiges Programm ist, das nur f\u00fcr eine begrenzte Zeit verwendet werden kann, es sei denn, Ihr Unternehmen kauft die entsprechende Lizenz. Wenn Sie keinen Zugriff auf diese Software haben, k\u00f6nnen Sie ein alternatives Programm wie Google Sheets<\/strong> verwenden.<\/p>\n

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  1. Erstellen Sie eine neue Excel-Datei<\/strong> und geben Sie ihr einen zutreffenden Namen<\/strong>, damit sie leicht gefunden und erkannt werden kann. Ein Beispiel w\u00e4re Zeiterfassung_Mitarbeitername_Monat.<\/li>\n
  2. Geben Sie relevante Informationen<\/strong> wie den Namen des Mitarbeiters, die Personalnummer, den Zeitraum, die Abteilung und den Namen des Vorgesetzten ein.<\/li>\n
  3. Erstellen Sie anschlie\u00dfend eine Tabelle mit f\u00fcnf Spalten<\/strong> unter den Informationen, die Sie \u00fcber den Mitarbeiter eingegeben haben. Sie sollten jeweils eine Spalte f\u00fcr das Datum, die Start- sowie Endzeit, die Dauer der Pause und zu guter Letzt die Gesamtarbeitszeit verwenden. Auf diese Weise \u00fcberblicken Sie jederzeit, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Soll-Arbeitszeit<\/a> erf\u00fcllen.<\/li>\n
  4. Zuletzt k\u00f6nnen Sie eine Formel einf\u00fcgen, die die Anzahl der Stunden z\u00e4hlt<\/strong>, die in die Tabelle eingegeben werden. So vermeiden Sie Rechenfehler und ersparen sich manuelle Arbeit. Achten Sie darauf, dass Ihre Zellen richtig formatiert<\/strong> sind und die Werte auch jeweils einem Datum, bzw. Uhrzeiten entsprechen.<\/li>\n<\/ol>\n

    Wenn Sie die Schritte korrekt ausgef\u00fchrt haben, erhalten Sie eine Vorlage, die der folgenden \u00e4hnelt:
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    Vorteile der Excel Zeiterfassung<\/strong><\/h2>\n

    Einfach und kosteng\u00fcnstig<\/strong><\/p>\n

    Wenn Sie eine bereits formatierte Vorlage nutzen, ist die Zeiterfassung mit Excel ziemlich einfach und selbsterkl\u00e4rend. Ihre Mitarbeiter m\u00fcssen lediglich den Beginn und das Ende ihres Arbeitstages angeben, sowie die Dauer der Pause.<\/p>\n

    Die Vorlage berechnet dann automatisch die geleisteten Stunden und zeigt auf, ob die Soll-Arbeitszeit<\/strong> erf\u00fcllt wurde. Die meisten Unternehmen verf\u00fcgen zudem bereits \u00fcber eine Lizenz f\u00fcr Excel und haben daher keine Investitionskosten f\u00fcr die Zeiterfassung mit Excel.<\/p>\n

    \u00dcbersichtlich<\/strong><\/p>\n

    Da im Excel-Stundenzettel nur die wichtigsten Daten Ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitszeit enthalten sind, ist die Anzeige sehr \u00fcbersichtlich und Sie k\u00f6nnen auf einen Blick sehen, ob Ihre Mitarbeiter demn\u00e4chst ggf. \u00dcberstunden abbauen.<\/p>\n

    Nachweispflicht erf\u00fcllt<\/strong><\/p>\n

    Mit dem l\u00fcckenlosen Erfassen der Arbeitszeiten kommen Sie Ihrer Darlegungs- und Beweislast nach. Sollte ein Mitarbeiter einen Anspruch auf mehr Lohn, wegen zus\u00e4tzlicher geleisteten Arbeitsstunden g\u00fcltig machen wollen, haben Sie die erfassten Arbeitszeiten als Beweis im Streitfall.<\/p>\n