{"id":154841,"date":"2026-07-24T17:13:53","date_gmt":"2026-07-24T15:13:53","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=154841"},"modified":"2026-07-28T10:47:02","modified_gmt":"2026-07-28T08:47:02","slug":"geschaeftsreisen-organisieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/geschaeftsreisen-organisieren\/","title":{"rendered":"Gesch\u00e4ftsreisen organisieren: Wie funktioniert das?\u00a0"},"content":{"rendered":"
\n
\n

Gesch\u00e4ftsreisen zu organisieren, ist f\u00fcr viele Unternehmen eine untersch\u00e4tzte Managementaufgabe. Vor allem dort, wo pers\u00f6nliche Pr\u00e4senz entscheidend ist, zahlt sich eine strukturierte Planung direkt aus. Sie wirkt sich in Zeitersparnis, Kostenkontrolle und Zufriedenheit der Reisenden aus.<\/p>\n

W\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise sollen sich die Mitarbeitenden voll auf ihr Gesch\u00e4ft konzentrieren k\u00f6nnen. Daher ist ein gutes Travel-Management<\/a> essenziell, vor allem in Unternehmen, in denen viele Reisen anstehen. Wir erkl\u00e4ren in diesem Artikel, worauf Sie bei der Planung und Durchf\u00fchrung von Gesch\u00e4ftsreisen achten m\u00fcssen.<\/p>\n

Wichtige Fakten<\/h2>\n
    \n
  1. Gesch\u00e4ftsreisen zu organisieren bedeutet: Reiseziel, Zweck, Kosten und Transportmittel vor Reiseantritt verbindlich kl\u00e4ren. Zust\u00e4ndigkeiten klar verteilen, damit sich Reisende auf ihre Aufgaben konzentrieren k\u00f6nnen.<\/li>\n
  2. Laut der VDR-Gesch\u00e4ftsreiseanalyse 2026<\/a> wurden in Deutschland im Jahr 2025 insgesamt 116,1 Millionen Gesch\u00e4ftsreisen unternommen \u2013 ein Anstieg von 8,3 Prozent gegen\u00fcber dem Vorjahr, bei gleichzeitig gesunkenen Durchschnittskosten von 418 Euro pro Reise.<\/li>\n
  3. Gem\u00e4\u00df der VDR-Gesch\u00e4ftsreiseanalyse 2026<\/a> haben 72 Prozent der Unternehmen Bleisure- und Workation-Formate noch nicht in ihren Reiserichtlinien verankert \u2013 ein erhebliches Haftungs- und Versicherungsrisiko.<\/li>\n
  4. Der VDR-Gesch\u00e4ftsreiseanalyse 2026<\/a> zufolge erzielen 59 Prozent der Unternehmen durch strukturiertes Travel-Management Einsparungen zwischen 6 und 10 Prozent der Reisekosten. Bei einem Marktvolumen von 48,6 Milliarden Euro entspricht das einem j\u00e4hrlichen Einsparpotenzial von rund 3,9 Milliarden Euro.<\/li>\n<\/ol>\n
    \n
    \n
    \n

    Excel: Reisekostenabrechnung<\/h4>\n \n

    Sind Sie dieses Jahr auf Gesch\u00e4ftsreise?\r\n\r\nMit dieser Excel-Tabelle k\u00f6nnen Sie ganz unkompliziert Ihre Reisekosten berechnen.<\/p>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n

    \n \n <\/div>\n <\/div>\n<\/div>\n

    Wie bereitet man eine Gesch\u00e4ftsreise richtig vor?<\/h2>\n

    Laut der VDR-Gesch\u00e4ftsreiseanalyse 2026<\/a> dauerten 72 Prozent aller Gesch\u00e4ftsreisen in Deutschland im Jahr 2025 h\u00f6chstens drei Tage. Davon dauerten 34 Prozent maximal einen Tag. Eine strukturierte Vorbereitung ist daher kein Luxus, sondern Voraussetzung daf\u00fcr, dass kurze Reisen ihren Zweck erf\u00fcllen.<\/p>\n

    Vor dem Beginn der Dienstreise<\/a> geht es darum, eine Gesch\u00e4ftsreise zu organisieren<\/strong>. Je reibungsloser die Reisevorbereitung, desto perfekter der Ablauf. Es gilt, beim Organisieren der Gesch\u00e4ftsreise gr\u00f6\u00dfere Komplikationen zu vermeiden. So k\u00f6nnen sich die Gesch\u00e4ftsreisenden voll auf ihr Gesch\u00e4ft oder ihre Konferenzen konzentrieren. Im ersten Schritt ist zu kl\u00e4ren, ob die Reise notwendig ist und welche Ziele sich nicht ebenso effektiv durch eine Videokonferenz erreichen lassen. Steht die Notwendigkeit fest, sind die voraussichtlichen Reisekosten<\/a> zu ermitteln und die Kosten\u00fcbernahme durch das Unternehmen schriftlich zu best\u00e4tigen.<\/p>\n

    Steht die Notwendigkeit der Reise fest, wird ein Reiseplan erstellt. Dieser enth\u00e4lt Reiseziel, Reisedauer, Unterkunft, Verpflegung sowie \u2013 bei mehreren Terminen \u2013 eine \u00dcbernachtungsplanung, die Wegezeiten minimiert. Ebenso sind Vertretungsregelungen f\u00fcr die Abwesenheit zu treffen: Wer \u00fcbernimmt welche Aufgaben, und welche Kompetenzen werden delegiert?<\/p>\n

    Immer mehr, vor allem gr\u00f6\u00dfere Firmen, besch\u00e4ftigen daf\u00fcr eine f\u00fcr das Travel-Management<\/a> zust\u00e4ndige Person, die sich ausschlie\u00dflich um die Belange von Gesch\u00e4ftsreisenden k\u00fcmmert, die Reise plant, die entsprechenden Buchungen vornimmt, bei Komplikationen einspringen kann und sich anschlie\u00dfend um die Reisekostenabrechnung k\u00fcmmert. Au\u00dferdem hat diese Person die Einhaltung der Reiserichtlinie<\/strong> und die Reduzierung der Reisekosten<\/a> im Blick.<\/p>\n

    In kleineren Unternehmen \u00fcbernehmen das Reisemanagement in der Regel die Unternehmensleitung, die Personalleitung oder die Buchhaltung. Auch externe Dienstleister sind eine Alternative, um die Ausgaben niedrig zu halten.<\/p>\n

    Checkliste f\u00fcr Gesch\u00e4ftsreisen<\/h3>\n

    F\u00fcr Unternehmen, bei denen viele Gesch\u00e4ftsreisen anstehen, ist es sinnvoll, eine Checkliste zur Vorbereitung<\/strong> zu erstellen. Diese kann bei Gelegenheit angepasst werden, sollte aber alle relevanten Fragen enthalten.<\/p>\n

    Folgende Aspekte sollten in der Checkliste oder To-do-Liste abgearbeitet werden:<\/strong><\/p>\n