{"id":154914,"date":"2025-06-10T12:10:35","date_gmt":"2025-06-10T10:10:35","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=154914"},"modified":"2025-07-29T16:52:41","modified_gmt":"2025-07-29T14:52:41","slug":"personalstammdaten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalstammdaten\/","title":{"rendered":"Personalstammdaten \u2013 Welche Informationen z\u00e4hlen dazu und warum sind sie in der Personalarbeit unverzichtbar?"},"content":{"rendered":"<p>Die <strong>Personalstammdaten<\/strong> sind <strong>grundlegende Informationen<\/strong>, die nicht nur f\u00fcr die <strong>Arbeit der HR-Abteilung<\/strong>, sondern auch f\u00fcr einen <strong>reibungslosen Betriebsablauf insgesamt<\/strong> \u2013 beispielsweise durch die Arbeitszeitplanung \u2013 ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n<p>Welche Daten zu den Stammdaten geh\u00f6ren, welche Datenschutzvorgaben f\u00fcr diese gelten, welche Rolle sie in der Personalarbeit spielen und wie HR-Software mit der digitalen Personalakte die Arbeit erleichtern kann, erkl\u00e4ren wir im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Personalstammdaten bilden die <strong>Grundlage f\u00fcr die Personalverwaltung und -identifikation<\/strong> in der Personalarbeit eines Unternehmens.<\/li>\n<li>Zu diesen Daten geh\u00f6ren <strong>pers\u00f6nliche Informationen, Kontaktdaten sowie Angaben zur Besch\u00e4ftigung und Sozialversicherung.<\/strong><\/li>\n<li>Die Daten werden in der Personalarbeit vor allem f\u00fcr die <strong>Verwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Mitarbeiterentwicklung sowie f\u00fcr die Arbeitszeitplanung und Kommunikation<\/strong> ben\u00f6tigt.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was sind Personalstammdaten?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#erfassung\">Personalstammdaten erfassen und Datenschutz beachten<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#nutzung\">Nutzung der Personalstammdaten in der Praxis<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#software\">Mit HR-Software die Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten erleichtern<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303.png\" alt=\"Payroll Kit herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0d1eb234-ccef-47fc-8f07-b50ca38f8303', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Was sind Personalstammdaten?<\/h2>\n<h3>Personalstammdaten \u2013 Definition<\/h3>\n<p><strong>Personalstammdaten<\/strong> sind jene <strong>Informationen \u00fcber einzelne Besch\u00e4ftigte<\/strong> eines Unternehmens, mit denen <strong>Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden eindeutig identifizieren k\u00f6nnen<\/strong>. Diese Daten bleiben w\u00e4hrend der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebszugehoerigkeit\/#:~:text=Als%20Faustregel%20k%C3%B6nnen%20sich%20Arbeitgebende,Monatsgeh%C3%A4lter%20pro%20Jahr%20der%20Betriebszugeh%C3%B6rigkeit.\" rel=\"noopener noreferrer\">Betriebszugeh\u00f6rigkeit<\/a> meist unver\u00e4ndert \u2013 mit Ausnahme von \u00c4nderungen wie einer Adress\u00e4nderung durch Umzug.<\/p>\n<p>Sie dienen dem Unternehmen und insbesondere der Personalabteilung zur Identifikation und Verwaltung der Besch\u00e4ftigten. Diese Daten sind f\u00fcr eine korrekte HR-Arbeit also unerl\u00e4sslich.<\/p>\n<h3>Was z\u00e4hlt zu den Personalstammdaten und was geh\u00f6rt in ein Personalstammblatt?<\/h3>\n<p>Zu den Personalstammdaten, die in einem Personalstammblatt aufgenommen werden sollten, geh\u00f6ren:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Pers\u00f6nliche Informationen<\/strong>: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangeh\u00f6rigkeit, Familienstand<\/li>\n<li><strong>Kontaktdaten:<\/strong> Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Bankverbindung<\/li>\n<li><strong>Angaben zur Besch\u00e4ftigung<\/strong>: ggf. Mitarbeiternummer (Personalnummer), Position im Unternehmen, ggf. Abteilung\/Team, Eintrittsdatum, Art der Besch\u00e4ftigung (ob also Voll- oder Teilzeit und unbefristet oder befristet), Gehaltsdaten, Urlaubstage und Krankheitstage<\/li>\n<li><strong>Sozialversicherungsdaten:<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/sozialversicherungsnummer\/\">Sozialversicherungsnummer<\/a>, Steueridentifikationsnummer, Informationen zur Krankenkasse und zur Rentenversicherung<\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"erfassung\"><\/a><\/p>\n<h2>Personalstammdaten erfassen und Datenschutz beachten<\/h2>\n<h3>Personalstammdaten erfassen und pflegen \u2013 So geht\u2019s<\/h3>\n<p>Die Personalstammdaten werden zu <strong>Beginn eines Arbeitsverh\u00e4ltnisses, also in der Regel mit der Vertragsunterzeichnung, erhoben<\/strong>. Die Mitarbeitenden werden dann meistens dazu aufgefordert, die grundlegenden Informationen in der HR-Abteilung einzureichen.<\/p>\n<p>Daten wie die Personalnummer, die Position im Unternehmen oder auch das Eintrittsdatum werden von der Personalabteilung selbst hinzugef\u00fcgt. Die Personalnummer ist eine eindeutige Kennung, die jedem Mitarbeitenden zugewiesen wird.<\/p>\n<p>F\u00fcr einen korrekten Betriebsablauf ist es enorm wichtig, dass die Daten der Besch\u00e4ftigten kontinuierlich auf <strong>dem aktuellen Stand gehalten werden<\/strong>. Bei einem Umzug liegt es so an den Angestellten, die Adress\u00e4nderung rechtzeitig mitzuteilen \u2013 ebenso bei einem Bankwechsel. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es keine Probleme bei der \u00dcberweisung des Gehalts am Ende oder Anfang eines Monats gibt.<\/p>\n<p>Aber auch \u00c4nderungen der Arbeitszeit \u2013 beispielsweise eine Reduzierung von Voll- auf Teilzeit \u2013 oder ein Wechsel innerhalb einer anderen Abteilung des Unternehmens m\u00fcssen umgehend von den Personaler*innen aktualisiert werden, damit alle administrativen Prozesse, wie die Lohnabrechnung, Einsatzplanung und interne Kommunikation, reibungslos funktionieren.<\/p>\n<h3>Welche Datenschutzregelungen gilt es bei den Personalstammdaten zu beachten?<\/h3>\n<p>Da es sich bei <strong>Personalstammdaten um sensible und personenbezogene Daten<\/strong> handelt, <strong>unterliegen sie der Datenschutzgrundverordnung<\/strong> (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">DSGVO<\/a>). Das bedeutet, dass die <strong>Verarbeitung dieser Daten <\/strong>seitens des Unternehmens nur <strong>dann rechtens ist, wenn sie zur Erf\u00fcllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist<\/strong> \u2013 etwa bei der Lohnabrechnung oder der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Ohne Angaben zur Bankverbindung oder zur Krankenkasse w\u00e4ren diese Vorg\u00e4nge nicht m\u00f6glich.<\/p>\n<p>Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen beispielsweise ein Foto des neuen Mitarbeiters X auf seiner Unternehmensseite ver\u00f6ffentlichen m\u00f6chte. Hierbei handelt es sich um keine rechtliche Pflicht, weshalb vor einer Ver\u00f6ffentlichung die Einwilligung des Mitarbeiters X eingeholt werden muss.<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich k\u00f6nnen Arbeitgebende Personalstammdaten f\u00fcr die Dauer eines Arbeitsverh\u00e4ltnisses aufbewahren. Doch auch \u00fcber die K\u00fcndigung hinaus gibt es f\u00fcr bestimmte Daten eine Aufbewahrungsfrist. In der Regel kann hier von <strong>drei Jahren ausgegangen werden,<\/strong> da m\u00f6glicherweise noch Forderungen bestehen. I<strong>st jedoch eine Speicherung nicht mehr n\u00f6tig, entf\u00e4llt der Zweck der Datenverarbeitung, und die weitere Aufbewahrung ist nicht mehr rechtens.<\/strong><\/p>\n<p>Ausf\u00fchrliche Informationen zu den Regelungen rund um die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag lesen Sie in unserem <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personenbezogene-daten\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Blogartikel zur DSGVO<\/a>.<br \/>\n<a name=\"nutzung\"><\/a><\/p>\n<h2>Nutzung der Personalstammdaten in der Praxis<\/h2>\n<p>Personalstammdaten sind grundlegende Elemente in der Arbeit im Personalmanagement. Sie werden unter anderem in den folgenden Bereichen in der Personalarbeit genutzt und gebraucht:<\/p>\n<h3>Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/h3>\n<p>Insbesondere f\u00fcr die Erstellung der Lohnabrechnung und Berechnung des Lohns sind die Personalstammdaten notwendig. F\u00fcr die korrekte Berechnung werden Daten zum Familienstand ben\u00f6tigt, da dieser unter anderem die Steuerklasse bestimmt. Ebenso ist die Bankverbindung erforderlich, um den Betrag \u00fcberweisen zu k\u00f6nnen. Aber auch Angaben zur Sozialversicherung werden beispielsweise im Falle von Krankheit ben\u00f6tigt, damit die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnfortzahlung\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Lohnfortzahlung<\/a> korrekt abgewickelt werden kann.<\/p>\n<h3>Arbeitszeitplanung<\/h3>\n<p>Auch f\u00fcr die Planung der Schichten bzw. allgemein der Arbeitszeit sind die Personalstammdaten essenziell. Nur durch die Information, welches Arbeitszeitmodell die jeweiligen Besch\u00e4ftigten haben \u2013 ob sie beispielsweise Teil- oder Vollzeit oder an einigen Tagen im Homeoffice arbeiten \u2013 in Kombination mit Angaben wie dem Familienstand, der insbesondere bei der Urlaubsplanung f\u00fcr Besch\u00e4ftigte mit Kindern eine Rolle spielt, kann eine effektive Planung erfolgen.<\/p>\n<p>Nur durch diese Daten l\u00e4sst sich ein <strong>reibungsloser Betriebsablauf<\/strong> unter <strong>Ber\u00fccksichtigung der Arbeitszeitmodelle, der betrieblichen Anforderungen und auch der W\u00fcnsche der Besch\u00e4ftigten gew\u00e4hrleisten.<\/strong><\/p>\n<h3>Kommunikation im Unternehmen<\/h3>\n<p>Telefonnummern oder E-Mail-Adressen (das kann auch eine betriebliche Adresse sein) sind wichtig, damit im Unternehmen zwischen den einzelnen Besch\u00e4ftigten kommuniziert werden kann. Die E-Mail-Adresse ist beispielsweise notwendig zur Anmeldung auf unternehmensinternen Plattformen, Webanwendungen oder Kommunikations- bzw. Projektmanagementplattformen.<\/p>\n<h3>Personalverwaltung<\/h3>\n<p>Die Daten werden dar\u00fcber hinaus zur allgemeinen Personalverwaltung genutzt. So werden auf Grundlage der Daten beispielsweise Mitarbeiterprofile erstellt. Dabei flie\u00dfen administrative Aufgaben wie das Vertragsmanagement, die Dokumentation von Qualifikationen, Schulungen und Weiterbildungsma\u00dfnahmen, also Ma\u00dfnahmen zur Personalentwicklung, mit ein.<\/p>\n<p><iframe title=\"HR-Profis berichten: Die Wahrheit \u00fcber Lohnabrechnung \u2013 Einblicke mit DATEV\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/DIPtyZb-wM0?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"software\"><\/a><\/p>\n<h2>Mit HR-Software die Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten erleichtern<\/h2>\n<p>Die Verwaltung, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten kann ein aufw\u00e4ndiger Prozess sein. Er ist vor allem nie abgeschlossen, da er st\u00e4ndig aktualisiert und angepasst werden muss. Hier bietet es sich an, einige Workflows mit einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\" rel=\"noopener noreferrer\">HR-Software<\/a> zu automatisieren.<\/p>\n<p>Das <strong>Factorial Dokumentenmanagement<\/strong> erm\u00f6glicht Ihnen die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\" rel=\"noopener noreferrer\">Erstellung einer digitalen Personalakte<\/a> und erleichtert beispielsweise die Verwaltung von Vertr\u00e4gen und Dokumenten. Diese werden zentral an einem Ort gespeichert und sind von \u00fcberall aus zug\u00e4nglich.<\/p>\n<p>Auch Prozesse wie das <strong>Onboarding, die Lohnabrechnung oder die Urlaubsabrechnung<\/strong> werden durch <strong>vorausgef\u00fcllte Formulare und automatisierte Anfragen<\/strong> optimiert, wodurch der administrative Aufwand erheblich reduziert wird.<\/p>\n<p>Und: Mit der digitalen Personalakte gehen Sie mit der Zeit. Einer <a href=\"https:\/\/aconso.com\/hr-wissen\/digitale-personalakte\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von Aconso<\/a> zufolge nutzen im <strong>Jahr 2023 etwa 71 Prozent der befragten deutschen Unternehmen eine digitale Personalakte.<\/strong><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69de2560b88d8\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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