{"id":155521,"date":"2025-04-17T11:47:22","date_gmt":"2025-04-17T09:47:22","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=155521"},"modified":"2025-04-17T11:47:22","modified_gmt":"2025-04-17T09:47:22","slug":"personalbestandsanalyse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalbestandsanalyse\/","title":{"rendered":"Personalbestandsanalyse: Definition, Bedeutung und Berechnung"},"content":{"rendered":"<p>Mit der Personalbestandsanalyse stellen Sie den <strong>aktuellen Stand Ihres Personals fest<\/strong> und damit auch die <strong>Handlungs- und Wettbewerbsf\u00e4higkeit Ihres Unternehmens sicher<\/strong>. Es handelt sich dabei um ein <strong>zentrales Steuerungselement im Personalmanagement.<\/strong> Was genau darunter zu verstehen ist, wie man die Analyse vornimmt und welche Bedeutung sie f\u00fcr das Unternehmen hat, erl\u00e4utern wir im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Mit einer Personalbestandsanalyse wird der <strong>aktuelle Stand der Personalbest\u00e4nde<\/strong> in Unternehmen ermittelt.<\/li>\n<li>Sie dient insbesondere der <strong>Ermittlung von Handlungsbedarf, der Optimierung der Personalstruktur und der Identifizierung von Unter- oder \u00dcberkapazit\u00e4ten. <\/strong>Langfristig verfolgt sie das Ziel, die Wettbewerbsf\u00e4higkeit zu sichern, den effizienten Einsatz von Kosten und Ressourcen zu gew\u00e4hrleisten sowie eine stabile Mitarbeiterzufriedenheit zu f\u00f6rdern.<\/li>\n<li><strong>Aspekte<\/strong>, die bei der Analyse ber\u00fccksichtigt werden k\u00f6nnen, sind unter anderem <strong>Mitarbeiterzahl, Kompetenzen, Qualifikationen und F\u00e4higkeiten, demografische Merkmale oder auch die Verteilung der Qualifikationsniveaus auf den verschiedenen Betriebsbereichen.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was ist eine Personalbestandsanalyse?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ziele\">Warum sollten Unternehmen ihren Personalbestand analysieren? &#8211; Ziele einer Personalbestandsanalyse<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#verfahren\">Wie kann man den Personalbestand analysieren?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-node hs-cta-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/d3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'd3f438ce-480c-4584-89a2-5494cabb662e', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Was ist eine Personalbestandsanalyse?<\/h2>\n<h3>Personalbestandsanalyse: Definition<\/h3>\n<p>Eine <strong>Personalbestandsanalyse<\/strong> ist eine systematische Untersuchung im Personalmanagement, die den <strong>aktuellen Ist-Zustand<\/strong> der Belegschaft in einem Unternehmen ermittelt. Dabei werden sowohl <strong>quantitative<\/strong> als auch <strong>qualitative<\/strong> Merkmale der Mitarbeitenden erfasst und ausgewertet.<\/p>\n<p><strong>Quantitative und qualitative Personalbestandsplanung<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Quantitative Merkmale<\/strong>: Anzahl der Besch\u00e4ftigten im Unternehmen, in einzelnen Abteilungen und Teams.<\/li>\n<li><strong>Qualitative Merkmale<\/strong>: Qualifikationen, F\u00e4higkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Damit ist die Personalbestandsanalyse ein <strong>zentraler Bestandteil der <\/strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\">Personalplanung<\/a>. Sie hilft Unternehmen, ihren aktuellen Personalbestand zu bewerten und <strong>zuk\u00fcnftige Personalbedarfe<\/strong> zu identifizieren.<\/p>\n<p>Eine aktuelle <a href=\"https:\/\/www.randstad.de\/ueber-randstad\/presse\/personalmanagement\/arbeitsmarkt-2025-personalbedarf-unternehmen\/#:~:text=Personalbestand%20bleibt%20meist%20stabil&amp;text=24%20%25%20erwarten%20eine%20leichte%20Reduzierung,h%C3%A4ufigsten%20stabil%20(61%20%25)\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von Randstad<\/a> zeigt, dass etwa die <strong>H\u00e4lfte der Unternehmen f\u00fcr das Jahr 2025 erwartet, ihren Personalbestand so beizubehalten<\/strong>, wie er ist. 22 Prozent planen, ihn zu erh\u00f6hen, und 24 Prozent m\u00f6chten ihn sogar reduzieren.<br \/>\n<a name=\"ziele\"><\/a><\/p>\n<h2>Warum sollten Unternehmen ihren Personalbestand analysieren? \u2013 Ziele einer Personalbestandsanalyse<\/h2>\n<p>F\u00fcr Unternehmen ist eine regelm\u00e4\u00dfige Personalbestandsanalyse enorm wichtig, da sie Aufschluss \u00fcber folgende Aspekte gibt:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Ermittlung des Ist-Zustandes<\/strong>: Zun\u00e4chst dient sie dazu, einen <strong>\u00dcberblick \u00fcber den aktuellen Stand der Personalstruktur und Mitarbeiteranzahl zu gewinnen.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Handlungsbedarf ermitteln<\/strong>: Aus den Ergebnissen zur Personalstruktur k\u00f6nnen <strong>Ma\u00dfnahmen zur Optimierung abgeleitet werden<\/strong>. Dazu geh\u00f6ren zum Beispiel Ma\u00dfnahmen zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalentwicklung\/\">Personalentwicklung<\/a> wie <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/weiterbildung-personalwesen\/\">Weiterbildung<\/a> oder Schulungsbedarf, Neueinstellungen oder Anpassungen der Personalstruktur. Eine \u00dcbersicht \u00fcber die Alters- und Geschlechtsstruktur in verschiedenen Positionen kann ebenfalls wichtige Erkenntnisse liefern. Beispielsweise k\u00f6nnte festgestellt werden, dass in F\u00fchrungspositionen ausschlie\u00dflich m\u00e4nnliches Personal vertreten ist. Dies k\u00f6nnte gegen Gleichbehandlungsgrunds\u00e4tze oder den Diversity-Ansatz des Unternehmens versto\u00dfen. Eine weitere Analyse, warum dies der Fall ist und wie diese Situation ver\u00e4ndert werden kann, l\u00e4sst sich ebenfalls aus der Analyse ableiten.<\/li>\n<li><strong>Identifizierung von \u00dcber- oder Unterkapazit\u00e4ten<\/strong>: Im Zuge der Analyse kann festgestellt werden, wo m\u00f6glicherweise Personal fehlt oder wo es zu einer \u00dcberbesetzung kommt. Dies hilft dabei, die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalressourcen\/\">Personalressource<\/a>n effizienter zu nutzen.<\/li>\n<li><strong>Effiziente und effektive Personalkosten<\/strong>: Durch eine regelm\u00e4\u00dfige Analyse k\u00f6nnen unn\u00f6tige <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalkosten\/#:~:text=Sie%20sind%20Teil%20der%20Gewinn,Gehaltsabrechnung%20ganz%20einfach%20online%20durch.\">Personalkosten<\/a> vermieden werden, da \u00dcberh\u00e4nge rechtzeitig erkannt und unn\u00f6tige Neueinstellungen vermieden werden.<\/li>\n<li><strong>Fachkr\u00e4ftemangel<\/strong>: Eine Personalbestandsanalyse hilft dabei, fr\u00fchzeitig Engp\u00e4sse in bestimmten Fachbereichen zu erkennen und geeignete Ma\u00dfnahmen, wie gezielte Rekrutierung oder Weiterbildung, einzuleiten.<\/li>\n<li><strong>Wettbewerbsf\u00e4higkeit sichern<\/strong>: Eine gut geplante und optimierte Personalstruktur tr\u00e4gt dazu bei, dass das Unternehmen wettbewerbsf\u00e4hig bleibt, indem es schnell auf Marktver\u00e4nderungen reagieren kann.<\/li>\n<li><strong>Erh\u00f6hung der Mitarbeiterzufriedenheit<\/strong>: Besonders dann, wenn eine Unterbesetzung festgestellt wird und diese durch zus\u00e4tzliche Einstellungen behoben wird, kann dies zur Zufriedenheit aller Beteiligten beitragen. Die Angestellten f\u00fchlen sich besser unterst\u00fctzt, was die allgemeine Arbeitsatmosph\u00e4re und Motivation verbessert.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Durch eine regelm\u00e4\u00dfige und detaillierte Personalbestandsanalyse k\u00f6nnen Unternehmen ihre Personalarbeit optimieren und langfristig erfolgreicher agieren.<\/p>\n<h3>Was ist der Unterschied zur Personalbedarfsplanung?<\/h3>\n<p>Im Gegensatz zur Personalbestandsanalyse wird bei der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Personalbedarfsplanung<\/a> der <strong>Soll-Zustand ermittelt.<\/strong> Hier geht es darum, festzulegen, wie der Personalbedarf in <strong>Zukunft aussehen wird<\/strong> und welche Ma\u00dfnahmen erforderlich sind, um dieses Ziel zu erreichen.<\/p>\n<p><strong>Personalbedarfsplanung und Personalbestandsanalyse sind jedoch keine voneinander separaten Prozesse<\/strong>, sondern vielmehr <strong>komplement\u00e4r<\/strong> in der Steuerung und Planung von Personalbest\u00e4nden. F\u00fcr einen optimalen Einsatz und die effiziente Steuerung von Personal ist es notwendig, beide Ans\u00e4tze zu kombinieren.<br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69deb6f2710aa\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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Teams<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\ud83d\udc49 Tipp:<\/strong> Online gibt es ein kostenloses Tool, den <a href=\"https:\/\/www.demobib.de\/bib\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Demografie Kompass<\/a>, den Sie nutzen k\u00f6nnen, um verschiedene Kategorien wie Alter, Geschlecht oder Herkunft zu kombinieren und unterschiedliche Szenarien sowie deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen anzuzeigen. Wie entwickelt sich beispielsweise die Altersstruktur in den n\u00e4chsten f\u00fcnf Jahren, wenn Sie keine Neueinstellungen vornehmen?<\/p>\n<h3>Berechnung des Personalbestands<\/h3>\n<p>Im Zusammenhang mit dem Personalbestand ist es zudem essenziell, bestimmte Variablen bez\u00fcglich Ihres Personalbestands \u00fcberhaupt zu berechnen. Dadurch gewinnen Sie einen \u00dcberblick \u00fcber den Status quo. Sie k\u00f6nnen dabei manuell vorgehen oder auch u. a. die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/organigramm-erstellen\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Organigramm-Funktion<\/a> von <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Factorials HR-Software<\/a> nutzen. Mit diesem Tool k\u00f6nnen Sie die <strong>Personalstruktur grafisch darstellen<\/strong> und eine <strong>pr\u00e4zisere Analyse<\/strong> vornehmen. Das Organigramm erm\u00f6glicht es Ihnen u. a., einen \u00dcberblick \u00fcber die Mitarbeiterstruktur des Unternehmens zu erhalten, neue Stellen zu erstellen und zu verwalten, Informationen zu filtern oder auch freie Stellen hinzuzuf\u00fcgen.<\/p>\n<p>Wichtige Formeln f\u00fcr die manuelle Berechnung bestimmter Aspekte Ihres Personalbestands lauten:<\/p>\n<p>Die <strong>Berechnung des Einsatzbedarfs<\/strong> hilft dabei, zu ermitteln, <strong>wie viele Arbeitskr\u00e4fte f\u00fcr eine bestimmte Aufgabe ben\u00f6tigt werden.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Formel<\/strong>: Einsatzbedarf = (Menge * Zeit) \/ Regelarbeitszeit<\/li>\n<\/ul>\n<p>Der <strong>Verteilzeitfaktor ist eine Berechnung, die anzeigt, wie viel Arbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht. <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Formel<\/strong>: Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten \/ reale Arbeitszeiten<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Berechnung des <strong>Reservebedarfs<\/strong> hingegen zeigt an, <strong>wie viele zus\u00e4tzliche Mitarbeitende man ben\u00f6tigt, um die Auswirkungen der Ausfallzeiten auszugleichen.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Formel<\/strong>: Reservebedarf = Einsatzbedarf * Verteilzeitfaktor<\/li>\n<\/ul>\n<p>Der <strong>Bruttopersonalbedarf<\/strong> zeigt an, <strong>wie viele Besch\u00e4ftigte Ihr Betrieb ben\u00f6tigt, um das normale Arbeitsaufkommen plus das Reserveaufkommen zu bew\u00e4ltigen<\/strong>\u00a0(also die Fehlzeiten mit einberechnet).<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Formel<\/strong>: Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf<\/li>\n<\/ul>\n<p>Der <strong>Nettopersonalbedarf<\/strong> hingegen zeigt an, <strong>wie viele Neueinstellungen notwendig sind, um den Personalbedarf zu decken.<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>Formel<\/strong>: Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf \u2013 Fortgeschriebener Personalbestand<\/li>\n<\/ul>\n<p>An diesen Formeln wird auch eines deutlich: Die <strong>Analyse und die Berechnung im Zusammenhang mit dem Personalbestand gehen immer Hand in Hand mit der Bedarfsplanung<\/strong> und sollten auch f\u00fcr eine effiziente Personalplanung ber\u00fccksichtigt werden.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Wie kann man den Personalbestand analysieren?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Grunds\u00e4tzlich wird bei einer Personalbestandsanalyse zwischen qualitativen und quantitativen Merkmalen unterschieden.<\/p>\n<p>Beispiele f\u00fcr qualitative und quantitative Personalbestandsplanung<\/p>\n<p>Quantitative Analysekriterien k\u00f6nnen z. B. sein:<\/p>\n<p>Mitarbeiterzahl\nAnzahl der Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen\/Teams\/Standorten\ndemografische Merkmale der Belegschaft wie Geschlecht, Alter, Betriebszugeh\u00f6rigkeit\nMitarbeiterfluktuation\nFehlzeiten und Abwesenheiten\nStruktur der Arbeitsverh\u00e4ltnisse, z. B. ob Teil- oder Vollzeit<\/p>\n<p>Im quantitativen Teil werden folgende Aspekte untersucht:<\/p>\n<p>die Kompetenzen und Qualifikationen der Besch\u00e4ftigten erfasst, d. h. das Bildungs- und Ausbildungsniveau der Besch\u00e4ftigten\ndie Verteilung der Qualifikationen auf die verschiedenen Hierarchieebenen\nDiversity und Inklusion\nMitarbeiterzufriedenheit in den einzelnen Abteilungen bzw. 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