{"id":156444,"date":"2025-04-15T08:56:53","date_gmt":"2025-04-15T06:56:53","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=156444"},"modified":"2025-04-15T08:56:53","modified_gmt":"2025-04-15T06:56:53","slug":"personalakte-einsehen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakte-einsehen\/","title":{"rendered":"Personalakte einsehen \u2013 Wer hat ein Recht darauf?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Zun\u00e4chst einmal vorweg: Die<\/span> <b>Personalakte<\/b><b> einsehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> d\u00fcrfen nat\u00fcrlich stets die Arbeitnehmenden, zu denen die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakte\/\">Personalakte<\/a> \u00fcberhaupt gef\u00fchrt wird. Das betrifft aber jeweils nat\u00fcrlich nur die eigene Akte, nicht die der Kolleg*innen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen auf, wer unter welchen Bedingungen die Personalakte einsehen darf, was sich darin befindet und wie Sie mit digitalem Dokumentenmanagement derartige Prozesse noch effizienter gestalten k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n<h2><b>Key Facts<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/betrvg\/__83.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> (BetrVG) gew\u00e4hrleistet das Recht von Arbeitnehmenden, die <\/span><b>eigene<\/b> <b>Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gr\u00fcnden einsehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu d\u00fcrfen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Des Weiteren darf ein <\/span><b>kleiner befugter Personenkreis<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> die Personalakte abrufen, zum Beispiel zust\u00e4ndige Mitarbeitende im <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalabteilung-aufgaben\/\">Personalwesen<\/a> oder die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>Personalakte und ihr Inhalt unterliegen strikten Datenschutzbestimmungen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Das umfasst die sichere Verwahrung dieser ebenso wie Einschr\u00e4nkungen in Bezug auf die Einsicht.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#recht\">Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#inhalt\">Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zugriff\">Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#einsicht\">Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte \u2013 \u00f6ffentlicher Dienst und Privatwirtschaft<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#bedingungen\">Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9\" class=\"hs-cta-node hs-cta-13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9.png\" alt=\"Download Checkliste Digitale Personalakte\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '13bd96f2-099d-4f88-9d0c-284246fd31e9', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"recht\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die einfache Antwortet lautet hierzu: <\/span><b>Ja, das Recht hat jeder Mitarbeitende<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu jedem beliebigen Zeitpunkt und ohne daf\u00fcr \u00fcberhaupt einen Grund nennen zu m\u00fcssen. Die <\/span><b>Rechte der Besch\u00e4ftigten gehen in der Praxis aber sogar noch weiter<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Diese k\u00f6nnen n\u00e4mlich in der eigenen Personalakte auch <\/span><b>Stellungnahmen hinterlegen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> oder <\/span><b>Richtigstellungen fordern<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, wenn sie die Meinung vertreten, dass die Angaben in der Akte falsch oder unvollst\u00e4ndig sind \u2013 zum Beispiel mit Hinblick auf die Begr\u00fcndung einer<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/abmahnung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Abmahnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, haben Arbeitnehmende das Recht, vor dem Arbeitsgericht zu klagen.<\/span><br \/>\n<a name=\"inhalt\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Teil der Personalakte sind normalerweise Dokumente wie:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">der aktuelle<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitsvertrag\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitsvertrag<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und mitunter \u00e4ltere Arbeitsvertr\u00e4ge<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">eventuelle<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zusatzvereinbarung-arbeitsvertrag\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">erteilte Abmahnungen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">die Bewerbungsunterlagen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Lohn- und lohnsteuerliche Unterlagen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/leistungsbeurteilung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leistungsbeurteilungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> durch Vorgesetzte<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><iframe title=\"Entdecken Sie Factorial: eine All-in-One-Plattform f\u00fcr das Personalmanagement\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/o2fcz_nORaw?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"zugriff\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abgesehen von den <\/span><b>direkt betroffenen Arbeitnehmenden<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, d\u00fcrfen das auch <\/span><b>Mitarbeitende im Personalwesen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Das ist logisch, da sich die Akte nat\u00fcrlich nicht von selbst f\u00fchrt, sondern Inhalte von einem bestimmten, kleinen Personenkreis aktualisiert, hinzugef\u00fcgt oder entfernt werden m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Weiterhin <\/span>Zugriff k\u00f6nnen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsrat\/\">Betriebsratsmitglieder<\/a>\u00a0bekommen<span style=\"font-weight: 400;\">, sofern die betroffenen <\/span><b>Arbeitnehmenden das konkret verlangen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Diese Mitglieder sind anschlie\u00dfend bei der Einsichtnahme anwesend, sie selbst sind bez\u00fcglich der Inhalte aber erneut der <\/span><b>Verschwiegenheit verpflichtet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Sofern Arbeitnehmende aus pers\u00f6nlichen Gr\u00fcnden nicht selbst die Einsicht vornehmen k\u00f6nnen, d\u00fcrfen sie Betriebsratsmitgliedern eine schriftliche Vollmacht daf\u00fcr ausstellen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen Mitglieder des Betriebsrats die jeweilige Personalakte aber nicht einsehen. Ausnahmen gibt es dennoch davon: Wenn eine Einsicht n\u00f6tig ist, um gesetzliche Aufgaben des Betriebsrates zu erf\u00fcllen. Da die <\/span><b>Personalakte dem Datenschutz unterliegt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, muss dieser w\u00e4hrenddessen unver\u00e4ndert erhalten bleiben.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ebenfalls wichtig zu wissen: Es besteht <\/span><b>kein fortlaufendes Informationsrecht seitens des Unternehmens<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Selbiges muss die Personalakte also nicht ungefragt vorlegen, sondern immer erst nach einer konkreten Aufforderung dazu.<\/span><\/p>\n<p>Hinweis: Mit einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">All-in-One-Software<\/a> wie der von Factorial haben Besch\u00e4ftigte dank der Self-Service-Funktionen jederzeit Einsicht in die eigene <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\">Personalakte<\/a>, k\u00f6nnen Informationen eigenst\u00e4ndig aktualisieren und Dokumente jederzeit herunterladen. Praktisch, oder?<br \/>\n<a name=\"einsicht\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte \u2013 \u00f6ffentlicher Dienst und Privatwirtschaft<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ob in der Privatwirtschaft oder im \u00f6ffentlichen Dienst, <\/span><b>erlaubt ist beides nicht<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Inhalte fallen sowohl unter die<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSGVO<\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> als auch das<\/span> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/\">Bundesdatenschutzgesetz<\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Wenn ein potenzieller <\/span><b>neuer Arbeitgebender die Personalakte einsehen <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">m\u00f6chte, ist daf\u00fcr eine zuvor <\/span><b>von der betroffenen Person unterzeichnete Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung PA \u00d6D notwendig<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Damit geben Arbeitnehmende ihrem aktuellen Unternehmen ausdr\u00fccklich das Recht, die Personalakte an den potenziellen neuen Arbeitgebenden weiterzureichen \u2013 aber auch nur an diesen, nicht an andere Dritte.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Selbst wenn eine dienstliche Notwendigkeit gegeben ist oder zumindest mit dieser argumentiert wird, ist weiterhin eine <\/span><b>Zustimmung erforderlich<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Personalakte wird also niemals automatisiert und ohne Zustimmung an Dritte weitergereicht.<\/span><br \/>\n<a name=\"bedingungen\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auch hier bleibt alles unver\u00e4ndert: <\/span><b>Arbeitgebende d\u00fcrfen die Unterlagen weiterhin nicht an unbefugte Dritte weiterreichen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, sofern keine Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung der betroffenen Person vorliegt. Des Weiteren haben Arbeitnehmende <\/span><b>auch nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> das <\/span><b>Recht, die Personalakte bei ihren ehemaligen Arbeitgebenden einzusehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/\">Mehr zu Aufbewahrungsfristen von Personalakten erfahren Sie in diesem Artikel.<\/a><\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tipp: Mit dem<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Dokumentenmanagement<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> behalten Sie die volle <\/span><b>Kontrolle und \u00dcbersicht \u00fcber<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"><strong> Personalakten<\/strong> von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden. Etwaige Nachweise zur Einsicht oder Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rungen lassen sich mit der<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\"><span style=\"font-weight: 400;\">digitalen Unterschrift<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> einfach und rechtssicher unter- beziehungsweise gegenzeichnen. Des Weiteren ist dank der intuitiven <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">mobilen App<\/a><\/span><b> ein leichter Zugriff auf die Personalakte<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und alle darin enthaltenen digitalisierten Dokumente gew\u00e4hrleistet \u2013 jederzeit, wenn Arbeitnehmende diese einsehen m\u00f6chten.<\/span><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69df1f527e0b6\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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Kommt das Unternehmen dem nicht nach, haben Arbeitnehmende das Recht, vor dem Arbeitsgericht zu klagen.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Was befindet sich in der Personalakte?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Teil der Personalakte sind normalerweise Dokumente wie:<\/p>\n<p>der aktuelle Arbeitsvertrag und mitunter \u00e4ltere Arbeitsvertr\u00e4ge\neventuelle Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag\nerteilte Abmahnungen\ndie Bewerbungsunterlagen\nLohn- und lohnsteuerliche Unterlagen\nLeistungsbeurteilungen durch Vorgesetzte\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Abgesehen von den direkt betroffenen Arbeitnehmenden, d\u00fcrfen das auch Mitarbeitende im Personalwesen. Das ist logisch, da sich die Akte nat\u00fcrlich nicht von selbst f\u00fchrt, sondern Inhalte von einem bestimmten, kleinen Personenkreis aktualisiert, hinzugef\u00fcgt oder entfernt werden m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Weiterhin Zugriff k\u00f6nnen Betriebsratsmitglieder\u00a0bekommen, sofern die betroffenen Arbeitnehmenden das konkret verlangen. Diese Mitglieder sind anschlie\u00dfend bei der Einsichtnahme anwesend, sie selbst sind bez\u00fcglich der Inhalte aber erneut der Verschwiegenheit verpflichtet. Sofern Arbeitnehmende aus pers\u00f6nlichen Gr\u00fcnden nicht selbst die Einsicht vornehmen k\u00f6nnen, d\u00fcrfen sie Betriebsratsmitgliedern eine schriftliche Vollmacht daf\u00fcr ausstellen.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Zun\u00e4chst einmal vorweg: Die Personalakte einsehen d\u00fcrfen nat\u00fcrlich stets die Arbeitnehmenden, zu denen die Personalakte \u00fcberhaupt gef\u00fchrt wird. 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