{"id":156444,"date":"2025-04-15T08:56:53","date_gmt":"2025-04-15T06:56:53","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=156444"},"modified":"2025-04-15T08:56:53","modified_gmt":"2025-04-15T06:56:53","slug":"personalakte-einsehen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/personalakte-einsehen\/","title":{"rendered":"Personalakte einsehen \u2013 Wer hat ein Recht darauf?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Zun\u00e4chst einmal vorweg: Die<\/span> <b>Personalakte<\/b><b> einsehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> d\u00fcrfen nat\u00fcrlich stets die Arbeitnehmenden, zu denen die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakte\/\">Personalakte<\/a> \u00fcberhaupt gef\u00fchrt wird. Das betrifft aber jeweils nat\u00fcrlich nur die eigene Akte, nicht die der Kolleg*innen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen auf, wer unter welchen Bedingungen die Personalakte einsehen darf, was sich darin befindet und wie Sie mit digitalem Dokumentenmanagement derartige Prozesse noch effizienter gestalten k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n<h2><b>Key Facts<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/betrvg\/__83.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> (BetrVG) gew\u00e4hrleistet das Recht von Arbeitnehmenden, die <\/span><b>eigene<\/b> <b>Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gr\u00fcnden einsehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu d\u00fcrfen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Des Weiteren darf ein <\/span><b>kleiner befugter Personenkreis<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> die Personalakte abrufen, zum Beispiel zust\u00e4ndige Mitarbeitende im <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalabteilung-aufgaben\/\">Personalwesen<\/a> oder die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Die <\/span><b>Personalakte und ihr Inhalt unterliegen strikten Datenschutzbestimmungen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Das umfasst die sichere Verwahrung dieser ebenso wie Einschr\u00e4nkungen in Bezug auf die Einsicht.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#recht\">Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#inhalt\">Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zugriff\">Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#einsicht\">Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte \u2013 \u00f6ffentlicher Dienst und Privatwirtschaft<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#bedingungen\">Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><a name=\"recht\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Hat ein Mitarbeitender das Recht, seine Personalakte einzusehen?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die einfache Antwortet lautet hierzu: <\/span><b>Ja, das Recht hat jeder Mitarbeitende<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu jedem beliebigen Zeitpunkt und ohne daf\u00fcr \u00fcberhaupt einen Grund nennen zu m\u00fcssen. Die <\/span><b>Rechte der Besch\u00e4ftigten gehen in der Praxis aber sogar noch weiter<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Diese k\u00f6nnen n\u00e4mlich in der eigenen Personalakte auch <\/span><b>Stellungnahmen hinterlegen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> oder <\/span><b>Richtigstellungen fordern<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, wenn sie die Meinung vertreten, dass die Angaben in der Akte falsch oder unvollst\u00e4ndig sind \u2013 zum Beispiel mit Hinblick auf die Begr\u00fcndung einer<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/abmahnung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Abmahnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, haben Arbeitnehmende das Recht, vor dem Arbeitsgericht zu klagen.<\/span><br \/>\n<a name=\"inhalt\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Inhalt: Was befindet sich in der Personalakte?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Teil der Personalakte sind normalerweise Dokumente wie:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">der aktuelle<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitsvertrag\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitsvertrag<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und mitunter \u00e4ltere Arbeitsvertr\u00e4ge<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">eventuelle<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zusatzvereinbarung-arbeitsvertrag\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">erteilte Abmahnungen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">die Bewerbungsunterlagen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Lohn- und lohnsteuerliche Unterlagen<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/leistungsbeurteilung\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leistungsbeurteilungen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> durch Vorgesetzte<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><iframe title=\"Entdecken Sie Factorial: eine All-in-One-Plattform f\u00fcr das Personalmanagement\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/o2fcz_nORaw?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"zugriff\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Wer darf Zugriff auf die Personalakte haben?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Abgesehen von den <\/span><b>direkt betroffenen Arbeitnehmenden<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, d\u00fcrfen das auch <\/span><b>Mitarbeitende im Personalwesen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Das ist logisch, da sich die Akte nat\u00fcrlich nicht von selbst f\u00fchrt, sondern Inhalte von einem bestimmten, kleinen Personenkreis aktualisiert, hinzugef\u00fcgt oder entfernt werden m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Weiterhin <\/span>Zugriff k\u00f6nnen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsrat\/\">Betriebsratsmitglieder<\/a>\u00a0bekommen<span style=\"font-weight: 400;\">, sofern die betroffenen <\/span><b>Arbeitnehmenden das konkret verlangen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Diese Mitglieder sind anschlie\u00dfend bei der Einsichtnahme anwesend, sie selbst sind bez\u00fcglich der Inhalte aber erneut der <\/span><b>Verschwiegenheit verpflichtet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Sofern Arbeitnehmende aus pers\u00f6nlichen Gr\u00fcnden nicht selbst die Einsicht vornehmen k\u00f6nnen, d\u00fcrfen sie Betriebsratsmitgliedern eine schriftliche Vollmacht daf\u00fcr ausstellen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen Mitglieder des Betriebsrats die jeweilige Personalakte aber nicht einsehen. Ausnahmen gibt es dennoch davon: Wenn eine Einsicht n\u00f6tig ist, um gesetzliche Aufgaben des Betriebsrates zu erf\u00fcllen. Da die <\/span><b>Personalakte dem Datenschutz unterliegt<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, muss dieser w\u00e4hrenddessen unver\u00e4ndert erhalten bleiben.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ebenfalls wichtig zu wissen: Es besteht <\/span><b>kein fortlaufendes Informationsrecht seitens des Unternehmens<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Selbiges muss die Personalakte also nicht ungefragt vorlegen, sondern immer erst nach einer konkreten Aufforderung dazu.<\/span><\/p>\n<p>Hinweis: Mit einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">All-in-One-Software<\/a> wie der von Factorial haben Besch\u00e4ftigte dank der Self-Service-Funktionen jederzeit Einsicht in die eigene <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\">Personalakte<\/a>, k\u00f6nnen Informationen eigenst\u00e4ndig aktualisieren und Dokumente jederzeit herunterladen. Praktisch, oder?<br \/>\n<a name=\"einsicht\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Neuer Arbeitgebender will Einsicht in die Personalakte \u2013 \u00f6ffentlicher Dienst und Privatwirtschaft<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ob in der Privatwirtschaft oder im \u00f6ffentlichen Dienst, <\/span><b>erlaubt ist beides nicht<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Inhalte fallen sowohl unter die<\/span> <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSGVO<\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> als auch das<\/span> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bdsg_2018\/\">Bundesdatenschutzgesetz<\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Wenn ein potenzieller <\/span><b>neuer Arbeitgebender die Personalakte einsehen <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">m\u00f6chte, ist daf\u00fcr eine zuvor <\/span><b>von der betroffenen Person unterzeichnete Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung PA \u00d6D notwendig<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Damit geben Arbeitnehmende ihrem aktuellen Unternehmen ausdr\u00fccklich das Recht, die Personalakte an den potenziellen neuen Arbeitgebenden weiterzureichen \u2013 aber auch nur an diesen, nicht an andere Dritte.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Selbst wenn eine dienstliche Notwendigkeit gegeben ist oder zumindest mit dieser argumentiert wird, ist weiterhin eine <\/span><b>Zustimmung erforderlich<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Personalakte wird also niemals automatisiert und ohne Zustimmung an Dritte weitergereicht.<\/span><br \/>\n<a name=\"bedingungen\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Welche Rahmenbedingungen gelten nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Auch hier bleibt alles unver\u00e4ndert: <\/span><b>Arbeitgebende d\u00fcrfen die Unterlagen weiterhin nicht an unbefugte Dritte weiterreichen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, sofern keine Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rung der betroffenen Person vorliegt. Des Weiteren haben Arbeitnehmende <\/span><b>auch nach Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> das <\/span><b>Recht, die Personalakte bei ihren ehemaligen Arbeitgebenden einzusehen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/\">Mehr zu Aufbewahrungsfristen von Personalakten erfahren Sie in diesem Artikel.<\/a><\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tipp: Mit dem<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Dokumentenmanagement<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> behalten Sie die volle <\/span><b>Kontrolle und \u00dcbersicht \u00fcber<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"><strong> Personalakten<\/strong> von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden. Etwaige Nachweise zur Einsicht oder Einverst\u00e4ndniserkl\u00e4rungen lassen sich mit der<\/span> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\"><span style=\"font-weight: 400;\">digitalen Unterschrift<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> einfach und rechtssicher unter- beziehungsweise gegenzeichnen. Des Weiteren ist dank der intuitiven <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">mobilen App<\/a><\/span><b> ein leichter Zugriff auf die Personalakte<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> und alle darin enthaltenen digitalisierten Dokumente gew\u00e4hrleistet \u2013 jederzeit, wenn Arbeitnehmende diese einsehen m\u00f6chten.<\/span><\/p>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Get insights into the workplace and the resources to help you thrive in it<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-6af10603ddb5c\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"What's your email?\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Subscribe<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Subscribe<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        By entering your email and clicking &quot;Subscribe&quot;, you agree to receive newsletters and marketing emails from EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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Das betrifft aber jeweils nat\u00fcrlich nur die eigene Akte, nicht die der Kolleg*innen.\u00a0 Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen auf, wer unter welchen Bedingungen die Personalakte einsehen darf, was sich darin befindet und wie Sie mit digitalem<a href=\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/personalakte-einsehen\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":270,"featured_media":156523,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[390],"tags":[],"class_list":["post-156444","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-digital-hr"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Personalakte einsehen \u2013 Wer hat ein Recht darauf? | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Wer darf eine Personalakte einsehen? 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