{"id":158195,"date":"2025-05-19T11:28:28","date_gmt":"2025-05-19T09:28:28","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=158195"},"modified":"2025-05-22T17:53:45","modified_gmt":"2025-05-22T15:53:45","slug":"arbeitszeitnachweis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitnachweis\/","title":{"rendered":"Arbeitszeitnachweis: Vorlagen und aktuelle Regelungen f\u00fcr Vorgesetzte"},"content":{"rendered":"<p><strong>Die Rechtsprechung und die gesetzliche Lage zum Thema Arbeitszeitnachweis befinden sich im Umbruch. <\/strong>Viele Vorgesetzte sind verunsichert, welche Regelungen verpflichtend sind \u2013 insbesondere in Bezug auf die Arbeitszeitnachweise. In diesem Artikel erkl\u00e4ren wir daher, welche Formen der Arbeitszeiterfassung derzeit Pflicht sind, wie Arbeitszeitnachweise gef\u00fchrt werden k\u00f6nnen und welche Methoden zur Verf\u00fcgung stehen \u2013 <strong>inklusive Vorlagen und praktischer Tipps.<\/strong><\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ol>\n<li>Ein Arbeitszeitnachweis dokumentiert die von Mitarbeitenden geleisteten Stunden \u2013 sei es auf einem Stundenzettel, in einem Excel-Dokument oder in einer HR-Software.<\/li>\n<li><strong>Aktuell besteht eine gesetzliche Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die \u00fcber die t\u00e4gliche H\u00f6chstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen.<\/strong><br \/>\nNach aktueller Rechtsprechung wird jedoch eine <strong>vollst\u00e4ndige Arbeitszeiterfassung<\/strong> empfohlen \u2013 also auch der regul\u00e4ren Arbeitsstunden.<\/li>\n<li>Die Arbeitszeiterfassung kann <strong>manuell \u00fcber Stundenzettel<\/strong>, <strong>digital mit Excel<\/strong> oder \u2013 zunehmend \u2013 <strong>mithilfe spezialisierter Softwarel\u00f6sungen<\/strong> erfolgen.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Was ist ein Arbeitszeitnachweis?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#gesetz\">Gesetzliche Regelung in Deutschland: Ist ein Arbeitszeitnachweis verpflichtend?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vorlagen\">Vorlagen: Arbeitszeitnachweis mit Stundenzettel, Excel oder HR-Software?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c\" class=\"hs-cta-node hs-cta-0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '0913608e-edd4-4ea2-b577-20c7a430ac6c', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Was ist ein Arbeitszeitnachweis?<\/h2>\n<h3>Definition und Zweck eines Arbeitszeitnachweises<\/h3>\n<p>Bei einem Arbeitszeitnachweis handelt es sich um ein Dokument, in dem die tats\u00e4chlich von Besch\u00e4ftigten geleisteten Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraums festgehalten und dokumentiert sind. Zweck dieses Dokuments ist es, die Stunden \u00fcbersichtlich nachzuweisen, um eine korrekte <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung\/\">Lohnabrechnung<\/a> zu erm\u00f6glichen und arbeitsrechtliche Vorschriften einzuhalten.<\/p>\n<h3>Inhalt: Das enth\u00e4lt ein Arbeitszeitnachweis<\/h3>\n<p>Ein solches Dokument enth\u00e4lt in der Regel den Namen der jeweiligen Besch\u00e4ftigten, das Datum sowie Beginn und Ende der geleisteten Arbeitszeit und die Pausenzeiten.<br \/>\n<a name=\"gesetz\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Gesetzliche Regelung in Deutschland: Ist ein Arbeitszeitnachweis verpflichtend?<\/strong><\/h2>\n<h3>Aktuelle Entwicklungen in Sachen Dokumentation der Arbeitszeit<\/h3>\n<p><strong>Die<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Arbeitszeiterfassung<\/a><strong> ist in Deutschland Pflicht. <\/strong>Grundlage f\u00fcr diese Dokumentationspflicht ist ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung-eugh\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Urteil des Europ\u00e4ischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019<\/a>. Darin wurde festgelegt, dass die EU-Mitgliedstaaten sicherstellen m\u00fcssen, dass die Arbeitszeit der Angestellten mit einem System erfasst und aufgezeichnet wird, das:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>verl\u00e4sslich<\/strong>,<\/li>\n<li><strong>objektiv<\/strong> und<\/li>\n<li><strong>zug\u00e4nglich<\/strong> ist.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Darauf folgte im <a href=\"https:\/\/dejure.org\/dienste\/vernetzung\/rechtsprechung?Gericht=BAG&amp;Datum=13.09.2022&amp;Aktenzeichen=1%20ABR%2022%2F21\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG<\/a>), das diese Vorgaben best\u00e4tigte. Zwar wurde die Pflicht zur Zeiterfassung bisher noch nicht ausdr\u00fccklich im <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetz\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Arbeitszeitgesetz<\/a> umgesetzt, <strong>dennoch sind Arbeitgebende bereits jetzt dazu verpflichtet<\/strong>, die Arbeitszeiten ihrer Besch\u00e4ftigten zu erfassen \u2013 basierend auf der aktuellen Rechtsprechung.<\/p>\n<p>Ein Referentenentwurf zur gesetzlichen Umsetzung liegt bereits vor und wurde vom Bundesministerium f\u00fcr Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 vorgestellt.<\/p>\n<p>Dieser sieht unter anderem vor, dass die Erfassung der Arbeitszeiten (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten)<\/p>\n<ul>\n<li><strong>elektronisch <\/strong>erfolgen soll<\/li>\n<li><strong>t\u00e4glich<\/strong> vorgenommen werden soll<\/li>\n<li>auch an die <strong>Besch\u00e4ftigten delegiert<\/strong> werden kann<\/li>\n<li>und <strong>Ausnahme- bzw. \u00dcbergangsfristen f\u00fcr kleinere Betriebe <\/strong>gelten sollen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die gesetzliche Umsetzung steht allerdings noch aus.<\/p>\n<h3>Was gilt aktuell?<\/h3>\n<p><strong>Unternehmen sind gut beraten, die im Referentenentwurf vorgesehenen Regelungen schon jetzt umzusetzen,<\/strong> da insbesondere die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden sehr wahrscheinlich nur noch eine Frage der Zeit ist \u2013 bis die aktuelle Regierung die Entw\u00fcrfe gesetzlich verankert.<\/p>\n<p><strong>Unabh\u00e4ngig davon gilt:<\/strong> Das Arbeitszeitgesetz schreibt bereits heute vor, dass Betriebe die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit korrekt einhalten m\u00fcssen. Dazu geh\u00f6ren auch die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen \u2013 etwa <strong>30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden<\/strong> und <strong>45 Minuten bei mehr als neun Stunden<\/strong>.<\/p>\n<p>Das Arbeitszeitgesetz verlangt bereits jetzt, dass <strong>Arbeitszeiten, die \u00fcber die t\u00e4gliche H\u00f6chstdauer von acht Stunden hinausgehen, dokumentiert werden m\u00fcssen<\/strong>. Dies ist in <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/arbzg\/__16.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>\u00a7<\/strong>\u00a016\u00a0des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)<\/a> geregelt.<\/p>\n<p><strong>Mehr zu den Unterschieden zwischen<\/strong> <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mehrarbeit\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Mehrarbeit und \u00dcberstunden<\/a> finden Sie in unserem Artikel zum Thema.<\/p>\n<p><strong>F\u00fcr bestimmte Branchen gelten besondere Regelungen<\/strong>. Dazu geh\u00f6rt das Bau- und Gastst\u00e4ttengewerbe sowie die Fleischwirtschaft. Hier gilt:<\/p>\n<ul>\n<li>Bereits jetzt m\u00fcssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufgeschrieben werden.<\/li>\n<li>Dies darf auch handschriftlich erfolgen.<\/li>\n<li>Die Erfassung darf durch die Arbeitnehmenden erfolgen, muss aber durch die Vorgesetzten gepr\u00fcft werden.<\/li>\n<li>Betriebe haben eine Woche Zeit, diese Aufzeichnungen zu dokumentieren.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Welche Aufbewahrungspflicht gilt f\u00fcr die Arbeitszeitnachweise?<\/h3>\n<p>Da f\u00fcr Arbeitgebende bislang lediglich die Pflicht besteht, Arbeitsstunden aufzuzeichnen, die \u00fcber die <strong>t\u00e4gliche H\u00f6chstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen, gilt auch nur f\u00fcr diese Zeiten eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.<\/strong><br \/>\nEs wird jedoch empfohlen, die entsprechenden Nachweise <strong>mindestens zwei Jahre<\/strong> aufzubewahren.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeitmanagement-Funktionen von Factorial im \u00dcberblick\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qMVpdZndkiQ?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"vorlagen\"><\/a><\/p>\n<h2>Vorlagen: Arbeitszeitnachweis mit Stundenzettel, Excel oder HR-Software?<\/h2>\n<p>Es gibt verschiedene M\u00f6glichkeiten der Zeiterfassung. So k\u00f6nnen die Arbeitsstunden beispielsweise per Hand \u00fcber einen einfachen Stundenzettel erfasst und dokumentiert werden. Alternativ kommen auch Excel-Dokumente zum Einsatz. Immer mehr Unternehmen nutzen zudem digitale HR-Software mit integrierten Zeiterfassungstools.<\/p>\n<h3>Stundenzettel als PDF-Datei oder Word-Datei<\/h3>\n<p><strong>Beim Stundenzettel handelt es sich in der Regel um ein einfaches Dokument,<\/strong> in dem per Hand aufgezeichnet oder ausgedruckt eine Tabelle enthalten ist. Diese bietet Platz f\u00fcr den Namen der Besch\u00e4ftigten, ggf. die Personalnummer und den Zeitraum, beispielsweise den jeweiligen Monat. Darunter folgt eine Tabelle, in der die Arbeitszeiten f\u00fcr jeden Arbeitstag erfasst werden.<\/p>\n<h3>Excel-Vorlage<\/h3>\n<p><strong>G\u00e4ngiger als der manuelle Stundenzettel ist in vielen Betrieben die Zeiterfassung per Excel. <\/strong>Der Vorteil dabei: Excel kann die Dauer der Arbeitszeit automatisch berechnen, wenn Beginn und Ende der Arbeitszeit im Format <strong>XX:XX<\/strong> eingegeben werden. Der Arbeitszeitnachweis kann am Ende eines Monats ausgedruckt und anschlie\u00dfend von den Mitarbeitenden unterschrieben werden.<\/p>\n<p>\ud83d\udc49 Hier bei <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">Factorial<\/a> finden Sie eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/stundenzettel-download\">kostenlose Stundenzettelvorlage<\/a> zur einfachen und korrekten Erfassung Ihrer Arbeitszeiten.<\/p>\n<h3>Digitale Arbeitszeiterfassung mit HR-Software<\/h3>\n<p><strong>Neben manuellen Stundenzetteln und Excel-L\u00f6sungen geht der Trend bei der Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz zunehmend in Richtung digitaler Systeme.<\/strong><br \/>\nImmer mehr Unternehmen setzen auf digitale Tools, um die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden effizient zu erfassen. Laut einer <a href=\"https:\/\/www.timo24.de\/blog\/arbeitszeiterfassung-studie\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von TimO nutzen bereits 80 Prozent<\/a> der befragten Unternehmen in einer Stichprobenuntersuchung digitale L\u00f6sungen zur Erfassung der Arbeitszeit am Arbeitsplatz.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Factorials HR-Software<\/a> bietet ein integriertes <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\" rel=\"noopener noreferrer\">Tool zur Arbeitszeiterfassung<\/a> an. Mitarbeitende k\u00f6nnen sich damit bequem per Desktop oder <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">App<\/a> ein- und ausstempeln. Das ist besonders praktisch f\u00fcr Branchen und Arbeitspl\u00e4tze, bei denen Mitarbeitende mobil unterwegs sind. F\u00fcr eine ortsgebundene Zeiterfassung ist zudem auch die Einrichtung eines <strong>QR-Code-Scans<\/strong> m\u00f6glich.<\/p>\n<p>Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch in die Software \u00fcbernommen und lassen sich mit weiteren Funktionen wie der <strong>Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/strong> sowie der Verwaltung von <strong>Urlaubs- und Krankheitstagen<\/strong> verkn\u00fcpfen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt f\u00fcr mehr \u00dcbersicht \u2013 alles auf einen Blick und deutlich einfacher.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69d7e192d4fd4\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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