{"id":161021,"date":"2025-06-10T15:10:48","date_gmt":"2025-06-10T13:10:48","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=161021"},"modified":"2025-06-10T15:15:14","modified_gmt":"2025-06-10T13:15:14","slug":"urlaubsrueckstellung-berechnen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsrueckstellung-berechnen\/","title":{"rendered":"Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: So geht&#8217;s"},"content":{"rendered":"<p data-pm-slice=\"1 1 []\">Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeitende einen Teil ihres Jahresurlaubs nicht nehmen und diesen ins Folgejahr \u00fcbertragen wollen. <strong>In solchen F\u00e4llen muss das Unternehmen Urlaubsr\u00fcckstellungen bilden<\/strong>. Basis hierf\u00fcr sind Werte wie das individuelle Urlaubsentgelt. In diesem Beitrag behandeln wir das Thema: <strong>Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: So geht&#8217;s\u00a0<\/strong>und zeigen, wie Sie diese Werte korrekt berechnen k\u00f6nnen, was der Unterschied einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung ist und auf welche Fallstricke Sie dabei achten m\u00fcssen.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ol>\n<li>Bei einer 5-Tage-Woche ist die Berechnung der Urlaubsr\u00fcckstellung auf Grundlage von <strong>250 tats\u00e4chlichen geleisteten Arbeitstagen im Jahr<\/strong> \u00fcblich. Dabei m\u00fcssen alle offenen Urlaubstage zum Bilanzstichtag ber\u00fccksichtigt werden.<\/li>\n<li>F\u00fcr die richtige Berechnung der Urlaubsr\u00fcckstellung ist das ma\u00dfgebliche <strong>Urlaubsentgelt<\/strong> entscheidend. Dieses setzt sich aus Bruttogehalt, Sonderzahlungen und lohnabh\u00e4ngigen Nebenkosten zusammen.<\/li>\n<li>Der <strong>Resturlaub<\/strong>, den Mitarbeitende ins Folgejahr \u00fcbertragen, muss zur\u00fcckgestellt werden, da er f\u00fcr den Arbeitgebenden eine finanzielle Verpflichtung darstellt. Sp\u00e4testens bis zum 31. M\u00e4rz muss dieser Urlaub genommen oder korrekt in der Bilanz erfasst werden.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: Wie geht das?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#formel\">Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: Formeln<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#indi\">Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: So geht&#8217;s &#8211; Individualberechnung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#schnitt\">Durchschnittsberechnung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#wann\">Wann m\u00fcssen Urlaubsr\u00fcckstellungen berechnet werden?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#aufl\u00f6sen\">Urlaubsr\u00fcckstellung aufl\u00f6sen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">Fazit<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256\" class=\"hs-cta-node hs-cta-e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'e601d406-c080-4284-9b9e-2912859b2256', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: Wie geht das?<\/h2>\n<p>Die Berechnung von Urlaubsr\u00fcckstellungen ist ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Jahresabschlusserstellung. Dies ist notwendig, um sich finanziell f\u00fcr die noch offenen Urlaubsanspr\u00fcche der Mitarbeitenden aus dem Vorjahr abzusichern.<\/p>\n<p>Dabei handelt es sich um Verpflichtungen gegen\u00fcber Dritten. Daher sind <strong>Urlaubsr\u00fcckstellungen als sogenannte &#8222;Schuldr\u00fcckstellungen&#8220;<\/strong> laut <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__249.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7249 Handelsgesetzbuch<\/a> (HGB) zwingend zu ber\u00fccksichtigen. Im Gegensatz zu klar bestimmbaren Schulden sind R\u00fcckstellungen jedoch oft mit Unsicherheiten verkn\u00fcpft, und zwar bez\u00fcglich der H\u00f6he als auch den Zeitpunkt der Inanspruchnahme betreffend.<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich gilt, dass eine Urlaubsr\u00fcckstellung f\u00fcr alle nicht genommenen Urlaubstage gebildet werden muss, die im darauffolgenden Jahr bestehen bleiben. Alle offenen Urlaubstage zum Bilanzstichtag sind dabei f\u00fcr die Berechnung entscheidend, ebenso wie das durchschnittliche t\u00e4gliche Urlaubsentgelt und die genaue Anzahl der tats\u00e4chlichen Arbeitstage.<\/p>\n<p>Abh\u00e4ngig von Unternehmensgr\u00f6\u00dfe und vorhandenen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaldaten\/\">Personaldaten<\/a> k\u00f6nnen Sie zwei unterschiedliche Methoden zur Berechnung w\u00e4hlen: Das ist zum einen die Individual-, zum anderen die Durchschnittsberechnung.<\/p>\n<h3><strong>Tipp:<\/strong><\/h3>\n<p>Mit <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/urlaubsverwaltung\" rel=\"noopener noreferrer\">Factorial HR<\/a> automatisieren Sie den Prozess zum Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten und behalten verbleibende Urlaubstage immer im Blick. <span class=\"font-sans max-w-full text-lg font-normal whitespace-pre-wrap text-match-parent text-neutral-80 inline\">Geben Sie Ihrem Team die M\u00f6glichkeit, Urlaube ganz unkompliziert \u00fcber Desktop oder eine mobile App zu beantragen.<\/span><a name=\"formel\"><\/a><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: Formeln<\/h2>\n<p>Vor allem in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen ist die Berechnung der Urlaubsr\u00fcckstellungen f\u00fcr jeden einzelnen Mitarbeitenden mit einem hohen Aufwand verbunden. Daher erlaubt das Gesetz <strong>zwei verschiedene Arten der Berechnung<\/strong>: die von Urlaubsr\u00fcckstellungen als Individualberechnung und als Durchschnittsberechnung. Die grunds\u00e4tzliche Formel zur Berechnung der Urlaubsr\u00fcckstellungen lautet:<\/p>\n<p><strong>Urlaubsr\u00fcckstellung = Ma\u00dfgebliches Urlaubsentgelt \/ tats\u00e4chliche Arbeitstage \u00d7 offene Urlaubstage<\/strong><\/p>\n<p>Dabei beinhaltet das ma\u00dfgebliche Urlaubsentgelt alle Lohn- und Gehaltsbestandteile, die bei Abwesenheit weitergezahlt werden. Das sind das Bruttojahresgehalt, anteiliges <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsgeld\/\">Weihnachts- und Urlaubsgeld<\/a>, Anteile zur Sozialversicherung und Beitr\u00e4ge zur Berufsgenossenschaft. In der Handelsbilanz sind zus\u00e4tzlich verm\u00f6genswirksame <strong>Leistungen, Pensions- und Jubil\u00e4umsr\u00fcckstellungen zu ber\u00fccksichtigen<\/strong>.<\/p>\n<p>Freiwillige Sonderverg\u00fctungen, Tantiemen, Kosten f\u00fcr die Verwaltung und Leistungen, die nur bei tats\u00e4chlicher Anwesenheit gezahlt werden, fallen nicht in diese Kategorie. Hier ein \u00dcberblick \u00fcber die Methoden:<br \/>\n<a name=\"indi\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsr\u00fcckstellung berechnen: So geht&#8217;s &#8211; Individualberechnung<\/h2>\n<p>Die Individualmethode kommt meist bei kleinen Unternehmen mit \u00fcberschaubarer Mitarbeiterzahl zur Anwendung. Dabei wird f\u00fcr jeden einzelnen Mitarbeitenden die R\u00fccklage ganz individuell auf Grundlage des Jahresgehalts und der offenen Urlaubstage berechnet.<\/p>\n<h3>Formel und Beispiel<\/h3>\n<p>Anhand eines Beispiels s\u00e4he das so aus: Ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise f\u00fcnf Tage die Woche. Er verdient ein Bruttojahresgehalt von 50.000\u202f\u20ac. Au\u00dferdem erh\u00e4lt er ein fest vereinbartes Weihnachtsgeld von 4.000\u202f\u20ac. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und sonstige lohnabh\u00e4ngige Nebenkosten betragen beispielsweise auf 6.000\u202f\u20ac.<\/p>\n<p>Wenn der Mitarbeiter der Firma zum Jahresende noch <strong>neun offene Urlaubstage hat und man 250 tats\u00e4chliche Arbeitstage im Gesch\u00e4ftsjahr ansetzt<\/strong>, ergibt sich aus diesen Angaben folgende Berechnung der Urlaubsr\u00fcckstellung:<\/p>\n<p><strong>Urlaubsr\u00fcckstellung = (50.000\u202f\u20ac Jahresgehalt + 4.000\u202f\u20ac Weihnachtsgeld + 6.000\u202f\u20ac Arbeitgeberanteile) \/ 250 tats\u00e4chliche Arbeitstage \u00d7 9 Resturlaubstage = 2.160\u202f\u20ac<\/strong><\/p>\n<p>Diese 2.160\u202f\u20ac verbuchen Sie als R\u00fcckstellung auf der <strong>Passivseite<\/strong>. F\u00fcr die Steuer und Handelsbilanz k\u00f6nnen Sie bei der Ermittlung des ma\u00dfgeblichen Urlaubsentgelts unterschiedliche Gehaltsbestandteile ber\u00fccksichtigen.<br \/>\n<a name=\"schnitt\"><\/a><\/p>\n<h2>Durchschnittsberechnung<\/h2>\n<p>Bei mittleren und vor allem gro\u00dfen Unternehmen ist eine <strong>Individualberechnung oftmals zu aufwendig<\/strong>, weil sie f\u00fcr den Urlaub aller Mitarbeitenden einzeln berechnet werden m\u00fcssen. Dann wird die Durchschnittsmethode angewendet. Dabei teilen Sie die Mitarbeitenden der Firma in Gruppen ein, etwa nach Besch\u00e4ftigungsart oder Gehaltsmodell. Aus der Summe der Urlaubsentgelte dieser Gruppen wird <strong>bilden Sie einen Durchschnittswert pro Mitarbeitendem<\/strong>. Dieser Wert dient Ihnen dann als Grundlage f\u00fcr die Ermittlung der R\u00fccklage. Je kleiner die Gruppen sind, desto genauer ist die Berechnung.<\/p>\n<h3>Formel und Beispiel<\/h3>\n<p>Beispiel: Angenommen, zehn Mitarbeitende einer Abteilung haben zusammen ein ma\u00dfgebliches Urlaubsentgelt von 578.900\u202f\u20ac inklusive Weihnachtsgeld. Daraus ergibt sich ein Durchschnittswert in H\u00f6he von 57.890\u202f\u20ac. Wenn insgesamt 54 Urlaubstage offen sind und 250 Arbeitstage pro Gesch\u00e4ftsjahr angerechnet wird, lautet die Formel:<\/p>\n<p><strong>Urlaubsr\u00fcckstellung = 57.890\u202f\u20ac Urlaubsentgelt \/ 250 tats\u00e4chliche Arbeitstage pro Kalenderjahr \u00d7 54 Tage offener Urlaub = 12.504\u202f\u20ac<\/strong><\/p>\n<p>Diese Summe muss das Unternehmen dann als R\u00fcckstellung f\u00fcr die gesamte Mitarbeitergruppe in der Steuerbilanz ansetzen.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeitmanagement-Funktionen von Factorial im \u00dcberblick\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qMVpdZndkiQ?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"wann\"><\/a><\/p>\n<h2>Wann m\u00fcssen Urlaubsr\u00fcckstellungen berechnet werden?<\/h2>\n<p>Arbeitgebende m\u00fcssen R\u00fcckstellungen f\u00fcr restlichen Urlaub immer dann bilden, wenn Mitarbeitende ihre zustehenden Urlaubstage <strong>nicht vollst\u00e4ndig innerhalb des laufenden Kalenderjahres nehmen<\/strong> und sie einen \u00dcbertrag vom Resturlaub ins n\u00e4chste Jahr w\u00fcnschen. Der Anspruch auf den Jahresurlaub bleibt grunds\u00e4tzlich bis zum 31. M\u00e4rz des Folgejahres bestehen. Wenn bis dahin die Resturlaubstage nicht genommen wurden, entf\u00e4llt dieser Anspruch, es sei denn, es liegen besondere Umst\u00e4nde vor.<\/p>\n<p>Wenn das Arbeitsverh\u00e4ltnis zwischenzeitlich beendet wird, kann der Arbeitgebende offenen Resturlaub finanziell ausgleichen. Auch dann muss die R\u00fcckstellung f\u00fcr den offenen Urlaubsanspruch in der Steuerbilanz korrekt ber\u00fccksichtigt sein.<br \/>\n<a name=\"aufl\u00f6sen\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsr\u00fcckstellung aufl\u00f6sen<\/h2>\n<p>Wenn eine R\u00fcckstellung nicht mehr ben\u00f6tigt wird oder den tats\u00e4chlichen Aufwand \u00fcbersteigt, muss sie aufgel\u00f6st werden, so lautet die Bestimmung. Das kann auf vier Arten erfolgen:<\/p>\n<ol type=\"1\">\n<li><strong>Erfolgsneutral<\/strong>, wenn der zur\u00fcckgestellte Betrag genau dem tats\u00e4chlichen Aufwand entspricht.<\/li>\n<li><strong>Ertragswirksam<\/strong>, wenn die R\u00fcckstellung h\u00f6her war als der tats\u00e4chliche Bedarf. Die Differenz k\u00f6nnen Sie in der Buchhaltung als sonstigen betrieblichen Ertrag verbuchen.<\/li>\n<li><strong>Aufwandswirksam<\/strong>, wenn der Aufwand h\u00f6her war als die R\u00fcckstellung. Der Differenzbetrag m\u00fcssen Sie zus\u00e4tzlich einbuchen.<\/li>\n<li><strong>Komplettaufl\u00f6sung<\/strong>, wenn sich herausstellt, dass die R\u00fcckstellung gar nicht notwendig war.<\/li>\n<\/ol>\n<p><strong>Wichtig:<\/strong> Die Auszahlung von nicht genommenem Urlaub ist nur in Ausnahmef\u00e4llen \u2013 beispielsweise bei <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/kuendigung\/\">K\u00fcndigung<\/a> \u2013 zul\u00e4ssig. Eine Auszahlung bei fortbestehendem Arbeitsverh\u00e4ltnis widerspricht dem Bundesurlaubsgesetz.<br \/>\n<a name=\"fazit\"><\/a><\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Die Daten zu Urlaubsr\u00fcckstellungen sind ein zentrales Element im betrieblichen Rechnungswesen. Damit sichern Sie finanzielle Verpflichtungen ab, die sich aus den noch offenen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/erholungsurlaub\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Urlaubsanspr\u00fcchen<\/a> Ihrer Belegschaft ergeben. Arbeitgebende <strong>m\u00fcssen zwischen Individual- und Durchschnittsberechnung w\u00e4hlen<\/strong> \u2013 abh\u00e4ngig von Betriebsgr\u00f6\u00dfe und Verwaltungsaufwand. Die korrekte Ermittlung des ma\u00dfgeblichen Urlaubsentgelts ist dabei essenziell, um die R\u00fcckstellungen sachgerecht zu erfassen.<\/p>\n<p>Werden R\u00fcckstellungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt, kann dies Auswirkungen auf das Jahresergebnis haben. Ebenso wichtig ist die fristgerechte Aufl\u00f6sung nicht mehr ben\u00f6tigter R\u00fcckstellungen. Nur so wird die Bilanz nicht durch unn\u00f6tige Passivposten belastet. Letztlich zeigt sich: Die Urlaubsr\u00fcckstellung ist mehr als nur eine buchhalterische Pflicht \u2013 sie ist Ausdruck einer vorausschauenden und verantwortungsbewussten <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/leadership\/\">Unternehmensf\u00fchrung<\/a>.<br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69da5d75a3707\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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