{"id":161793,"date":"2025-06-25T16:50:32","date_gmt":"2025-06-25T14:50:32","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=161793"},"modified":"2025-06-25T16:50:32","modified_gmt":"2025-06-25T14:50:32","slug":"mitarbeiter-anmelden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mitarbeiter-anmelden\/","title":{"rendered":"Mitarbeiter anmelden: Das m\u00fcssen Sie beachten"},"content":{"rendered":"<p data-pm-slice=\"1 1 []\">Wer neue Mitarbeiter einstellen will, ist verpflichtet, diese ordnungsgem\u00e4\u00df bei den zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden anzumelden. Dies betrifft vor allem Meldungen an das Finanzamt und an die Sozialversicherung. Eine <strong>korrekte und vollst\u00e4ndige Anmeldung<\/strong> ist wichtig, damit rechtliche und finanzielle Nachteile vermieden werden k\u00f6nnen. In der Regel unterst\u00fctzt ein Steuerberater bei der fachgerechten Durchf\u00fchrung dieser Formalit\u00e4ten. Was Sie dabei beachten m\u00fcssen, erkl\u00e4ren wir Ihnen in diesem Beitrag.<\/p>\n<h2 data-pm-slice=\"1 1 []\">Key Facts<\/h2>\n<ol>\n<li>Unternehmen m\u00fcssen neue Mitarbeiter korrekt und vollst\u00e4ndig beim <strong>Finanzamt, der Sozialversicherung und der Berufsgenossenschaft<\/strong> anmelden, um rechtliche und finanzielle Nachteile zu vermeiden.<\/li>\n<li>F\u00fcr die Anmeldung ben\u00f6tigen, Arbeitgeber wichtige Daten wie <strong>Steueridentifikationsnummer, Rentenversicherungsnummer, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse sowie elektronische Lohnsteuermerkmale<\/strong> \u2013 Minijobber sind hiervon teilweise ausgenommen.<\/li>\n<li>Die Anmeldung erfolgt elektronisch \u00fcber eine <strong>Lohnabrechnungssoftware<\/strong> oder <strong>ELSTER<\/strong> und muss sp\u00e4testens sechs Wochen nach Besch\u00e4ftigungsbeginn erfolgen; steuerliche und sozialversicherungsrechtliche F\u00f6rderprogramme k\u00f6nnen Kosten senken und Unterst\u00fctzung bieten.<\/li>\n<\/ol>\n<ul>\n<li><a href=\"#unterlagen\">Mitarbeiter anmelden: Welche Unterlagen brauchen Sie?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#wo\">Mitarbeiter anmelden: Wo m\u00fcssen Sie Mitarbeiter anmelden?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#wie\">Wie melden Sie Minijobber und Minijobberinnen an?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#kosten\">Mitarbeiter anmelden: Kosten bei der Einstellung von Mitarbeitern<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">Fazit<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190\" class=\"hs-cta-node hs-cta-b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190.png\" alt=\"Onboarding Kit herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'b5a5b678-bfd9-4eda-bdd1-55ac56177190', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<strong>Disclaimer:<\/strong> Aus SEO-Gr\u00fcnden haben wir diesen Beitrag nicht gegendert.<br \/>\n<a name=\"unterlagen\"><\/a><\/p>\n<h2>Mitarbeiter anmelden: Welche Unterlagen brauchen Sie?<\/h2>\n<p>Ein Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellt, wird mit einer Vielzahl von Formalit\u00e4ten konfrontiert. Daten wie die Steueridentifikationsnummer, der Versicherungsnummernachweis, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und eventuell auch <strong>der Nachweis der Elternschaft<\/strong> sind verpflichtend, damit man die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung korrekt durchf\u00fchren kann.<\/p>\n<p>Seit 2023 ersetzt der <strong>digitale Nachweis<\/strong> der <strong>Versicherungsnummer <\/strong>den Sozialversicherungsausweis, der fr\u00fcher ben\u00f6tigt wurde. Diese ist bei der Deutschen Rentenversicherung hinterlegt. Arbeitnehmer m\u00fcssen ihn bei einem Jobwechsel nicht mehr vorlegen, denn der Arbeitgeber kann ihn eigenst\u00e4ndig anfordern. Die Verantwortung liegt nun beim ihm, die notwendigen Daten elektronisch abzurufen \u2013 eine kleine Erleichterung, die aber auch klare Pflichten nach sich zieht.<\/p>\n<p>Um neue Mitarbeiter ordnungsgem\u00e4\u00dfe anmelden zu k\u00f6nnen, <strong>brauchen Arbeitgeber verschiedene Papiere<\/strong>: Betriebsnummer, pers\u00f6nliche Daten wie Adresse und Geburtsdatum, Rentenversicherungsnummer, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer sowie elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Ausnahmen sind Minijobs oder pauschal besteuerte.<br \/>\n<a name=\"wo\"><\/a><\/p>\n<h2>Mitarbeiter anmelden: Wo m\u00fcssen Sie Mitarbeiter anmelden?<\/h2>\n<p>Der Arbeitgeber muss Mitarbeiter zuerst beim Finanzamt und bei der Sozialversicherung anmelden. Zudem m\u00fcssen Mitarbeiter auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um die Mitgliedschaft f\u00fcr die <strong>gesetzliche<\/strong> <strong>Unfallversicherung<\/strong> zu erhalten.<\/p>\n<h3>Anmeldung beim Finanzamt<\/h3>\n<p>Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM) eines neuen Angestellten beim Finanzamt abzufragen, m\u00fcssen Unternehmen ihn \u00fcber <strong>Ihre Lohnabrechnungssoftware oder ELSTER<\/strong> anmelden. Daf\u00fcr ben\u00f6tigen der Arbeitgeber sein Geburtsdatum, die Steueridentifikationsnummer und Informationen, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverh\u00e4ltnis handelt. Minijobber sind von dieser Anmeldung ausgenommen, da ihre Lohnsteuer pauschal berechnet und direkt an die Minijob-Zentrale abgef\u00fchrt wird.<\/p>\n<p>Die Steueridentifikationsnummer des neuen Mitarbeiters steht beispielsweise auf der Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers. Falls sie nicht auffindbar ist, kann der Unternehmer sie beim Bundeszentralamt f\u00fcr Steuern <a href=\"https:\/\/www.bzst.de\/DE\/Privatpersonen\/SteuerlicheIdentifikationsnummer\/steuerlicheidentifikationsnummer_node.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">online<\/a> angefragt werden.<\/p>\n<h3>Anmeldung bei der Sozialversicherung<\/h3>\n<p>Dort m\u00fcssen neue Mitarbeiter ebenfalls angemeldet werden. Pflichtversichert sind in der Regel Arbeitnehmer in <strong>Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung<\/strong>. Auch Minijobber sowie Arbeitnehmer, die wegen \u00dcberschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind, m\u00fcssen dort angemeldet werden.<\/p>\n<p>F\u00fcr Rentner und Studenten gelten unterschiedliche Regelungen. Ausk\u00fcnfte dazu erteilt die zust\u00e4ndige Krankenkasse. Diese sind die als zentrale Meldestellen. Sie ziehen die Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge ein und leiten sie entsprechend weiter.<\/p>\n<p>Die Anmeldung muss sp\u00e4testens mit der ersten Gehaltsabrechnung, sp\u00e4testens jedoch sechs Wochen nach Beginn der Besch\u00e4ftigung erfolgen. Meldungen und Beitragsnachweise kann man <strong>ausschlie\u00dflich elektronisch<\/strong> \u00fcber Lohnabrechnungsprogramme oder das SV-Meldeportal liefern. So k\u00f6nnen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten und die Sozialversicherung korrekt abgerechnet werden.<\/p>\n<p>Seit dem 1. Januar 2020 ist bei Sozialversicherungsmeldungen die Angabe eines dritten Geschlechts m\u00f6glich, um das Personenstandsrecht zu ber\u00fccksichtigen. <strong>Arbeitgeber k\u00f6nnen die Kennzeichen \u201eD\u201c f\u00fcr divers und \u201eX\u201c f\u00fcr unbestimmt w\u00e4hlen<\/strong>. Diese geschlechtsneutrale Formulierungen m\u00fcssen auch in Stellenanzeigen benutzt werden, im Einklang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.<\/p>\n<p>In bestimmten Branchen wie Bau, Gastgewerbe oder Logistik muss der Besch\u00e4ftigungsbeginn durch eine Sofortmeldung an die Rentenversicherung oder Minijob-Zentrale sp\u00e4testens am ersten Arbeitstag gemeldet werden. Diese Pflicht soll vor Schwarzarbeit sch\u00fctzen und erfolgt elektronisch \u00fcber Lohnabrechnungsprogramme oder das Portal sv-net.<\/p>\n<p><iframe title=\"Onboarding: Ziele und Aufgaben\ud83d\udca1 HR KOMPAKT #5 | factorial\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/0lv8CQfR68k?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"wie\"><\/a><\/p>\n<h2>Wie melden Sie Minijobber und Minijobberinnen an?<\/h2>\n<p>Bevor Sie einen Minijobber einstellen, sollten Sie zun\u00e4chst pr\u00fcfen, ob ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/minijob\/\">Minijob<\/a> \u00fcberhaupt in Frage kommt. Dabei unterst\u00fctzt ein Personalfragebogen, der die relevanten Angaben des Arbeitnehmers erfasst und sich bequem bei der Minijob-Zentrale herunterladen l\u00e4sst.<\/p>\n<p>Die Anmeldung und Meldung der Beitr\u00e4ge f\u00fcr <strong>Minijobber erfolgt \u00fcber die Minijob-Zentrale <\/strong>bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Diese Anmeldung muss sp\u00e4testens mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen, und innerhalb von sechs Wochen nach Besch\u00e4ftigungsbeginn. Au\u00dferdem muss man bei der Anmeldung angeben, ob der Minijobber Eigenbeitr\u00e4ge zur Rentenversicherung zahlt oder ob er einen Befreiungsantrag vorgelegt hat.<br \/>\n<a name=\"kosten\"><\/a><\/p>\n<h2>Mitarbeiter anmelden: Kosten bei der Einstellung von Mitarbeitern<\/h2>\n<p>Die Anmeldung und Einstellung von Mitarbeitern verursacht <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/onboarding-kosten\/\" rel=\"noopener noreferrer\">keine direkten Kosten<\/a>, sondern erfordert lediglich Zeit. Wer die Formalit\u00e4ten als zu aufwendig empfindet, kann diese an einen Steuerberater delegieren. Das verursacht zwar Geb\u00fchren, hat aber den Vorteil, dass es langfristig Zeit und damit Kosten spart.<\/p>\n<p>Nach dem Einstellen fallen neben dem Lohn auch <strong>monatliche Arbeitgeberbeitr\u00e4ge zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung<\/strong> an, deren H\u00f6he von der Art der Anstellung abh\u00e4ngt.<\/p>\n<p>Um die Kosten zu reduzieren, gibt es F\u00f6rderprogramme der Bundesagentur f\u00fcr Arbeit, zum Beispiel Eingliederungszusch\u00fcsse f\u00fcr \u00e4ltere Arbeitnehmer, Menschen mit Behinderung oder Langzeitarbeitslose. Auch f\u00fcr die Qualifizierung Jugendlicher gibt es spezielle F\u00f6rderungen, die Unternehmen bei der Einstellung unterst\u00fctzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Tipp<\/h3>\n<p>Mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/talentmanagement\" rel=\"noopener noreferrer\">App von Factorial<\/a> verwalten Sie <strong>Talentakquise<\/strong>, <strong>Performance<\/strong>, <strong>Weiterbildung<\/strong> <strong>und Mitarbeiterengagement<\/strong> effizient \u2013 alles an einem Ort. Das Anmelden von Mitarbeitern ist kein Problem mehr. <span class=\"font-sans max-w-full text-lg font-normal whitespace-pre-wrap text-match-parent text-neutral-80 inline\">Verwalten Sie jeden Schritt des Recruiting-Prozesses \u2013 von der Talentakquise bis zum Onboarding \u2013 effizient und automatisiert.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"fazit\"><\/a><\/span><\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, sind Sie verpflichtet, diese ordnungsgem\u00e4\u00df bei Finanzamt, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft anzumelden. Daf\u00fcr ben\u00f6tigen Sie wichtige Unterlagen wie <strong>die Steueridentifikationsnummer, die Rentenversicherungsnummer, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und elektronische Lohnsteuermerkmale<\/strong>. Seit 2023 ersetzt der digitale Versicherungsnummernachweis den Sozialversicherungsausweis.<\/p>\n<p>Die Anmeldung erfolgt meist \u00fcber Lohnabrechnungsprogramme oder ELSTER und muss sp\u00e4testens sechs Wochen nach Arbeitsbeginn geschehen. Auch <strong>Mitarbeiter in Minijobs m\u00fcssen Sie anmelden<\/strong>, allerdings \u00fcber die Minijob-Zentrale. Diese verwaltet die Beitr\u00e4ge. Arbeitgeber sollten zudem die M\u00f6glichkeit der Angabe eines dritten Geschlechts bei Meldungen zur Sozialversicherung beachten.<\/p>\n<p>Um Kosten zu sparen, k\u00f6nnen F\u00f6rderprogramme der Bundesagentur f\u00fcr Arbeit in Anspruch genommen werden, etwa f\u00fcr \u00e4ltere Arbeitnehmer oder Langzeitarbeitslose. Ein Steuerberater kann sie dabei unterst\u00fctzen.<br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69d962df67dd4\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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Au\u00dferdem muss man bei der Anmeldung angeben, ob der Minijobber Eigenbeitr\u00e4ge zur Rentenversicherung zahlt oder ob er einen Befreiungsantrag vorgelegt hat.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wer neue Mitarbeiter einstellen will, ist verpflichtet, diese ordnungsgem\u00e4\u00df bei den zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden anzumelden. Dies betrifft vor allem Meldungen an das Finanzamt und an die Sozialversicherung. Eine korrekte und vollst\u00e4ndige Anmeldung ist wichtig, damit rechtliche und finanzielle Nachteile vermieden werden k\u00f6nnen. In der Regel unterst\u00fctzt ein Steuerberater bei der fachgerechten Durchf\u00fchrung dieser Formalit\u00e4ten. 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