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- Bei einer Urlaubsvertretung \u00fcbernehmen Besch\u00e4ftigte die Kernaufgaben abwesender Teammitglieder, nicht deren vollst\u00e4ndige Arbeitslast. Die Vertretung muss fachlich zumutbar, zeitlich begrenzt und mit den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes vereinbar sein.<\/li>\n
- Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Destatis)<\/a> hatten Vollzeitbesch\u00e4ftigte in Deutschland 2018 in den meisten Wirtschaftsabschnitten einen Urlaubsanspruch von mindestens 28 Tagen pro Jahr. In Branchen wie der \u00f6ffentlichen Verwaltung oder dem Finanzsektor sind es durchschnittlich 30 Tage. Gem\u00e4\u00df Destatis, das unterstreicht die H\u00e4ufigkeit und Planungsrelevanz von Urlaubsvertretungen.<\/li>\n
- Laut einer Studie des Instituts f\u00fcr Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB)<\/a> haben unbefristet Besch\u00e4ftigte im Schnitt 30 Urlaubstage pro Jahr, fast zwei mehr als befristet Besch\u00e4ftigte. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Anteil befristeter Vertr\u00e4ge kann dies die Vertretungsplanung herausfordernd machen.<\/li>\n
- Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)<\/a> gilt auch w\u00e4hrend einer Urlaubsvertretung: Die t\u00e4gliche Arbeitszeit darf grunds\u00e4tzlich 8 Stunden nicht \u00fcberschreiten. Eine Verl\u00e4ngerung auf bis zu 10 Stunden ist nur zul\u00e4ssig, wenn der Ausgleich innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen erfolgt.<\/li>\n<\/ol>\n
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Definition \u2013 Urlaubsvertretung<\/h3>\n
Bei einer Urlaubsvertretung<\/strong> \u00fcbernimmt eine andere Person am Arbeitsplatz die Aufgaben von Teammitgliedern, die sich im Urlaub befinden. Ziel der Urlaubsvertretung ist es, einen reibungslosen Betriebsablauf w\u00e4hrend der Abwesenheit der betreffenden Person zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n
Urlaubsvertretung bedeutet allerdings nicht, dass die Vertretung die komplette Arbeit der abwesenden Besch\u00e4ftigten \u00fcbernimmt. Vielmehr sollen die Kernaufgaben bearbeitet werden, wie beispielsweise besonders wichtige E-Mails beantwortet oder dringende Termine wahrgenommen werden, damit keine wesentlichen Prozesse ins Stocken geraten.<\/p>\n
Zur Einordnung: Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Destatis)<\/a> hatten Vollzeitbesch\u00e4ftigte in Deutschland in den meisten Wirtschaftsabschnitten einen Urlaubsanspruch von mindestens 28 Tagen pro Jahr. Gem\u00e4\u00df Destatis, in Branchen wie der \u00f6ffentlichen Verwaltung, dem Finanz- und Versicherungssektor sowie dem Bildungsbereich, lag der Durchschnitt bei 30 Tagen. Das Institut f\u00fcr Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB)<\/a> ermittelte in einer 2025 ver\u00f6ffentlichten Analyse, dass unbefristet Besch\u00e4ftigte im Schnitt 30 Urlaubstage pro Jahr haben, fast zwei mehr als befristet Besch\u00e4ftigte. Diese Zahlen verdeutlichen, wie regelm\u00e4\u00dfig und planungsintensiv das Thema Urlaubsvertretung in deutschen Betrieben ist.<\/p>\n
Urlaubsvertretung auf Englisch \u2013 Tipp:<\/strong><\/h3>\n
Gerade f\u00fcr international agierende Unternehmen oder Betriebe, in denen Englisch die Hauptverkehrssprache ist, lohnt es sich, die passenden englischen Begriffe zu kennen. G\u00e4ngige Ausdr\u00fccke sind zum Beispiel \u201etemporary cover\u201c<\/em>, \u201eholiday cover\u201c<\/em> (britisch), \u201evacation coverage\u201c<\/em> (amerikanisch), substitute\u201c<\/em> oder replacement\u201c<\/em>.<\/p>\n
Wer ist f\u00fcr die Organisation der Urlaubsvertretung zust\u00e4ndig?<\/h2>\n
Die Organisation der Vertretung am Arbeitsplatz liegt in der Zust\u00e4ndigkeit der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung<\/strong>. Grunds\u00e4tzlich hat diese das sogenannte Direktionsrecht<\/a> (auch Weisungsrecht<\/strong> genannt). Das bedeutet, die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung hat das Recht, Angestellten auf Grundlage des Arbeitsvertrags<\/a> im Rahmen ihrer T\u00e4tigkeit Weisungen zu erteilen, die die Besch\u00e4ftigten zu befolgen haben. Mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags verpflichten sich Besch\u00e4ftigte zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung.<\/p>\n
Auch eine Urlaubsvertretung f\u00e4llt unter dieses Direktionsrecht, sofern die \u00fcbertragene T\u00e4tigkeit im Rahmen der im Arbeitsvertrag vereinbarten Aufgaben liegt und f\u00fcr die vertretende Person zumutbar ist.<\/p>\n
Die gesetzliche Grundlage des Weisungsrechts findet sich in \u00a7 106 der Gewerbeordnung (GewO): Danach darf die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen n\u00e4her bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung, einen anwendbaren Tarifvertrag oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, hat dieser gem\u00e4\u00df \u00a7 87 Abs. 1 Nr. 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrunds\u00e4tze und des Urlaubsplans. Dies kann mittelbar auch die Rahmenbedingungen der Urlaubsvertretung ber\u00fchren.<\/p>\n
Besch\u00e4ftigte, die eine Urlaubsvertretung \u00fcbernehmen, sollten nicht pl\u00f6tzlich mit \u00dcberstunden belastet werden oder v\u00f6llig ersch\u00f6pft sein. Gleichzeitig ist es wichtig, dass zumindest die Kernaufgaben \u00fcbernommen werden, damit die im Urlaub befindliche Person bei ihrer R\u00fcckkehr nicht von liegengebliebenen Projekten \u00fcberw\u00e4ltigt wird und problemlos an ihre Arbeit ankn\u00fcpfen kann.<\/p>\n
Welche Personen kommen als Urlaubsvertretung in Frage?<\/h2>\n
Bei der Auswahl einer geeigneten Urlaubsvertretung sollten Vorgesetzte darauf achten, dass es sich um Besch\u00e4ftigte handelt, die sich fachlich mit den Aufgaben der abwesenden Person auskennen. Meistens sind das Besch\u00e4ftigte aus dem gleichen Team.<\/p>\n
In einigen Unternehmen, insbesondere in gr\u00f6\u00dferen Betrieben, gibt es feste Vertretungspaare, die regelm\u00e4\u00dfig einspringen. Das kann sinnvoll sein, da die Vertretung dann eingespielt ist und die Besch\u00e4ftigten die Aufgaben und Abl\u00e4ufe bereits kennen.<\/p>\n
Reichen die internen Kapazit\u00e4ten nicht aus, kann die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung auch auf externe Ressourcen zur\u00fcckgreifen. Zeitarbeitskr\u00e4fte oder Aushilfen k\u00f6nnen f\u00fcr den Vertretungszeitraum eingesetzt werden. Dabei gelten dieselben arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen wie f\u00fcr Festangestellte, insbesondere die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. F\u00fcr geringf\u00fcgig Besch\u00e4ftigte gilt zudem die j\u00e4hrliche Verdienstgrenze von 7.236 Euro (Stand 2026), die jedoch nicht gleichm\u00e4\u00dfig auf das Jahr verteilt werden muss, sodass eine vor\u00fcbergehende Mehrarbeit im Vertretungszeitraum grunds\u00e4tzlich m\u00f6glich ist.<\/p>\n
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- Laut einer Studie des Instituts f\u00fcr Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB)<\/a> haben unbefristet Besch\u00e4ftigte im Schnitt 30 Urlaubstage pro Jahr, fast zwei mehr als befristet Besch\u00e4ftigte. Insbesondere in Unternehmen mit hohem Anteil befristeter Vertr\u00e4ge kann dies die Vertretungsplanung herausfordernd machen.<\/li>\n