{"id":162762,"date":"2025-07-07T17:38:02","date_gmt":"2025-07-07T15:38:02","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=162762"},"modified":"2025-07-07T17:38:02","modified_gmt":"2025-07-07T15:38:02","slug":"urlaubsvertretung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsvertretung\/","title":{"rendered":"Urlaubsvertretung \u2013 gesetzliche Regelung, Zumutbarkeit &#038; Tipps f\u00fcr die \u00dcbergabe"},"content":{"rendered":"<p>Der Sommer ist bereits in vollem Gange \u2013 und das bedeutet in vielen Unternehmen auch, dass die Urlaubszeit begonnen hat. Zur Urlaubsplanung geh\u00f6rt es auch, den reibungslosen Betrieb sicherzustellen und f\u00fcr die Abwesenheit eine geeignete Urlaubsvertretung im Kollegium zu finden.<br \/>\nWelche Regeln hierbei gelten, was F\u00fchrungskr\u00e4fte beachten sollten und weitere Tipps zu diesem Thema erfahren Sie im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ol>\n<li>Die Urlaubsvertretung meint, dass Kolleg*innen die <strong>Kernaufgaben<\/strong> von Mitarbeitenden \u00fcbernehmen, die sich im Urlaub befinden.<\/li>\n<\/ol>\n<h2><strong>Gesetzliche Grundlagen<\/strong><\/h2>\n<ol>\n<li>Die Organisation der Vertretung liegt im <strong>Weisungsrecht der Arbeitgebenden<\/strong>.<\/li>\n<li>Eine Urlaubsvertretung ist jedoch <strong>nur zumutbar<\/strong>, wenn:\n<ul>\n<li>die <strong>Grundregeln des Arbeitszeitgesetzes<\/strong> eingehalten werden (z.\u202fB. H\u00f6chstarbeitszeit, Ruhezeiten),<\/li>\n<li>die \u00fcbernommene T\u00e4tigkeit <strong>fachlich zumutbar<\/strong> ist,<\/li>\n<li>und es sich um eine <strong>zeitlich begrenzte<\/strong> Ma\u00dfnahme handelt \u2013 also nicht dauerhaft.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56\" class=\"hs-cta-node hs-cta-3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56.png\" alt=\"urlaubsplaner herunterladen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '3d310023-8592-4e21-9e11-d2b863dc1b56', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsvertretung \u2013 Was bedeutet das genau?<\/h2>\n<h3>Definition \u2013 Urlaubsvertretung<\/h3>\n<p>Bei einer <strong>Urlaubsvertretung <\/strong>\u00fcbernimmt eine andere Person am Arbeitsplatz <strong>die Aufgaben von Kolleg*innen<\/strong>, die sich im Urlaub befinden. Ziel der Urlaubsvertretung ist es, einen reibungslosen Betriebsablauf w\u00e4hrend der Abwesenheit der betreffenden Person zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n<p>Urlaubsvertretung <strong>bedeutet allerdings nicht, dass die Vertretung die komplette Arbeit der abwesenden Mitarbeitende<\/strong>n \u00fcbernimmt. Vielmehr sollen die Kernaufgaben bearbeitet werden \u2013 beispielsweise besonders wichtige E-Mails beantwortet oder dringende Termine wahrgenommen werden, damit keine wesentlichen Prozesse ins Stocken geraten.<\/p>\n<h3><strong>Urlaubsvertretung auf Englisch \u2013 Tipp:<\/strong><\/h3>\n<p>Gerade f\u00fcr international agierende Unternehmen oder Betriebe, in denen Englisch die Hauptverkehrssprache ist, lohnt es sich, die passenden englischen Begriffe zu kennen. G\u00e4ngige Ausdr\u00fccke sind z.\u202fB. <em>temporary cover<\/em>, <em>holiday cover<\/em> (britisch), <em>vacation coverage<\/em> (amerikanisch), <em>substitute<\/em> oder <em>replacement<\/em>.<\/p>\n<p><a name=\"zustaendig\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsvertretung organisieren: Wer ist f\u00fcr die Urlaubsvertretung zust\u00e4ndig?<\/h2>\n<p>Die <strong>Organisation der Vertretung am Arbeitsplatz liegt in der Zust\u00e4ndigkeit der Arbeitgebenden<\/strong>. Grunds\u00e4tzlich haben Arbeitgebende das sogenannte <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/direktionsrecht\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Direktionsrecht<\/a> (auch <strong>Weisungsrecht<\/strong> genannt).<br \/>\nDas bedeutet: Arbeitgebende haben das Recht, ihren Angestellten auf Grundlage des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitsvertrag\/\">Arbeitsvertrags<\/a> im Rahmen ihrer T\u00e4tigkeit Weisungen zu erteilen, die die Arbeitnehmenden zu befolgen haben. Mit dem Abschluss eines Arbeitsvertrags verpflichten sich Arbeitnehmende zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung.<\/p>\n<p>Auch eine Urlaubsvertretung f\u00e4llt unter dieses Direktionsrecht \u2013 <strong>sofern die \u00fcbertragene T\u00e4tigkeit im Rahmen der im Arbeitsvertrag vereinbarten Aufgaben liegt und f\u00fcr die vertretende Person zumutbar ist<\/strong>.<\/p>\n<p>Kolleg*innen, die eine Urlaubsvertretung \u00fcbernehmen, sollten nicht pl\u00f6tzlich mit \u00dcberstunden belastet werden oder v\u00f6llig ersch\u00f6pft sein. Gleichzeitig ist es wichtig, dass zumindest die Kernaufgaben \u00fcbernommen werden, damit die im Urlaub befindliche Person bei ihrer R\u00fcckkehr nicht von liegen gebliebenen Projekten \u00fcberw\u00e4ltigt wird und problemlos an ihre Arbeit ankn\u00fcpfen kann.<\/p>\n<p><a name=\"vertretung\"><\/a><\/p>\n<h2>Wer ist f\u00fcr die Urlaubsvertretung geeignet?<\/h2>\n<p>Bei der Auswahl einer geeigneten Urlaubsvertretung sollten Vorgesetzte darauf achten, dass es sich um Kolleg*innen handelt, die sich fachlich mit den Aufgaben der abwesenden Person auskennen. Meistens sind das Besch\u00e4ftigte aus dem gleichen Team.<\/p>\n<p>In einigen Unternehmen \u2013 insbesondere in gr\u00f6\u00dferen Betrieben \u2013 gibt es festgelegte Vertretungspartnerinnen, die regelm\u00e4\u00dfig einspringen. Das kann sinnvoll sein, da die Vertretung dann eingespielt ist und die Kolleg*innen die Aufgaben und Abl\u00e4ufe bereits kennen.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeitmanagement-Funktionen von Factorial im \u00dcberblick\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qMVpdZndkiQ?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"regelungen\"><\/a><\/p>\n<h2>Urlaubsvertretung: Gesetzliche Regelung<\/h2>\n<h3>Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?<\/h3>\n<p>Das Arbeitsrecht kennt keine speziellen gesetzlichen Vorschriften zur Urlaubsvertretung. Die Organisation f\u00e4llt in den Bereich des <strong>Direktionsrechts<\/strong> der Arbeitgebenden. Dabei m\u00fcssen jedoch alle <strong>arbeitsrechtlichen Grundregeln<\/strong> eingehalten werden.<\/p>\n<p>Insbesondere gilt auch w\u00e4hrend einer Urlaubsvertretung das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetz\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Arbeitszeitgesetz<\/a> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/arbzg\/BJNR117100994.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">ArbZG<\/a>). Das bedeutet:<\/p>\n<ul>\n<li>Die t\u00e4gliche Arbeitszeit darf <strong>grunds\u00e4tzlich 8 Stunden nicht \u00fcberschreiten<\/strong>.<\/li>\n<li>Eine Verl\u00e4ngerung auf bis zu <strong>10 Stunden pro Tag<\/strong> ist <strong>nur zul\u00e4ssig<\/strong>, <strong>wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag<\/strong> nicht \u00fcberschritten werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Au\u00dferdem darf die Vertretung nicht zum Dauerzustand werden. Eine dauerhafte \u00c4nderung des Aufgabenbereichs ist nur mit einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aenderung-von-arbeitsvertraegen\/\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00c4nderung des Arbeitsvertrags<\/a> m\u00f6glich.<\/p>\n<h3>Ist man verpflichtet, eine Urlaubsvertretung zu machen?<\/h3>\n<p>Viele Arbeitnehmende fragen sich: <em>Kann ich eine Vertretung ablehnen?<\/em> Oder m\u00fcssen sie f\u00fcr Urlauber*innen im Betrieb einspringen?<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich f\u00e4llt die Organisation der Urlaubsvertretung unter das Weisungsrecht der Vorgesetzten. Das hei\u00dft, Mitarbeitende k\u00f6nnen angewiesen werden, bestimmte Kolleg*innen zu vertreten, <strong>sofern dies im Rahmen ihrer T\u00e4tigkeit liegt und zumutbar ist<\/strong>.<\/p>\n<p>Unzumutbar w\u00e4re beispielsweise eine Vertretung, bei der die betreffende Person Aufgaben aus einem v\u00f6llig anderen Bereich \u00fcbernehmen m\u00fcsste.<\/p>\n<p>Beispiel: Der Arbeitgeber X weist Arbeitnehmer Y an, Mitarbeiter Z, der Marketingmanager im Betrieb, w\u00e4hrend seiner Abwesenheit zu vertreten. Mitarbeiter Y ist Sekret\u00e4r in der Buchhaltung, der Chef m\u00f6chte aber, dass er die Aufgaben des Marketingmanagers \u00fcbernimmt \u2013 also zum Beispiel die Betreuung von Social-Media-Kan\u00e4len. Das ist nicht zumutbar, da hierf\u00fcr v\u00f6llig andere Kenntnisse erforderlich sind.<\/p>\n<h3>Urlaubsvertretung Arztpraxis \u2013 gesetzlich geregelt<\/h3>\n<p>Es gibt <strong>Bereiche im \u00f6ffentlichen Leben<\/strong>, in denen die Vertretung aufgrund von Urlaub oder Krankheit <strong>gesetzlich geregelt ist<\/strong>. Hierzu geh\u00f6rt beispielsweise die Vertretung von Vertrags\u00e4rzten.<\/p>\n<p>Das <strong>Sozialgesetzbuch V <\/strong>(<a href=\"https:\/\/www.sozialgesetzbuch-sgb.de\/sgbv\/95.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">SGB V, \u00a7\u00a095<\/a>) und die <strong>Kassen\u00e4rztlichen Vereinigungen <\/strong>(<a href=\"https:\/\/www.kbv.de\/html\/25156.php\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">KVs<\/a>) schreiben folgendes f\u00fcr Vertrags\u00e4rzt*innen vor:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Sicherstellung der Versorgung<\/strong><\/li>\n<li><strong>Anzeige- und Genehmigungspflicht von l\u00e4ngeren Abwesenheiten<\/strong><\/li>\n<li><strong>Qualifizierte Vertretung unter Einhaltung der Vorgaben der KV<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei Nichteinhaltung k\u00f6nnen Sanktionen drohen.<\/p>\n<p>Kurz gesagt: Vertrags\u00e4rzt*innen sind verpflichtet, ihre Vertretung zu organisieren, damit die Patientenversorgung nicht unterbrochen wird.<\/p>\n<p><a name=\"tipps\"><\/a><\/p>\n<h2>Die Urlaubsplanung im Griff mit HR-Software von Factorial + weitere Tipps<\/h2>\n<p>Damit die Urlaubszeit und die Urlaubsvertretung ohne Probleme ablaufen und Mitarbeitende nicht unter einer Mehrbelastung leiden, k\u00f6nnen Vorgesetzte einiges tun.<\/p>\n<h3><strong>1. Planung mit HR-Software<\/strong><\/h3>\n<p>Es lohnt sich, eine digitale HR-Software einzusetzen. Mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">HR-Software von Factorial<\/a> behalten Sie beispielsweise den <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/urlaubsverwaltung-software-1\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00dcberblick \u00fcber Urlaube<\/a> im Team.<br \/>\n\u27a4 \u00dcberschneidungen werden direkt angezeigt, die verbleibenden Urlaubstage pro Person sind einsehbar \u2013 so kann die Urlaubsvertretung fr\u00fchzeitig geplant und organisiert werden.<br \/>\n\u27a4 Dank der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">App<\/a> ist vieles auch mobil und unterwegs m\u00f6glich.<\/p>\n<h3><strong>2. Strukturierte \u00dcbergabe vor dem Urlaub<\/strong><\/h3>\n<p>Mitarbeitende, die in den Urlaub gehen, sollten ihren Kolleg*innen, die die Vertretung \u00fcbernehmen, eine <strong>schriftliche \u00dcbergabe<\/strong> hinterlassen. Diese sollte folgendes enthalten:<\/p>\n<ul>\n<li>Wichtige Deadlines<\/li>\n<li>Anstehende E-Mails oder offene Aufgaben<\/li>\n<li>Ansprechpartner*innen und ggf. Notfallnummern<\/li>\n<li>Hinweise zu Abl\u00e4ufen, Tools oder Projekten<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>3. Technische Vorbereitung der Vertretung<\/strong><\/h3>\n<p>Vor Urlaubsbeginn sollte sichergestellt sein, dass die Vertretung \u00fcber alle notwendigen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Zugangsdaten<\/strong><\/li>\n<li><strong>Systemberechtigungen<\/strong><\/li>\n<li><strong>Zug\u00e4nge zu R\u00e4umen, E-Mails oder Anwendungen<\/strong> verf\u00fcgt.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>4. Fr\u00fchzeitige Einarbeitung<\/strong><\/h3>\n<p>Gerade bei wichtigen oder komplexen Positionen ist es sinnvoll, dass die Vertretung bereits vor dem Urlaub bei Meetings oder Terminen dabei ist, um einen besseren \u00dcberblick zu bekommen.<\/p>\n<h3><strong>5. R\u00fcck\u00fcbergabe nach dem Urlaub<\/strong><\/h3>\n<p>Idealerweise erstellt die Vertretung zum Abschluss eine kurze <strong>schriftliche R\u00fcck\u00fcbergabe<\/strong> mit den wichtigsten Eckpunkten, offenen Aufgaben oder Besonderheiten, die w\u00e4hrend des Urlaubs aufgetreten sind.<\/p>\n<h3><strong>6. Vertretung aufteilen, wenn n\u00f6tig<\/strong><\/h3>\n<p>Wichtig f\u00fcr Vorgesetzte: Ist der Arbeitsaufwand sehr hoch oder die Position besonders anspruchsvoll, kann es sinnvoll sein, die Urlaubsvertretung auf <strong>zwei Personen aufzuteilen<\/strong> \u2013 das reduziert die Belastung und verbessert die Qualit\u00e4t der Vertretung.<br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input-69d10ba31bd73\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Abonnieren<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Abonnieren<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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