{"id":168564,"date":"2025-09-25T12:35:46","date_gmt":"2025-09-25T10:35:46","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=168564"},"modified":"2025-10-09T12:03:33","modified_gmt":"2025-10-09T10:03:33","slug":"ki-im-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ki-im-buero\/","title":{"rendered":"KI im B\u00fcro: So nutzen Sie k\u00fcnstliche Intelligenz effizient bei der Arbeit"},"content":{"rendered":"

Seit dem Hype um KI-Produkte wie ChatGPT ist K\u00fcnstliche Intelligenz in aller Munde und findet zunehmend ihren Platz im Arbeitsalltag. Viele Menschen betrachten die Technologie jedoch noch mit Skepsis und bef\u00fcrchten sogar, dass KI ihre Jobs ersetzen k\u00f6nnte. Tats\u00e4chlich zeigt sich aber: K\u00fcnstliche Intelligenz eignet sich vor allem dazu, Routineaufgaben zu \u00fcbernehmen und Mitarbeitende zu entlasten. Im Folgenden erfahren Sie, wie und wo KI im B\u00fcro besonders effizient eingesetzt werden kann.<\/p>\n

Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n
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  1. Laut einer aktuellen PWC-Studie<\/a> nutzt etwa die H\u00e4lfte der Unternehmen in Deutschland bereits generative KI, <\/strong>also Modelle wie ChatGPT, im Arbeitsalltag.<\/li>\n
  2. Solche KI-Modelle k\u00f6nnen dabei helfen, Routineaufgaben im B\u00fcro zu automatisieren<\/strong> \u2013 Aufgaben, die von vielen Mitarbeitenden als l\u00e4stig empfunden werden.<\/li>\n
  3. Unternehmen sollten Sie jedoch beachten, dass beim Einsatz und der Nutzung von KI im Arbeitskontext bestimmte Gesetze wie die DSGVO<\/a> sowie die EU-KI-Verordnung<\/a> eingehalten werden m\u00fcssen.<\/li>\n<\/ol>\n
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    Was w\u00e4re, wenn Sie das Potenzial Ihres Teams vervielfachen k\u00f6nnten?<\/h4>\n \n

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    KI im B\u00fcro: Fast jedes zweite Unternehmen nutzt KI im Arbeitsalltag<\/h2>\n

    Laut einer aktuellen PwC-Studie<\/a> nutzen bereits knapp die H\u00e4lfte der Unternehmen in Deutschland generative K\u00fcnstliche Intelligenz (KI)<\/strong>, wie zum Beispiel ChatGPT, DeepL oder Google Gemini. Gleichzeitig zeigt die Untersuchung jedoch, dass viele Firmen noch nicht ausreichend auf den Einsatz von KI im Arbeitsalltag vorbereitet sind.\u00a0Viele Betriebe \u00fcberlassen die Einrichtung oder Entscheidungen \u00fcber die Nutzung von KI im Unternehmenskontext dem B\u00fcroalltag der IT<\/strong>.<\/p>\n

    Dabei ist KI im B\u00fcro kein rein technisches, sondern ein strategisches Thema,<\/strong> das zuk\u00fcnftig ma\u00dfgeblich von der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung in der Unternehmensstrategie verankert werden sollte. Zugleich gewinnt der Umgang mit KI im HR-Bereich zunehmend an Bedeutung und sollte daher auch aktiv in die HR-Strategie<\/a> integriert werden.<\/p>\n

    Doch wie genau kann KI im B\u00fcro \u00fcberhaupt einen Mehrwert bringen?<\/p>\n

    K\u00fcnstliche Intelligenz nutzen: Wie kann KI im B\u00fcro helfen?<\/h2>\n

    KI kann den Arbeitsalltag auf vielf\u00e4ltige Weise unterst\u00fctzen: Zeit sparen, Routineaufgaben automatisieren, kreative Impulse geben und Prozesse effizienter gestalte<\/a>n. Studien zeigen immer wieder, dass insbesondere administrative Aufgaben f\u00fcr Mitarbeitende besonders belastend sind. <\/strong>Das best\u00e4tigte auch k\u00fcrzlich eine Studie von SS&C Blue Prism<\/a> unter F\u00fchrungskr\u00e4ften. Die Automatisierung<\/a> genau dieser Routineaufgaben kann helfen, die Belastung zu verringern.<\/p>\n

    Typische Anwendungsf\u00e4lle im B\u00fcro<\/strong><\/h3>\n
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    • KI-gest\u00fctzte Filterung von Bewerber*innen<\/a> im Recruiting<\/a>: Beispielsweise analysiert KI Bewerbungsunterlagen automatisch und schl\u00e4gt passende Kandidat*innen vor.<\/li>\n
    • Verfassen von Texten:<\/strong> Generative KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude schreiben auf Basis von sogenannten Prompts Texte jeglicher Art f\u00fcr die Nutzer*innen. Dabei k\u00f6nnen die KI-Technologien auch Tonalit\u00e4t und Zielgruppe anpassen und sind somit auch f\u00fcr Marketingtexte ein echter Helfer.<\/li>\n
    • Brainstorming und Ideenfindung: <\/strong>Bestimmte KI-Tools<\/a> liefern Inspiration und unterst\u00fctzen aktiv beim Brainstorming.<\/li>\n
    • Zeiterfassung<\/a> und Abwesenheitsmanagement<\/a>: L\u00f6sungen wie HR-Software (z. B. von Factorial<\/a>) erfassen automatisch die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, unterst\u00fctzen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung<\/a> und \u00fcberwachen auch \u00dcberstunden<\/a>, Urlaubstage<\/a> sowie Abwesenheits\u00fcberschneidungen. Solche Softwares sind oft auch KI-gest\u00fctzt.<\/li>\n
    • Terminplanung und Kalenderorganisation: <\/strong>KI kann bei der Koordination und Planung von Meetings helfen und auch automatisch Einladungen versenden.<\/li>\n
    • Automatisierung von Routine-E-Mails: <\/strong>Tools unterst\u00fctzen beim automatischen Antworten von Routineanfragen.<\/li>\n
    • Dokumentenmanagement und Ablageprozesse<\/a>: Bestimmte Anwendungen erkennen Inhalte in Dokumenten, k\u00f6nnen diese automatisch klassifizieren und an der richtigen Stelle ablegen.<\/li>\n
    • Kundenservice \/ KI-Chatbot: <\/strong>KI-Chatbots k\u00f6nnen Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten und Probleme l\u00f6sen.<\/li>\n
    • Datenanalyse <\/strong>und Reportings<\/a>: KI \u00fcbernimmt die automatische Auswertung von Daten und deren visuelle Darstellung in Dashboards \u2013 beispielsweise im HR-Bereich, in Finance, Vertrieb, Marketing oder im Produktionsbereich.<\/li>\n
    • Erstellung von Zusammenfassungen oder Protokollen: <\/strong>K\u00fcnstliche Intelligenz kann lange Texte zusammenfassen und Meeting-Protokolle automatisch erstellen.<\/li>\n<\/ul>\n

      KI im B\u00fcro: Seminar und Studie<\/strong><\/h3>\n

      Diese Bereiche sind nur Ausschnitte und ber\u00fchren hier auch viele HR-Prozesse. KI ver\u00e4ndert den Arbeitsplatz bereits, und ihr Einfluss wird in den n\u00e4chsten Jahren weiter zunehmen. Eine aktuelle Factorial-Studie unter 1.500 Befragten fand heraus, dass sich nur die H\u00e4lfte der Fachkr\u00e4fte (in Deutschland 51,1 %) \u201esehr\u201c oder \u201eziemlich\u201c gut darauf vorbereitet zu f\u00fchlen, in stark KI-gepr\u00e4gten Arbeitsumgebungen zu arbeiten.<\/p>\n

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      Globaler KI-Report '25<\/h4>\n \n
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      • Insights von 1.500 F\u00fchrungskr\u00e4ften<\/li>\n
      • Expert*inneninterviews<\/li>\n
      • Tool Tipps und 100+ ready-to-use Prompts<\/li>\n <\/ul>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n
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        Die oben genannte PwC-Studie<\/strong> fand au\u00dferdem heraus, dass nur ein Drittel der Mitarbeitenden<\/strong> sich selbst ausreichende Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools zuschreibt.<\/p>\n

        Das ist problematisch, gerade im Hinblick auf die KI-Verordnung. Nach dieser m\u00fcssen Mitarbeitende, die in Unternehmen in Hochrisikobereichen arbeiten, geschult werden<\/strong>. F\u00fcr den Erfolg und die Sicherheit der Unternehmensdaten ist es zudem entscheidend, dass alle Mitarbeitenden \u00fcber Kenntnisse und einen sicheren Umgang mit KI verf\u00fcgen.<\/p>\n

        Daher sind Schulungen<\/strong>, aber auch Webinare<\/strong>, wie beispielsweise das Factorial-Webinar zum Thema Recruiting und KI<\/a>, besonders wertvoll. Schauen Sie gern einmal vorbei.<\/p>\n