{"id":172980,"date":"2026-03-03T11:32:50","date_gmt":"2026-03-03T09:32:50","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=172980"},"modified":"2026-10-15T18:02:55","modified_gmt":"2026-10-15T16:02:55","slug":"elektronische-entgeltunterlagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/","title":{"rendered":"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen"},"content":{"rendered":"<p>Der b\u00fcrokratische Papieraufwand in Beh\u00f6rden und Unternehmen kann erhebliche Ausma\u00dfe annehmen. Auf Basis unterschiedlicher Gesetze gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen f\u00fcr diverse Dokumente. <strong>F\u00fcr bestimmte Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzende Unterlagen gilt bereits seit 2022 die elektronische F\u00fchrung. Bis Ende 2026 ist auf Antrag noch eine Befreiung m\u00f6glich. Ab 2027 entf\u00e4llt diese M\u00f6glichkeit.<\/strong> Welche <strong>elektronischen Entgeltunterlagen<\/strong> dies betrifft und welche Regelungen gelten, erfahren Arbeitgebende im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ul>\n<li>Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzende Dokumente korrekt zu f\u00fchren und aufzubewahren.<\/li>\n<li>Bestimmte begleitende <strong>Entgeltunterlagen m\u00fcssen<\/strong> <strong>seit dem 01.01.2022<\/strong> f\u00fcr neue Tatbest\u00e4nde und Ereignisse <strong>elektronisch gef\u00fchrt werden<\/strong>.<\/li>\n<li>Eine B<strong>efreiung ist auf Antrag noch bis<\/strong> <strong>31.12.2026<\/strong> m\u00f6glich. Ab dem <strong>01.01.2027<\/strong> entf\u00e4llt diese M\u00f6glichkeit.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Gesetzliche Grundlage<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>\u00a7\u00a08 Abs. 2 BVV<\/strong><\/a><strong> (Beitragsverfahrensverordnung)<\/strong> regelt, <strong>welche Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden m\u00fcssen<\/strong>. Die Gemeinsamen Grunds\u00e4tze nach <strong><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__9a.html\">\u00a7 9a BVV<\/a> konkretisieren die Anforderungen<\/strong> an die elektronische Speicherung und das Verfahren, etwa zu Dateiformaten und zur Bereitstellung der Unterlagen.<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164267\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/h4>\n            \n                            <p>Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? Mit unserem Guide behalten Sie alle wichtigen Schritte &amp; Gesetze zur digitalen Personalakte im Blick!<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/checkliste-digitale-personalakte\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Download for free                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorial.com\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Warum m\u00fcssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?<\/h2>\n<p>Die Aufbewahrung von Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzender Unterlagen ist in Deutschland eine <strong>zwingende gesetzliche Pflicht<\/strong> f\u00fcr Arbeitgebende.<\/p>\n<p>Sie dient prim\u00e4r der <strong>Nachweisf\u00fchrung<\/strong> und der Einhaltung der <strong>Dokumentationspflicht<\/strong> gegen\u00fcber staatlichen Stellen. Diese Pflicht leitet sich ma\u00dfgeblich aus folgenden Gesetzen ab:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Steuerrecht: Das Einkommensteuergesetz<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/estg\/__41.html\">(\u00a7 41 EStG)<\/a> verpflichtet Arbeitgeber zur F\u00fchrung eines Lohnkontos. Dieses ist grunds\u00e4tzlich bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. F\u00fcr weitere steuerlich relevante Unterlagen gelten je nach Dokument unterschiedliche Aufbewahrungsfristen nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__147.html\">\u00a7 147 AO<\/a>.<\/li>\n<li><strong>Handelsrecht:<\/strong> \u00a0<strong>Das Handelsgesetzbuch<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__257.html\">(\u00a7 257 HGB)<\/a> regelt die Aufbewahrung handelsrechtlicher Unterlagen. <strong>F\u00fcr Buchungsbelege gilt grunds\u00e4tzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; <\/strong>f\u00fcr andere Unterlagen k\u00f6nnen sechs beziehungsweise zehn Jahre gelten.<\/li>\n<li><strong>Sozialversicherungsrecht:<\/strong> Das <strong>Sozialgesetzbuch<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">SGB IV<\/a>) erfordert zus\u00e4tzlich Nachweise, um gegen\u00fcber den <strong>Sozialversicherungstr\u00e4gern<\/strong> die korrekte Abf\u00fchrung der Beitr\u00e4ge zur Sozialversicherung zu belegen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen zur Aufbewahrung, beispielsweise von <strong>Personalakten<\/strong>, finden Sie unter anderem in unserem Artikel \u201e<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten<\/a>\u201c.<\/p>\n<p><strong>Tipp:\u00a0<\/strong>Mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\">digitalen Personalakte von Factorial<\/a> k\u00f6nnen Sie ganz einfach alle relevanten Dokumente des jeweiligen Mitarbeitenden elektronisch ablegen und \u00fcbersichtlich verwalten.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"172877\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Endlich organisiert mit Factorial<\/h4>\n            \n                            <p>Digitale Personalakte: Alle Unterlagen &amp; Mitarbeiterinfos zentral mit Factorial verf\u00fcgbar<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/05161341\/dig-akte.webp\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Entgeltunterlagen in elektronischer Form: Welche Entgeltunterlagen m\u00fcssen digital gef\u00fchrt werden?<\/h2>\n<p><strong>Pflicht elektronischer Entgeltunterlagen: <\/strong><\/p>\n<p>Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten gelten <strong>f\u00fcr bestimmte Entgeltunterlagen bereits seit dem 01.01.2022 Vorgaben zur elektronischen F\u00fchrung. <\/strong>Die Rechtsgrundlage hierf\u00fcr ist <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a08 Abs. 2 BVV<\/a> sowie <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__9.html.\">\u00a7 9 BVV<\/a>.<\/p>\n<p>Davon zu unterscheiden ist die <strong>elektronisch unterst\u00fctzte Betriebspr\u00fcfung<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/DRV\/DE\/Experten\/Arbeitgeber-und-Steuerberater\/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP\/euBP.html\">euBP<\/a>). <strong>F\u00fcr den Bereich der Entgeltabrechnung ist die euBP bereits seit dem 01.01.2023 grunds\u00e4tzlich verpflichtend.<\/strong> Die daf\u00fcr notwendigen Daten werden aus einem systemgepr\u00fcften Entgeltabrechnungsprogramm an die Deutsche Rentenversicherung \u00fcbermittelt.<\/p>\n<p>Um diese Pr\u00fcfung zu erm\u00f6glichen, sind Arbeitgebende gem\u00e4\u00df \u00a7\u00a08 BVV verpflichtet, bestimmte Unterlagen <strong>elektronisch zu f\u00fchren und auf Anforderung digital bereitzustellen<\/strong>.<\/p>\n<h3>Unterlagen in elektronischer Form: Diese Entgeltunterlagen m\u00fcssen Sie digital f\u00fchren<\/h3>\n<p>Zu den in \u00a7 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Bescheinigung \u00fcber die Mitgliedschaft in der Krankenkasse<\/strong><\/li>\n<li><strong>Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringf\u00fcgiger Besch\u00e4ftigung <\/strong>(<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/minijob\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Minijob<\/a>): Arbeitnehmende erkl\u00e4ren hiermit, dass sie auf bestimmte Abgaben oder Leistungen verzichten (z.\u202fB. Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge), weil sie nur geringf\u00fcgig besch\u00e4ftigt sind.<\/li>\n<li><strong>Erkl\u00e4rung \u00fcber eine geringf\u00fcgige Besch\u00e4ftigung als weitere Besch\u00e4ftigung: <\/strong>Diese ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende zus\u00e4tzlich zu einer Hauptbesch\u00e4ftigung eine geringf\u00fcgige T\u00e4tigkeit aus\u00fcben.<\/li>\n<li><strong>Angaben zur Krankenversicherung bei geringf\u00fcgig Besch\u00e4ftigten:\u00a0<\/strong>Arbeitgeber m\u00fcssen wissen, ob geringf\u00fcgig Besch\u00e4ftigte gesetzlich oder privat krankenversichert sind, da hiervon die zu zahlenden Pauschalbeitr\u00e4ge abh\u00e4ngen.<\/li>\n<li><strong>Arbeitszeitnachweise f\u00fcr alle Arbeitnehmende: <\/strong>Gem\u00e4\u00df den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung m\u00fcssen Vorgesetzte die korrekten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen.Genaue Informationen zu diesen Regelungen, den entsprechenden Gesetzen und Gerichtsurteilen sowie zum aktuellen Stand in diesem Zusammenhang finden Sie in unserem Artikel <strong>\u201e<\/strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Arbeitszeiterfassung \u2013 alles Wichtige auf einen Blick<\/strong><\/a><strong>.\u201c<\/strong><\/li>\n<li><strong>Nachweis der Elternschaft<\/strong>: Dieser Nachweis ist beispielsweise notwendig, um Zuschl\u00e4ge oder <a href=\"https:\/\/www.bundesgesundheitsministerium.de\/themen\/pflege\/online-ratgeber-pflege\/die-pflegeversicherung\/finanzierung.html#:~:text=Der%20Beitragssatz%20betr%C3%A4gt%20seit%20dem,%2C6%20Prozent%20des%20Bruttoeinkommens).\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Beitr\u00e4ge zur Pflegeversicherung<\/a> korrekt zu berechnen, die f\u00fcr Eltern gelten und sich von den Regelungen f\u00fcr Kinderlose unterscheiden.<\/li>\n<li><strong>Au\u00dferdem sind die Staatsangeh\u00f6rigkeit und der Aufenthaltstitel bei ausl\u00e4ndischen Besch\u00e4ftigten digital zu f\u00fchren.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>HINWEIS: Soweit die betreffenden Unterlagen nicht bereits elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden k\u00f6nnen, m\u00fcssen sie dem Arbeitgeber von der zust\u00e4ndigen Stelle oder den Besch\u00e4ftigten elektronisch zur Verf\u00fcgung gestellt werden.<\/p>\n<p><iframe title=\"Lohnabrechnung automatisieren mit Factorial &amp; DATEV \u2013 einfach, sicher &amp; digital\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/EKoOooUfOR4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Ab wann gilt die Pflicht?<\/h2>\n<p><strong>Die Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung bestimmter Entgeltunterlagen gilt<\/strong> f\u00fcr neue Tatbest\u00e4nde und Ereignisse grunds\u00e4tzlich bereits <strong>seit dem 01.01.2022<\/strong>. Arbeitgeber konnten beziehungsweise k\u00f6nnen jedoch auf Antrag von dieser elektronischen F\u00fchrung befreit werden.<\/p>\n<p><strong>Deutsche Rentenversicherung \u2013 Antrag auf Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen:<\/strong><\/p>\n<p>Nach <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\">\u00a7 8 Abs. 3 BVV<\/a> kann sich ein Arbeitgeber bis zum 31.12.2026 auf Antrag beim zust\u00e4ndigen Pr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen F\u00fchrung befreien lassen. Bei einer bewilligten Befreiung m\u00fcssen neue Tatbest\u00e4nde und Ereignisse sp\u00e4testens ab dem 01.01.2027 elektronisch gef\u00fchrt werden. Eine r\u00fcckwirkende Digitalisierung der Unterlagen aus der Befreiungszeit ist grunds\u00e4tzlich nicht erforderlich.<\/p>\n<p><iframe title=\"Digitale Personalakte ausw\u00e4hlen | 5 Kriterien f\u00fcr moderne HR-Teams\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/osRxjMBgBOI?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Elektronische Entgeltunterlagen: In welchem Format m\u00fcssen die Entgeltunterlagen elektronisch gespeichert werden?<\/h2>\n<p>Laut den Gemeinsamen Grunds\u00e4tzen nach <a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/SharedDocs\/Downloads\/DE\/Fachliteratur_Kommentare_Gesetzestexte\/summa_summarum\/rundschreiben\/2022\/gem_grundsaetze_entgeldunterlagen_beitragsabrechng.html\">\u00a7 9a BVV<\/a> m\u00fcssen angeforderte <strong>elektronische Entgeltunterlagen separat, lesbar und systemunabh\u00e4ngig darstellbar<\/strong> sein. Zul\u00e4ssig sind <strong>PDF sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG oder TIFF.<\/strong> Eine analoge Anwendung der <strong>GoBD<\/strong> ist zul\u00e4ssig, soweit keine Vorgaben des Sozialgesetzbuchs, der BVV oder der Gemeinsamen Grunds\u00e4tze entgegenstehen.<\/p>\n<p><strong>Auch die Dateibenennung spielt eine Rolle:<\/strong> Bei Anforderung soll aus dem Dateinamen beziehungsweise einer erg\u00e4nzenden Beschreibung hervorgehen, um welche Entgeltunterlage es sich handelt und welcher Person und welchem Zeitraum sie zuzuordnen ist.<\/p>\n<h2>Was m\u00fcssen Arbeitgebende noch im Zusammenhang mit der elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung und -aufbewahrung beachten?<\/h2>\n<p>Alle elektronisch gef\u00fchrten Entgeltunterlagen <strong>m\u00fcssen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Das bedeutet:<\/strong><br \/>\nEine <strong>qualifizierte elektronische Signatur<\/strong> ist eine Signatur, die <strong>gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt<\/strong> ist. Die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur sind in der <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/eli\/reg\/2014\/910\/oj?locale=de\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">eIDAS-Verordnung (EU) Nr.\u202f910\/2014<\/a> geregelt.<\/p>\n<p><strong>Tipp:\u00a0<\/strong>Mit Factorial nutzen Sie unbegrenzt qualifizierte e-Signaturen f\u00fcr die rechtssichere Signatur wichtiger Dokumente. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\">Hier mehr dazu lesen!<\/a><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"170500\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Eine einzige Plattform f\u00fcr alle Ihre Dokumente<\/h4>\n            \n                            <p>Dokumente einfach anfordern, speichern, bearbeiten &amp; versenden \u2013 f\u00fcr reibungslose Workflows und schnelle Kommunikationswege.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/14124441\/doc-sign-for-marketing-banner-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h3>Elektronische Entgeltunterlagen: Mit Factorial die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung meistern<\/h3>\n<p>Die <strong>Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen<\/strong> stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Neben der korrekten Erfassung von Arbeitszeiten m\u00fcssen auch Lohnabrechnungen, \u00dcberstundenregelungen und andere gesetzlich relevante Dokumente sicher und revisionsfest verwaltet werden.<\/p>\n<p>Hier kann eine moderne <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-software\" rel=\"noopener noreferrer\">HR-Software wie Factorial<\/a> helfen:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Digitale Erfassung der Arbeitszeiten<\/a> direkt verkn\u00fcpft mit der Lohnabrechnung<\/li>\n<li>Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z.\u202fB. \u00dcberstundenregelungen<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\">Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnungen<\/a><\/li>\n<li>Zentrale Verwaltung der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\">digitalen Personalakte<\/a>, inklusive Entgeltunterlagen<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/factorial-wird-datev-marktplatz-schnittstellen-partner\/\">Integrationen<\/a> f\u00fcr die sichere digitale \u00dcbermittlung an Beh\u00f6rden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Mit solchen L\u00f6sungen k\u00f6nnen Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand deutlich reduzieren, sondern gleichzeitig <strong>die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung und -aufbewahrung effizient erf\u00fcllen<\/strong>.<\/p>\n<p>Und: <strong data-start=\"126\" data-end=\"186\">HR-Software ist nicht nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen relevant<\/strong>. Auch kleine und mittlere Unternehmen k\u00f6nnen von den kosteng\u00fcnstigen digitalen L\u00f6sungen erheblich profitieren. Und auch der aktuelle <a href=\"https:\/\/covendit.de\/m-a-wissen\/ma-branchenreport-trends-und-entwicklungen-im-hr-software-markt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">M&amp;A-Branchenreport<\/a>\u00a0zeigt, dass die <strong data-start=\"421\" data-end=\"517\">Ausgaben pro Kopf f\u00fcr HR-Software in Deutschland deutlich \u00fcber dem europ\u00e4ischen Durchschnitt<\/strong> liegen \u2013 ein Indikator f\u00fcr die hohe strategische Bedeutung und den verst\u00e4rkten Einsatz von HR-Technologien.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164142\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Die Business Management Software f\u00fcr Ihre Bed\u00fcrfnisse<\/h4>\n            \n                            <ul class=\"banner-checklist\">\n                                                                        <li class=\"not-prose\">Recruiting &amp; Onboarding<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Unternehmenseinblicke &amp; Dokumente<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Finanzen &amp; Gehaltsabrechnung<\/li>\n                                                            <\/ul>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/eine-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Get a demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/07\/16134223\/screens-1-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der b\u00fcrokratische Papieraufwand in Beh\u00f6rden und Unternehmen kann erhebliche Ausma\u00dfe annehmen. Auf Basis unterschiedlicher Gesetze gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen f\u00fcr diverse Dokumente. F\u00fcr bestimmte Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzende Unterlagen gilt bereits seit 2022 die elektronische F\u00fchrung. Bis Ende 2026 ist auf Antrag noch eine Befreiung m\u00f6glich. Ab 2027 entf\u00e4llt diese M\u00f6glichkeit. Welche elektronischen Entgeltunterlagen dies betrifft und<a href=\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":263,"featured_media":182527,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[393],"tags":[],"class_list":["post-172980","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unternehmensvorschriften-und-gesetze"],"acf":{"topics":"core"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze &amp; Tipps | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"en_US\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Factorial\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/people\/Factorial\/100064908455810\/\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2026-03-03T09:32:50+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-10-15T16:02:55+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/factorial.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/03113217\/elektr-entgelt.webp\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"2560\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"1440\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/webp\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:creator\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Written by\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"7 minutes\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"Article\",\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/#article\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"author\":{\"name\":\"Julia Lehmann\",\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/#\/schema\/person\/cc74934c5d0462bc4a5b17a931fedb66\"},\"headline\":\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\",\"datePublished\":\"2026-03-03T09:32:50+00:00\",\"dateModified\":\"2026-10-15T16:02:55+00:00\",\"mainEntityOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"wordCount\":1243,\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/#organization\"},\"articleSection\":[\"Unternehmensvorschriften &amp; 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