{"id":172980,"date":"2026-03-03T11:32:50","date_gmt":"2026-03-03T09:32:50","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=172980"},"modified":"2026-10-26T13:14:07","modified_gmt":"2026-10-26T11:14:07","slug":"elektronische-entgeltunterlagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/","title":{"rendered":"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ende 2026 l\u00e4uft die Befreiungsm\u00f6glichkeit f\u00fcr <\/span><b>elektronische Entgeltunterlagen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> aus. F\u00fcr HR-Verantwortliche und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrungen in KMUs stellen sich damit zwei praktische Fragen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Nachweise m\u00fcssen k\u00fcnftig digital vorliegen?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Wie lassen sich Papierordner, E-Mail-Anh\u00e4nge und verstreute Dateien in einen verl\u00e4sslichen Ablauf \u00fcberf\u00fchren?\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In diesem Artikel erfahren Sie<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">, welche Unterlagen betroffen sind, welche Fristen gelten und wie Sie die Umstellung f\u00fcr die n\u00e4chste Betriebspr\u00fcfung vorbereiten.<\/span><\/p>\n<h2><b>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/b><\/h2>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bereits <\/span><b>seit 2022<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> m\u00fcssen bestimmte <\/span><b>begleitende Entgeltunterlagen elektronisch<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gef\u00fchrt werden.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Am <\/span><b>31. Dezember 2026 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">endet <\/span><b>die Befreiungsm\u00f6glichkeit.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ab 2027 <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">m\u00fcssen auch bislang befreite Arbeitgeber die betroffenen neuen Vorg\u00e4nge <\/span><b>elektronisch dokumentieren<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Eine vollst\u00e4ndige digitale Personalakte wird dadurch nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die erfassten Unterlagen und deren ordnungsgem\u00e4\u00dfe F\u00fchrung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Eine <\/span><b>qualifizierte elektronische Signatur ist keine pauschale Pflicht <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">f\u00fcr jedes Dokument. Formvorgaben sind je Unterlage zu pr\u00fcfen.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><b>Was sind Entgeltunterlagen und was bedeutet \u201eelektronisch f\u00fchren\u201c?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entgeltunterlagen sind Abrechnungsdaten und Nachweise, die dokumentieren:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">wie sich Arbeitsentgelt und Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge zusammensetzen\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">auf welcher Grundlage eine Besch\u00e4ftigung sozialversicherungsrechtlich beurteilt wird.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie erm\u00f6glichen es der<\/span><a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/DRV\/DE\/Experten\/Arbeitgeber-und-Steuerberater\/summa-summarum\/Lexikon\/E\/entgeltunterlagen.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Deutschen Rentenversicherung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, die Beitragsberechnung bei einer Betriebspr\u00fcfung nachzuvollziehen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Zur Dokumentation geh\u00f6ren daher auch Nachweise, die eine bestimmte Einstufung erkl\u00e4ren: etwa eine Immatrikulationsbescheinigung f\u00fcr die Besch\u00e4ftigung als Werkstudentin oder Werkstudent. Rechtsgrundlage sind<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__28f.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 28f SGB IV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV)<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Die Angaben m\u00fcssen vollst\u00e4ndig, richtig und geordnet sein.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bei elektronischen Entgeltunterlagen beziehungsweise digitalen Entgeltunterlagen werden die betreffenden Daten und Dokumente digital gef\u00fchrt und f\u00fcr Pr\u00fcfungen bereitgehalten. Entscheidend sind eine verl\u00e4ssliche Zuordnung, Lesbarkeit und Verf\u00fcgbarkeit. Die Anforderungen an Verf\u00fcgbarkeit und Lesbarkeit regelt auch<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__9.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 9 BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>Klassische Entgeltunterlagen und begleitende Unterlagen: der Unterschied<\/b><\/h3>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Abrechnungsdaten<\/b><\/td>\n<td><b>Begleitende Unterlagen<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entgelth\u00f6he und Abrechnungsergebnisse<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Immatrikulationsbescheinigung<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Beitragsgruppen und berechnete Beitr\u00e4ge<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erkl\u00e4rungen zu weiteren Besch\u00e4ftigungen<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Lohnkonto als steuerrechtliche Aufzeichnung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Nachweise zur Elterneigenschaft<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Werden typischerweise im Abrechnungssystem verarbeitet<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entstehen h\u00e4ufig auch au\u00dferhalb der Lohnbuchhaltung<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201eLohnunterlagen\u201c wird im Alltag oft als Sammelbegriff verwendet. F\u00fcr die elektronische F\u00fchrung kommt es auf die jeweils gesetzlich erfassten Dokumente an.<\/span><\/p>\n<h2><b>Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Ab wann gilt die Pflicht?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die elektronische F\u00fchrung bestimmter begleitender Unterlagen ist <\/span><b>seit dem 1. Januar 2022<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> vorgeschrieben. Arbeitgeber k\u00f6nnen sich beim zust\u00e4ndigen Betriebspr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag noch bis zum <\/span><b>31. Dezember 2026<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> davon befreien lassen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Befreiung ist keine Sonderregel ausschlie\u00dflich f\u00fcr kleine Unternehmen. Ma\u00dfgeblich sind <\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 8 Abs. 2 BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> f\u00fcr die erfassten Unterlagen und <\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 8 Abs. 3 BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> f\u00fcr die Befreiung.<\/span><\/p>\n<p><b>2022 \u2192 2026 \u2192 2027:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die Pflicht besteht bereits; zum Jahreswechsel endet die befristete Befreiungsm\u00f6glichkeit.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Regelung<\/b><\/td>\n<td><b>Bis 31.12.2026<\/b><\/td>\n<td><b>Ab 01.01.2027<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Befreiung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Auf Antrag m\u00f6glich<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Die bisherige Befreiungsm\u00f6glichkeit entf\u00e4llt<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Elektronische F\u00fchrung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Bereits vorgeschrieben, soweit keine Befreiung bewilligt ist<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Auch f\u00fcr bislang befreite Arbeitgeber vorgeschrieben<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Betroffene Vorg\u00e4nge<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Ma\u00dfgeblich sind Beginn und Umfang der elektronischen F\u00fchrung beziehungsweise der Befreiung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Bislang befreite Arbeitgeber m\u00fcssen die betroffenen neuen Vorg\u00e4nge elektronisch f\u00fchren<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Verantwortung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Bleibt beim Arbeitgeber<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><b>Digitale Entgeltunterlagen ab 2027:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Mit der h\u00e4ufig so bezeichneten \u201eBVV-Pflicht\u201c ist das Ende der bisherigen Befreiungsm\u00f6glichkeit gemeint. Die gesetzliche Pflicht beginnt nicht erst 2027.<\/span><\/p>\n<h3><b>M\u00fcssen \u00e4ltere Papierunterlagen nachtr\u00e4glich digitalisiert werden?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr Vorg\u00e4nge vor 2022 besteht nach den Gemeinsamen Grunds\u00e4tzen keine allgemeine Nachdigitalisierungspflicht. Bei bewilligter Befreiung gilt dies entsprechend f\u00fcr Vorg\u00e4nge vor 2027. <\/span><b>Ohne bewilligte Befreiung ist 2027 kein neuer Startpunkt:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Seit 2022 entstandene Unterlagen sind dann bereits erfasst.<\/span><\/p>\n<h3><b>Wer ist von der Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung von Entgeltunterlagen betroffen?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Vorgaben betreffen Arbeitgeber mit den entsprechenden sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Unabh\u00e4ngig von der Gr\u00f6\u00dfe:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Auch Unternehmen mit wenigen Besch\u00e4ftigten m\u00fcssen die erfassten Unterlagen elektronisch f\u00fchren.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Auch bei ausgelagerter Abrechnung:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die Aufzeichnungspflicht bleibt beim Arbeitgeber.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ausnahme Privathaushalt:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00a7 28f Abs. 1 SGB IV nimmt Besch\u00e4ftigte in privaten Haushalten von der dort geregelten Pflicht aus.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164267\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <p class=\"banner-title\">Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/p>\n            \n                            <p>Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? 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Nicht jede Position betrifft jedes Unternehmen. Pr\u00fcfen Sie den Katalog anhand Ihrer Besch\u00e4ftigungsarten. Die \u00dcbersicht fasst die geltenden Positionen zusammen; die Nummern beziehen sich auf<\/span><a style=\"font-size: 16px;\" href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 8 Absatz 2 BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die letzte Spalte nennt typische Quellen f\u00fcr Ihren Ablageprozess. Sie ist keine eigenst\u00e4ndige gesetzliche Zust\u00e4ndigkeitszuweisung. Bereits elektronisch vorhandene Meldedaten m\u00fcssen nicht erst ausgedruckt und wieder eingescannt werden.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Unterlage oder Daten<\/b><\/td>\n<td><b>Betrifft wen \/ Zweck<\/b><\/td>\n<td><b>Typische Herkunft oder Hinweis<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Staatsangeh\u00f6rigkeit, Versicherungsstatus und Entsendung (Nr. 1)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Beurteilung der Besch\u00e4ftigung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte, Beh\u00f6rden, Lohnbuchhaltung<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Spezifische Arbeitserlaubnis beziehungsweise Aufenthaltstitel nach den genannten Vorschriften (Nr. 2)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entsprechende ausl\u00e4ndische Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte \/ zust\u00e4ndige Beh\u00f6rde<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erstattete Meldungen (Nr. 3)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Sozialversicherungsmeldungen<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Abrechnungssystem<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Beitragsrelevante Krankenkassenmeldungen (Nr. 3a)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c4nderungen der Beitragsberechnung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Krankenkasse \/ Meldeverfahren<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit bei geringf\u00fcgiger Besch\u00e4ftigung (Nr. 4)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entsprechende Minijob-F\u00e4lle<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Antrag auf Rentenversicherungsbefreiung (Nr. 4a)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Geringf\u00fcgig entlohnte Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte; Eingangstag festhalten<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung (Nr. 4b)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entsprechende Minijob-F\u00e4lle<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte; Eingangstag festhalten<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Nachweisgesetz-Niederschrift, gegebenenfalls Heuervertrag (Nr. 6)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Nachweis der Besch\u00e4ftigungsbedingungen<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitgeber \/ Personalverwaltung<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erkl\u00e4rung zu weiteren Besch\u00e4ftigungen (Nr. 7)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Minijob oder kurzfristige Besch\u00e4ftigung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte; Anzeigepflicht weiterer T\u00e4tigkeiten best\u00e4tigen<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Krankenversicherungsschutz (Nr. 7a)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Kurzfristig Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte \/ Versicherungsnachweis<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Statusfeststellungsunterlagen (Nr. 8)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Kl\u00e4rung des Erwerbsstatus<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Antrag, Unterlagen, Bescheid, gutachterliche \u00c4u\u00dferungen und Weitergabedokumentation<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Einzugsstellenbescheid (Nr. 9)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Feststellung der Versicherungspflicht<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Zust\u00e4ndige Einzugsstelle<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entscheidung zu \u00fcbernommenen Studiengeb\u00fchren (Nr. 10)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Steuerliche Einordnung der \u00dcbernahme<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Finanzbeh\u00f6rde<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Elterneigenschaft und ber\u00fccksichtigungsf\u00e4hige Kinderzahl (Nr. 11)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Pflegeversicherung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Ma\u00dfgebliche Nachweise \/ Verfahrensdaten<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erkl\u00e4rung zum Entgelt-Auszahlungsverzicht (Nr. 12)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entsprechender Verzicht<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitszeitaufzeichnungen nach AEntG \/ MiLoG (Nr. 13)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Gesetzlich erfasste Besch\u00e4ftigungsf\u00e4lle<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitgeber \/ Zeiterfassung<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Bescheinigung zum Pflegeunterst\u00fctzungsgeld (Nr. 14)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Entsprechende Besch\u00e4ftigungsunterbrechung<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Zust\u00e4ndige Stelle \/ Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Pflegezeit-Erkl\u00e4rung (Nr. 15)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Inanspruchnahme von Pflegezeit<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Schifffahrtsunterlagen (Nr. 16)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">See-, Binnen- und Rheinschifffahrt<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Vorgeschriebene Listen, Tageb\u00fccher und Urkunden<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">\u00dcbermittelte Bescheinigungsdaten (Nr. 18)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Verfahren nach \u00a7\u00a7 106\u2013106c SGB IV<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Elektronisches Meldeverfahren<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erkl\u00e4rung zur Ausnahmevereinbarung (Nr. 18a)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Antrag nach europ\u00e4ischem Sozialversicherungsrecht<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Verzicht auf Versicherungsfreiheit (Nr. 19)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Genannte rentenversicherungsrechtliche F\u00e4lle<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte; Eingangstag festhalten<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Zustimmung nach \u00a7 127 SGB IV (Nr. 20)<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erfasste \u00dcbergangsf\u00e4lle<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Besch\u00e4ftigte<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Weggefallene Nummern sind ausgelassen. Erg\u00e4nzend erfassen die Gemeinsamen Grunds\u00e4tze Nachweise zur Insolvenzsicherung von Wertguthaben. Soweit die Unterlagen nicht aus der Abrechnung entnommen werden k\u00f6nnen, sieht \u00a7 8 Abs. 3 BVV ihre elektronische Bereitstellung durch zust\u00e4ndige Stellen oder Besch\u00e4ftigte vor.<\/span><\/p>\n<h3><b>Begleitende Unterlagen im \u00dcberblick: Beispiele aus dem HR-Alltag<\/b><\/h3>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die DRV nennt sie als Beispiel; ber\u00fccksichtigen Sie die jeweils ma\u00dfgeblichen elektronischen Meldungen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/minijob\/\"><b>Minijob<\/b><\/a><b>-Erkl\u00e4rungen und Befreiungsantr\u00e4ge:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Sie dokumentieren weitere Besch\u00e4ftigungen und die rentenversicherungsrechtliche Einordnung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Immatrikulationsbescheinigung:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Sie belegt den Studierendenstatus f\u00fcr die entsprechende Beurteilung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nachweis der Elternschaft:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Elterneigenschaft und Kinderzahl sind f\u00fcr die<\/span><a href=\"https:\/\/www.bundesgesundheitsministerium.de\/themen\/pflege\/online-ratgeber-pflege\/die-pflegeversicherung\/finanzierung\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Beitr\u00e4ge zur Pflegeversicherung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> relevant; ber\u00fccksichtigen Sie vorhandene Verfahrensdaten.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Staatsangeh\u00f6rigkeit und Aufenthaltstitel:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Bewahren Sie die im jeweiligen Fall gesetzlich erforderlichen Unterlagen auf.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>A1-Bescheinigung:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Sie weist bei entsprechenden grenz\u00fcberschreitenden T\u00e4tigkeiten die anzuwendenden Sozialversicherungsvorschriften nach.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Arbeitszeitnachweise:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Nr. 13 verweist auf Aufzeichnungen nach Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Daraus folgt keine pauschale BVV-Aussage zu s\u00e4mtlichen Arbeitszeitnachweisen aller Mitarbeitenden. Andere Pflichten zur Arbeitszeiterfassung sind gesondert zu beachten. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Arbeitszeiterfassung: Das Wichtigste auf einen Blick<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>Praxisbeispiel Werkstudent: Eine neue Semesterbescheinigung<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein bislang befreites Unternehmen besch\u00e4ftigt eine Werkstudentin bereits seit 2025. Im April 2027 reicht sie eine neue Immatrikulationsbescheinigung ein. Diese ist elektronisch zu f\u00fchren, obwohl das Arbeitsverh\u00e4ltnis fr\u00fcher begonnen hat. Bei einer sp\u00e4teren Betriebspr\u00fcfung f\u00fcr den betreffenden Zeitraum muss die Bescheinigung bereitstehen. Die Befreiung macht aus einem neuen Nachweis keinen Altbeleg. Das Beispiel veranschaulicht die zeitlichen Vorgaben.<\/span><\/p>\n<h2><b>Welche Anforderungen gelten f\u00fcr Format, Signatur und Archivierung?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr die elektronische F\u00fchrung von Entgeltunterlagen brauchen Sie einen nachvollziehbaren Prozess vom Eingang bis zur Bereitstellung f\u00fcr die Pr\u00fcfung. Legen Sie fest, wo die Dokumente liegen und wer f\u00fcr ihre Zuordnung und Vollst\u00e4ndigkeit zust\u00e4ndig ist.<\/span><\/p>\n<h3><b>Dateiformate und Dateinamen<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr angeforderte Unterlagen konkretisieren die<\/span><a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/SharedDocs\/Downloads\/DE\/Fachliteratur_Kommentare_Gesetzestexte\/summa_summarum\/rundschreiben\/2022\/gem_grundsaetze_entgeldunterlagen_beitragsabrechng.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Gemeinsamen Grunds\u00e4tze nach \u00a7 9a BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> die Bereitstellung: <\/span><b>eine Unterlage pro Datei<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, lesbar und systemunabh\u00e4ngig darstellbar; zul\u00e4ssig sind:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">PDF,\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">JPEG,\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">BMP,\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">PNG und\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">TIFF.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">PDF-Inhalte d\u00fcrfen nicht nachtr\u00e4glich durch Skripte, ver\u00e4ndernde Formularfelder oder externe Inhalte ge\u00e4ndert werden. Dokumentenart, Person und Zeitraum m\u00fcssen \u00fcber den Dateinamen oder eine erg\u00e4nzende Zuordnung erkennbar sein.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein praktikabler Dateiname ist etwa <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Immatrikulation_Anna-Beispiel_Sommersemester-2027.pdf<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">. Pr\u00fcfen Sie beim Eingang Vollst\u00e4ndigkeit, Lesbarkeit und Zuordnung. Eine Vertretungsregel und regelm\u00e4\u00dfige Stichproben helfen, den Ablauf verl\u00e4sslich einzuhalten.<\/span><\/p>\n<h3><b>Schriftform: qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nicht jede elektronische Entgeltunterlage ben\u00f6tigt eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pr\u00fcfen Sie zuerst, ob f\u00fcr die konkrete Erkl\u00e4rung eine gesetzliche Formvorgabe gilt. Eine Signaturfunktion im Dokumentenmanagement beantwortet diese Frage noch nicht. Die<\/span><a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/eli\/reg\/2014\/910\/oj?locale=de\"> <span style=\"font-weight: 400;\">eIDAS-Verordnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> unterscheidet verschiedene Arten elektronischer Signaturen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die DRV erl\u00e4utert f\u00fcr unterschriftsbed\u00fcrftige Erkl\u00e4rungen unterschiedliche Verfahren: elektronische Unterlagen mit QES sowie eingescannte, unterschriebene Originale. \u00c4ltere Hinweise nennen daf\u00fcr auch eine fortgeschrittene <\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\"><span style=\"font-weight: 400;\">elektronische Signatur<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> (FES) des Arbeitgebers. Diese Verfahren d\u00fcrfen nicht pauschal auf s\u00e4mtliche Bescheinigungen \u00fcbertragen werden.<\/span><\/p>\n<p><b>Papieroriginale nicht allein wegen eines vorhandenen Scans vernichten:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die<\/span><a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/DRV\/DE\/Experten\/Arbeitgeber-und-Steuerberater\/Betriebspruefung\/betriebspruefung_bei_arbeitgebern.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">DRV-Information zu Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> verweist auf die Aufbewahrung bis zum bestandskr\u00e4ftigen Abschluss der Betriebspr\u00fcfung beziehungsweise auf weitere dokumentbezogene Vorschriften. Stimmen Sie das Verfahren f\u00fcr Originale mit Ihrer fachlichen Beratung ab.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Situation<\/b><\/td>\n<td><b>Was ist zu pr\u00fcfen?<\/b><\/td>\n<td><b>Umgang mit dem Original<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Digitaler Nachweis ohne besondere Formvorgabe<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Lesbarkeit, Zuordnung und Vollst\u00e4ndigkeit<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Keine pauschale zus\u00e4tzliche Papierpflicht aus der digitalen F\u00fchrung ableiten<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Erkl\u00e4rung mit gesetzlicher Schriftform<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Ob die elektronische Form zul\u00e4ssig ist und eine QES ben\u00f6tigt wird<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Ein einfacher Scan ersetzt die vorgeschriebene Erkl\u00e4rung nicht automatisch<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Unterschriebenes Papierdokument wird gescannt<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Aktuelle Vorgaben zum Scanverfahren und zu Signaturen<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Nicht allein wegen des Scans vernichten; dokumentbezogene Fristen pr\u00fcfen<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><b>Ersetzendes Scannen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> bedeutet, ein Papieroriginal durch eine elektronische Fassung zu ersetzen. Wenn Sie Entgeltunterlagen scannen, ist das daher noch keine automatische Erlaubnis, die Originale zu vernichten.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mehr zu den Signaturarten erfahren Sie auf unserer Seite zur<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\"> <span style=\"font-weight: 400;\">digitalen Unterschrift<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>GoBD und revisionssichere Archivierung: Worauf kommt es an?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Gemeinsamen Grunds\u00e4tze erlauben eine entsprechende Anwendung der GoBD, soweit die sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben nicht entgegenstehen. Ein allgemeines Werbeversprechen wie \u201eGoBD-konform\u201c ersetzt deshalb nicht die Pr\u00fcfung des konkreten Ablage- und Bereitstellungsverfahrens.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pr\u00fcfen Sie bei einer L\u00f6sung f\u00fcr revisionssichere Archivierung insbesondere, wie \u00c4nderungen nachvollziehbar bleiben, unbemerkte \u00dcberschreibungen verhindert und Unterlagen \u00fcber die erforderliche Dauer verf\u00fcgbar gehalten werden. Lassen Sie sich diese Abl\u00e4ufe zeigen und halten Sie das Verfahren intern fest. Ein Produktname allein belegt keine BVV-konforme Anwendung.<\/span><\/p>\n<h3><b>Welche Aufbewahrungsfristen gelten f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sozialversicherungsrechtlich sind Entgeltunterlagen grunds\u00e4tzlich bis zum Ende des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebspr\u00fcfung folgt. Beispiel: Nach einer Pr\u00fcfung im Jahr 2027 reicht diese Frist grunds\u00e4tzlich bis Ende 2028. Weitere gesetzliche Vorgaben k\u00f6nnen l\u00e4ngere Aufbewahrungsfristen vorsehen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lohnkonten sind nach <\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/estg\/__41.html\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 41 EStG<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> grunds\u00e4tzlich bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. Handelsrechtlich unterscheidet<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__257.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 257 HGB<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> unter anderem zwischen acht Jahren f\u00fcr Buchungsbelege sowie sechs oder zehn Jahren f\u00fcr andere Unterlagen. F\u00fcr weitere steuerlich relevante Unterlagen gelten die dokumentbezogenen Fristen nach<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__147.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 147 AO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Eine einheitliche Sechsjahresfrist f\u00fcr alle Entgeltunterlagen gibt es daher nicht.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zu den<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"170500\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <p class=\"banner-title\">Eine einzige Plattform f\u00fcr alle Ihre Dokumente<\/p>\n            \n                            <p>Dokumente einfach anfordern, speichern, bearbeiten &amp; versenden \u2013 f\u00fcr reibungslose Workflows und schnelle Kommunikationswege.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/14124441\/doc-sign-for-marketing-banner-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><b>Antrag auf Befreiung von der F\u00fchrung elektronischer Entgeltunterlagen: Was ist noch m\u00f6glich?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ein Antrag nach<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 8 Absatz 3 BVV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> richtet sich an den zust\u00e4ndigen Betriebspr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Er kann formlos gestellt werden; die Befreiung ist l\u00e4ngstens bis Ende 2026 m\u00f6glich.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr das weitere Vorgehen empfiehlt sich:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Vorhandenen Bescheid pr\u00fcfen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Liegt eine bewilligte Befreiung vor und welchen Zeitraum erfasst sie?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Zust\u00e4ndiges Pr\u00fcfb\u00fcro kontaktieren:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Geben Sie Betriebsnummer und Unternehmen an und benennen Sie ausdr\u00fccklich die elektronische F\u00fchrung der Entgeltunterlagen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Entscheidung dokumentieren:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Ein gestellter Antrag ist nicht mit einer bewilligten Befreiung gleichzusetzen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Umstellung weiterf\u00fchren:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Planen Sie unabh\u00e4ngig davon, wie neue Nachweise ab Januar 2027 eingehen und abgelegt werden.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><b>Die Befreiung endet sp\u00e4testens am 31.12.2026.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Sie betrifft die elektronische F\u00fchrung bestimmter Entgeltunterlagen. Eine \u201eBefreiung von der digitalen Personalakte\u201c ist daf\u00fcr nicht der gesetzliche Begriff.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ob ein Antrag kurz vor Jahresende noch sinnvoll ist, h\u00e4ngt von Ihrer Ausgangslage ab. Die verbleibende Zeit sollten Sie vor allem daf\u00fcr nutzen, offene Zust\u00e4ndigkeiten und Abl\u00e4ufe zu kl\u00e4ren.<\/span><\/p>\n<h2><b>Digitale Personalakte und elektronische Entgeltunterlagen: Was ist der Unterschied?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Personalakte b\u00fcndelt Unterlagen zum Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis, etwa Vertr\u00e4ge und Weiterbildungsnachweise. Entgeltunterlagen dokumentieren die Abrechnung und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td><b>Frage<\/b><\/td>\n<td><b>Digitale Personalakte<\/b><\/td>\n<td><b>Elektronische Entgeltunterlagen<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Wozu dient sie?<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Personalunterlagen zentral organisieren<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Abrechnung und Beitragsbeurteilung nachweisen<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Inhalte umfasst sie?<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Je nach Organisation viele Dokumente zum Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Gesetzlich erfasste Daten und Nachweise<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Gilt die Pflicht ab 2027 f\u00fcr alle Inhalte?<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Keine allgemeine Digitalisierungspflicht der gesamten Akte aus der BVV<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Die erfassten neuen Vorg\u00e4nge sind elektronisch zu f\u00fchren<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Muss daf\u00fcr eine bestimmte Software eingesetzt werden?<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Keine allgemeine Anbietervorgabe aus der BVV<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Keine Anbietervorgabe aus der BVV<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Wie h\u00e4ngen beide zusammen?<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Kann relevante Entgeltunterlagen aufnehmen<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">K\u00f6nnen Teil einer digitalen Personalakte sein<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><b>Aus der BVV folgt keine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte zu digitalisieren.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Eine digitale Personalakte kann jedoch helfen, relevante Nachweise an einem festen Ort zu organisieren.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mehr zur Abgrenzung lesen Sie in unserem Beitrag<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Digitale Personalakte: Was ab 2027 Pflicht ist<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h2><b>Was passiert bei Verst\u00f6\u00dfen? Verantwortung und Betriebspr\u00fcfung der Rentenversicherung<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die Rentenversicherung pr\u00fcft Arbeitgeber grunds\u00e4tzlich mindestens alle vier Jahre. Mit der Pr\u00fcfank\u00fcndigung werden Pr\u00fcfzeitraum und ben\u00f6tigte Unterlagen mitgeteilt. Organisieren Sie deshalb auch den Zugriff auf Unterlagen aus vergangenen Jahren. Die Betriebspr\u00fcfung der Rentenversicherung richtet sich nach<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__28p.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 28p SGB IV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Der Ablauf l\u00e4sst sich f\u00fcr Ihre Vorbereitung in vier Schritte gliedern:<\/span><\/p>\n<ol>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Pr\u00fcfank\u00fcndigung auswerten:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Zeitraum, Ansprechperson und angeforderte Unterlagen festhalten.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Daten bereitstellen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die zust\u00e4ndige Abrechnungsstelle liefert die ben\u00f6tigten Pr\u00fcfungsdaten.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Nachweise erg\u00e4nzen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> HR und Lohnbuchhaltung stellen angeforderte Dokumente bereit.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Feststellungen bearbeiten:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> R\u00fcckfragen kl\u00e4ren und erforderliche Korrekturen abstimmen.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Fehlende Nachweise k\u00f6nnen R\u00fcckfragen und zus\u00e4tzlichen Pr\u00fcfaufwand ausl\u00f6sen. Lassen sich beitragsrechtliche Sachverhalte nicht belegen, k\u00f6nnen unter den gesetzlichen Voraussetzungen Sch\u00e4tzungen und Beitragsnachforderungen folgen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bei vors\u00e4tzlichem oder leichtfertigem Nichtf\u00fchren beziehungsweise Nichtaufbewahren von Entgeltunterlagen sieht<\/span><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__111.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">\u00a7 111 Absatz 1 Nummer 3 in Verbindung mit Absatz 4 SGB IV<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> Bu\u00dfgelder bis zu <\/span><b>50.000 Euro<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> vor. Daraus folgt kein automatisches Bu\u00dfgeld dieser H\u00f6he f\u00fcr jeden Ablagefehler.<\/span><\/p>\n<h3><b>euBP-Pflicht und Dokumentenablage: zwei unterschiedliche Aufgaben<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die<\/span><a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/DRV\/DE\/Experten\/Arbeitgeber-und-Steuerberater\/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP\/euBP.html\"> <span style=\"font-weight: 400;\">elektronisch unterst\u00fctzte Betriebspr\u00fcfung (euBP)<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> betrifft die \u00dcbermittlung strukturierter Pr\u00fcfungsdaten aus den daf\u00fcr vorgesehenen, systemgepr\u00fcften Abrechnungs- und Finanzbuchhaltungssystemen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Dokumentenablage und eine solche Daten\u00fcbermittlung erf\u00fcllen unterschiedliche Aufgaben. Stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab, wer die Daten liefert und wie erg\u00e4nzende Nachweise bereitgestellt werden. Die euBP-Pflicht ist nicht durch eine digitale Personalakte allein erf\u00fcllt.<\/span><\/p>\n<h2><b>Welche Software brauche ich f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine digitale Entgeltakte kann separat oder innerhalb einer digitalen Personalakte organisiert sein. W\u00e4hlen Sie die Software anhand Ihrer Dokumente und Prozesse: Mit mehreren Standorten oder h\u00e4ufigen Eintritten steigen die Anforderungen an Berechtigungen und Vollst\u00e4ndigkeitskontrollen.<\/span><\/p>\n<h3><b>Checkliste: Welche Anforderungen muss eine Software f\u00fcr digitale Entgeltunterlagen erf\u00fcllen?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lassen Sie sich im Auswahlgespr\u00e4ch konkrete Abl\u00e4ufe zeigen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Anfordern:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wie erhalten Mitarbeitende eine Dokumentenanfrage und wie wird der Eingang erkennbar?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Zuordnen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wie werden Person, Dokumentenart und G\u00fcltigkeitszeitraum festgehalten?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Berechtigen und sch\u00fctzen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Lassen sich auch Berechtigungen f\u00fcr F\u00fchrungskr\u00e4fte auf den erforderlichen Umfang begrenzen und personenbezogene Daten angemessen sch\u00fctzen? Ber\u00fccksichtigen Sie die<\/span><a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/eli\/reg\/2016\/679\/oj\/deu\"> <span style=\"font-weight: 400;\">DSGVO<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> bei Zugriffen, Speicherung und L\u00f6schung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>\u00c4nderungen nachvollziehen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wie werden Dokumentversionen, Bearbeitungen und L\u00f6schungen protokolliert, und wie verhindert die Ablage unbemerkte \u00c4nderungen?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Bereitstellen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> K\u00f6nnen Sie ben\u00f6tigte Unterlagen gezielt und in den erforderlichen Formaten ausgeben?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Aufbewahren und signieren:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wie lassen sich Fristen, Originale und erforderliche Signaturverfahren in Ihren Prozess einbinden?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Zusammenarbeiten:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Welche Daten \u00fcbertr\u00e4gt die Schnittstelle zur Lohnabrechnung tats\u00e4chlich?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>System wechseln:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wie kommen Sie bei einem sp\u00e4teren Wechsel an Dokumente und Zuordnungen?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Praxistest f\u00fcr die Auswahl: Lassen Sie einen fiktiven Nachweis anfordern, ablegen und wieder bereitstellen. Wo bleibt manuelle Arbeit erforderlich?<\/span><\/p>\n<pre dir=\"ltr\"><code><\/code><\/pre>\n<p><iframe title=\"Digitale Personalakte ausw\u00e4hlen | 5 Kriterien f\u00fcr moderne HR-Teams\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/osRxjMBgBOI?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h3><b>Was kostet eine Software f\u00fcr digitale Entgeltunterlagen?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vergleichen Sie die Gesamtkosten: Lizenzmodell, ben\u00f6tigte Module, Einrichtung, Migration, Schulung und Schnittstellen. Fragen Sie auch nach Kosten f\u00fcr zus\u00e4tzliche Nutzende, Signaturen und Exporte. F\u00fcr Factorial k\u00f6nnen Sie die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/preise\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Preisinformationen<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> aufrufen und ein Angebot f\u00fcr Ihren Funktionsumfang anfordern.<\/span><\/p>\n<h3><b>Factorial: Software f\u00fcr die digitale Personalakte f\u00fcr Ihr Dokumentenmanagement<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial verbindet als KI f\u00fcr Unternehmen Prozesse aus HR, Finanzen und IT. Mit der<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"> <span style=\"font-weight: 400;\">digitalen Personalakte<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> Software als Teil der<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-software\"> <span style=\"font-weight: 400;\">HR-Software<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> organisieren Sie Mitarbeiterunterlagen zentral, fordern Dokumente an und steuern Zugriffe \u00fcber Rollen und Berechtigungen.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mit<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/ki\"> <b>Factorial One<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, dem KI-Agenten f\u00fcr Unternehmen, k\u00f6nnen Sie hinterlegte Dokumente per nat\u00fcrlicher Sprache finden, fehlende Dokumente oder Unterschriften pr\u00fcfen und Inhalte zusammenfassen lassen. So unterst\u00fctzt One Ihr Dokumentenmanagement im Personalwesen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dokumentenanforderungen lassen sich organisatorisch mit dem Onboarding verbinden; f\u00fcr die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\"> <span style=\"font-weight: 400;\">vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> stehen au\u00dferdem Daten aus<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Zeiterfassung<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> und Abwesenheiten zur Verf\u00fcgung. Welche Informationen Sie an das Abrechnungssystem \u00fcbergeben, legen Sie anhand Ihres konkreten Prozesses fest.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Nachweise Sie ben\u00f6tigen und wie Sie diese f\u00fcr Pr\u00fcfungen bereitstellen, legen Sie gemeinsam mit Ihrer Lohnbuchhaltung fest.<\/span><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"172877\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <p class=\"banner-title\">Endlich organisiert mit Factorial<\/p>\n            \n                            <p>Digitale Personalakte: Alle Unterlagen &amp; Mitarbeiterinfos zentral mit Factorial verf\u00fcgbar<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/05161341\/dig-akte.webp\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h3><b>Lohnabrechnung ausgelagert? DATEV, Steuerberater und Lohnb\u00fcro<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Legen Sie bei ausgelagerter Abrechnung fest, wo Nachweise eingehen, wer sie pr\u00fcft und wo die ma\u00dfgebliche Version aufbewahrt wird. Kl\u00e4ren Sie auch, wer bei einer Betriebspr\u00fcfung erg\u00e4nzende Dokumente bereitstellt.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial ist<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/factorial-wird-datev-marktplatz-schnittstellen-partner\/\"> <span style=\"font-weight: 400;\">DATEV-Marktplatz-Schnittstellenpartner<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. \u00dcber den Lohnaustauschdatenservice werden laut<\/span><a href=\"https:\/\/www.datev.de\/web\/de\/marktplatz\/factorial\"> <span style=\"font-weight: 400;\">DATEV-Marktplatz<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> eAU-, Personalstamm- und Bewegungsdaten mit den Lohnprogrammen ausgetauscht, darunter DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt. Dieser Datenaustausch ist nicht mit einer automatischen \u00dcbertragung der gesamten Personalakte oder s\u00e4mtlicher Pr\u00fcfungsunterlagen gleichzusetzen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Anbindung an DATEV Unternehmen online oder DATEV Personal wird damit nicht zugesagt. Kl\u00e4ren Sie die Dokumenten\u00fcbergabe gesondert von der \u00dcbertragung der Abrechnungsdaten.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mehr erfahren Sie \u00fcber die<\/span><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/schnittstellen\"> <span style=\"font-weight: 400;\">Lohnbuchhaltungsschnittstellen von Factorial<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<pre dir=\"ltr\"><code><\/code><\/pre>\n<p><iframe title=\"Lohnabrechnung automatisieren mit Factorial &amp; DATEV \u2013 einfach, sicher &amp; digital\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/EKoOooUfOR4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2><\/h2>\n<h2><b>Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen: Checkliste bis 31.12.2026<\/b><\/h2>\n<ol>\n<li><b> Bestand aufnehmen.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Listen Sie Dokumentenarten und Ablageorte auf: Abrechnungssystem, E-Mail-Postfach, Laufwerk oder Papierordner. Beginnen Sie mit h\u00e4ufigen Vorg\u00e4ngen wie Eintritten und Semesterbescheinigungen.<\/span><\/li>\n<li><b> Zust\u00e4ndigkeiten vereinbaren.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wer fordert welche Unterlage an, pr\u00fcft sie und legt sie ab? Beziehen Sie Steuerkanzlei oder Lohnb\u00fcro ein und benennen Sie Vertretungen.<\/span><\/li>\n<li><b> Ablage und Zugriffe festlegen.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Wenn Sie Entgeltunterlagen digital ablegen, bestimmen Sie ein ma\u00dfgebliches System. Testen Sie Berechtigungen und Export mit geeigneten Testdaten.<\/span><\/li>\n<li><b> Eingang und Kontrolle standardisieren.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Regeln Sie Benennung, Zuordnung, Pr\u00fcfung und den Umgang mit Originalen. Fehlende oder abgelaufene Nachweise werden nachgefordert.<\/span><\/li>\n<li><b> Einen Pr\u00fcffall durchspielen.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Finden Sie f\u00fcr typische Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisse alle ben\u00f6tigten Unterlagen? Beheben Sie L\u00fccken, bevor Sie den Prozess ausweiten.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n<h3><b>Die h\u00e4ufigsten Fehler bei der Umstellung<\/b><\/h3>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dateien bleiben in pers\u00f6nlichen E-Mail-Postf\u00e4chern oder auf uneinheitlichen Laufwerken liegen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Mehrere unabh\u00e4ngige Unterlagen werden in einer Datei geb\u00fcndelt; Dateinamen erlauben keine eindeutige Zuordnung.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dokumente werden gespeichert, aber niemand pr\u00fcft ihre Vollst\u00e4ndigkeit oder Zugriffsrechte.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">HR und Steuerkanzlei gehen jeweils davon aus, die andere Seite k\u00fcmmere sich um den Nachweis.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Eine Payroll-Schnittstelle wird mit einem vollst\u00e4ndigen Dokumentenaustausch verwechselt.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Eine bestehende Befreiung wird als dauerhafte L\u00f6sung eingeplant.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00fcr Papieroriginale gibt es keine dokumentierte Aufbewahrungsentscheidung.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Kostenloser Leitfaden: So f\u00fchren Sie die digitale Personalakte ein<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie m\u00f6chten die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen nutzen, um Ihre Personalunterlagen zentral zu organisieren?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Unser kostenloser Leitfaden hilft Ihnen, die Einf\u00fchrung einer digitalen Personalakte zu planen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Welche Dokumente geh\u00f6ren hinein?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Welche rechtlichen Anforderungen sind zu beachten?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Worauf kommt es bei Datenschutz, Zugriffsrechten und Softwareauswahl an?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">So behalten Sie die wichtigsten Schritte im Blick und erkennen, was Sie vor der Einf\u00fchrung intern kl\u00e4ren m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/checkliste-digitale-personalakte\"><b>Leitfaden kostenlos herunterladen<\/b><\/a><\/p>\n<h2><b>Fazit: Entgeltunterlagen rechtzeitig digital f\u00fchren<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bis Ende 2026 sollten HR und Lohnbuchhaltung vor allem eines gekl\u00e4rt haben:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Wer fordert welche Unterlagen an, wo werden sie abgelegt?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Wie stehen sie bei einer Pr\u00fcfung bereit?\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Beginnen Sie mit Ihren h\u00e4ufigsten Vorg\u00e4ngen und testen Sie den gesamten Ablauf. Mit einer zentralen Dokumentenverwaltung schaffen Sie daf\u00fcr eine \u00fcbersichtliche Grundlage.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"><b>Software f\u00fcr die digitale Personalakte kennenlernen<\/b><\/a><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164142\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <p class=\"banner-title\">Die Business Management Software f\u00fcr Ihre Bed\u00fcrfnisse<\/p>\n            \n                            <ul class=\"banner-checklist\">\n                                                                        <li class=\"not-prose\">Recruiting &amp; Onboarding<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Unternehmenseinblicke &amp; Dokumente<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Finanzen &amp; Gehaltsabrechnung<\/li>\n                                                            <\/ul>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/eine-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Get a demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/07\/16134223\/screens-1-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>H\u00e4ufige Fragen zu elektronischen Entgeltunterlagen<\/h2>\n<h3>Welche Entgeltunterlagen m\u00fcssen elektronisch gef\u00fchrt werden?<\/h3>\n<p>Die in \u00a7 8 Abs. 2 BVV erfassten Unterlagen und Daten, etwa Minijob-Erkl\u00e4rungen und beitragsrelevante Nachweise. Die vollst\u00e4ndige Zuordnung finden Sie in der Tabelle oben.<\/p>\n<h3>Was geh\u00f6rt zu den Entgeltunterlagen?<\/h3>\n<p>Dazu geh\u00f6ren Abrechnungsdaten und begleitende Nachweise, die die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung erkl\u00e4ren. Welche Angaben und Unterlagen erforderlich sind, regelt insbesondere \u00a7 8 BVV.<\/p>\n<h3>Was bedeutet die F\u00fchrung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form?<\/h3>\n<p>Die betroffenen Unterlagen werden digital vorgehalten und bei Anforderung lesbar, zuordenbar und im erforderlichen Format bereitgestellt. Ein Dateiformat allein gew\u00e4hrleistet noch keinen funktionierenden Prozess.<\/p>\n<h3>Ist ab 2026 oder 2027 eine digitale Personalakte Pflicht?<\/h3>\n<p>Die BVV schreibt keine vollst\u00e4ndige digitale Personalakte vor. Die Pflicht betrifft bestimmte Entgeltunterlagen; die bisherige Befreiungsm\u00f6glichkeit endet 2026. Weitere Einzelheiten erl\u00e4utert unser <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\">Beitrag zur Personalakten-Pflicht<\/a>.<\/p>\n<h3>Ist die digitale Lohnabrechnung ab 2027 gesetzlich vorgeschrieben?<\/h3>\n<p>Aus der hier behandelten Regelung folgt keine neue Pflicht, Abrechnungen ausschlie\u00dflich digital an Besch\u00e4ftigte auszugeben. <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/gewo\/__108.html\">\u00a7 108 GewO<\/a> regelt die Erteilung der Abrechnung in Textform.<\/p>\n<h3>Welche Personalunterlagen m\u00fcssen digitalisiert werden?<\/h3>\n<p>Entscheidend sind die gesetzlich erfassten Entgeltunterlagen und ihr Entstehungszeitpunkt. Die BVV verlangt keine pauschale Digitalisierung s\u00e4mtlicher Personaldokumente.<\/p>\n<h3>Gibt es eine Befreiung von der Pflicht?<\/h3>\n<p>Die Befreiung nach \u00a7 8 Abs. 3 BVV ist l\u00e4ngstens bis 31.12.2026 m\u00f6glich. Sie muss beim zust\u00e4ndigen Betriebspr\u00fcfdienst beantragt und bewilligt werden.<\/p>\n<h3>Ist die digitale Personalakte von DATEV Pflicht?<\/h3>\n<p>Nein, es gibt keine BVV-Pflicht zu DATEV oder einem anderen bestimmten Anbieter. W\u00e4hlen Sie die Ablage anhand der ben\u00f6tigten Dokumente und Prozesse.<\/p>\n<h3>M\u00fcssen digitale Personalakten ab 2027 bei einem bestimmten Anbieter gef\u00fchrt werden?<\/h3>\n<p>Nein. Auch Haufe oder eine bestimmte HR-Software werden durch die BVV nicht vorgeschrieben. Anforderungen an die erfassten Unterlagen bleiben unabh\u00e4ngig vom Anbieter zu erf\u00fcllen.<\/p>\n<h3>Wer haftet bei fehlenden elektronischen Entgeltunterlagen?<\/h3>\n<p>Die Aufzeichnungspflicht trifft den Arbeitgeber, auch bei ausgelagerter Abrechnung. Ob und welche Sanktion folgt, h\u00e4ngt vom konkreten Versto\u00df ab.<\/p>\n<h3>Welche Software erf\u00fcllt die ab 2027 geltende Pflicht?<\/h3>\n<p>Das l\u00e4sst sich nicht allein am Produktnamen festmachen. Pr\u00fcfen Sie Formate, Bereitstellung, Zugriffsschutz und Aufbewahrungsprozesse anhand der Auswahlcheckliste und Ihrer konkreten Anwendung.<\/p>\n<h3>Muss ich Papierdokumente nachtr\u00e4glich scannen?<\/h3>\n<p>F\u00fcr alte Vorg\u00e4nge gibt es keine pauschale Nachdigitalisierungspflicht; Zeitpunkt und bewilligte Befreiung sind entscheidend. Bei neu eingehenden Papierunterlagen sind Digitalisierung und Umgang mit Originalen getrennt zu pr\u00fcfen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ende 2026 l\u00e4uft die Befreiungsm\u00f6glichkeit f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen aus. F\u00fcr HR-Verantwortliche und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrungen in KMUs stellen sich damit zwei praktische Fragen: Welche Nachweise m\u00fcssen k\u00fcnftig digital vorliegen? Wie lassen sich Papierordner, E-Mail-Anh\u00e4nge und verstreute Dateien in einen verl\u00e4sslichen Ablauf \u00fcberf\u00fchren?\u00a0 In diesem Artikel erfahren Sie, welche Unterlagen betroffen sind, welche Fristen gelten und wie Sie<a href=\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":263,"featured_media":182527,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[393],"tags":[],"class_list":["post-172980","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unternehmensvorschriften-und-gesetze"],"acf":{"topics":"core"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze &amp; Tipps | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"en_US\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Factorial\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/people\/Factorial\/100064908455810\/\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2026-03-03T09:32:50+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-10-26T11:14:07+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/factorial.com\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/03113217\/elektr-entgelt.webp\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"2560\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"1440\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/webp\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:creator\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Written by\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"20 minutes\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"Article\",\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/#article\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"author\":{\"name\":\"Julia Lehmann\",\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/#\/schema\/person\/cc74934c5d0462bc4a5b17a931fedb66\"},\"headline\":\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\",\"datePublished\":\"2026-03-03T09:32:50+00:00\",\"dateModified\":\"2026-10-26T11:14:07+00:00\",\"mainEntityOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/de\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"wordCount\":3772,\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/factorial.com\/blog\/#organization\"},\"articleSection\":[\"Unternehmensvorschriften &amp; 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