{"id":172980,"date":"2026-03-03T11:32:50","date_gmt":"2026-03-03T09:32:50","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=172980"},"modified":"2026-03-03T11:32:50","modified_gmt":"2026-03-03T09:32:50","slug":"elektronische-entgeltunterlagen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/","title":{"rendered":"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen"},"content":{"rendered":"<p>Der b\u00fcrokratische Papieraufwand in Beh\u00f6rden und Unternehmen kann erhebliche Ausma\u00dfe annehmen. Auf Basis unterschiedlicher Gesetze gelten bestimmte <strong>Aufbewahrungsfristen<\/strong> f\u00fcr diverse Dokumente. Im Zusammenhang mit Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzenden Unterlagen soll nun die <strong>Digitalisierung in Deutschland vorangetrieben<\/strong> (elektronische Entgeltunterlagen) werden. Bestimmte Dokumente m\u00fcssen daher verpflichtend <strong>elektronisch gef\u00fchrt und aufbewahrt<\/strong> werden. Welche Unterlagen dies betrifft und welche Regelungen in diesem Zusammenhang gelten, erfahren Arbeitgebende im folgenden Artikel.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n<ol>\n<li>Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, <strong>Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzende Dokumente korrekt zu f\u00fchren und aufzubewahren<\/strong>, um Nachweise f\u00fcr Finanzamt, Sozialversicherungstr\u00e4ger und andere Beh\u00f6rden zu erbringen.<\/li>\n<li>Seit 2026 m\u00fcssen bestimmte Entgeltunterlagen <strong>auch elektronisch gef\u00fchrt und digital bereitgestellt<\/strong> werden. Kleinere Unternehmen k\u00f6nnen auf Antrag eine \u00dcbergangsfrist bis Ende 2026 beantragen.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Gesetzliche Grundlage<\/h2>\n<ol start=\"3\">\n<li><a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>\u00a7\u00a08 Abs. 2 BVV<\/strong><\/a><strong> (Beitragsverfahrensverordnung)<\/strong> verpflichtet Arbeitgebende, bestimmte Entgeltunterlagen <strong>elektronisch zu f\u00fchren und auf Anforderung digital bereitzustellen<\/strong>.<\/li>\n<\/ol>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164267\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/h4>\n            \n                            <p>Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? Mit unserem Guide behalten Sie alle wichtigen Schritte &amp; Gesetze zur digitalen Personalakte im Blick!<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/checkliste-digitale-personalakte\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos herunterladen                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Warum m\u00fcssen Entgeltunterlagen aufbewahrt werden?<\/h2>\n<p>Die Aufbewahrung von Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzender Unterlagen ist in Deutschland eine <strong>zwingende gesetzliche Pflicht<\/strong> f\u00fcr Arbeitgebende.<\/p>\n<p>Sie dient prim\u00e4r der <strong>Nachweisf\u00fchrung<\/strong> und der Einhaltung der <strong>Dokumentationspflicht<\/strong> gegen\u00fcber staatlichen Stellen. Diese Pflicht leitet sich ma\u00dfgeblich aus folgenden Gesetzen ab:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Steuerrecht:<\/strong> Das <strong>Einkommensteuergesetz<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/estg\/__41.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a041 Einkommenssteuergesetz, EStG<\/a>) und die <strong>Abgabenordnung<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/ao_1977\/__147.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a0147 Abgabenordnung, AO<\/a>) verpflichten zur F\u00fchrung und Aufbewahrung von Lohnkonten und Belegen, um dem <strong>Finanzamt<\/strong> die korrekte Berechnung und Abf\u00fchrung der Lohnsteuer nachzuweisen (Frist: <strong>6 Jahre<\/strong>).<\/li>\n<li><strong>Handelsrecht:<\/strong> Das <strong>Handelsgesetzbuch<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/hgb\/__257.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">(\u00a7\u00a0257 Handelsgesetzbuch, HGB<\/a>) fordert die Aufbewahrung aller Unterlagen, die als Buchungsbelege gelten (wie Gehaltslisten), um die Grunds\u00e4tze der ordnungsgem\u00e4\u00dfen Buchf\u00fchrung einzuhalten (Frist: <strong>6 Jahre<\/strong>).<\/li>\n<li><strong>Sozialversicherungsrecht:<\/strong> Das <strong>Sozialgesetzbuch<\/strong> (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">SGB IV<\/a>) erfordert zus\u00e4tzlich Nachweise, um gegen\u00fcber den <strong>Sozialversicherungstr\u00e4gern<\/strong> die korrekte Abf\u00fchrung der Beitr\u00e4ge zur Sozialversicherung zu belegen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen zur Aufbewahrung, beispielsweise von <strong>Personalakten<\/strong>, finden Sie unter anderem in unserem Artikel \u201e<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/aufbewahrungsfristen-personalakten\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten<\/a>\u201c.<\/p>\n<p><strong>Tipp:\u00a0<\/strong>Mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\">digitalen Personalakte von Factorial<\/a> k\u00f6nnen Sie ganz einfach alle relevanten Dokumente des jeweiligen Mitarbeitenden elektronisch ablegen und \u00fcbersichtlich verwalten.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"172877\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Endlich organisiert mit Factorial<\/h4>\n            \n                            <p>Digitale Personalakte: Alle Unterlagen &amp; Mitarbeiterinfos zentral mit Factorial verf\u00fcgbar<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/05161341\/dig-akte.webp\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Entgeltunterlagen in elektronischer Form: Welche Entgeltunterlagen m\u00fcssen digital gef\u00fchrt werden?<\/h2>\n<p><strong>Pflicht elektronischer Entgeltunterlagen: <\/strong><\/p>\n<p>Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten, die bereits weiter oben beschrieben wurden, <strong>gelten zunehmend auch digitale Aufbewahrungs- und F\u00fchrungsverpflichtungen<\/strong> f\u00fcr Entgeltunterlagen. Die Rechtsgrundlage hierf\u00fcr ist <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a08 Abs. 2 BVV<\/a> sowie <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__9.html.\">\u00a7 9 BVV<\/a>.<\/p>\n<p>Demnach wird k\u00fcnftig die <strong>elektronisch unterst\u00fctzte Betriebspr\u00fcfung <\/strong>(<a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/DRV\/DE\/Experten\/Arbeitgeber-und-Steuerberater\/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP\/euBP.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">euBP<\/a>) als digitales Verfahren der Sozialversicherungstr\u00e4ger (Deutsche Rentenversicherung) eingesetzt, um die <strong>korrekte Beitragsabf\u00fchrung schneller und einfacher<\/strong> zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n<p>Um diese Pr\u00fcfung zu erm\u00f6glichen, sind Arbeitgebende gem\u00e4\u00df \u00a7\u00a08 BVV verpflichtet, bestimmte Unterlagen <strong>elektronisch zu f\u00fchren und auf Anforderung digital bereitzustellen<\/strong>.<\/p>\n<h3>Unterlagen in elektronischer Form: Diese Unterlagen m\u00fcssen Sie digital vorlegen<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Bescheinigung \u00fcber die Mitgliedschaft in der Krankenkasse<\/strong><\/li>\n<li><strong>Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringf\u00fcgiger Besch\u00e4ftigung <\/strong>(<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/minijob\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Minijob<\/a>): Arbeitnehmende erkl\u00e4ren hiermit, dass sie auf bestimmte Abgaben oder Leistungen verzichten (z.\u202fB. Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge), weil sie nur geringf\u00fcgig besch\u00e4ftigt sind.<\/li>\n<li><strong>Erkl\u00e4rung \u00fcber eine geringf\u00fcgige Besch\u00e4ftigung als weitere Besch\u00e4ftigung: <\/strong>Diese ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende zus\u00e4tzlich zu einer Hauptbesch\u00e4ftigung eine geringf\u00fcgige T\u00e4tigkeit aus\u00fcben.<\/li>\n<li><strong>Angaben zur Krankenversicherung bei geringf\u00fcgig Besch\u00e4ftigten:\u00a0<\/strong>Arbeitgeber m\u00fcssen wissen, ob geringf\u00fcgig Besch\u00e4ftigte gesetzlich oder privat krankenversichert sind, da hiervon die zu zahlenden Pauschalbeitr\u00e4ge abh\u00e4ngen.<\/li>\n<li><strong>Arbeitszeitnachweise f\u00fcr alle Arbeitnehmende: <\/strong>Gem\u00e4\u00df den gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung m\u00fcssen Vorgesetzte die korrekten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen.Genaue Informationen zu diesen Regelungen, den entsprechenden Gesetzen und Gerichtsurteilen sowie zum aktuellen Stand in diesem Zusammenhang finden Sie in unserem Artikel <strong>\u201e<\/strong><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\" rel=\"noopener noreferrer\"><strong>Arbeitszeiterfassung \u2013 alles Wichtige auf einen Blick<\/strong><\/a><strong>.\u201c<\/strong><\/li>\n<li><strong>Nachweis der Elternschaft<\/strong>: Dieser Nachweis ist beispielsweise notwendig, um Zuschl\u00e4ge oder <a href=\"https:\/\/www.bundesgesundheitsministerium.de\/themen\/pflege\/online-ratgeber-pflege\/die-pflegeversicherung\/finanzierung.html#:~:text=Der%20Beitragssatz%20betr%C3%A4gt%20seit%20dem,%2C6%20Prozent%20des%20Bruttoeinkommens).\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Beitr\u00e4ge zur Pflegeversicherung<\/a> korrekt zu berechnen, die f\u00fcr Eltern gelten und sich von den Regelungen f\u00fcr Kinderlose unterscheiden.<\/li>\n<li><strong>Au\u00dferdem sind die Staatsangeh\u00f6rigkeit und der Aufenthaltstitel bei ausl\u00e4ndischen Besch\u00e4ftigten digital zu f\u00fchren.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>HINWEIS: Die Pflicht zur <strong>elektronischen F\u00fchrung und Aufbewahrung<\/strong> der oben genannten Unterlagen gilt jedoch nicht nur f\u00fcr Arbeitgebende. Bereits die entsprechenden Stellen, die diese Dokumente ausstellen \u2013 z.\u202fB. Krankenkassen \u2013 sind verpflichtet, diese Unterlagen den Vorgesetzten <strong>in elektronischer Form<\/strong> zur Verf\u00fcgung zu stellen.<\/p>\n<p><iframe title=\"Lohnabrechnung automatisieren mit Factorial &amp; DATEV \u2013 einfach, sicher &amp; digital\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/EKoOooUfOR4?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Entgeltunterlagen digital f\u00fchren: Ab wann gilt die Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung von Entgeltunterlagen?<\/h2>\n<p>Grunds\u00e4tzlich gilt die Pflicht zur digitalen F\u00fchrung seit <strong>2026<\/strong>. Allerdings kann dies insbesondere f\u00fcr kleinere Unternehmen zu Schwierigkeiten und einem erh\u00f6hten Aufwand f\u00fchren. Daher hat der Gesetzgeber eine <strong>\u00dcbergangsregelung<\/strong> festgelegt.<\/p>\n<p><strong>Deutsche Rentenversicherung \u2013 Antrag auf Befreiung von elektronischen Entgeltunterlagen:<\/strong><\/p>\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen gem\u00e4\u00df <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7\u00a08 Abs. 3 BVV<\/a> auf Antrag beim zust\u00e4ndigen Pr\u00fcfdienst der <strong>Deutschen Rentenversicherung<\/strong> nach <strong>\u00a7\u00a028p des vierten Buches Sozialgesetzbuch <\/strong>(<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/sgb_4\/__28p.html#:~:text=Die%20Tr%C3%A4ger%20der%20Rentenversicherung%2C%20die,Arbeitgebern%20erforderlichen%20Daten%20zu%20%C3%BCbermitteln.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">SGB IV<\/a>) von der Pflicht befreit werden. Diese Befreiung ist <strong>bis Ende 2026<\/strong> m\u00f6glich. Die Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung von Entgeltunterlagen tritt dann <strong>erst ab 2027<\/strong> verbindlich in Kraft.<\/p>\n<h2>Elektronische Entgeltunterlagen: In welchem Format m\u00fcssen die Entgeltunterlagen elektronisch gespeichert werden?<\/h2>\n<p>Laut den <a href=\"https:\/\/www.deutsche-rentenversicherung.de\/SharedDocs\/Downloads\/DE\/Fachliteratur_Kommentare_Gesetzestexte\/summa_summarum\/rundschreiben\/2022\/gem_grundsaetze_entgeldunterlagen_beitragsabrechng.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Gemeinsamen Grunds\u00e4tzen nach \u00a7\u202f8 Abs.\u202f2 BVV<\/a> der Deutschen Rentenversicherung m\u00fcssen elektronische Entgeltunterlagen in <strong>einem g\u00e4ngigen digitalen Format<\/strong> gespeichert werden. <strong>Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF<\/strong>.<\/p>\n<h2>Was m\u00fcssen Arbeitgebende noch im Zusammenhang mit der elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung und -aufbewahrung beachten?<\/h2>\n<p>Alle elektronisch gef\u00fchrten Entgeltunterlagen <strong>m\u00fcssen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Das bedeutet:<\/strong><br \/>\nEine <strong>qualifizierte elektronische Signatur<\/strong> ist eine Signatur, die <strong>gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt<\/strong> ist. Die Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur sind in der <a href=\"https:\/\/eur-lex.europa.eu\/eli\/reg\/2014\/910\/oj?locale=de\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">eIDAS-Verordnung (EU) Nr.\u202f910\/2014<\/a> geregelt.<\/p>\n<p><strong>Tipp:\u00a0<\/strong>Mit Factorial nutzen Sie unbegrenzt qualifizierte e-Signaturen f\u00fcr die rechtssichere Signatur wichtiger Dokumente. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\">Hier mehr dazu lesen!<\/a><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"170500\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Eine einzige Plattform f\u00fcr alle Ihre Dokumente<\/h4>\n            \n                            <p>Dokumente einfach anfordern, speichern, bearbeiten &amp; versenden \u2013 f\u00fcr reibungslose Workflows und schnelle Kommunikationswege.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/dokumentenmanagement\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/14124441\/doc-sign-for-marketing-banner-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h3>Elektronische Entgeltunterlagen: Mit Factorial die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung meistern<\/h3>\n<p>Die <strong>Pflicht zur elektronischen F\u00fchrung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen<\/strong> stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Neben der korrekten Erfassung von Arbeitszeiten m\u00fcssen auch Lohnabrechnungen, \u00dcberstundenregelungen und andere gesetzlich relevante Dokumente sicher und revisionsfest verwaltet werden.<\/p>\n<p>Hier kann eine moderne <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\" rel=\"noopener noreferrer\">HR-Software wie Factorial<\/a> helfen:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Digitale Erfassung der Arbeitszeiten<\/a> direkt verkn\u00fcpft mit der Lohnabrechnung<\/li>\n<li>Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z.\u202fB. \u00dcberstundenregelungen<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/lohn-und-gehaltsabrechnung\">Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnungen<\/a><\/li>\n<li>Zentrale Verwaltung der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\">digitalen Personalakte<\/a>, inklusive Entgeltunterlagen<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/factorial-wird-datev-marktplatz-schnittstellen-partner\/\">Integrationen<\/a> f\u00fcr die sichere digitale \u00dcbermittlung an Beh\u00f6rden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Mit solchen L\u00f6sungen k\u00f6nnen Unternehmen nicht nur den administrativen Aufwand deutlich reduzieren, sondern gleichzeitig <strong>die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlagenf\u00fchrung und -aufbewahrung effizient erf\u00fcllen<\/strong>.<\/p>\n<p>Und: <strong data-start=\"126\" data-end=\"186\">HR-Software ist nicht nur f\u00fcr gro\u00dfe Unternehmen relevant<\/strong>. Auch kleine und mittlere Unternehmen k\u00f6nnen von den kosteng\u00fcnstigen digitalen L\u00f6sungen erheblich profitieren. Und auch der aktuelle <a href=\"https:\/\/covendit.de\/m-a-wissen\/ma-branchenreport-trends-und-entwicklungen-im-hr-software-markt\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">M&amp;A-Branchenreport<\/a>\u00a0zeigt, dass die <strong data-start=\"421\" data-end=\"517\">Ausgaben pro Kopf f\u00fcr HR-Software in Deutschland deutlich \u00fcber dem europ\u00e4ischen Durchschnitt<\/strong> liegen \u2013 ein Indikator f\u00fcr die hohe strategische Bedeutung und den verst\u00e4rkten Einsatz von HR-Technologien.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-unternehmensvorschriften-gesetze\"\n    data-banner-id=\"164142\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Unternehmensvorschriften &amp; Gesetze\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Die Business Management Software f\u00fcr Ihre Bed\u00fcrfnisse<\/h4>\n            \n                            <ul class=\"banner-checklist\">\n                                                                        <li class=\"not-prose\">Recruiting &amp; Onboarding<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Unternehmenseinblicke &amp; Dokumente<\/li>\n                                                                                                <li class=\"not-prose\">Finanzen &amp; Gehaltsabrechnung<\/li>\n                                                            <\/ul>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/eine-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos starten                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/07\/16134223\/screens-1-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Der b\u00fcrokratische Papieraufwand in Beh\u00f6rden und Unternehmen kann erhebliche Ausma\u00dfe annehmen. Auf Basis unterschiedlicher Gesetze gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen f\u00fcr diverse Dokumente. Im Zusammenhang mit Entgeltunterlagen und erg\u00e4nzenden Unterlagen soll nun die Digitalisierung in Deutschland vorangetrieben (elektronische Entgeltunterlagen) werden. Bestimmte Dokumente m\u00fcssen daher verpflichtend elektronisch gef\u00fchrt und aufbewahrt werden. Welche Unterlagen dies betrifft und welche Regelungen<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":263,"featured_media":182527,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[393],"tags":[],"class_list":["post-172980","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-unternehmensvorschriften-und-gesetze"],"acf":{"topics":"core"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze &amp; Tipps | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Elektronische Entgeltunterlagen: F\u00fcr welche Unterlagen die Pflicht f\u00fcr Arbeitgeber gilt, erfahren Sie hier.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Factorial\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/people\/Factorial\/100064908455810\/\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2026-03-03T09:32:50+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/03\/03113217\/elektr-entgelt.webp\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"2560\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"1440\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/webp\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:creator\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@factorialapp\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Written by\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Julia Lehmann\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"5 Minuten\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"Article\",\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/#article\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"author\":{\"name\":\"Julia Lehmann\",\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/#\/schema\/person\/cc74934c5d0462bc4a5b17a931fedb66\"},\"headline\":\"Elektronische Entgeltunterlagen: Gesetze, Fristen und Anforderungen\",\"datePublished\":\"2026-03-03T09:32:50+00:00\",\"dateModified\":\"2026-03-03T09:32:50+00:00\",\"mainEntityOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-entgeltunterlagen\/\"},\"wordCount\":1137,\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/#organization\"},\"articleSection\":[\"Unternehmensvorschriften &amp; 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