{"id":180539,"date":"2026-04-02T13:57:12","date_gmt":"2026-04-02T11:57:12","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=180539"},"modified":"2026-04-02T13:57:44","modified_gmt":"2026-04-02T11:57:44","slug":"digitale-personalakte-software","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte-software\/","title":{"rendered":"Beste Plattformen f\u00fcr die digitale Personalakte 2026: Anbieter f\u00fcr automatisierte Personalaktenf\u00fchrung"},"content":{"rendered":"<p>Digitale Personalakte Software: 2026: Mehr Effizienz, weniger Papieraufkommen und volle Rechtssicherheit: Die Vorteile der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\">digitalen Personalakte<\/a> liegen auf der Hand. Die Schwierigkeit liegt im Detail \u2013 n\u00e4mlich bei der Wahl des richtigen Partners. Wir vergleichen f\u00fcr Sie die wichtigsten Anbieter, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihre Personalprozesse effizient digitalisieren und optimieren k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste im \u00dcberblick:<\/h2>\n<ol>\n<li>Die digitale Personalakte ist zentral f\u00fcr moderne HR-Prozesse, reduziert Papier, spart Platz und Zeit und erm\u00f6glicht rechtssichere, zentralisierte Ablage aller Mitarbeiterdokumente.<\/li>\n<li>Laut aktueller <a href=\"https:\/\/research.faz-bm.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/Studie_HR-Digitalisierung_im_Mittelstand_2025_L.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">FAZ-Studie<\/a><strong> nutzen etwa 63 % befragter Unternehmen<\/strong> in Deutschland bereits die <strong>digitale Personalakte.<\/strong><\/li>\n<li>Factorial, Personio, HRworks, HRlab und rexx systems geh\u00f6ren zu den f\u00fchrenden Plattformen 2026. Sie unterscheiden sich in Flexibilit\u00e4t, Funktionstiefe, Kosten und Compliance, erf\u00fcllen aber alle gesetzliche Standards und Richtlinien zur Personalaktenf\u00fchrung in Deutschland.<\/li>\n<\/ol>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-software-vergleich\"\n    data-banner-id=\"176147\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Software Vergleich\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Studie: Rolle der Personalabteilungen in Deutschland<\/h4>\n            \n                            <p>400 HR-Verantwortliche geben Einblicke in Aufbau, Digitalisierung und Zukunftsthemen der Personalabteilungen in Deutschland.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/ebooks\/studie-personalabteilungen-deutschland\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos herunterladen                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Digitale Personalakte Software: Was ist eine digitale Personalakte?<\/h2>\n<p>Die digitale Personalakte (auch digitale PA) ist das Herzst\u00fcck eines modernen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/was-ist-personalwesen\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Personalwesens<\/a>. Sie f\u00fchrt s\u00e4mtliche Dokumente und Daten rund um die Mitarbeitenden sowie den gesamten <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/employee-life-cycle\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Employee Lifecycle<\/a> an einem zentralen, digitalen Ort zusammen.<\/p>\n<p>Inhaltlich entspricht sie der klassischen Papierakte, geht aber weit dar\u00fcber hinaus. Zu den typischen Inhalten einer digitalen Personalakte geh\u00f6ren:<\/p>\n<ul>\n<li>Arbeitsvertr\u00e4ge und Zusatzvereinbarungen<\/li>\n<li>Arbeitszeugnisse und Beurteilungen (Bewerbungsunterlagen)<\/li>\n<li>Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen<\/li>\n<li>Stammdaten und Kontaktinformationen<\/li>\n<\/ul>\n<p><b data-path-to-node=\"9\" data-index-in-node=\"0\">Wo die digitale Akte \u00fcber die Papierform hinausgeht:<\/b> Der eigentliche Vorteil liegt in der Funktionalit\u00e4t: Eine Software f\u00fcr automatisierte Personalaktenf\u00fchrung erkennt beispielsweise Fristen (wie das Ende der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/probezeit\/\">Probezeit<\/a>), erm\u00f6glicht eine blitzschnelle Suche via OCR-Volltextsuche und erlaubt es Mitarbeitenden, via <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/employee-self-service\/\">Self-Service<\/a> ihre eigenen Daten zu pflegen.<\/p>\n<p>Meist ist die digitale Akte in eine umfassende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/hr-software-vergleich\/\">HR-Software<\/a> (wie z. B. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">Factorial<\/a>) integriert. Dies erm\u00f6glicht es, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern direkt mit Prozessen wie der Lohnabrechnung zu verkn\u00fcpfen.<\/p>\n<p>Und: Die <strong>digitale Personalakte<\/strong> ist laut <a href=\"https:\/\/research.faz-bm.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/Studie_HR-Digitalisierung_im_Mittelstand_2025_L.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Studie von F.A.Z. Business Media Research und Abacus Umantis<\/a> bereits bei <strong>63 % der Unternehmen<\/strong> im Einsatz. Damit ist sie nach der Gehaltsabrechnung (78 %) und dem Bewerbermanagement (74 %) eines der am h\u00e4ufigsten genutzten digitalen HR-Tools der Personalabteilung.<\/p>\n<h2>Vorteile und Funktionen auf einen Blick<\/h2>\n<p>Bevor Sie in den Anbieter-Vergleich gehen, sollten Sie kl\u00e4ren, ob die Software nicht nur \u201edigitalisiert\u201c, sondern Ihren Alltag im B\u00fcro strategisch verbessert. Eine moderne L\u00f6sung sollte folgende Kernfunktionen und Mehrwerte vereinen:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Zentraler Zugriff:<\/strong> Autorisierte Nutzer*innen greifen jederzeit und ortsunabh\u00e4ngig auf alle Dokumente zu, was die Zusammenarbeit im <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/homeoffice\/\">Homeoffice<\/a>, f\u00fcr <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/factorial-play\/videos\/wie-schaffst-du-in-multikulturellen-remote-teams-ein-freies-arbeitsumfeld\/\">Remote-Teams<\/a> und f\u00fcr Unternehmen mit verschiedenen Standorten erst erm\u00f6glicht bzw. vereinfacht.<\/li>\n<li><strong>Rechtssicherheit &amp; Compliance:<\/strong> Ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/benutzerollen-und-zugriffsrechte\">rollenbasiertes Zugriffskonzept<\/a> stellt sicher, dass der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/datenschutz\">Datenschutz<\/a> (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSGVO<\/a>) strikt eingehalten wird und jeder nur die Daten sieht, die er sehen darf.<\/li>\n<li><strong>Kosten- &amp; Platzersparnis:<\/strong> Die Digitalisierung macht teure Archivfl\u00e4chen \u00fcberfl\u00fcssig und reduziert die laufenden Ausgaben f\u00fcr Druck und Papier auf ein Minimum.<\/li>\n<li><strong>Zeitersparnis durch intelligente Suche:<\/strong> Eine integrierte Volltexterkennung (OCR) sorgt daf\u00fcr, dass Personalunterlagen im HR-Bereich in Sekundenschnelle gefunden statt m\u00fchsam gesucht werden.<\/li>\n<li><strong>Barrierefreiheit &amp; Internationalit\u00e4t:<\/strong> Moderne Tools unterst\u00fctzen die Inklusion durch Vorlesefunktionen und bauen Sprachbarrieren in internationalen Teams durch automatische \u00dcbersetzungen ab.<\/li>\n<li><strong>Effiziente Workflows mit E-Signatur:<\/strong> Vertr\u00e4ge werden direkt im System <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\">rechtssicher digital unterschrieben<\/a>, wodurch Postwege entfallen und die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/willkommensmappe\/\">Onboarding<\/a>-Prozesse f\u00fcr Personalverantwortliche massiv beschleunigt werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/digitale-unterschrift\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-174587\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen.webp\" alt=\"esignatur product screen\" width=\"1800\" height=\"1144\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen.webp 1800w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen-300x191.webp 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen-1024x651.webp 1024w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen-768x488.webp 768w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/11\/02125931\/esignatur-product-screen-1536x976.webp 1536w\" sizes=\"(max-width: 1800px) 100vw, 1800px\" \/><\/a><\/p>\n<h3>Die gesetzliche Lage: Digitale Personalakte Pflicht ab 2026?<\/h3>\n<p>Es gibt zwar <strong>keine direkte gesetzliche Pflicht<\/strong>, eine vollst\u00e4ndige digitale Personalakte f\u00fcr das gesamte Unternehmen einzuf\u00fchren \u2013 Betriebe d\u00fcrfen Akten theoretisch weiterhin manuell in Papierform f\u00fchren. Allerdings dr\u00e4ngt der Gesetzgeber die Unternehmen indirekt zur Digitalisierung:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Elektronische Entgeltunterlagen <\/strong>(<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/beitrvv\/__8.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">\u00a7 8 BVV<\/a>): Bereits seit Januar 2022 m\u00fcssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen (wie z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft oder Beitragsabrechnungen) elektronisch gef\u00fchrt werden.<\/li>\n<li><strong>Ende der \u00dcbergangsfrist:<\/strong> Die bisherige M\u00f6glichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet am <strong>31.12.2026<\/strong>. F\u00fcr Betriebe bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen diese Dokumente <strong>f\u00fcr Betriebspr\u00fcfungen zwingend digital vorliegen.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Faktischer Standard:<\/strong> Da diese Unterlagen den <strong>Kern der Personalverwaltung<\/strong> bilden, ist es f\u00fcr Unternehmen kaum noch effizient, den Rest der Akte auf Papier zu f\u00fchren. Die <strong>digitale Personalakte wird damit zum notwendigen Standard<\/strong>, um eine rechtssichere und pr\u00fcfkonforme Dokumentation zu garantieren.<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.recht.bund.de\/bgbl\/1\/2024\/323\/VO.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">B\u00fcrokratieentlastungsgesetz IV<\/a>: Zudem bietet dieses Gesetz seit 2025 die M\u00f6glichkeit, viele Dokumente (wie z. B. Arbeitsvertr\u00e4ge) rechtssicher in digitaler Textform zu verarbeiten, was den Nutzen einer digitalen Akte zus\u00e4tzlich erh\u00f6ht.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Quick Check: Welche Software bietet die besten digitalen Personalakten?<\/h2>\n<table dir=\"ltr\" border=\"1\" cellspacing=\"0\" cellpadding=\"0\" data-sheets-root=\"1\" data-sheets-baot=\"1\" data-sheets-original-selection=\"A2:D7\" data-sheets-named-table-range=\"A2:D7\" data-sheets-named-table=\"{&quot;1&quot;:{&quot;1&quot;:{&quot;1&quot;:{&quot;4&quot;:{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:3500116}},&quot;2&quot;:{&quot;4&quot;:{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:16777215}},&quot;3&quot;:1,&quot;4&quot;:{&quot;4&quot;:{&quot;1&quot;:2,&quot;2&quot;:16185593}},&quot;5&quot;:1}},&quot;2&quot;:&quot;Tabelle1&quot;,&quot;3&quot;:[{&quot;1&quot;:0,&quot;2&quot;:1,&quot;3&quot;:{&quot;2&quot;:2},&quot;4&quot;:4}],&quot;5&quot;:{&quot;1&quot;:62,&quot;3&quot;:0,&quot;4&quot;:1,&quot;5&quot;:0,&quot;6&quot;:0,&quot;7&quot;:0}}\">\n<colgroup>\n<col width=\"100\" \/>\n<col width=\"300\" \/>\n<col width=\"300\" \/>\n<col width=\"300\" \/><\/colgroup>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Plattform<\/strong><\/td>\n<td><strong>Best for&#8230;<\/strong><\/td>\n<td><strong>Hauptmerkmale<\/strong><\/td>\n<td><strong>Preis<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Factorial<\/strong><\/td>\n<td>Ganzheitliche HR-Verwaltung &amp; KI-gest\u00fctzte Automatisierung<\/td>\n<td>Native App (Scan\/FaceID), unbegrenzte E-Signatur, SOC 2, KI-Agent (AI One)<\/td>\n<td>ab 8,00 \u20ac \/ Nutzer*in<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Personio<\/strong><\/td>\n<td>Lohn-zentrierte Verwaltung<\/td>\n<td>Zentrale Quelle f\u00fcr Steuerberater*innen, verzahnt mit Lohnbuchhaltung &amp; Stammdaten<\/td>\n<td>aus Anfrage erh\u00e4ltlich<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>HRworks<\/strong><\/td>\n<td>Reiseintensive Betriebe<\/td>\n<td>Fokus Reisekosten, Pauschalpreis, DATEV Premium<\/td>\n<td>ab 12,90 \u20ac \/ Nutzer*in + Grundgeb\u00fchr<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>HRlab<\/strong><\/td>\n<td>Modularer Mittelstand<\/td>\n<td>Extreme Flexibilit\u00e4t, feingranulare Rechte<\/td>\n<td>ab 6,00 \u20ac \/ Nutzer*in (nur f\u00fcr das Core-Paket &#8211; ohne Time &amp; Absence, Recruiting und Talent-Module)<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>rexx systems<\/strong><\/td>\n<td>Konzerne &amp; Ausbildung<\/td>\n<td>On-Premise Option, Scanmanager, Azubi-Pl\u00e4ne<\/td>\n<td>ab ca. 3,70 \u20ac \/<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2>Der gro\u00dfe Software Vergleich: Welche Plattformen f\u00fchren im Management digitaler Personalakten?<\/h2>\n<h3>1. Factorial<\/h3>\n<p>Die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">HR-Software von Factorial<\/a> ist eine umfassende HR-Software, die das Management digitaler Personalakten ins Zentrum des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/employee-life-cycle\/\" rel=\"noopener noreferrer\">Employee Lifecycles<\/a> r\u00fcckt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Barcelona hostet seine Daten auf <strong>Servern in Deutschland<\/strong> und garantiert somit eine vollkommene <strong>DSGVO-Konformit\u00e4t<\/strong>. Als All-in-One-L\u00f6sung bildet Factorial nicht nur die reine Dokumentenablage ab, sondern begleitet Mitarbeitende vom Recruiting bis zum Offboarding.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Warum sie heraussticht:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Factorial bietet laut <a href=\"https:\/\/trusted.de\/beste-digitale-personalakte-software\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Expertenberichten<\/a> eine <strong>hervorragende Usability<\/strong> und <strong>hohe Anpassbarkeit<\/strong> durch benutzerdefinierte Felder. Die digitale Akte nutzt eine intuitive Ordnerstruktur (z.B. f\u00fcr Vertr\u00e4ge, Ausweise) und erm\u00f6glicht den Massen-Upload via Drag-and-Drop. Ein entscheidender Vorteil ist die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\" rel=\"noopener noreferrer\">native Handy-App<\/a>, die im Gegensatz zu Web-Browser-L\u00f6sungen direkten Zugriff auf die Kamera-Hardware f\u00fcr Dokumentenscans bietet und Login via Biometrie (FaceID) erm\u00f6glicht.<\/p>\n<p style=\"padding-left: 40px;\"><strong>Ein weiteres Plus:<\/strong> Factorial \u00fcberzeugt durch ein <strong>attraktives Preis-Leistungs-Verh\u00e4ltnis<\/strong>. Viele Features sind hier bereits im Basispaket enthalten, w\u00e4hrend andere Anbieter daf\u00fcr Zusatzgeb\u00fchren verlangen. So bietet Factorial beispielsweise unbegrenzte digitale Unterschriften direkt in der digitalen Personalakte an \u2013 eine Funktion, die bei Personio mit h\u00f6heren Kosten verbunden ist.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Limitierungen<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Obwohl die App zu den umfangreichsten L\u00f6sungen auf dem Markt geh\u00f6rt, berichten Nutzer*innen vereinzelt von Bugs und Performance-Einschr\u00e4nkungen (Ladeproblemen). Zudem erfolgt die Erfassung von sozialversicherungs- und steuerrelevanten Daten nicht vollautomatisch; diese Informationen m\u00fcssen einmalig manuell nachgetragen werden.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Compliance:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Mit SOC2- und ISO-Zertifizierung und Hosting in Frankfurt erf\u00fcllt die Cloud-L\u00f6sung von Factorial h\u00f6chste Sicherheitsstandards.<\/p>\n<p><iframe title=\"Digitale Personalakte mit Factorial\" width=\"500\" height=\"375\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/RjMk05Wy4HI?start=2&#038;feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h3>2. Personio<\/h3>\n<p>Personio ist im deutschsprachigen Raum wohl eine der bekanntesten und meistgenutzten Cloud-basierten HR-Software Anbieter. \u00c4hnlich wie Factorial handelt es sich auch hier um eine <strong>All-in-L\u00f6sung<\/strong> mit verschiedenen Funktionen zur Optimierung ihrer HR-Prozesse und HR-Abteilung, darunter die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Dokumentenverwaltung, die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Warum sie heraussticht:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte bei Personio ist die<strong> tiefe Verzahnung<\/strong> mit der <strong>Lohnbuchhaltung<\/strong>. Abrechnungsrelevante Stammdaten \u2013 wie Steuer-IDs oder Krankenkassendetails \u2013 werden direkt in der Akte gepflegt und stehen ohne Medienbruch f\u00fcr die Entgeltabrechnung bereit. Das reduziert \u00dcbertragungsfehler und sorgt daf\u00fcr, dass die Personalakte mit den Personaldokumenten zur zentralen \u201aSingle Source of Truth\u2018 f\u00fcr die Zusammenarbeit mit den Steuerberater*innen wird.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Limitierungen:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Allerdings berichten User von <strong>hohen Kosten durch viele Add-ons und Produkte<\/strong>, und au\u00dferdem fehlen im Vergleich zu Factorial weitere Funktionen, die typischerweise zu einer HR-L\u00f6sung geh\u00f6ren, wie beispielsweise eine integrierte Schichtplanung oder ein vollwertiges Spesen- und Ausgabenmanagement. Zudem ist Personio im Gegensatz zu Factorial seit 2025 <a href=\"https:\/\/www.datev-magazin.de\/aus-der-genossenschaft\/datev-beendet-partnerschaft-mit-personio-136055\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">kein offizieller Partner mehr auf dem DATEV-Marktplatz<\/a>, was zu einem h\u00f6heren manuellen Konfigurationsaufwand bei der Lohnabrechnung f\u00fchren kann. Zudem f\u00fchren User an, dass die App viele Funktionen der Desktop-Version nicht anbietet (siehe PlayStore).<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Compliance:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Personio ist ISO und SOC2-zertifiziert und hat seinen Serverstandort ebenso in Deutschland.<\/p>\n<h2>3. HRWorks<\/h2>\n<p>HRworks mit Sitz in Freiburg ist einer der dienst\u00e4ltesten Anbieter am Markt. Das Tool hat seine Wurzeln in der klassischen Reisekostenabrechnung der sp\u00e4ten 90er Jahre und hat sich seitdem zu einer vollumf\u00e4nglichen HR-Software entwickelt.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Warum sie heraussticht:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Die digitale Personalakte von HRworks ist konsequent auf die Anforderungen der <strong>Personalarbeit des deutschen Mittelstands<\/strong> zugeschnitten. Die Dokumente werden thematisch sinnvoll gegliedert (z. B. in Stammdaten oder Zeitwirtschaft), wobei insbesondere Reisebelege und Spesenabrechnungen direkt in die jeweilige Mitarbeiterakte einflie\u00dfen. Sobald eine Reise abgerechnet wird, landet die entsprechenden HR-Dokumente ohne manuellen Upload-Aufwand rechtssicher im entsprechenden Register der Akte. Da HRworks ein <strong>Pauschalpreis-Modell<\/strong> nutzt, sind diese Automatismen meist ohne versteckte Modul-Zusatzkosten enthalten.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Limitierungen:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Allerdings <strong>fehlt hier die mobile App g\u00e4nzlich<\/strong>. Mitarbeitende m\u00fcssen mobile Dokumentenscans \u00fcber den Webbrowser durchf\u00fchren, was zu Qualit\u00e4tsverlusten beim OCR-Scanning f\u00fchrt, da kein Zugriff auf native Kamera-Funktionen (wie Autofokus) besteht. Zudem fehlen weitere Funktionen, die typischerweise zu einer HR-L\u00f6sung geh\u00f6ren, wie beispielsweise eine integrierte Schichtplanung oder Firmenkreditkarten.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Compliance:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Der Serverstandort befindet sich im AWS-Rechenzentrum in Irland. Zwar liegt eine ISO 27001-Zertifizierung vor, es fehlt jedoch das SOC 2-Testat, das f\u00fcr internationale Audits und hohe Anforderungen an die Verarbeitungssintegrit\u00e4t im Finanzsektor wichtig ist.<\/p>\n<p>Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Gesch\u00e4ftsprozesse compliant sind \u2013 mit unserem <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance\/\">Compliance<\/a>-Kit von Factorial.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-software-vergleich\"\n    data-banner-id=\"174763\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Software Vergleich\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Compliance &amp; Datenschutz 2026<\/h4>\n            \n                            <p>Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalprozesse rechtskonform sind! Dieses Kit gibt Ihnen einen \u00dcberblick \u00fcber Gesetze, Tipps und L\u00f6sungen f\u00fcr 2026.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/compliance-kit\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos herunterladen                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h3>4. HRlab<\/h3>\n<p>HRlab ist ein Berliner Anbieter, der sich auf ein <strong>besonders flexibles und datengetriebenes HR-Management<\/strong> spezialisiert hat. Im Vergleich zu starren Systemen richtet sich die Software vor allem an Unternehmen, die ihre <strong>digitale Personalakte besonders individuell aufbauen m\u00f6chten<\/strong>.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Warum sie heraussticht:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">HRlab positioniert sich als eine besonders flexible L\u00f6sung f\u00fcr die digitale Personalakte. W\u00e4hrend HRworks auf starre Ordnerstrukturen setzt, erlaubt Hrlab eine sehr freie Konfiguration der Aktenf\u00fchrung mit beliebig vielen Unterverzeichnissen. Ein besonderer Vorteil ist das <strong>feingranulare Berechtigungsmanagement<\/strong>: Hier l\u00e4sst sich bis ins kleinste Detail festlegen, wer welche Dokumente in der Akte sehen oder bearbeiten darf \u2013 ideal f\u00fcr Unternehmen mit komplexen Hierarchien oder sensiblen Datenstrukturen<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Limitierungen:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Allerdings kann diese hohe Individualisierung auch eine <strong>umfangreichere<\/strong> <strong>Einarbeitungszeit<\/strong> erfordern, wie in Nutzerbewertungen auf Fachportalen (<a href=\"https:\/\/www.campixx.de\/tool\/hr\/hrlab\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">campixx<\/a>) h\u00e4ufig angemerkt wird. Zudem ist das System modular aufgebaut: W\u00e4hrend die digitale Akte die Basis bildet, k\u00f6nnen f\u00fcr eine <strong>vollumf\u00e4ngliche Nutzung zus\u00e4tzliche Module n\u00f6tig sein<\/strong>, was die Gesamtkosten im Vergleich zu All-in-One-Paketen weniger vorhersehbar macht.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Compliance:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Die Server von HRlab werden in Deutschland (Frankfurt am Main) gehostet. Das System erf\u00fcllt die Anforderungen der ISO 27001. Im Vergleich zu internationalen Anbietern wie Factorial fehlt jedoch die f\u00fcr globale Konzerne relevanten SOC 2-Testate.<\/p>\n<h3>5. rexx systems<\/h3>\n<p>Rexx Systems ist eine umfassende HR-Software, die das Management digitaler Personalakten ins Zentrum des Employee Lifecycles r\u00fcckt. Das Hamburger Unternehmen ist f\u00fcr <strong>seine enorme Datentiefe und spezialisierte Module<\/strong> bekannt.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Warum sie heraussticht:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Die digitale Personalakte von rexx systems geh\u00f6rt zu den funktional tiefsten am Markt. Ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist das <strong>hochspezialisierte Azubi-Management<\/strong>: Mit \u00fcber 500 hinterlegten Rahmenlehrpl\u00e4nen erm\u00f6glicht es eine l\u00fcckenlose digitale Dokumentation der Ausbildung inklusive Berichtsheft-F\u00fchrung direkt in der Akte. F\u00fcr den \u00dcbergang vom Papier zur Digitalisierung bietet rexx einen <strong>dedizierten Scanmanager<\/strong>, der physische Dokumente per QR-Code-Indizierung erkennt und automatisch dem richtigen Mitarbeiterregister zuordnet. Zudem ist rexx einer der wenigen Anbieter, die neben der Cloud-L\u00f6sung auch eine <strong>On-Premise-Installation<\/strong> (eigener Server) erm\u00f6glicht.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Limitierungen:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Die enorme Funktionstiefe spiegelt sich in einer <strong>Usability<\/strong> wider, die von Anwendern auf Portalen wie Capterra h\u00e4ufig als <strong>wenig intuitiv und kompliziert<\/strong> beschrieben wird. Das System ist prim\u00e4r auf die Bed\u00fcrfnisse von <strong>Gro\u00dfunternehmen<\/strong> ausgelegt, was die Einf\u00fchrung f\u00fcr <strong>kleinere Teams unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig komplex machen kann<\/strong>.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Compliance:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"padding-left: 40px;\">Das Unternehmen ist wie alle hier angef\u00fchrten Anbieter nach ISO 27001:2022 zertifiziert. Die Serverstandorte liegen in Deutschland (Frankfurt) und der Schweiz. Wie bei den meisten rein europ\u00e4ischen Playern liegt der Fokus auf lokaler Compliance. Ein spezifisches SOC 2-Testat, das bei Personio und Factorial vorhanden ist, ist standardm\u00e4\u00dfig nicht ausgewiesen.<\/p>\n<p><strong>Tipp:<\/strong> Sie wissen jetzt, f\u00fcr welchen Anbieter Sie sich entscheiden m\u00f6chten? Mit unserer Checkliste verpassen Sie keinen Schritt bei der rechtssicheren Einf\u00fchrung und Umsetzung der digitalen Personalakte.<\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-software-vergleich\"\n    data-banner-id=\"164267\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Software Vergleich\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/h4>\n            \n                            <p>Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? Mit unserem Guide behalten Sie alle wichtigen Schritte &amp; Gesetze zur digitalen Personalakte im Blick!<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/vorlagen\/checkliste-digitale-personalakte\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos herunterladen                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>Anbieter im \u00dcberblick anhand verschiedener Features<\/h2>\n<p>Im Folgenden kl\u00e4ren wir noch spezifische Fragen, damit Sie vor der Einf\u00fchrung der digitalen Personalakte bei sich im Betrieb einen optimalen \u00dcberblick erhalten, welches Tool f\u00fcr das Management digitaler Personalakten am besten f\u00fcr Ihre betrieblichen Anforderungen geeignet ist:<\/p>\n<h3>Welche Tools unterst\u00fctzen sowohl HR-Aufgaben als auch digitale Aufzeichnungen?<\/h3>\n<p>Alle f\u00fcnf Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) sind ganzheitliche Systeme. Sie verkn\u00fcpfen die digitale HR-Akte mit Aufgaben wie Zeiterfassung, Recruiting oder Payroll. Bei Factorial und HRworks ist die Zeiterfassung oft bereits im Grundpaket enthalten. Andere Anbieter wie HRlab oder rexx systems sind modular aufgebaut; hier m\u00fcssen diese Funktionen teils zus\u00e4tzlich hinzugebucht werden.<\/p>\n<h3><strong>Was ist die am h\u00e4ufigsten verwendete Software f\u00fcr digitale HR-Akten?<\/strong><\/h3>\n<p>Im deutschen Mittelstand z\u00e4hlen Personio und Factorial zu den Marktf\u00fchrern, w\u00e4hrend rexx systems bei gr\u00f6\u00dferen Organisationen sehr verbreitet ist.<\/p>\n<h3><strong>Welche Anbieter unterst\u00fctzen die langfristige Archivierung digitaler Aufzeichnungen?<\/strong><\/h3>\n<p>Alle vorgestellten Tools arbeiten nach den Richtlinien zur Personalaktenf\u00fchrung und GoBD-Standards. rexx systems bietet zudem die Option, Dokumente On-Premise auf eigenen Servern zu archivieren.<\/p>\n<h3>Welche digitalen Personalaktentools unterst\u00fctzen rollenbasierte Zugriffe?<\/h3>\n<p>Alle f\u00fcnf im Artikel genannten Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) unterst\u00fctzen rollenbasierte Zugriffe. Das bedeutet, Sie k\u00f6nnen definieren, ob jemand \u201eAdministrator*in\u201c, \u201eF\u00fchrungskraft\u201c oder \u201eMitarbeitender\u201c ist. HRlab geht hier am weitesten: Es erlaubt eine extrem feingranulare Steuerung, bei der Sie Berechtigungen sogar f\u00fcr einzelne Dokumententypen (z. B. nur Gehaltszettel, aber keine Arbeitszeugnisse) innerhalb der Akte vergeben k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Welches digitale Personalaktensystem protokolliert den Zugriff auf Dokumente?<\/h3>\n<p>Alle im Vergleich genannten Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) verf\u00fcgen \u00fcber ein Audit-Log. Eine solche l\u00fcckenlose Protokollierung ist die technische Voraussetzung f\u00fcr die langfristige Archivierung digitaler Aufzeichnungen gem\u00e4\u00df GoBD. Sie stellt sicher, dass jeder Zugriff und jede \u00c4nderung an der Mitarbeiterakte rechtssicher nachvollziehbar bleibt.<\/p>\n<h3>Gibt es Anbieter mit sicheren Personalaktensystemen?<\/h3>\n<p>Die hier verglichenen Softwarel\u00f6sungen stellen allesamt ein <strong>sicheres Tool f\u00fcr digitale Arbeitnehmerakten<\/strong> dar, da sie Daten DSGVO-konform (\u00fcberwiegend in Deutschland) hosten. <strong>Factorial<\/strong> und <strong>Personio<\/strong> bieten mit SOC 2 und ISO 27001 allerdings das h\u00f6chste zertifizierte Level. Alle vorgestellten Anbieter erf\u00fcllen die <a href=\"https:\/\/www.verwaltungsvorschriften-im-internet.de\/bsvwvbund_30082024_D23010812.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Richtlinien zur Personalaktenf\u00fchrung des Bundes<\/a> sowie die <a href=\"https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/Downloads\/BMF_Schreiben\/Weitere_Steuerthemen\/Abgabenordnung\/AO-Anwendungserlass\/2024-03-11-aenderung-gobd.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">GoBD-Standards<\/a>, sodass eine rechtskonforme Ablage und langfristige Archivierung gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n<h3>Welche Software bietet die besten digitalen Personalakten?<\/h3>\n<p data-path-to-node=\"2\">Es gibt keine Pauschall\u00f6sung, da die Wahl von Ihren Zielen und betrieblichen Anforderungen abh\u00e4ngt.<\/p>\n<ul data-path-to-node=\"3\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"3,0,0\"><b data-path-to-node=\"3,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Factorial:<\/b> Beste Wahl f\u00fcr <b data-path-to-node=\"3,0,0\" data-index-in-node=\"26\">KI-Automatisierung<\/b> und mobile Nutzung via App.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"3,1,0\"><b data-path-to-node=\"3,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Personio:<\/b> Ideal f\u00fcr eine tiefe <b data-path-to-node=\"3,1,0\" data-index-in-node=\"31\">Lohn-Zentralisierung<\/b> (Single Source of Truth).<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"3,2,0\"><b data-path-to-node=\"3,2,0\" data-index-in-node=\"0\">HRworks:<\/b> Spezialist f\u00fcr den Mittelstand mit Fokus auf <b data-path-to-node=\"3,2,0\" data-index-in-node=\"54\">Reisekosten<\/b>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"3,3,0\"><b data-path-to-node=\"3,3,0\" data-index-in-node=\"0\">HRlab:<\/b> Punktet durch maximale <b data-path-to-node=\"3,3,0\" data-index-in-node=\"30\">Flexibilit\u00e4t<\/b> bei individuellen Zugriffsrechten.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"3,4,0\"><b data-path-to-node=\"3,4,0\" data-index-in-node=\"0\">rexx systems:<\/b> Die funktional tiefste L\u00f6sung f\u00fcr <b data-path-to-node=\"3,4,0\" data-index-in-node=\"48\">Gro\u00dfunternehmen und Ausbildung<\/b>.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p data-path-to-node=\"4\">Da ab <b data-path-to-node=\"4\" data-index-in-node=\"6\">Januar 2027<\/b> elektronische Entgeltunterlagen zur Pflicht werden, sichern Sie sich mit allen genannten Anbietern ein rechtskonformes und GoBD-konformes <b data-path-to-node=\"4\" data-index-in-node=\"156\">sicheres Personalaktensystem<\/b>.<\/p>\n<p data-path-to-node=\"4\">Nutzen Sie auch gerne unseren umfangreichen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/comparison-competitors\">Software-Vergleich<\/a> f\u00fcr einen noch tieferen \u00dcberblick \u00fcber die verschiedenen Funktionen der unterschiedlichen Anbieter.<\/p>\n<p><div class=\"factorial-banner inline-banner banner-discover category-software-vergleich\"\n    data-banner-id=\"164393\"\n    data-banner-type=\"discover\"\n    data-category=\"Software Vergleich\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Die Software, die alles verbindet, was Sie f\u00fcr das Management Ihres Teams brauchen.<\/h4>\n            \n                            <p>Entdecken Sie jetzt Factorial und erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/entdecken-factorial-software\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"discover\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Factorial entdecken                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/07\/18113357\/Laptop_screen-3-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div><br \/>\n<script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Was ist eine digitale Personalakte?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Die digitale Personalakte (auch digitale PA) ist das Herzst\u00fcck eines modernen Personalwesens. Sie f\u00fchrt s\u00e4mtliche Dokumente und Daten rund um die Mitarbeitenden sowie den gesamten Employee Lifecycle an einem zentralen, digitalen Ort zusammen.<\/p>\n<p>Inhaltlich entspricht sie der klassischen Papierakte, geht aber weit dar\u00fcber hinaus. Zu den typischen Inhalten einer digitalen Personalakte geh\u00f6ren:<\/p>\n<p>Arbeitsvertr\u00e4ge und Zusatzvereinbarungen\nArbeitszeugnisse und Beurteilungen (Bewerbungsunterlagen)\nSozialversicherungs- und Steuerunterlagen\nStammdaten und Kontaktinformationen<\/p>\n<p>Wo die digitale Akte \u00fcber die Papierform hinausgeht: Der eigentliche Vorteil liegt in der Funktionalit\u00e4t: Eine Software f\u00fcr automatisierte Personalaktenf\u00fchrung erkennt beispielsweise Fristen (wie das Ende der Probezeit), erm\u00f6glicht eine blitzschnelle Suche via OCR-Volltextsuche und erlaubt es Mitarbeitenden, via Self-Service ihre eigenen Daten zu pflegen.<\/p>\n<p>Meist ist die digitale Akte in eine umfassende HR-Software (wie z. B. Factorial) integriert. Dies erm\u00f6glicht es, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern direkt mit Prozessen wie der Lohnabrechnung zu verkn\u00fcpfen.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Digitale Personalakte Pflicht ab 2026?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Es gibt zwar keine direkte gesetzliche Pflicht, eine vollst\u00e4ndige digitale Personalakte f\u00fcr das gesamte Unternehmen einzuf\u00fchren \u2013 Betriebe d\u00fcrfen Akten theoretisch weiterhin manuell in Papierform f\u00fchren. Allerdings dr\u00e4ngt der Gesetzgeber die Unternehmen indirekt zur Digitalisierung:<\/p>\n<p>Elektronische Entgeltunterlagen (\u00a7 8 BVV): Bereits seit Januar 2022 m\u00fcssen sozialversicherungsrelevante Unterlagen (wie z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft oder Beitragsabrechnungen) elektronisch gef\u00fchrt werden.\nEnde der \u00dcbergangsfrist: Die bisherige M\u00f6glichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet am 31.12.2026. F\u00fcr Betriebe bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen diese Dokumente f\u00fcr Betriebspr\u00fcfungen zwingend digital vorliegen.\nFaktischer Standard: Da diese Unterlagen den Kern der Personalverwaltung bilden, ist es f\u00fcr Unternehmen kaum noch effizient, den Rest der Akte auf Papier zu f\u00fchren. Die digitale Personalakte wird damit zum notwendigen Standard, um eine rechtssichere und pr\u00fcfkonforme Dokumentation zu garantieren.\nB\u00fcrokratieentlastungsgesetz IV: Zudem bietet dieses Gesetz seit 2025 die M\u00f6glichkeit, viele Dokumente (wie z. B. Arbeitsvertr\u00e4ge) rechtssicher in digitaler Textform zu verarbeiten, was den Nutzen einer digitalen Akte zus\u00e4tzlich erh\u00f6ht\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Welche Tools unterst\u00fctzen sowohl HR-Aufgaben als auch digitale Aufzeichnungen?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Alle f\u00fcnf Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) sind ganzheitliche Systeme. Sie verkn\u00fcpfen die digitale HR-Akte mit Aufgaben wie Zeiterfassung, Recruiting oder Payroll. Bei Factorial und HRworks ist die Zeiterfassung oft bereits im Grundpaket enthalten. Andere Anbieter wie HRlab oder rexx systems sind modular aufgebaut; hier m\u00fcssen diese Funktionen teils zus\u00e4tzlich hinzugebucht werden.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Was ist die am h\u00e4ufigsten verwendete Software f\u00fcr digitale HR-Akten?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Im deutschen Mittelstand z\u00e4hlen Personio und Factorial zu den Marktf\u00fchrern, w\u00e4hrend rexx systems bei gr\u00f6\u00dferen Organisationen sehr verbreitet ist.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Welche Anbieter unterst\u00fctzen die langfristige Archivierung digitaler Aufzeichnungen?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Alle vorgestellten Tools arbeiten nach den Richtlinien zur Personalaktenf\u00fchrung und GoBD-Standards. rexx systems bietet zudem die Option, Dokumente On-Premise auf eigenen Servern zu archivieren.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Welche digitalen Personalaktentools unterst\u00fctzen rollenbasierte Zugriffe?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Alle f\u00fcnf im Artikel genannten Anbieter (Factorial, Personio, HRworks, HRlab, rexx) unterst\u00fctzen rollenbasierte Zugriffe. 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Sie stellt sicher, dass jeder Zugriff und jede \u00c4nderung an der Mitarbeiterakte rechtssicher nachvollziehbar bleibt.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Gibt es Anbieter mit sicheren Personalaktensystemen?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Die hier verglichenen Softwarel\u00f6sungen stellen allesamt ein sicheres Tool f\u00fcr digitale Arbeitnehmerakten dar, da sie Daten DSGVO-konform (\u00fcberwiegend in Deutschland) hosten. Factorial und Personio bieten mit SOC 2 und ISO 27001 allerdings das h\u00f6chste zertifizierte Level. Alle vorgestellten Anbieter erf\u00fcllen die Richtlinien zur Personalaktenf\u00fchrung des Bundes sowie die GoBD-Standards, sodass eine rechtskonforme Ablage und langfristige Archivierung gew\u00e4hrleistet ist.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Welche Software bietet die besten digitalen Personalakten?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Es gibt keine Pauschall\u00f6sung, da die Wahl von Ihren Zielen und betrieblichen Anforderungen abh\u00e4ngt.\u00a0<\/p>\n<p>Factorial: Beste Wahl f\u00fcr KI-Automatisierung und mobile Nutzung via App.<\/p>\n<p>Personio: Ideal f\u00fcr eine tiefe Lohn-Zentralisierung (Single Source of Truth).<\/p>\n<p>HRworks: Spezialist f\u00fcr den Mittelstand mit Fokus auf Reisekosten.<\/p>\n<p>HRlab: Punktet durch maximale Flexibilit\u00e4t bei individuellen Zugriffsrechten.<\/p>\n<p>rexx systems: Die funktional tiefste L\u00f6sung f\u00fcr Gro\u00dfunternehmen und Ausbildung.<\/p>\n<p>Da ab Januar 2027 elektronische Entgeltunterlagen zur Pflicht werden, sichern Sie sich mit allen genannten Anbietern ein rechtskonformes und GoBD-konformes sicheres Personalaktensystem.<\/p>\n<p>Nutzen Sie auch gerne unseren umfangreichen Software-Vergleich f\u00fcr einen noch tieferen \u00dcberblick \u00fcber die verschiedenen Funkionen der unterschiedlichen Anbieter.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Digitale Personalakte Software: 2026: Mehr Effizienz, weniger Papieraufkommen und volle Rechtssicherheit: Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen auf der Hand. Die Schwierigkeit liegt im Detail \u2013 n\u00e4mlich bei der Wahl des richtigen Partners. Wir vergleichen f\u00fcr Sie die wichtigsten Anbieter, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihre Personalprozesse effizient digitalisieren und optimieren k\u00f6nnen. 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