{"id":194960,"date":"2026-07-22T09:25:37","date_gmt":"2026-07-22T07:25:37","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=194960"},"modified":"2026-07-22T09:25:37","modified_gmt":"2026-07-22T07:25:37","slug":"digitale-zeiterfassungspflicht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-zeiterfassungspflicht\/","title":{"rendered":"Digitale Zeiterfassungspflicht 2026: Was Arbeitgebende beachten m\u00fcssen"},"content":{"rendered":"<p>Die Pflicht zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\">Arbeitszeiterfassung<\/a> ist durch die Rechtsprechung von EuGH und BAG l\u00e4ngst Realit\u00e4t. Doch wie steht es um die digitale Zeiterfassungspflicht ab 2026? Wir fassen den aktuellen Stand des Referentenentwurfs zusammen und zeigen, was Arbeitgebende jetzt beachten m\u00fcssen.<\/p>\n<h2>Das Wichtigste in K\u00fcrze:<\/h2>\n<ol>\n<li>Arbeitgebende sind bereits heute gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch aufzuzeichnen.<\/li>\n<li>Der <a href=\"https:\/\/table.media\/assets\/berlin\/arbeitszeit_bmas.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">aktuelle Referentenentwurf des BMAS<\/a> konkretisiert diese Pflicht, indem er die elektronische Zeiterfassung als Regelfall vorsieht, w\u00e4hrend f\u00fcr Kleinbetriebe Ausnahmen und gestaffelte \u00dcbergangsfristen gelten. Der Entwurf befindet sich derzeit noch im parlamentarischen Abstimmungsprozess und ist <strong>somit noch nicht in Kraft getreten.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n<h2>Gesetzliche Grundlage:<\/h2>\n<ol>\n<li>Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus den Urteilen des <a href=\"https:\/\/dejure.org\/dienste\/vernetzung\/rechtsprechung?Text=C-55\/18\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">EuGH (2019)<\/a> und des <a href=\"https:\/\/dejure.org\/dienste\/vernetzung\/rechtsprechung?Text=C-55\/18\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BAG (2022)<\/a>; der aktuelle Referentenentwurf soll die elektronische Zeiterfassung k\u00fcnftig im Arbeitszeitgesetz konkret regeln.<\/li>\n<\/ol>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-arbeitszeiterfassung\"\n    data-banner-id=\"174763\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Arbeitszeiterfassung\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Compliance &amp; Datenschutz 2026<\/h4>\n            \n                            <p>Stellen Sie sicher, dass Ihre Personalprozesse rechtskonform sind! 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Das liegt vor allem daran, dass es bisher keine offizielle Reform des Arbeitszeitgesetzes gab. Die aktuelle Rechtslage st\u00fctzt sich prim\u00e4r auf zwei wegweisende Urteile:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Das <\/b><a href=\"https:\/\/dejure.org\/dienste\/vernetzung\/rechtsprechung?Text=C-55\/18\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">EuGH-Urteil (Az. C-55\/18 vom 14. Mai 2019)<\/a><b>:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Der Europ\u00e4ische Gerichtshof entschied, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein objektives, verl\u00e4ssliches und zug\u00e4ngliches System einzuf\u00fchren, mit dem die t\u00e4gliche <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/sollarbeitszeit\/\">Arbeitszeit<\/a> der Arbeitnehmenden gemessen werden kann. Ohne ein solches System kann nicht sichergestellt werden, dass die im EU-Recht verankerten Arbeitszeitrichtlinien (wie Ruhezeiten und H\u00f6chstarbeitszeiten) tats\u00e4chlich eingehalten werden.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Die Best\u00e4tigung durch das <\/b><a href=\"https:\/\/www.bundesarbeitsgericht.de\/entscheidung\/1-abr-22-21\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">BAG (Az. 1 ABR 22\/21 vom 13. September 2022)<\/a><b>:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Der Europ\u00e4ische Gerichtshof (EuGH-Urteil 2019) etablierte die Erfassungspflicht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 2022) best\u00e4tigte: Diese Pflicht gilt auch in Deutschland und ist jetzt schon wirksam.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3>Zeiterfassungspflicht Arbeitgebende: Was bedeuten die Urteile konkret?<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland bereits Pflicht, auch wenn die Urteile bisher noch nicht in einer spezifischen Gesetzes\u00e4nderung des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/gesetz\/\">Arbeitszeitgesetzes<\/a> verankert wurden. Arbeitgebende m\u00fcssen sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (einschlie\u00dflich <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/mehrarbeit\/\">\u00dcberstunden<\/a>) systematisch aufgezeichnet werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die bisherigen Urteile schreiben zwar noch keine explizite <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">digitale<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> Zeiterfassungspflicht vor. Dennoch legen die Anforderungen des EuGH an ein \u201eobjektives, verl\u00e4ssliches und zug\u00e4ngliches\u201c System nahe, dass digitale L\u00f6sungen der sicherste Weg sind, um diesen Standard zu erf\u00fcllen und rechtssicher zu arbeiten.<\/span><\/p>\n<p><b data-path-to-node=\"7,0\" data-index-in-node=\"0\">Tipp:<\/b> Mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">HR-Software von Factorial<\/a> wird die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">digitale Zeiterfassung<\/a> zum Kinderspiel. Sie ist vollst\u00e4ndig in alle <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/hr-prozesse-digitalisieren\/\">HR-Prozesse<\/a> integriert \u2013 vom <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/onboarding\/\">Onboarding<\/a> \u00fcber die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/\">digitale Personalakte<\/a> bis hin zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnabrechnung\/\">Lohnabrechnung<\/a> (Payroll).<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-168629\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen.webp\" alt=\"time tracking app product screen\" width=\"1800\" height=\"1144\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen.webp 1800w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen-300x191.webp 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen-1024x651.webp 1024w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen-768x488.webp 768w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2025\/09\/15170735\/time-tracking-app-product-screen-1536x976.webp 1536w\" sizes=\"(max-width: 1800px) 100vw, 1800px\" \/><\/a><\/p>\n<h3>Arbeitszeiterfassung ab 2026: Ist die digitale Zeiterfassung 2026 in Deutschland Pflicht?<\/h3>\n<p>Obwohl aus den bisherigen Gerichtsurteilen des EuGH und des BAG bereits eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hervorging, soll durch die geplante \u00c4nderung des Arbeitszeitgesetzes nun das \u201aWie\u2018 konkretisiert werden. Aktuell liegt dazu ein Referentenentwurf des Bundesministeriums f\u00fcr Arbeit und Soziales (BMAS) vor, der sich derzeit noch im parlamentarischen Abstimmungsprozess befindet. Dieser sieht f\u00fcr die Zukunft folgende Regelungen zur Zeiterfassung vor:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Elektronische Aufzeichnung als Grundregel:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Arbeitgebende sollen verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der t\u00e4glichen Arbeitszeit der Arbeitnehmenden jeweils am Tag der Arbeitsleistung <strong>elektronisch aufzuzeichnen<\/strong>.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ausnahmen f\u00fcr Kleinbetriebe:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Arbeitgebende mit bis zu zehn Arbeitnehmenden sollen dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung befreit werden und diese weiterhin in nichtelektronischer Form f\u00fchren d\u00fcrfen. Auch f\u00fcr Hausangestellte in Privathaushalten ist eine nichtelektronische Aufzeichnung zul\u00e4ssig.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>\u00dcbergangsfristen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> F\u00fcr die Umstellung auf elektronische Systeme sind gestaffelte \u00dcbergangsfristen vorgesehen:<\/span>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><b>Generell:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Bis zu einem Jahr nach Inkrafttreten ist eine nichtelektronische Aufzeichnung f\u00fcr alle Arbeitgebende m\u00f6glich.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><b>Unternehmen &lt; 250 Besch\u00e4ftigte:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Die \u00dcbergangsfrist gilt hier f\u00fcr zwei Jahre.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><b>Unternehmen &lt; 50 Besch\u00e4ftigte:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Hier gilt die Ausnahme f\u00fcr f\u00fcnf Jahre.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Tarifliche \u00d6ffnungsklauseln:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Durch Tarifvertr\u00e4ge oder darauf basierende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsvereinbarung\/\">Betriebsvereinbarungen<\/a> kann zugelassen werden, dass die Aufzeichnung abweichend in nichtelektronischer Form oder zeitversetzt erfolgt.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-195419\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/16132947\/Ubergangsfristen-zur-elektronischen-Zeiterfassung-1.webp\" alt=\"U\u0308bergangsfristen zur elektronischen Zeiterfassung \" width=\"1500\" height=\"786\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/16132947\/Ubergangsfristen-zur-elektronischen-Zeiterfassung-1.webp 1500w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/16132947\/Ubergangsfristen-zur-elektronischen-Zeiterfassung-1-300x157.webp 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/16132947\/Ubergangsfristen-zur-elektronischen-Zeiterfassung-1-1024x537.webp 1024w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2026\/07\/16132947\/Ubergangsfristen-zur-elektronischen-Zeiterfassung-1-768x402.webp 768w\" sizes=\"(max-width: 1500px) 100vw, 1500px\" \/><\/p>\n<p>Neben diesen Neuerungen zur Zeiterfassung sieht der Entwurf weitere \u00c4nderungen am Arbeitszeitgesetz vor, vor allem im Hinblick auf die H\u00f6chstarbeitszeiten. Ausf\u00fchrlichere Informationen dazu lesen Sie in unserem Artikel: \u201e<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitgesetz-reform\/\">Arbeitszeitgesetz-Reform 2026: Ablauf &amp; Pflichten<\/a>\u201c.<\/p>\n<h3>Ist Vertrauensarbeitszeit 2026 weiter erlaubt?<\/h3>\n<p><span data-path-to-node=\"3,0\">Auch bei einer Umsetzung des aktuellen Referentenentwurfs in geltendes Recht bleibt <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitmodelle\/\">Vertrauensarbeitszeit<\/a> weiterhin m\u00f6glich<\/span><span data-path-to-node=\"3,2\">. Unter Vertrauensarbeitszeit versteht man ein Modell, bei dem Arbeitgebende auf die t\u00e4gliche Vorgabe und Kontrolle von Beginn und Ende der Arbeitszeit verzichten<\/span><span data-path-to-node=\"3,4\">. Da die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben (vor allem H\u00f6chstarbeitszeiten und Ruhezeiten) jedoch zwingend einzuhalten sind, schlie\u00dft dies die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung keineswegs aus<\/span><span data-path-to-node=\"3,6\">. Arbeitgebende m\u00fcssen durch geeignete Ma\u00dfnahmen \u2013 etwa durch elektronische Systeme oder stichprobenartige Kontrollen \u2013 sicherstellen, dass ihnen Verst\u00f6\u00dfe gegen die gesetzlichen Bestimmungen bekannt werden<\/span><span data-path-to-node=\"3,8\">.<\/span><\/p>\n<h3>Welche Konsequenzen drohen bei Verst\u00f6\u00dfen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?<\/h3>\n<p id=\"p-rc_c2be89078d0f09e8-47\" data-path-to-node=\"2\"><span data-path-to-node=\"2,0\">Verst\u00f6\u00dfe gegen die Pflichten zur Arbeitszeiterfassung sollen laut Entwurf als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Dabei k\u00f6nnen Unternehmen mit einem Bu\u00dfgeld von bis zu 30.000 Euro belegt werden, wenn sie die gesetzlichen Regelungen nicht einhalten<\/span><span data-path-to-node=\"2,2\">. Zu den ordnungswidrigen Verst\u00f6\u00dfen z\u00e4hlen insbesondere:<\/span><\/p>\n<ul data-path-to-node=\"3\">\n<li>\n<p id=\"p-rc_c2be89078d0f09e8-48\" data-path-to-node=\"3,0,0\"><span data-path-to-node=\"3,0,0,0\"><b data-path-to-node=\"3,0,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Versto\u00df gegen die Aufzeichnungspflicht:<\/b> Als Ordnungswidrigkeit gilt es, wenn die Arbeitszeit nicht, nicht richtig, nicht vollst\u00e4ndig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aufgezeichnet wird.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p id=\"p-rc_c2be89078d0f09e8-49\" data-path-to-node=\"3,1,0\"><span data-path-to-node=\"3,1,0,0\"><b data-path-to-node=\"3,1,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Versto\u00df gegen die Informationspflicht:<\/b> Dies liegt vor, wenn Unternehmen die Arbeitnehmenden nicht \u00fcber die aufgezeichnete Arbeitszeit informieren oder ihnen auf Verlangen keine Kopie der Aufzeichnungen zur Verf\u00fcgung stellen<\/span><span data-path-to-node=\"3,1,0,2\">.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p id=\"p-rc_c2be89078d0f09e8-50\" data-path-to-node=\"3,2,0\"><span data-path-to-node=\"3,2,0,0\"><b data-path-to-node=\"3,2,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Versto\u00df gegen Bereithaltungspflichten:<\/b> Ordnungswidrig handelt auch, wer die erforderlichen Aufzeichnungen nicht f\u00fcr die vorgeschriebene Dauer bereith\u00e4lt<\/span><span data-path-to-node=\"3,2,0,2\">.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p id=\"p-rc_c2be89078d0f09e8-51\" data-path-to-node=\"3,3,0\"><span data-path-to-node=\"3,3,0,0\"><b data-path-to-node=\"3,3,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Missachtung der Aufsichtsbeh\u00f6rde:<\/b> Auch die Zuwiderhandlung gegen eine vollziehbare Anordnung der Aufsichtsbeh\u00f6rde (beispielsweise zur Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften) ist bu\u00dfgeldbewehrt<\/span><span data-path-to-node=\"3,3,0,2\">.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><b data-path-to-node=\"5,0\" data-index-in-node=\"292\">ArbZG digital<\/b> &#8211; Welche Kosten kommen mit der digitalen Zeiterfassungspflicht 2026 auf Unternehmen zu?<\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Grunds\u00e4tzlich geht es f\u00fcr Arbeitgebende darum, ein System einzuf\u00fchren, das die digitale Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erm\u00f6glicht. Der Referentenentwurf schreibt dabei keine spezifische technologische Form vor, wodurch Unternehmen flexibel in der Wahl ihrer L\u00f6sung sind. Es gibt unterschiedliche Modelle der Erfassung \u2013 sei es via QR-Code, Terminal-Stempelung oder Web-Anwendungen. Gemeinsam ist allen L\u00f6sungen, dass die Informationen zu den Arbeitszeiten in einer Software zusammenlaufen, dort ausgewertet werden und eine manipulationssichere Zeiterfassung sichergestellt ist.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Unternehmen haben hierbei grunds\u00e4tzlich drei verschiedene Optionen:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Spezialisierte Zeiterfassungs-Software (\u201eBest-of-Breed\u201c):<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Solche L\u00f6sungen<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0fokussieren sich ausschlie\u00dflich auf die Zeiterfassung. Sie bieten oft tiefgehende Funktionen, die je nach Branche und individuellen Anforderungen der Unternehmen stark variieren k\u00f6nnen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>All-in-One-Software:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> HR-Software wie beispielsweise <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">Factorial<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> bilden ein breiteres Spektrum ab. Hier ist die Zeiterfassung nur ein Modul von vielen \u2013 von <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitales-onboarding\/\">Onboarding<\/a>\u00a0\u00fcber die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsplanung\/\">Urlaubsverwaltung<\/a> bis hin zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/factorial-wird-datev-marktplatz-schnittstellen-partner\/\">Gehaltsabrechnung<\/a> ist alles in einer Anwendung integriert.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Individuelle oder einfache L\u00f6sungen:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Dar\u00fcber hinaus gibt es noch weitere M\u00f6glichkeiten, wie zum Beispiel tabellenbasierte elektronische Zeiterfassung oder ma\u00dfgeschneiderte Branchenl\u00f6sungen, die spezifische gesetzliche oder betriebliche Anforderungen direkt abbilden k\u00f6nnen.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Kosten hierf\u00fcr variieren je nach Anforderungen; bei Factorial beginnen die ersten Pakete bereits bei 8 Euro pro User pro Monat.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeiterfassungssoftware ausw\u00e4hlen | 5 Kriterien f\u00fcr moderne HR-Teams\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/mwzygbQSZWo?start=3&#038;feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Was sind die Vorteile digitaler Zeiterfassung?<\/h2>\n<p data-path-to-node=\"3\">Neben der Einhaltung der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance\/\">Compliance<\/a>-Vorgaben und der damit verbundenen Rechtssicherheit lohnt sich die digitale Zeiterfassung auch jenseits der gesetzlichen Pflicht deutlich mehr als analoge Methoden wie der klassische <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stundenzettel\/\">Stundenzettel<\/a>. Die Vorteile im \u00dcberblick:<\/p>\n<ul data-path-to-node=\"4\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,0,0\"><b data-path-to-node=\"4,0,0\" data-index-in-node=\"0\">Transparenz:<\/b> Mitarbeitende und Arbeitgebende k\u00f6nnen jederzeit unkompliziert einsehen, wie es um die geleisteten Arbeitszeiten steht. Mit L\u00f6sungen wie Factorial ist dieser \u00dcberblick sowohl \u00fcber die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/arbeitszeiterfassung-app\">digitale Zeiterfassungs-App<\/a> als auch \u00fcber den Desktop gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,1,0\"><b data-path-to-node=\"4,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Zeitersparnis:<\/b> Die digitale Erfassung beschleunigt administrative Prozesse erheblich, weil die zeitraubende manuelle Auswertung von Stundenzetteln oder Excel-Listen entf\u00e4llt.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,2,0\"><b data-path-to-node=\"4,2,0\" data-index-in-node=\"0\">Geringere Fehleranf\u00e4lligkeit:<\/b> Manuelle \u00dcbertragungsfehler, wie sie bei Zetteln oder Excel-Listen h\u00e4ufig vorkommen, werden minimiert.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,3,0\"><b data-path-to-node=\"4,3,0\" data-index-in-node=\"0\">Zus\u00e4tzliche Funktionen:<\/b> Viele Systeme decken direkt weitere Anforderungen ab, wie beispielsweise die detaillierte <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/projektzeiterfassung\">Projektzeiterfassung<\/a>.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,4,0\"><b data-path-to-node=\"4,4,0\" data-index-in-node=\"0\">Integration in HR-Prozesse:<\/b> Digitale Zeiterfassung l\u00e4sst sich nahtlos mit anderen HR-Prozessen verbinden. Das kann etwa durch direkte Schnittstellen zur Lohnabrechnung oder den einfachen Export von Zeitdaten geschehen.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-arbeitszeiterfassung\"\n    data-banner-id=\"188349\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Arbeitszeiterfassung\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Factorial wird besser. 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Kann das bestehende System angepasst oder erweitert werden? Ber\u00fccksichtigen Sie dabei auch spezielle Arbeitsmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit, die im eigenen Betrieb gelten.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,1,0\"><b data-path-to-node=\"4,1,0\" data-index-in-node=\"0\">Budget und Anforderungskatalog:<\/b> Pr\u00fcfen Sie Ihr Budget und definieren Sie die betrieblichen Anforderungen. Ein Betrieb mit vielen Au\u00dfendienstmitarbeitenden ben\u00f6tigt ein anderes System als ein Unternehmen, in dem die Mitarbeitenden stets zur gleichen Zeit im B\u00fcro sind. \u00dcberlegen Sie zudem: Reicht eine spezialisierte \u201eBest-of-Breed\u201c-L\u00f6sung aus, weil bereits eine HR-Software vorhanden ist, oder ist es sinnvoller, eine umfassende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/tools\">All-in-One-HR-Software wie Factorial<\/a> einzuf\u00fchren, die alle Prozesse zentral abdeckt?<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,2,0\"><b data-path-to-node=\"4,2,0\" data-index-in-node=\"0\">Einbindung der Mitarbeitenden:<\/b> Dieser Punkt ist besonders wichtig. Binden Sie Ihre Besch\u00e4ftigten fr\u00fchzeitig in den Prozess ein. Die Mitarbeitenden kennen ihre t\u00e4glichen Bed\u00fcrfnisse am besten und wissen, was in der Praxis funktioniert. Dies steigert die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/pilotprojekt\/\">Akzeptanz<\/a> im gesamten Team erheblich.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,3,0\"><b data-path-to-node=\"4,3,0\" data-index-in-node=\"0\">Mitbestimmung und Datenschutz:<\/b> Falls es einen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/betriebsratswahl\/\">Betriebsrat<\/a> gibt, muss dieser in die Einf\u00fchrung des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssysteme\/\">Zeiterfassungssystems<\/a> einbezogen werden. Zudem sind der*die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/datenschutz-am-arbeitsplatz\/\">Datenschutzbeauftragte<\/a> fr\u00fchzeitig hinzuzuziehen, um die datenschutzrechtliche Konformit\u00e4t (<a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSGVO<\/a>) des gew\u00e4hlten Systems sicherzustellen.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,3,0\"><b data-path-to-node=\"4,4,0\" data-index-in-node=\"0\">Prozesse gesamtheitlich digitalisieren:<\/b> Betrachten Sie die Zeiterfassung nicht isoliert. Nutzen Sie die Umstellung, um HR-Prozesse wie <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/urlaubsantrag\/\">Urlaubsantr\u00e4ge<\/a>, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/urlaubsverwaltung\">Abwesenheitsmanagement<\/a> oder die Lohnabrechnung direkt mit zu digitalisieren und in einer zentralen Plattform zu b\u00fcndeln. Es ergibt Sinn, insgesamt eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/eu-digitalisierungsstrategie\/\">Digitalisierungsstrategie<\/a> f\u00fcr das Unternehmen zu entwickeln, weil eine ganzheitliche Planung verhindert, dass Insell\u00f6sungen entstehen und die Effizienz des gesamten HR-Bereichs nachhaltig gesteigert wird.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n<p style=\"padding-left: 40px;\" data-path-to-node=\"4,3,0\">Und damit sind Sie nicht allein: Die aktuelle <a href=\"https:\/\/www.bitkom.org\/sites\/main\/files\/2024-09\/bitkom-studie-digital-office-index-2024.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Bitkom-Studie<\/a> zeigt, dass bereits 83 Prozent der befragten Unternehmen eine solche Strategie verfolgen.<\/p>\n<ol start=\"1\" data-path-to-node=\"4\">\n<li>\n<p data-path-to-node=\"4,3,0\"><b data-path-to-node=\"4,5,0\" data-index-in-node=\"0\">\u00dcbergangsfristen nutzen:<\/b> Nutzen Sie die im Entwurf genannten gestaffelten \u00dcbergangsfristen (je nach Betriebsgr\u00f6\u00dfe), um die Implementierung schrittweise und ohne Zeitdruck durchzuf\u00fchren.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-other category-arbeitszeiterfassung\"\n    data-banner-id=\"169813\"\n    data-banner-type=\"other\"\n    data-category=\"Arbeitszeiterfassung\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Mobile Zeiterfassung mit QR-Code<\/h4>\n            \n                            <p>Mit Factorial erfassen Sie Arbeitszeiten flexibel per App, Desktop oder QR-Code-Scan im Clock-in-Bereich.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"other\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Mehr erfahren                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/10\/02135916\/qr-code-for-marketing-banner-1.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2>FAQs zur digitalen Zeiterfassung<\/h2>\n<h3>Ist die digitale Zeiterfassung ab 2026 gesetzlich vorgeschrieben?<\/h3>\n<p>Nein, es gibt aktuell noch kein Gesetz, das die digitale Form zwingend vorschreibt. Der vorliegende Referentenentwurf sieht jedoch vor, die elektronische Aufzeichnung k\u00fcnftig zur Regel zu machen. Da Unternehmen aber bereits jetzt durch die BAG-Rechtsprechung verpflichtet sind, ein \u201eobjektives, verl\u00e4ssliches und zug\u00e4ngliches\u201c System zu nutzen, ist die digitale Erfassung der sicherste und effizienteste Weg, um diese Anforderungen rechtssicher zu erf\u00fcllen.<\/p>\n<h3>Welche Unternehmen werden von der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung betroffen sein?<\/h3>\n<p>Grunds\u00e4tzlich alle Arbeitgebende. Der Referentenentwurf plant jedoch dauerhafte Ausnahmen f\u00fcr Kleinbetriebe (bis zu zehn Arbeitnehmende), die ihre Zeiterfassung weiterhin nicht-elektronisch f\u00fchren d\u00fcrfen. F\u00fcr alle anderen Unternehmen sind nach Inkrafttreten des Gesetzes gestaffelte \u00dcbergangsfristen vorgesehen, um die Umstellung zu erleichtern.<\/p>\n<h3>Elektronische Zeiterfassungspflicht &#8211; Ab wieviele Mitarbeitende?<\/h3>\n<p>Die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung gilt seit dem Gerichtsurteil des Europ\u00e4ischen Gerichtshofs 2019 und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 unabh\u00e4ngig von der Mitarbeiterzahl f\u00fcr alle Arbeitgebende. Die spezifische Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung soll laut aktuellem Referentenentwurf f\u00fcr Unternehmen mit mehr als zehn Besch\u00e4ftigten gelten. Kleinere Betriebe (bis zehn Besch\u00e4ftigte) sind von der elektronischen Pflicht dauerhaft ausgenommen.<\/p>\n<h3>Elektronische Zeiterfassung f\u00fcr Kleinbetriebe: Was gilt hier?<\/h3>\n<p>Gem\u00e4\u00df dem aktuellen Entwurf sind Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden dauerhaft von der Pflicht zur elektronischen Erfassung befreit. Sie d\u00fcrfen Arbeitszeiten weiterhin auf anderem Wege \u2013 etwa in nicht-elektronischer Form wie klassischen Stundenzetteln \u2013 dokumentieren.<\/p>\n<h3>Welche Mitarbeitenden m\u00fcssen keine Zeiterfassung machen?<\/h3>\n<p>Grunds\u00e4tzlich sind alle Arbeitnehmenden zur Arbeitszeitaufzeichnung verpflichtet. Ausnahmen gelten gem\u00e4\u00df <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/arbzg\/__18.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">\u00a7 18 Abs. 1 ArbZG<\/a> nur f\u00fcr Personengruppen, f\u00fcr die das Arbeitszeitgesetz keine Anwendung findet. Dazu z\u00e4hlen insbesondere leitende Angestellte, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer*innen und Vorst\u00e4nde als Organmitglieder, leitende \u00c4rzte im Krankenhausdienst sowie bestimmte T\u00e4tigkeiten im Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften. F\u00fcr diese Personengruppen entf\u00e4llt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung, da sie nicht unter den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes fallen.<\/p>\n<div class=\"factorial-newsletter-widget\"><div class='fac-newsletter-banner ' id=\"newsletter-section\">\n  <div class='fac-newsletter-banner__content'>\n    <div class=\"fac-newsletter-banner_heading-container\">\n      <h4 class='fac-newsletter-banner__title'>Aktuelle Einblicke in Management, F\u00fchrung und Team-Entwicklung<\/h4>    <\/div>\n    <form class=\"fac-newsletter-banner__form\">\n      <div class=\"fac-newsletter-banner__input-button-container\">\n        <label for=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__container\">\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__input-wrapper\">\n            <div class=\"fac-newsletter-banner__icon\">\n              <svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"24\" height=\"24\" viewBox=\"0 0 24 24\" class=\"fac-newsletter-banner__icon-svg\">\n                <path d=\"M4 8a2 2 0 0 1 2-2h12a2 2 0 0 1 2 2v8a2 2 0 0 1-2 2H6a2 2 0 0 1-2-2V8Zm12.586 0H7.414l3.879 3.879a1 1 0 0 0 1.414 0L16.586 8ZM6 9.414V16h12V9.414l-3.879 3.879a3 3 0 0 1-4.242 0L6 9.414Z\"><\/path>\n              <\/svg>\n            <\/div>\n            <input id=\"newsletter-input\" class=\"fac-newsletter-banner__input\" type=\"email\" required name=\"api_qualification_entry[contact_email]\" placeholder=\"E-Mail-Adresse\">\n            <input\n              type=\"hidden\"\n              name=\"api_qualification_entry[subscribed_to_factorial_newsletter]\"\n              value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[gdpr_tos]\" value=\"true\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[iso_country]\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"locale\" value=\"de\" \/>\n            <input type=\"hidden\" name=\"api_qualification_entry[marketing_form_campaign]\" value=\"blog_newsletter\" \/>\n          <\/div>\n          <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--desktop\">\n            <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n              <span>Subscribe<\/span>\n            <\/button>\n          <\/div>\n        <\/label>\n        <div class=\"fac-newsletter-banner__button-wrapper fac-newsletter-banner__button-wrapper--mobile\">\n          <button type=\"submit\" class=\"fac-newsletter-banner__button\">\n            <span>Subscribe<\/span>\n          <\/button>\n        <\/div>\n      <\/div>\n      <p class='fac-newsletter-banner__consent'>\n        Mit Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Klick auf &quot;Abonnieren&quot; stimmen Sie dem Erhalt von Newslettern und Marketing-E-Mails von EVERYDAY SOFTWARE, S.L. 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