{"id":21989,"date":"2025-01-29T16:54:58","date_gmt":"2025-01-29T14:54:58","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=21989"},"modified":"2025-10-02T15:53:05","modified_gmt":"2025-10-02T13:53:05","slug":"zeiterfassungssoftware","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssoftware\/","title":{"rendered":"Die 9 wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware"},"content":{"rendered":"<p>Dank der <strong>Zeiterfassung<\/strong> besteht ein Nachweis \u00fcber die tats\u00e4chliche Stundenzahl, die der Mitarbeiter geleistet hat. Dies ist wichtig, damit \u00dcberstunden ausgezahlt werden oder Angestellte durch die Ansammlung der Stunden im <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitkonto\/\">Arbeitszeitkonto<\/a> einen zus\u00e4tzlichen Urlaubstag nehmen k\u00f6nnen. Doch nicht nur \u00dcberstunden, sondern auch Fehlzeiten k\u00f6nnen ermittelt werden.<\/p>\n<p>Um all das effizient zu verwalten, sollte ein intuitives <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssysteme\/\">Zeiterfassungssystem<\/a> zum Einsatz kommen. Dabei gibt es unz\u00e4hlige verschiedene M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die korrekte Stundenerfassung. Klassisch per Stempeluhr am Terminal oder per App mit dem Smartphone. In diesem Artikel erfahren Sie, <strong>welche Funktionen<\/strong> die richtige Software f\u00fcr Ihre Zeitwirtschaft unbedingt enthalten muss.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-node hs-cta-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" width=\"900\" height=\"308\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Zeiterfassungssoftware &#8211; So verbessert es Zeiterfassungssysteme<\/h2>\n<h3>Einfache Einrichtung und intuitive Bedienung<\/h3>\n<p>Da diese Software f\u00fcr Unternehmer aller Art (und nicht unbedingt nur f\u00fcr diejenigen mit Programmierkenntnissen) konzipiert ist, sollte die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich sein.<\/p>\n<h3>Zugang \u00fcber eigenes Mitarbeiterportal<\/h3>\n<p>Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte \u00fcber einen Employee-Self-Service verf\u00fcgen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Software haben und ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten selbstst\u00e4ndig erfassen k\u00f6nnen. Im Mitarbeiterportal sehen sie dann ihre geleisteten Stunden, ggf. Fehlzeiten, welche Kollegen au\u00dfer Haus sind, spezifische Projektzeiterfassung und vieles mehr.<\/p>\n<h3>Direkter \u00dcberblick \u00fcber Arbeitszeiten<\/h3>\n<p>Diese Art von Software bietet Ihnen die M\u00f6glichkeit, alle <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/dienstplan\/\">Dienstpl\u00e4ne<\/a> und Kalender der Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzuzeigen. Auf einen Blick k\u00f6nnen Sie die Arbeitszeiten und die Entwicklung der von Ihnen festgelegten Teams einsehen. So behalten Sie auch bei unterschiedlichen Projekten den \u00dcberblick.<\/p>\n<h3>M\u00f6glichkeit, Zeiten nachzutragen<\/h3>\n<p>Es kann immer wieder vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter mal vergessen ein- oder auszustempeln. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Zeiterfassungssoftware die M\u00f6glichkeit bietet, Zeiten nachzutragen, und zwar ohne einen komplizierten Prozess, der die HR-Abteilung und Vorgesetzte involviert. Idealerweise werden nachgetragene Stunden oder Stunden zu bestimmten Projekten in den Stundenkonten markiert, sodass Vorgesetzte noch einmal dr\u00fcberschauen k\u00f6nnen.<\/p>\n<h3>Herunterladbare Vorlagen und Berichte<\/h3>\n<p>Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte es m\u00f6glich machen, die ausgef\u00fcllten Stundenzettel f\u00fcr alle Arbeitszeitmodelle und Projekte als Excel oder PDF zu exportieren. So k\u00f6nnen diese entweder h\u00e4ndisch oder per elektronischer Unterschrift signiert werden und f\u00fcr die weitere Bearbeitung an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden.<\/p>\n<h3>M\u00f6glichkeit der Verwaltung von Abwesenheiten und Urlauben<\/h3>\n<p>Das hilft Ihnen dabei, die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/dienstplan-rechte-des-arbeitnehmers\/\">Dienstplanung<\/a> zu verbessern und den \u00dcberblick \u00fcber die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter sowie deren Verf\u00fcgbarkeit und Urlaubstage im Blick zu behalten.<\/p>\n<p>Die Berechnung der Urlaubstage oder der Stunden, die der Mitarbeiter dem Unternehmen \u201eschuldet\u201c (oder umgekehrt), ist daher viel einfacher. Wenn Sie ein mehr oder weniger gro\u00dfes Team haben, sparen Sie mit dieser Art von L\u00f6sung viel Zeit und Kopfschmerzen. Die gesamte Zeitwirtschaft ist \u00fcbersichtlich gestaltet und alle Daten sind in der Cloud gespeichert.<\/p>\n<h3>M\u00f6glichkeit zur Genehmigung von Stundenzetteln<\/h3>\n<p>Die Software sollte es Vorgesetzten oder der Personalabteilung einfach machen, die digitalen Stundenzettel der Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks zu genehmigen bzw. abzulehnen.<\/p>\n<h3>Option der mobilen Zeiterfassung<\/h3>\n<p>Nicht alle Mitarbeiter arbeiten immer vom B\u00fcro aus. Es gibt viele, die ihre Aufgaben remote ausf\u00fchren oder viel unterwegs sind, wie zum Beispiel Mitarbeiter im Au\u00dfendienst. (Auch die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung-aussendienst\/\">Arbeitszeiterfassung im Au\u00dfendienst<\/a> ist gesetzliche Pflicht!) F\u00fcr sie ist es also erforderlich, auch f\u00fcr unterwegs eine effiziente L\u00f6sung zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssystem-fuer-unternehmen\/\">Zeiterfassung<\/a> zu haben. Eine App, die sich \u00fcber das Smartphone bedienen l\u00e4sst, ist daf\u00fcr ideal.<\/p>\n<p>Tipp: Die<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\"> Software zur Arbeitszeiterfassung<\/a> von Factorial bietet Ihre Mitarbeitenden die M\u00f6glichkeit, von \u00fcberall aus Ihre Arbeitszeiten selbststuandig zu verwalten, ist rechtskonform und spart nicht nur Ihrer Belegschaft eine Menge Zeit, sondern bedeutet auch weniger Aufwand und Kosten aufseiten Ihres Unternehmens.<\/p>\n<h3>M\u00f6glichkeit, Erinnerungen zu planen<\/h3>\n<p>Einige dieser L\u00f6sungen bieten dem Arbeitgeber auch die M\u00f6glichkeit, Erinnerungen f\u00fcr bestimmte Teams oder Mitarbeiter festzulegen. Diese k\u00f6nnen so programmiert werden, dass sie t\u00e4glich, w\u00f6chentlich oder monatlich angezeigt werden. So k\u00f6nnen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel eine freundliche Erinnerung senden, ihren Stundenzettel vor Monatsende auf Vollst\u00e4ndigkeit zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeitmanagement-Funktionen von Factorial im \u00dcberblick\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/qMVpdZndkiQ?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2><strong>Mehr erfahren: Was ist eine Zeiterfassungssoftware?<\/strong><\/h2>\n<p>Traditionell umfasste die Zeiterfassung f\u00fcr das Unternehmen eine Anh\u00e4ufung von Dokumenten und Dateien, sowie langsame und umst\u00e4ndliche Prozesse, die heutzutage in Zeiten von Cloud-L\u00f6sungen und digitalen Auswertungen nicht mehr erforderlich sind.<\/p>\n<p>Eine Zeiterfassungssoftware ist eines der vielen Tools, welche Stundenzettel und Excel-Dokumente bei der Zeiterfassung ersetzen. Es ist neben Stempeluhren und Terminals nicht die einzige L\u00f6sung, aber es bietet <strong>mehr Flexibilit\u00e4t und Akzeptanz<\/strong> bei den Arbeitnehmern. Denn eine Software bietet nicht nur <strong>mehr Transparenz<\/strong> der eigenen Arbeitsweise, sondern das Ein- und Ausstempeln erfordert weniger Aufwand als das h\u00e4ndische Ausf\u00fcllen eines Stundenzettels. Die Buchung der Stunden erfolgt hierbei digital.<\/p>\n<p>Diese Art von Tool bietet viele M\u00f6glichkeiten, um die Arbeitsstunden und andere Personaldaten zu visualisieren, und passt sich gleichzeitig am besten an die Arbeitsflexibilit\u00e4t und Arbeitszeitmodelle an, wobei zum Beispiel die Zeiterfassung im Home-Office zum Kinderspiel wird. Sie erm\u00f6glichen Ihren Mitarbeitern somit ein- und auszustempeln, ohne physisch im B\u00fcro vor Ort zu sein und am festen Terminal einchecken zu m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Da die Erfassung der Arbeitszeit f\u00fcr Unternehmen obligatorisch ist, verhindert eine solche Software, dass Sie Sanktionen erhalten, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachkommen &#8211; und das ganz <strong>ohne eine Arbeits\u00fcberlastung f\u00fcr die Personalabteilung<\/strong>, denn die Buchung und Auswertung der Eintr\u00e4ge erfolgt digital.<\/p>\n<h2><strong>Vorteile einer Zeiterfassungssoftware<\/strong><\/h2>\n<p>Neben der vollst\u00e4ndigen Kompatibilit\u00e4t mit den <strong>Anforderungen des Arbeitsrechts<\/strong> und der Umsetzung des EuGH-Urteils bietet eine Zeiterfassungssoftware viele weitere Vorteile.<\/p>\n<p>Zu Beginn k\u00f6nnen Sie den gesamten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter erfassen und festlegen, welche Mitarbeiter neben den gew\u00f6hnlichen Arbeitszeiten auch andere Start- und Endzeiten haben k\u00f6nnen. Im Prinzip kann ein gesamter Dienstplan in die Software eingepflegt werden. Dank der damit verbundenen schnellen Verwaltung der Arbeitspl\u00e4ne k\u00f6nnen die <strong>Aufgaben der Personalabteilung vereinfacht und flexiblere Arbeitszeiten<\/strong> erzielt werden.<\/p>\n<p>Es ist auch ein Tool, mit welchem Sie jederzeit wissen, welcher Mitarbeiter zu welchem \u200b\u200bZeitpunkt im B\u00fcro verf\u00fcgbar ist. Der Arbeitgeber hat direkten und sofortigen Zugriff auf alle Daten, die die Software \u00fcber Stunden, Tage und Monate erfasst. Alle diese Eintr\u00e4ge werden sicher in einer <strong>Cloud<\/strong> gespeichert.<\/p>\n<h3>Software vs. Stundenzettel<\/h3>\n<p>Im Gegensatz zu Stundenzetteln, die im Chaos verloren gehen k\u00f6nnen, sch\u00fctzt eine Speicherung der Daten in der Cloud vor Datenverlust. Gleichzeitig ist die digitale Stundenerfassung besonders \u00fcbersichtlich und spart letztendlich Zeit, denn Arbeitszeitrechner, Buchungen \u00fcber Arbeitszeiten, die Urlaubsverwaltung oder Erfassung anderer Abwesenheiten erfolgt <strong>automatisiert<\/strong>.<\/p>\n<p>Basierend auf all diesen Informationen k\u00f6nnen Sie im Anschluss auch <strong>HR-Berichte<\/strong> erstellen, zum Beispiel \u00fcber die Produktivit\u00e4t verschiedener Teams. Auch die Auswertung ist mit einer Software also einfacher und schneller, aber vor allem auch \u00fcbersichtlich.<\/p>\n<p>Weiterhin k\u00f6nnen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung auch bequem vom eigenen <strong>Smartphone<\/strong> aus umsetzen. Dank moderner Apps, \u00fcber die Ihre Arbeitnehmer ein- und ausstempeln k\u00f6nnen, k\u00f6nnen Daten zur Stundenerfassung oder auch zu Projekten (bei spezifischer Projektzeiterfassung) \u00fcber das Smartphone erfasst werden. Eine solche L\u00f6sung ist nutzerfreundlich und besonders bei j\u00fcngeren Mitarbeitern beliebt. Mitarbeiter m\u00fcssen Stunden nicht mehr in Listen oder Stundenzettel eintragen und haben ihre Stunden gleichzeitig dank der mobilen \u00dcbersicht im Blick.<\/p>\n<p><span style=\"color: #0000ff;\"><a style=\"color: #0000ff;\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/get-started\">Registrieren Sie sich kostenlos bei Factorial f\u00fcr eine effiziente und intuitive Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter\ud83d\ude80<\/a><\/span><\/p>\n<p>Jetzt, da Sie wissen, was eine gute Zeitsteuerungssoftware bieten sollte, ist es Zeit, diejenige zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt!<\/p>\n<p>Diese Art von Programmen haben normalerweise monatliche oder j\u00e4hrliche Kosten, aber angesichts der Zeit, die Sie durch den Einsatz einer solchen Software sparen, zahlt sich die Investition innerhalb k\u00fcrzester Zeit aus.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Was ist eine Zeiterfassungssoftware?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Eine Zeiterfassungssoftware ist eines der vielen Tools, welche Stundenzettel und Excel-Dokumente bei der Zeiterfassung ersetzen. 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Es ist neben Stempeluhren und Terminals nicht die einzige L\u00f6sung, aber es bietet mehr Flexibilit\u00e4t und Akzeptanz bei den Arbeitnehmern. Denn eine Software bietet nicht nur mehr Transparenz der eigenen Arbeitsweise, sondern das Ein- und Ausstempeln erfordert weniger Aufwand als das h\u00e4ndische Ausf\u00fcllen eines Stundenzettels. Die Buchung der Stunden erfolgt hierbei digital.<\/p>\n<p><strong>Was sind Vorteile einer Zeiterfassungssoftware?<\/strong><\/p>\n<p>Zu Beginn k\u00f6nnen Sie den gesamten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter erfassen und festlegen, welche Mitarbeiter neben den gew\u00f6hnlichen Arbeitszeiten auch andere Start- und Endzeiten haben k\u00f6nnen. Im Prinzip kann ein gesamter Dienstplan in die Software eingepflegt werden. Dank der damit verbundenen schnellen Verwaltung der Arbeitspl\u00e4ne k\u00f6nnen die Aufgaben der Personalabteilung vereinfacht und flexiblere Arbeitszeiten erzielt werden.<\/p>\n<p><strong>Was macht eine gute Zeiterfassungsoftware aus?<\/strong><\/p>\n<p>Da diese Software f\u00fcr Unternehmer aller Art (und nicht unbedingt nur f\u00fcr diejenigen mit Programmierkenntnissen) konzipiert ist, sollte die Bedienung intuitiv und benutzerfreundlich sein. Au\u00dferdem sollte eine gute Zeiterfassungssoftware \u00fcber einen Employee-Self-Service verf\u00fcgen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dank der Zeiterfassung besteht ein Nachweis \u00fcber die tats\u00e4chliche Stundenzahl, die der Mitarbeiter geleistet hat. Dies ist wichtig, damit \u00dcberstunden ausgezahlt werden oder Angestellte durch die Ansammlung der Stunden im Arbeitszeitkonto einen zus\u00e4tzlichen Urlaubstag nehmen k\u00f6nnen. 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