{"id":22207,"date":"2025-12-09T10:40:38","date_gmt":"2025-12-09T08:40:38","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=22207"},"modified":"2025-12-09T12:26:31","modified_gmt":"2025-12-09T10:26:31","slug":"digitale-personalakte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/digitale-personalakte\/","title":{"rendered":"Digitale Personalakte: Pflicht ab 2026 \u2013 Guide f\u00fcr Unternehmen"},"content":{"rendered":"

Eine <\/span>digitale Personalakte<\/b> besteht aus s\u00e4mtlichen Daten und Unterlagen eines Mitarbeitenden, die f\u00fcr das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: <\/span>Die Personaldokumente sind digitalisiert.<\/b><\/p>\n

Bis Ende 2026\u00a0<\/b>sind Unternehmen nach \u00a7 8 BVV gesetzlich verpflichtet, bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen<\/strong> (Hauptinhalt der digitalen Akte) elektronisch zu f\u00fchren.<\/strong> Was genau auf Sie zukommt und wie Sie eine digitale Personalakte am besten anlegen, erkl\u00e4ren wir in diesem Beitrag.<\/p>\n

Das Wichtigste in K\u00fcrze<\/h2>\n
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  1. Die digitale Personalakte ersetzt zunehmend die klassische Papierakte<\/strong>. Unternehmen speichern damit alle relevanten Mitarbeiterdokumente digital \u2013 vom Arbeitsvertrag bis zur Lohnabrechnung.<\/li>\n
  2. Die elektronische Personalakte ist nicht nur platzsparend, sondern erleichtert auch den Zugriff, die Zusammenarbeit und die Einhaltung<\/strong> gesetzlicher Vorgaben.<\/li>\n
  3. Sp\u00e4testens mit Ende der \u00dcbergangsfrist f\u00fcr elektronische Entgeltunterlagen zum 31.12.2026<\/strong> wird die digitale Personalakte zum Standard \u2013 ab 2027 m\u00fcssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen.<\/li>\n
  4. In einer HR-Software wie Factorial<\/a> sind digitale Personalakten f\u00fcr alle Mitarbeitenden angelegt und mit weiteren HR-Prozessen verkn\u00fcpft. In der Akte werden alle wichtigen Dokumente und Informationen strukturiert gesammelt, sodass HR-Verantwortliche<\/a> und der jeweilige Mitarbeitende diese einsehen und ggf. bearbeiten kann.<\/li>\n<\/ol>\n

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    Leitfaden: Digitalisierung der Personalakte<\/h4>\n \n

    Die Digitalisierung steht vor der T\u00fcr? Mit unserem Guide behalten Sie alle wichtigen Schritte & Gesetze zur digitalen Personalakte im Blick!<\/p>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n

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    Was ist eine digitale Personalakte?<\/strong><\/h2>\n

    In der Personalakte befinden sich s\u00e4mtliche\u00a0 Dokumente des Arbeitnehmenden, die f\u00fcr das Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis von Bedeutung sind.<\/p>\n

    Dazu geh\u00f6ren Arbeitsvertr\u00e4ge<\/a>, Arbeitszeugnisse<\/a> und sonstige Akten zum Mitarbeitenden. Fr\u00fcher wurden diese f\u00fcr das Arbeitsverh\u00e4ltnis relevanten Informationen ausschlie\u00dflich in Papierform festgehalten. Als \u00dcbergang k\u00f6nnen die Papierakten u. a. durch Scannen digitalisiert werden. Der einfachere Schritt ist eine digitale Ausstellung entsprechender Dokumente und die Nutzung von rechtskonformen elektronischen Signaturen<\/a>.<\/span><\/p>\n

    Mit Factorial k\u00f6nnen Sie Ihre Personalakten elektronisch verwalten und unbegrenzte E-Signierungen nutzen.<\/p>\n

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    Endlich alles organisiert: Dokumentenmanagement mit Factorial<\/h4>\n \n

    Sammeln Sie wichtige Unterlagen und Mitarbeiterinfos in der digitalen Personalakte von Factorial und greifen Sie jederzeit auf Ihre Daten zu.<\/p>\n \n \n Mehr zur digitalen Personalakte <\/a>\n <\/div>\n\n

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    Ist die digitale Personalakte Pflicht im Jahr 2026?<\/h2>\n

    Kurz gesagt: Eine allgemeine Pflicht <\/strong>zur vollst\u00e4ndig digitalen Personalakte gibt es 2026 noch nicht. Unternehmen d\u00fcrfen grunds\u00e4tzlich weiterhin mit Papierakten arbeiten, sofern sie Datenschutz, Dokumentation und Archivierung rechtskonform erf\u00fcllen. Aber:\u00a0<\/strong><\/p>\n

    Seit dem 1. Januar 2022<\/strong> m\u00fcssen die in \u00a7\u202f8 Abs.\u202f2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV)<\/a> genannten Entgeltunterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt<\/strong> werden \u2013 etwa Krankenkassenbescheinigungen, Befreiungsantr\u00e4ge von Minijobber*innen<\/a> oder Nachweise der Elternschaft.<\/p>\n

    Digitale Unterlagen ab 2027<\/h3>\n

    Unternehmen k\u00f6nnen sich auf Antrag beim Pr\u00fcfdienst der Deutschen Rentenversicherung<\/strong> vor\u00fcbergehend von dieser Pflicht befreien lassen. Sp\u00e4testens ab dem 1. Januar 2027<\/strong> m\u00fcssen neue entgeltrelevante Sachverhalte aber digital dokumentiert werden. Eine vollst\u00e4ndige Liste der Unterlagen, die bis 2027 digital vorliegen m\u00fcssen, finden Sie unter \u00a78 BVV<\/a>.<\/p>\n

    Zusammengefasst bedeutet das: <\/strong>Die digitale Personalakte wird Pflicht<\/strong> und muss mindestens die vorgeschriebenen Unterlagen beinhalten. Alle weiteren Dokumente k\u00f6nnen theoretisch noch weiter in Papierform gef\u00fchrt werden. Fakt ist jedoch: Diese Doppel-Verwaltung kostet vermutlich mehr Zeit und Arbeit, als gleich alle Mitarbeiterdaten in einem zentralen Ordner digital anzulegen.<\/p>\n

    Was geh\u00f6rt in eine digitale Akte?<\/strong><\/h2>\n

    Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt.<\/b> Trotzdem gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die bei der F\u00fchrung einer digitalen Personalakte befolgt werden m\u00fcssen. Neben Pflichten wie der Einhaltung von Datenschutzvorgaben und den ab 2027 elektronischen Entgeltunterlagen d\u00fcrfen beispielsweise aufgrund der \u00e4rztlichen Schweigepflicht keine \u00e4rztlichen Befunde oder Krankheitsgr\u00fcnde des Mitarbeitenden in der Personalakte aufgehoben werden.<\/span><\/p>\n

    Als Arbeitgebende k\u00f6nnen Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen au\u00dferdem in die Personalakte geh\u00f6ren. Wichtig ist, dass ausschlie\u00dflich dienstlich relevante Daten gespeichert werden d\u00fcrfen. Private oder nicht arbeitsbezogene Informationen geh\u00f6ren nicht in die digitale Akte. Die folgenden Bestandteile sind \u00fcblich:<\/span><\/p>\n