{"id":22963,"date":"2020-07-07T12:29:32","date_gmt":"2020-07-07T10:29:32","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=22963"},"modified":"2025-10-02T15:53:52","modified_gmt":"2025-10-02T13:53:52","slug":"zeiterfassung-was-ist-erlaubt","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassung-was-ist-erlaubt\/","title":{"rendered":"Zeiterfassung: Was ist erlaubt?"},"content":{"rendered":"<p>Die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/elektronische-zeiterfassung-pflicht\/\">elektronische Erfassung der t\u00e4glichen Arbeitszeiten<\/a> wird in vielen Unternehmen bereits seit langer Zeit durchgef\u00fchrt. Sp\u00e4testens aber seit dem <strong>Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG)<\/strong> im September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Viele Unternehmen fragen sich daher in Bezug auf die <strong>Zeiterfassung: Was ist erlaubt?<\/strong><\/p>\n<p>Das Ziel sollte dabei eine korrekte und faire Zeiterfassung f\u00fcr jeden Mitarbeitenden sein. Was also genau erlaubt ist und wovon Unternehmen unbedingt absehen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\">Grundlegendes zur Arbeitszeiterfassung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#dsgvo\">Zeiterfassung DSGVO-konform<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#erlaubt\">Was genau ist bei der Zeiterfassung erlaubt?<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2\" class=\"hs-cta-node hs-cta-db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2.png\" alt=\"Download Leitfaden f\u00fcr die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'db2cbed8-5382-422d-8283-f78a564acfd2', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Grundlegendes zur Arbeitszeiterfassung<\/strong><\/h2>\n<p>Grunds\u00e4tzlich werden bei der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung\/\" rel=\"noopener\">Arbeitszeiterfassung<\/a> die relevanten Daten (wie <strong>Beginn und Ende der Arbeitszeit)<\/strong> erhoben, sowie der <strong>Name oder die Personalnummer,<\/strong> die der Zuordnung des Mitarbeitenden dient.<\/p>\n<p>Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten m\u00fcssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden und dienen sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden als Nachweis ihrer erbrachten Stunden, sollte es zu Unstimmigkeiten kommen.<\/p>\n<p>Oft ist die Zeiterfassung aber auch f\u00fcr die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/lohnbuchhaltung\/\">Lohnbuchhaltung<\/a> oder die F\u00fchrung eines Gleitzeitkontos erforderlich. Deshalb ist eine ausdr\u00fcckliche Einwilligung zur Erfassung und Verarbeitung der Mitarbeiterdaten zu diesem Zweck nicht erforderlich.<\/p>\n<p>Das bedeutet aber nicht, dass der Mitarbeitende nicht rechtlich gesch\u00fctzt ist. Neben dem Arbeitsrecht gilt f\u00fcr die Zeiterfassung n\u00e4mlich auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).<\/p>\n<p>\ud83d\udc49 <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Zeiterfassungssystem von Factorial und vergleichen Sie die tats\u00e4chlich geleisteten Stunden mit den vorgegebenen Stunden.<\/a><br \/>\n<a name=\"dsgvo\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Zeiterfassung DSGVO-konform<\/strong><\/h2>\n<p>Die seit Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung der EU hat das zuvor geltende Bundesdatenschutzgesetz abgel\u00f6st. Sie enth\u00e4lt wichtige Prinzipien, die den Missbrauch oder die Weitergabe von personenbezogenen Daten, die bei der Erfassung von Arbeitszeiten erhoben werden, verhindern.<\/p>\n<p>Dies sind die Grunds\u00e4tze der DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Rechtm\u00e4\u00dfigkeit &amp; Transparenz:<\/strong> Die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss auf freiwilliger Basis erfolgen. Sie muss spezifisch und eindeutig sein. Alle Informationen zur Verarbeitung dieser Daten m\u00fcssen leicht zug\u00e4nglich, verst\u00e4ndlich und in klarer und einfacher Sprache verf\u00fcgbar sein.<\/li>\n<li><strong>Zweckbindung:<\/strong> Die Daten m\u00fcssen f\u00fcr eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und d\u00fcrfen nicht f\u00fcr andere Zwecke verarbeitet werden.<\/li>\n<li><strong>Datenminimierung:<\/strong> Es d\u00fcrfen nur so viele Daten erhoben und verarbeitet werden, wie f\u00fcr den Zweck n\u00f6tig sind.<\/li>\n<li><strong>Richtigkeit:<\/strong> Die erhobenen Daten m\u00fcssen sachlich richtig sein.<\/li>\n<li><strong>Speicherbegrenzung:<\/strong> Die personenbezogenen Daten m\u00fcssen so gespeichert werden, dass sie nur so lange genutzt werden k\u00f6nnen, wie es f\u00fcr den festgelegten Zweck erforderlich ist.<\/li>\n<li><strong>Integrit\u00e4t &amp; Vertraulichkeit:<\/strong> Es muss eine Sicherheit der pers\u00f6nlichen Daten gew\u00e4hrleistet werden. Das hei\u00dft, sie m\u00fcssen vor unbefugter oder unrechtm\u00e4\u00dfiger Verarbeitung, Verlust und Sch\u00e4digung gesch\u00fctzt werden.<\/li>\n<li><strong>Rechenschaftspflicht:<\/strong> Die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/datenschutz-am-arbeitsplatz\/\">Datenschutzrichtlinien<\/a> m\u00fcssen eingehalten werden und auf Anfrage muss die Einhaltung nachgewiesen werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\" rel=\"noopener\">Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden<\/a> m\u00fcssen Sie darauf achten, dass Sie die DSGVO einhalten.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">\ud83d\udc49Erm\u00f6glichen Sie Ihren Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten in der mobilen App zu verwalten. Machen Sie Ihren Teams die Arbeit einfacher.<\/a><\/p>\n<p><a name=\"erlaubt\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Was genau ist bei der Zeiterfassung erlaubt?<\/strong><\/h2>\n<p>Grunds\u00e4tzlich ist die Art des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssysteme\/\">Zeiterfassungssystems<\/a> f\u00fcr Unternehmen frei w\u00e4hlbar. Je nach Betriebsart und Anzahl der Mitarbeitenden kann die Arbeitszeiterfassung in Excel gen\u00fcgen, oder das Unternehmen greift auf eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Zeiterfassungssoftware<\/a> zur\u00fcck.<\/p>\n<p>In letzterem ist die Erstellung eines Pers\u00f6nlichkeits- und Bewegungsprofils des Mitarbeitenden allerdings nicht zul\u00e4ssig. Das bedeutet beispielsweise, dass kurze Unterbrechungen der Arbeitszeit f\u00fcr Toilettenbesuche nicht erfasst werden d\u00fcrfen, da es sich dabei um ein nat\u00fcrliches Bed\u00fcrfnis handelt.<\/p>\n<p>Unsere All-in-One-Software von Factorial stellt eine der einfachsten L\u00f6sungen dar, Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und ist dank des Self-Service-Bereichs, <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/hr-app\">mobilen App<\/a> und Tools wie der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/schichtplanung\">Schichtplanung<\/a> intuitiv, effizient und von \u00fcberall aus m\u00f6glich.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">\ud83d\udc49 Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden im Zeiterfassungssystem ganz einfach \u00fcber den Computer, die App per QR-Code, ID oder Face Recognition.<\/a><\/p>\n<h3><strong>Fingerabdruck<\/strong><\/h3>\n<p>Viele digitale Zeiterfassungssysteme bieten das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeitstempel\/\">Ein- und Ausstempeln<\/a> mittels Fingerabdruck des Mitarbeitenden an. Doch k\u00f6nnen Unternehmen die Erfassung der Fingerabdr\u00fccke ohne Weiteres verlangen?<\/p>\n<p>Die Antwort hierf\u00fcr ist <strong>nein.<\/strong> Dieses <a href=\"http:\/\/www.gerichtsentscheidungen.berlin-brandenburg.de\/jportal\/portal\/t\/279b\/bs\/10\/page\/sammlung.psml?pid=Dokumentanzeige&amp;showdoccase=1&amp;js_peid=Trefferliste&amp;documentnumber=1&amp;numberofresults=1&amp;fromdoctodoc=yes&amp;doc.id=JURE190016085&amp;doc.part=L&amp;doc.price=0.0#focuspoint\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Urteil<\/a> hat das ArbG Berlin im August 2019 gef\u00e4llt. Der Hintergrund war folgender: Ein Mitarbeiter weigerte sich, das Zeiterfassungssystem, das Fingerabdr\u00fccke zum Einstempeln verwendet, zu benutzen. Daraufhin hat dieser vom Arbeitgeber eine Abmahnung erhalten und dagegen Klage erhoben.<\/p>\n<p>Das Gericht gab dem Mitarbeiter Recht, da f\u00fcr die Arbeitszeiterfassung <strong>keine biometrischen Daten<\/strong> erhoben werden m\u00fcssen. Das Unternehmen braucht also die ausdr\u00fcckliche Zustimmung der Mitarbeitenden und musste die Abmahnung aus der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalakte-einsehen\/\">Personalakte<\/a> entfernen.<\/p>\n<h3><strong>GPS<\/strong><\/h3>\n<p>Viele Zeiterfassungssysteme bieten ebenfalls ein GPS-Tracking an, was vor allem bei der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung-aussendienst\/\">Arbeitszeiterfassung im Au\u00dfendienst<\/a> zum Einsatz kommt. So k\u00f6nnen Arbeitgebende sehen, von wo aus die Mitarbeitenden ein- oder ausstempeln. Aber auch hier ist Vorsicht geboten.<\/p>\n<p>Diese personenbezogenen Daten unterliegen ebenfalls dem Datenschutzgesetz. Die Erhebung dieser Daten ist nur in Ordnung, wenn sie durch den Mitarbeitenden selbst ausgel\u00f6st werden (durch das Ein- oder Ausstempeln), und die Geodaten d\u00fcrfen nicht einfach den ganzen Tag \u00fcber getrackt werden. Eine Erhebung von Geodaten zur Geschwindigkeit sind beispielsweise unzul\u00e4ssig.<\/p>\n<p>F\u00fcr diese Art der Zeiterfassung sollten Arbeitgebende unbedingt mit ihren Mitarbeitenden sprechen und diese aufkl\u00e4ren, denn sie muss auf <strong>freiwilliger Basis<\/strong> laufen.<\/p>\n<h3><strong>Video\u00fcberwachung<\/strong><\/h3>\n<p>Durch eine Videoaufzeichnung der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz k\u00f6nnte zwar genau \u00fcberpr\u00fcft werden, was die Angestellten w\u00e4hrend Ihrer Arbeitszeit machen, allerdings ist eine heimliche <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/ueberwachung-am-arbeitsplatz\/\">\u00dcberwachung<\/a> mit Kameras <strong>verboten.<\/strong> Dies stellt n\u00e4mlich einen erheblichen <strong>Einschnitt in die Pers\u00f6nlichkeitsrechte<\/strong> von Mitarbeitenden dar. Hierzu z\u00e4hlen auch alle anderen unbegr\u00fcndeten und heimlich durchgef\u00fchrten Kontrollen.<\/p>\n<p>In \u00f6ffentlichen R\u00e4umen, wie zum Beispiel Superm\u00e4rkten, ist eine Video\u00fcberwachung nur dann zul\u00e4ssig, wenn sie ohne Ton durchgef\u00fchrt wird und die Mitarbeitenden darauf hingewiesen werden. Daf\u00fcr muss aber ebenfalls ein berechtigtes Interesse zur Aufzeichnung nachgewiesen werden.<\/p>\n<p><iframe title=\"Zeiterfassung mit Factorial? So funktioniert&#039;s!\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/ARqgwEUOk4U?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h3><strong>Computer\u00fcberwachung<\/strong><\/h3>\n<p>Auch bei der Computer\u00fcberwachung gilt: Eine dauerhafte und heimliche \u00dcberpr\u00fcfung der Mitarbeitenden, z. B. \u00fcber eine spezielle Software, ist nicht erlaubt.<\/p>\n<p>Es gibt allerdings auch Ausnahmen. Wenn der Arbeitsvertrag beispielsweise eine private Internetnutzung am Firmenrechner ausschlie\u00dft, dann kann eine \u00dcberpr\u00fcfung auf die Einhaltung dieser Bedingungen rechtens sein, zum Beispiel \u00fcber die Einsicht des Browser-Verlaufs.<\/p>\n<h3><strong>Telefon\u00fcberwachung<\/strong><\/h3>\n<p>Telefongespr\u00e4che unterliegen der <strong>Vertraulichkeit des Wortes,<\/strong> das bedeutet, dass einer Tonaufzeichnung ausdr\u00fccklich von beiden Seiten zugestimmt werden muss. Ein heimliches Abh\u00f6ren ist untersagt und diese Gespr\u00e4che d\u00fcrfen dann auch nicht ausgewertet werden, um beispielsweise die Produktivit\u00e4t der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu pr\u00fcfen.<\/p>\n<p>Wenn der oder die Besch\u00e4ftigte der Datenerhebung <strong>zustimmt,<\/strong> kann jede Art der \u00dcberpr\u00fcfung zul\u00e4ssig sein, vorausgesetzt die Pers\u00f6nlichkeitsrechte der Arbeitnehmenden werden nicht verletzt. Eine Verhaltenskontrolle \u00fcber das Zeiterfassungsprogramm ist, ohne Zustimmung der Mitarbeitenden, nicht erlaubt. Heimliche \u00dcberwachungen sind in allen F\u00e4llen verboten.<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 12pt;\"><em>Hinweis: Trotz gr\u00fcndlicher Recherche zu unseren Artikeln ersetzen diese keine Rechtsberatung und Sie sollten bei Fragen immer zus\u00e4tzlich eine*n Jurist*in zurate ziehen.<\/em><\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">\ud83d\udc49 Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden DSGVO-konform und legal mit Factorial.<\/a><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"Factorial kostenlos testen\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die elektronische Erfassung der t\u00e4glichen Arbeitszeiten wird in vielen Unternehmen bereits seit langer Zeit durchgef\u00fchrt. Sp\u00e4testens aber seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Viele Unternehmen fragen sich daher in Bezug auf die Zeiterfassung: Was ist erlaubt? Das Ziel sollte dabei eine korrekte und faire Zeiterfassung f\u00fcr<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassung-was-ist-erlaubt\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":67,"featured_media":142981,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[185],"tags":[],"class_list":["post-22963","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-arbeitszeiterfassung-factorial"],"acf":{"topics":"time-time-tracking"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Zeiterfassung von Mitarbeitern: Was ist erlaubt? - Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Zeiterfassung: Was ist erlaubt? F\u00fcr die Zeiterfassung von Mitarbeitern gibt es zahlreiche Methoden. 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