{"id":27956,"date":"2020-08-25T18:45:34","date_gmt":"2020-08-25T16:45:34","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=27956"},"modified":"2025-05-23T16:48:04","modified_gmt":"2025-05-23T14:48:04","slug":"fehler-einfuehrung-hr-software","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/fehler-einfuehrung-hr-software\/","title":{"rendered":"11 Fehler, die Sie bei der Einf\u00fchrung einer HR Software vermeiden sollten"},"content":{"rendered":"<p>Die Einf\u00fchrung einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">Personalsoftware<\/a> ist ein wichtiges Projekt und sollte von allen beteiligten Parteien auch als solches anerkannt werden. Schlie\u00dflich geht damit in der Regel auch ein gewisses Investment einher und nicht nur die HR-Manager, sondern auch die Mitarbeiter sind davon betroffen.<\/p>\n<p>Damit dieses Projekt erfolgreich verl\u00e4uft und alle Parteien am Ende zufrieden sind, gibt es einige Fehler, die sie unbedingt vermeiden sollten.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf\" class=\"hs-cta-node hs-cta-a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'a374c5a0-396d-4af2-a955-de5427ce17cf', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2><strong>1. Es wird kein Hauptverantwortlicher festgelegt<\/strong><\/h2>\n<p>\u00c4hnlich wie bei anderen Projekten, sollte es einen Hauptverantwortlichen, wie eine Art Projektmanager geben.\u00a0 Schlie\u00dflich beinhaltet die Einf\u00fchrung der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">HR Software<\/a> auch die Verwaltung des Budgets und zieht viel Verantwortung nach sich. Wenn man niemanden konkret festlegt, bleibt auch immer unklar, an wen man sich mit R\u00fcckfragen wenden kann und es bleiben m\u00f6glicherweise wichtige Schritte beim Onboarding der Software offen, da alle davon ausgehen, dass einer der Kollegen sich schon darum k\u00fcmmern wird.<\/p>\n<p>Es ist also sehr wichtig, dass es eine Rolle des Projektleiters gibt, der mit allen wichtigen Personen in Kontakt tritt, darunter auch mit dem Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, der IT-Abteilung und selbstverst\u00e4ndlich der Personalabteilung, wenn es sich bei dieser Person nicht bereits um den HR-Manager handelt.<\/p>\n<h2><strong>2. Die Personalabteilung entscheidet alleine \u00fcber die Software<\/strong><\/h2>\n<p>Daran ankn\u00fcpfend, kommen wir auch schon zum n\u00e4chsten Punkt. Nat\u00fcrlich muss das Tool die Prozesse und Bed\u00fcrfnisse der HR-Manager abdecken, aber die Personalabteilung sollte nicht alleine \u00fcber die Auswahl der HR Software entscheiden. Insofern es eine eigene IT-Abteilung gibt, sollte diese auch auf jeden Fall mit einbezogen werden.<\/p>\n<p>H\u00e4ufig verf\u00fcgt ein Unternehmen n\u00e4mlich bereits \u00fcber andere Softwares, f\u00fcr die es Schnittstellen mit der HR Software geben muss. Neben der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/integrationen\">Integration<\/a> in die Softwarelandschaft vergewissern sich die IT-Spezialisten aber auch \u00fcber die Sicherheit und den Datenschutz der Software.<\/p>\n<h2><strong>3. Die IT-Abteilung f\u00fchrt die Software allein ein<\/strong><\/h2>\n<p>Ebensowenig kann nur die IT-Abteilung im Alleingang dar\u00fcber entscheiden welche Personalsoftware ausgew\u00e4hlt wird, denn das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/human-resources-definition\/\">Human Resource Management<\/a> ist die Abteilung, die letztendlich am meisten mit der Software arbeitet und das Ziel ist, dass ihnen Arbeit abgenommen wird. Es sollte also ein Zusammenspiel aus beiden Parteien sein.<\/p>\n<p>Denn wichtig ist auch, dass die Anwendung nicht zu kompliziert ist und auch keine speziellen IT-Kenntnisse voraussetzt.<\/p>\n<h2><strong>4. Sie sehen vor lauter B\u00e4umen den Wald nicht mehr<\/strong><\/h2>\n<p>Bei der Auswahl einer passenden Software f\u00fcr Ihre Personalabteilung kann es schnell passieren, dass Sie mit der gro\u00dfen Anzahl der Anbieter auf dem Markt den \u00dcberblick verlieren. Die Menge von Informationen kann \u00fcberw\u00e4ltigend sein und wom\u00f6glich dazu verleiten, dass man sich f\u00fcr den Anbieter entscheidet, der von der Mehrheit genutzt wird. Aber passt dieser \u00fcberhaupt zu ihrem Unternehmen?<\/p>\n<p>Die verschiedenen HR-Softwares unterscheiden sich oft in dem Umfang der angebotenen Funktionalit\u00e4ten ebenso wie den Preisen. Dabei gilt es den Anbieter auszuw\u00e4hlen, der am besten ihre Anforderungen erf\u00fcllt.<\/p>\n<h2><strong>5. Sie legen keinen Anforderungskatalog und Ziele fest\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Damit einhergehend ist der Punkt Anforderungskatalog. Sie sind bereits an dem Punkt angekommen, dass sie ein HR-Tool ben\u00f6tigen, aber haben sich noch keine genauen Gedanken dar\u00fcber gemacht, welche speziellen Aspekte und Funktionen es abdecken sollte? Gro\u00dfer Fehler!<\/p>\n<p>Sie sollten sich unbedingt \u00fcberlegen, ob sie eine Komplettl\u00f6sung ben\u00f6tigen, oder wom\u00f6glich eine Software, die lediglich der Arbeitszeiterfassung dient, gen\u00fcgt. Soll es ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/mitarbeiterportal\">Mitarbeiterportal<\/a> geben, worauf ihr gesamtes Team zugreifen kann? M\u00f6chten Sie eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/cloud-computing\/\">Cloud-L\u00f6sung<\/a>, oder eine Software, die auf dem Computer installiert wird?<\/p>\n<p>Sie sollten auf jeden Fall festhalten, was ihre Software k\u00f6nnen muss, welche Probleme ihr Unternehmen hat und welche gel\u00f6st werden m\u00fcssen.<\/p>\n<h2><strong>6. Sie legen kein Budget fest<\/strong><\/h2>\n<p>Sie sollten sich von Beginn an \u00fcber die Kosten einer Software, die alle ihre gew\u00fcnschten Funktionen abdeckt, ausf\u00fchrlich informieren und ein festes Budget daf\u00fcr festlegen. So vermeiden Sie, dass in letzter Sekunde doch gegen die Einf\u00fchrung der HR Software entschieden wird und die Verwendung von Excel-Vorlagen weiter Gewohnheit bleibt.<\/p>\n<p>Au\u00dferdem sollten Sie nicht am falschen Ende sparen und sich f\u00fcr ein bestimmtes Tool entscheiden, nur weil es das g\u00fcnstigste war. Schlie\u00dflich kann das in Zukunft zu nur noch mehr Problemen f\u00fchren, als es tats\u00e4chlich l\u00f6st.<\/p>\n<h2><strong>7. Sie lesen die Vertragsbedingungen nicht sorgf\u00e4ltig\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Besonders wichtig ist es auch, dass sie die Vertragsbedingungen f\u00fcr die Software sorgf\u00e4ltig lesen. Dazu z\u00e4hlt insbesondere die Laufzeit und die K\u00fcndigungsbedingungen. Sind alle Funktionen, die Sie ben\u00f6tigen, bereits im Preis enthalten oder entstehen hierf\u00fcr zus\u00e4tzliche Kosten? Aber auch m\u00f6gliche Extrakosten, die bei der Einf\u00fchrung anfallen k\u00f6nnten, k\u00f6nnen am Ende das Projekt HR Software zum Scheitern bringen. Lesen Sie sich die Bedingungen also unbedingt im Detail durch und haken Sie beim Anbieter nach, falls es Unklarheiten gibt.<\/p>\n<h2><strong>8. Sie ziehen den Datenschutz nicht in Betracht\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Beim Datenschutz ist es wichtig, dass alle Daten ihres Unternehmens und ihrer Mitarbeiter in \u00dcbereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden. Dar\u00fcber sollten Sie sich unbedingt zu Beginn erkundigen. Wenn Sie sich f\u00fcr eine Cloud-L\u00f6sung entscheiden, muss sich der Server, auf welchem die personenbezogenen Daten gespeichert werden, ebenfalls in der EU befinden. Wenn Sie dies nicht ber\u00fccksichtigen, kann es am Ende zur Zahlung von Bu\u00dfgeldern f\u00fchren.<\/p>\n<h2><strong>9. Sie informieren Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Bei der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/implementierung-software\/\">Einf\u00fchrung der HR Software<\/a> geht es nicht nur um die Personalmanager, sondern vor allem auch um ihre Mitarbeiter. Deshalb d\u00fcrfen Sie diese w\u00e4hrend des Prozesses nicht vergessen. Sobald Sie sich f\u00fcr eine Software entschieden haben und diese in Ihrem Unternehmen einf\u00fchren, gilt es Ihre Mitarbeiter dar\u00fcber zu informieren und ihnen eine ausf\u00fchrliche Schulung zur Nutzung der Funktionen und ihres Mitarbeiterportals zu geben. Wenn Sie das nicht tun, kann es zur Unzufriedenheit unter dem Personal kommen und Mitarbeiter nutzen die Software unter Umst\u00e4nden gar nicht, bzw. nicht korrekt, wodurch Sie am Ende umso mehr Arbeit haben.<\/p>\n<h2><strong>10.\u00a0 Sie ber\u00fccksichtigen nicht das potenzielle Wachstum des Unternehmens<\/strong><\/h2>\n<p>Die Software, f\u00fcr die Sie sich entscheiden, ist wom\u00f6glich f\u00fcr die aktuelle Gr\u00f6\u00dfe und die aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens geeignet, aber ist sie das auch in naher Zukunft? Wenn Ihr Unternehmen schnell w\u00e4chst, dann k\u00f6nnen in k\u00fcrzester Zeit neue Probleme und Prozesse anfallen, die ebenfalls automatisiert werden m\u00fcssen. Au\u00dferdem sind manche Softwares nur f\u00fcr eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern geeignet und bei Unternehmenswachstum ungeeignet. W\u00e4hlen Sie also eine Software, die mit Ihnen w\u00e4chst, oder auf einfache Weise mit zus\u00e4tzlichen Funktionen geupgraded werden kann. So vermeiden Sie es, den gesamten Prozess der Software-Einf\u00fchrung sp\u00e4ter noch einmal von Vorne zu durchlaufen.<\/p>\n<h2><strong>11. Sie testen die Software vorher nicht ausgiebig\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Neben der ausf\u00fchrlichen Recherche der Anbieter sollten Sie die Software zudem auch testen. Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie am besten feststellen, wie benutzerfreundlich das Tool ist und ob sie ihre Prozesse damit entsprechend ihrer Erwartungen ausf\u00fchren k\u00f6nnen. Produktbeschreibungen und Videos kommen der tats\u00e4chlichen Nutzung n\u00e4mlich nicht immer gleich. Erst wenn Sie wirklich aus direkter Interaktion und Benutzung zufrieden mit den Funktionen sind, sollten Sie die HR Software in Ihrem Unternehmen einf\u00fchren!<\/p>\n<p><span style=\"color: #0000ff;\"><a style=\"color: #0000ff;\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/get-started\">Testen Sie Factorial 14 kostenlos und \u00fcberzeugen Sie sich von den zahlreichen Funktionen! \ud83d\ude80<\/a><\/span><br \/>\n<!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-node hs-cta-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025.png\" alt=\"Alle Vorteile von Factorial entdecken\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '6243a666-1a40-4c99-9485-10ef87d37025', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Einf\u00fchrung einer Personalsoftware ist ein wichtiges Projekt und sollte von allen beteiligten Parteien auch als solches anerkannt werden. 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