{"id":46748,"date":"2021-05-03T17:17:22","date_gmt":"2021-05-03T15:17:22","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=46748"},"modified":"2025-02-14T14:42:23","modified_gmt":"2025-02-14T12:42:23","slug":"zeiterfassungssystem-fuer-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassungssystem-fuer-unternehmen\/","title":{"rendered":"So w\u00e4hlen Sie das beste Zeiterfassungssystem f\u00fcr Ihr Unternehmen"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie m\u00f6chten ein Zeiterfassungssystem f\u00fcr Ihre Mitarbeiter einf\u00fchren, aber sind sich noch nicht sicher, welches sich am besten f\u00fcr Ihr Unternehmen eignet? Ob per Fingerabdruck am Terminal, mit RFID Karten oder klassisch per Stempeluhr &#8211; Methoden, die Arbeitszeit in Echtzeit zu erfassen, gibt es viele.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Um die richtige Methode zu finden, gilt es, den eigentlichen Bedarf Ihres Unternehmens genau zu analysieren.<\/strong> Dazu sollten Sie die verschiedenen Kriterien der Systeme vergleichen, Vor- und Nachteile gegen\u00fcberstellen und basierend darauf eine Entscheidung f\u00fcr die Zeiterfassung treffen. Wichtige Kriterien k\u00f6nnen u.a. eine einfache Bedienung, Zutrittskontrolle, die M\u00f6glichkeit einer spezifischen Projektzeiterfassung oder die Auswertung diverser Daten wie Urlaub, z.B. f\u00fcr die Personaleinsatzplanung sein.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">In diesem Artikel erkl\u00e4ren wir Ihnen, mit welchen Schritten Sie das passende Zeiterfassungssystem finden k\u00f6nnen und gehen n\u00e4her auf die verschiedenen Systeme ein.<\/span><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2\" class=\"hs-cta-node hs-cta-f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2.png\" alt=\"New call-to-action\" width=\"900\" height=\"308\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'f68d67b6-81f7-4d4d-b0d7-06de961286f2', {\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2><strong>Was ist ein Zeiterfassungssystem?<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Ein Zeiterfassungssystem ist eine M\u00f6glichkeit, mit der Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen.<\/strong> Auf diese Weise kann die Zeiterfassungspflicht eingehalten werden, die der Europ\u00e4ische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat. Laut EuGH m\u00fcssen Arbeitgeber seitdem die t\u00e4gliche Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfassen. Das betrifft jeden Arbeitnehmer &#8211; egal ob in Kleinbetrieben oder gro\u00dfen multinationalen Unternehmen. Bis zu diesem Urteil war in Deutschland gem\u00e4\u00df \u00a7 16 Arbeitszeitgesetz lediglich die Erfassung von \u00dcberstunden verpflichtend.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Das Zeiterfassungssystem findet sowohl im HR-Management als auch in der Auftragsverwaltung Anwendung. Bei der Auftragsverwaltung werden die geleisteten Stunden beispielsweise Kunden in Rechnung gestellt. Auch f\u00fcr Projekte ist ein Zeiterfassungstool sinnvoll. Somit kann genau verfolgt werden, wie viele Stunden f\u00fcr ein Projekt (Projektzeiten) aufgewendet wurden. Das Thema Zeiterfassung und die Auswertung der gesammelten Daten sind also f\u00fcr ganz unterschiedliche Bereiche relevant.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Die Art und Weise, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eintragen oder ein- und ausstempeln, h\u00e4ngt vom jeweiligen System ab.<\/strong> Traditionell mit Stempeluhren, per Fingerabdruck, RFID Karten oder Transponder am Terminal, oder auch digital per Software &#8211; Zeiterfassungsger\u00e4te gibt es viele. Besonders beliebt sind auch Systeme, die die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem erm\u00f6glichen. Die Auswahl kann auf den ersten Blick \u00fcberfordern. Wichtig ist, sich bei allen Methoden vor Augen zu halten, dass mindestens die wichtigsten Daten erfasst werden: Beginn und Ende des Arbeitstages sowie die Pausenzeiten und ggf. \u00dcberstunden.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Manche Zeiterfassungstools dienen auch zur Urlaubsverwaltung. Integrierte Abwesenheitsplaner (wie die digitalisierte Urlaubsplanung) k\u00f6nnen die Verwaltung von Urlaub somit vereinfachen und bei der Personaleinsatzplanung unterst\u00fctzen. Eine solche Software-L\u00f6sung bietet also klare Vorteile wie Zeitersparnis und eine verbesserte \u00dcbersicht.\u00a0<\/span><br \/>\n<a name=\"kriterien\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>So w\u00e4hlen Sie das passende Zeiterfassungssystem<\/strong><\/h2>\n<h3><strong>Anforderungen des Unternehmens<\/strong><\/h3>\n<p>Also: Wie findet man ein geeignetes Zeiterfassungssystem? Zuerst sollten Sie sich \u00fcberlegen, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem hinsichtlich der Anforderungen Ihres Unternehmens mitbringen sollte. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie verwalten und welche Arbeitsmodelle Sie im Unternehmen anbieten (Telearbeit, Au\u00dfendienst etc.) kommen manche Systeme gar nicht erst infrage. Denn die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeiterfassung-aussendienst\/\">Arbeitszeiterfassung im Au\u00dfendienst<\/a> ist ebenso Pflicht wie im B\u00fcro.<\/p>\n<p>Das Ein- und Ausstempeln per Fingerabdruck oder RFID Karte an einem festen Terminal funktioniert nat\u00fcrlich nur, wenn die Mitarbeiter vor Ort arbeiten. Gleichzeitig ist die Inbetriebnahme eines solchen Transponders f\u00fcr Kleinbetriebe oft mit unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig hohem Aufwand verbunden. Gen\u00fcgt ein Stundenzettel auf Papier oder eine simple Stempeluhr? Brauchen Sie gegebenenfalls eine digitale L\u00f6sung, die auch auf mobilen Endger\u00e4ten funktioniert? Wie steht es um die Zutrittskontrolle?<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie sollten eine Liste mit allen gew\u00fcnschten Funktionen erstellen, sodass Ihnen die Analyse der verschiedenen M\u00f6glichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sp\u00e4ter einfacher f\u00e4llt.<\/span><\/p>\n<h3><strong>Analyse der verschiedenen Anbieter<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nachdem Sie festgestellt haben, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem f\u00fcr Sie enthalten muss, erkundigen Sie sich zu den verschiedenen Optionen, die auf dem Markt angeboten werden. Welches Tool liefert welche Vorteile? Hierf\u00fcr k\u00f6nnen Sie Ihren zuvor erstellten Anforderungskatalog nutzen, um direkt zu sehen, welches System Sie weiter in Betracht ziehen werden. Egal ob Stechuhr oder Software &#8211; vergleichen Sie auch die Preise der Anbieter, da dies oft ein Ausschlusskriterium sein kann.<\/span><\/p>\n<h3><strong>Ihre Favoriten testen<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wenn Sie verschiedene Systeme und M\u00f6glichkeiten verglichen haben, werden vermutlich mehrere Anbieter f\u00fcr Ihr Unternehmen infrage kommen. Wenn es sich dabei um eine digitale L\u00f6sung in Form einer Software handelt, sehen Sie nach, ob und wie lange diese Anbieter eine Testversion anbieten. Dieser Schritt ist besonders wichtig, um zu pr\u00fcfen, ob das jeweilige System auch in der Praxis zu Ihnen und Ihren Projekten passt, benutzerfreundlich in der Bedienung ist, und Ihre Mitarbeiter ohne Probleme darauf zugreifen k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n<h3><strong>Gew\u00e4hltes System einrichten<\/strong><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nach der Testphase werden Sie sehen, mit welchem System Sie am zufriedensten sind. Sobald Sie eine L\u00f6sung gew\u00e4hlt haben, gilt es dieses einzurichten und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Dies l\u00e4sst sich zum Beispiel durch ein Handbuch oder Produktvideos umsetzen.\u00a0<\/span><br \/>\n<a name=\"stundenzettel\"><\/a><\/p>\n<h2>Arbeitszeitkonto<\/h2>\n<p>Auch ein <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/arbeitszeitkonto\/\">Arbeitszeitkonto<\/a> kann Sinn machen, wenn sich Ihre Mitarbeiter*innen z.B. oft im Home-Office aufhalten oder Sie eine saisonal schwankende Auftragslage haben.<\/p>\n<h2><b>Stundenzettel zum Ausdrucken<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Mit einer passenden Vorlage lassen sich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mittels eines klassischen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stundenzettel\/\">Stundenzettels<\/a> erfassen. Auch wenn diese Methode auf den ersten Blick kosteng\u00fcnstig erscheint, bedeutet diese einen hohen Papierverbrauch, das letztendlich nicht nur hohe Kosten mit sich zieht, sondern auch der Umwelt schadet. Ein ausgedruckter Stundenzettel bedeutet zudem auch einen h\u00f6heren Verwaltungsaufwand, denn die Personalabteilung muss jeden Zettel einzeln auswerten. Dar\u00fcber hinaus ist diese M\u00f6glichkeit der Zeiterfassung besonders anf\u00e4llig f\u00fcr Fehler oder Verluste.<\/span><\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-node hs-cta-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6.png\" alt=\"DE MKT FREEBIE Zielvereinbarung\" width=\"900\" height=\"308\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'e591e885-2e75-4e28-bc26-40220a0941b6', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<p><a name=\"excel\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Arbeitszeiterfassung mit Excel<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wie funktioniert die Zeiterfassung mit Excel? Die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/zeiterfassung-mit-excel\/\">Arbeitszeiterfassung mit Excel<\/a> ist ebenfalls eine der kosteng\u00fcnstigeren Methoden zur Zeiterfassung. Hierf\u00fcr ist es notwendig, eine intelligente Vorlage zu erstellen, die man dann immer wieder verwenden kann. Alternativ kann man auch eine kostenlose Vorlage herunterladen. Der Nachteil von Excel-Vorlagen ist allerdings, dass sie im Vergleich mit anderen Zeiterfassungstools durch die vielen manuellen Eingaben sehr fehleranf\u00e4llig sind.<\/span><a name=\"software\"><\/a><\/p>\n<h2><b>Zeiterfassungssoftware<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eine <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Zeiterfassungssoftware<\/a> digitalisiert Ihre Arbeitszeiterfassung und eliminiert Fehler der manuellen Eingabe. Au\u00dferdem erm\u00f6glicht sie Mitarbeitern von \u00fcberall einzustempeln, auch wenn diese im Home-Office arbeiten oder auf Gesch\u00e4ftsreise sind. Da Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten ganz einfach in Echtzeit selbst erfassen k\u00f6nnen, wird Personalmanagern ein gro\u00dfer Teil der administrativen Arbeit abgenommen. Zudem k\u00f6nnen Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden (inklusive \u00dcberstunden und besonderen Projektzeiten) jederzeit einsehen und verfolgen, ob sie zu viele Stunden geleistet haben oder noch Arbeitszeit nachholen m\u00fcssen. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Zeiterfassungssoftware darauf, dass Ihre Daten gem\u00e4\u00df <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">DSGVO<\/a> gesch\u00fctzt sind.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Was ist ein Zeiterfassungssystem?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Ein Zeiterfassungssystem ist eine M\u00f6glichkeit, mit der Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen. Auf diese Weise kann die Zeiterfassungspflicht eingehalten werden, die der Europ\u00e4ische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 entschieden hat. Laut EuGH m\u00fcssen Arbeitgeber seitdem die t\u00e4gliche Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfassen. 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