{"id":51154,"date":"2021-06-25T17:33:05","date_gmt":"2021-06-25T15:33:05","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=51154"},"modified":"2025-06-06T11:34:11","modified_gmt":"2025-06-06T09:34:11","slug":"personaleinsatzplanung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaleinsatzplanung\/","title":{"rendered":"Personaleinsatzplanung: Das steckt hinter dem Begriff PEP"},"content":{"rendered":"<p>Die Personaleinsatzplanung ist wichtig f\u00fcr die Performance und letztendlich den Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel fassen wir alles Wissenswerte rund um PEP f\u00fcr Sie zusammen.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\"><span class=\"hs-cta-node hs-cta-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" id=\"hs-cta-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\"><!--[if lte IE 8]>\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c.png\"  alt=\"Download Einsatzplan\/Dienstplan-Vorlage \"\/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Definition: Was ist Personaleinsatzplanung?<\/h2>\n<p>Bevor wir tiefer in das Thema einsteigen, m\u00f6chten wir aufkl\u00e4ren, worum es bei der Personaleinsatzplanung eigentlich geht. Die Personaleinsatzplanung (auch kurz \u201ePEP\u201c genannt) ist ein Teilbereich des <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-management\/\">Workforce Managements<\/a> bzw. <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-planning\/\">Workforce Planning<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Es geht darum, bestehende Mitarbeiter in einem Unternehmen gem\u00e4\u00df ihren Qualifikationen und F\u00e4higkeiten (offenen) Positionen zuzuweisen.<\/strong><\/p>\n<p>Zu dieser Zuordnung der Mitarbeiter geh\u00f6ren jegliche Besetzungen von Positionen, u.a. auch Bef\u00f6rderungen und Versetzungen von einer Abteilung in eine andere. Somit k\u00f6nnen bestehende <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalressourcen\/\">Personalressourcen<\/a> ideal genutzt werden. PEP gilt als Basis wichtiger Personalentscheidungen.<\/p>\n<p>Die Personaleinsatzplanung umfasst <strong>folgende Bereiche<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Personalcontrolling<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\">Personalplanung<\/a><\/li>\n<li>Recruiting neuer Fachkr\u00e4fte<\/li>\n<li>Personalentwicklung<\/li>\n<li>Arbeitszeitplanung<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Ziele der Personaleinsatzplanung<\/h2>\n<p>Die Personaleinsatzplanung verfolgt einige wichtige Ziele, die wir im folgenden Abschnitt f\u00fcr Sie erl\u00e4utern.<\/p>\n<h3><strong>1. Verbesserte Performance<\/strong><\/h3>\n<p>Das Hauptziel liegt darin, das Kerngesch\u00e4ft des Unternehmens dank idealer Besetzung mit qualifizierten Mitarbeitern abzuwickeln. Im Idealfall wird dabei gleichzeitig auch eine bestm\u00f6gliche <strong>Performance<\/strong> im Hinblick auf das <strong>Erreichen der Unternehmensziele<\/strong> angestrebt.<\/p>\n<h3><strong>2. Besetzung offener Stellen und Flexibilit\u00e4t<\/strong><\/h3>\n<p>Eine verbesserte Produktivit\u00e4t kann nur erreicht werden, wenn alle offenen Stellen mit professionellen und kompetenten Fachkr\u00e4ften besetzt sind. Um das zu gew\u00e4hrleisten, muss die Personalabteilung den <strong>Personaleinsatz<\/strong> im Auge behalten.<\/p>\n<p>Es ist wichtig, umgehend auf Umstrukturierungen, Entlassungen (bei Pensionierung, Vertragsablauf), K\u00fcndigung des Arbeitgebers oder Schwankungen in der Auftragslage zu reagieren. F\u00fcr neue Mitarbeiter sollte der Ablauf der Probezeit im Blick behalten werden.<\/p>\n<h3><strong>3. Personalkosten eind\u00e4mmen<\/strong><\/h3>\n<p>Ein weiteres Unterziel ist, das bestehende Personal im Unternehmen bestm\u00f6glich zu nutzen. Eine offene Stelle ist zu besetzen? Ein Mitarbeiter erwartet Nachwuchs und verabschiedet sich f\u00fcr einige Zeit in der Elternzeit?<\/p>\n<p>Intelligente Personaleinsatzplanung bedeutet, in solchen F\u00e4llen vorbereitet zu sein. Offene Positionen k\u00f6nnen im Idealfall intern neu besetzt werden. So k\u00f6nnen Engp\u00e4sse vermieden werden. Neue Mitarbeiter zu rekrutieren, kann hohe Kosten verursachen und manchmal unn\u00f6tig zu \u00dcberkapazit\u00e4ten im Personal f\u00fchren.<\/p>\n<p><iframe title=\"Personalauswahl: Methoden &amp; Tipps\ud83d\udca1 HR KOMPAKT #9 | factorial\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/rlu-OY2e7XY?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<h2>Aufgaben der Personaleinsatzplanung<\/h2>\n<h3>Qualitative Personaleinsatzplanung<\/h3>\n<p>Wie bereits beschrieben, ist die Hauptaufgabe, den Personalbedarf zu decken und Mitarbeitern ihrem Profil entsprechende Positionen zuzuordnen. Dazu geh\u00f6rt auch, das n\u00f6tige Anforderungsprofil an eine Stelle genau zu kennen und in der Lage zu sein, die fachliche Kompetenz, Erfahrung sowie Pers\u00f6nlichkeit des jeweiligen Mitarbeiters zu analysieren und mit dem Stellenprofil abzugleichen.<\/p>\n<p>Der Prozess hinter diesem \u201eAbgleich\u201c nennt nicht <strong>qualitative Personaleinsatzplanung<\/strong>. Im Rahmen der qualitativen Personaleinsatzplanung kann die Erstellung einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/stellenbeschreibung\/\">Stellenbeschreibung<\/a> sinnvoll sein. Hierbei werden alle ben\u00f6tigten Informationen zur Position zusammengefasst:<\/p>\n<ul>\n<li>Bezeichnung und Funktion der Stelle<\/li>\n<li>Team und\/ oder Abteilung<\/li>\n<li>Vorgesetzter und Untergestellte<\/li>\n<li>Ziel der Position<\/li>\n<li>Alle Aufgaben im \u00dcberblick<\/li>\n<li>Anforderungen an den Bewerber (oder Mitarbeiter bei interner Neubesetzung): Ausbildung, Abschluss, Berufserfahrung, Skills<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Quantitative Personaleinsatzplanung<\/h3>\n<p>Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung wird der IST-Bestand der Mitarbeiter im Unternehmen mit dem SOLL-Bestand verglichen. Sind genug Mitarbeiter im Unternehmen angestellt, um das Tagesgesch\u00e4ft abzuwickeln und die Unternehmensziele zu erreichen? Oder andersrum: K\u00f6nnen alle Aufgaben ggf. auch mit weniger Personal umgesetzt und die Kosten somit reduziert werden?<\/p>\n<h3>Zeitliche Personaleinsatzplanung<\/h3>\n<p>Welches Unternehmen kennt sie nicht: die Sommerflaute. W\u00e4hrend die Auftragslage zu Beginn des Jahres oft boomt, geht sie w\u00e4hrend den Sommermonaten zur\u00fcck. Die <strong>Anpassung an saisonal bedingten Schwankungen<\/strong> sind ebenfalls Aufgabe der Personaleinsatzplanung. Zeitliche Aspekte sollten nicht untersch\u00e4tzt werden.<\/p>\n<h3>Schichtplanung<\/h3>\n<p>Zus\u00e4tzlich verfolgt die PEP weitere Aufgaben wie die Schichtplanung (welcher Mitarbeiter arbeitet wann) sowie die Arbeitszeiterfassung (welcher Mitarbeiter arbeitet wie viele Stunden).<\/p>\n<p>Personalisierte Dienstpl\u00e4ne werden erstellt und erm\u00f6glichen einen genauen \u00dcberblick dar\u00fcber, wann wer wie lange arbeitet.<\/p>\n<h2>Vorteile der Personaleinsatzplanung<\/h2>\n<p>Eine smarte Personaleinsatzplanung bringt einige Vorteile mit sich.<\/p>\n<p><strong>Mehr Effizienz:<\/strong> Die Produktivit\u00e4t und somit die gesamte betriebliche Effizienz wird verbessert.<\/p>\n<p><strong>Geringere Kosten:<\/strong> Kosten f\u00fcr teure Recruiting-Prozesse k\u00f6nnen dank einer intelligenten Personaleinsatzplanung reduziert werden.<\/p>\n<p><strong>Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit:<\/strong> Wer hinsichtlich verf\u00fcgbaren Stellen oder Arbeitspl\u00e4tzen im Unternehmen interne Bef\u00f6rderungen in Betracht zieht und f\u00fcr die Weiterentwicklung der bestehenden Mitarbeiter sorgt, bringt Angestellten Wertsch\u00e4tzung entgegen. Mitarbeiter, die Chancen f\u00fcr ihre professionelle Karriere in Form von Aufstiegsm\u00f6glichkeiten sehen, sind i.d.R. motivierter und zufriedener.<\/p>\n<h2>Tipps &amp; Tricks: So gelingt PEP in der Praxis<\/h2>\n<p>Challenge accepted &#8211; eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung will gelernt sein. Mit unseren Tipps und Tricks sind Sie perfekt vorbereitet.<\/p>\n<h3>\u2714\ufe0f <strong>Formulieren Sie klare Ziele.<\/strong><\/h3>\n<p>Um im Nachhinein \u00fcberhaupt messen zu k\u00f6nnen, ob Ihre Personaleinsatzplanung erfolgreich ist, sollten Sie sich zun\u00e4chst Ziele setzen. Was wollen Sie mit Ihrer Planung erreichen? Versuchen Sie, die Ziele so konkret wie m\u00f6glich zu formulieren. Achten Sie jedoch darauf, realistisch zu bleiben.<\/p>\n<h3>\u2714\ufe0f <strong>Tauschen Sie sich mit der Gesch\u00e4ftsleitung aus.<\/strong><\/h3>\n<p>Tauschen Sie sich mit der Gesch\u00e4ftsleitung aus und stellen Sie sicher, zielorientiert vorzugehen. Weiterhin sollten aktuelle Entwicklungen innerhalb des Unternehmens ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus kann die Gesch\u00e4ftsleitung Sie dabei unterst\u00fctzen, alle ben\u00f6tigten Ressourcen parat zu haben, um die PEP Ziele zu erreichen.<\/p>\n<h3>\u2714\ufe0f <strong>Jeder Mitarbeiter in jeder Position z\u00e4hlt.<\/strong><\/h3>\n<p>Sie fokussieren sich bei der Personaleinsatzplanung ausschlie\u00dflich auf Vollzeitangestellte &#8211; ein Fehler, der gerne gemacht wird. Allerdings sollten auch Teilzeitkr\u00e4fte, Praktikanten, Auszubildende und Werkstudenten nicht in der Planung vernachl\u00e4ssigt werden.<\/p>\n<p><strong>Beispiel:<\/strong> Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor. Frau Lauer aus der Marketing-Abteilung plant ein Sabbatical. Sie wird sich f\u00fcr ein paar Monate eine Auszeit von ihrem Job nehmen. F\u00fcr Sie als Personaler hei\u00dft es jetzt: Augen und Ohren aufhalten und fr\u00fchzeitig f\u00fcr Ersatz sorgen.<\/p>\n<p>Sie wissen, dass Ihr Online-Marketing Werkstudent Christian Dull aktuell an seiner Bachelorarbeit schreibt und kurz vor Beendigung seines Studiums steht &#8211; eine ideale Grundvoraussetzung also, die Stelle intern zu besetzen und auf kostspieliges Recruiting zu verzichten.<\/p>\n<p>H\u00e4tten Sie sich im Rahmen Ihrer Planung nur auf Vollzeit Positionen konzentriert, w\u00e4re Ihnen Christian Dull als neuer Marketing Professional in Ihrem Team entgangen. Sie h\u00e4tten Herrn Dull wom\u00f6glich an die Konkurrenz verloren.<\/p>\n<h3><strong>\u2714\ufe0f Beziehen Sie den Betriebsrat in Ihre Planung mit ein.<\/strong><\/h3>\n<p>Grunds\u00e4tzlich gilt: Jede Entscheidung, die Mitarbeiter betrifft, sollte vom Betriebsrat angeh\u00f6rt und mitbestimmt werden. Diese Faustregel ist auch im Hinblick auf die Personalplanung wichtig. Achten Sie dabei auf transparente Kommunikation und informieren Sie fr\u00fchzeitig \u00fcber anstehende \u00c4nderungen.<\/p>\n<h3><strong>\u2714\ufe0f Digitalisieren Sie Ihre HR Prozesse.<\/strong><\/h3>\n<p>Vor allem bei spezifischen Aufgaben wie die Erstellung von Dienstpl\u00e4nen kann eine HR Software hilfreich sein. Vorteile sind u.a.:<\/p>\n<ul>\n<li>Zeitersparnis<\/li>\n<li>Bessere \u00dcbersicht \u00fcber die gesamte Performance dank automatisch generierter Berichte und Analysen<\/li>\n<li>Geringere Anf\u00e4lligkeit f\u00fcr Fehler<\/li>\n<li>Autonomie der Mitarbeiter<\/li>\n<\/ul>\n<p>Sie sind noch auf der Suche nach der richtigen HR-Software, die Ihnen die Personaleinsatzplanung erleichtert?<\/p>\n<p style=\"text-align: left;\">Schichtplanung, rechtskonforme und <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">digitale Arbeitszeiterfassung<\/a>, Abwesenheitsmanagement und vieles mehr \u2013 die All-in-One-Software von Factorial vereinfacht Ihre Prozesse und spart Ihnen eine Menge Zeit, Kosten und Aufwand!<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Worum geht es bei der Personaleinsatzplanung?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Die Personaleinsatzplanung (auch kurz \u201cPEP\u201d genannt) ist ein <strong>Teilbereich des \u201cWorkforce Managements\u201d<\/strong>. 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Im Idealfall wird dabei gleichzeitig auch eine bestm\u00f6gliche Performance im Hinblick auf das Erreichen der Unternehmensziele angestrebt \u2026<\/p>\n<p><strong>Was sind Vorteile der Personaleinsatzplanung?<\/strong><\/p>\n<p>Geringere Kosten: Kosten f\u00fcr teure Recruiting-Prozesse k\u00f6nnen dank einer intelligenten Personaleinsatzplanung reduziert werden \u2026<\/p>\n<p><strong>Was bedeutet quantitative Personaleinsatzplanung?<\/strong><\/p>\n<p>Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung wird der IST-Bestand der Mitarbeiter im Unternehmen mit dem SOLL-Bestand verglichen. Sind genug Mitarbeiter im Unternehmen angestellt, um das Tagesgesch\u00e4ft abzuwickeln und die Unternehmensziele zu erreichen?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Personaleinsatzplanung ist wichtig f\u00fcr die Performance und letztendlich den Erfolg eines Unternehmens. In diesem Artikel fassen wir alles Wissenswerte rund um PEP f\u00fcr Sie zusammen. Definition: Was ist Personaleinsatzplanung? Bevor wir tiefer in das Thema einsteigen, m\u00f6chten wir aufkl\u00e4ren, worum es bei der Personaleinsatzplanung eigentlich geht. Die Personaleinsatzplanung (auch kurz \u201ePEP\u201c genannt) ist ein<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaleinsatzplanung\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":67,"featured_media":152771,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[396],"tags":[],"class_list":["post-51154","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-wissenswertes-fuer-fuehrungskraefte"],"acf":{"topics":"talent"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Personaleinsatzplanung: Optimale Arbeitskraftnutzung \u2013 Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Eine intelligente Personaleinsatzplanung kann den Unternehmenserfolg langfristig steigern - Ziele, Aufgaben und Tipps &amp; Tricks im \u00dcberblick.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personaleinsatzplanung\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Personaleinsatzplanung: Das steckt hinter dem Begriff PEP\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Eine intelligente Personaleinsatzplanung kann den Unternehmenserfolg langfristig steigern - 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