Wichtige Fakten<\/h3>\n\n- Personalverwaltung f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung:<\/strong> In Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung ist die Personalverwaltung eine zentrale F\u00fchrungsaufgabe, die alle administrativen Prozesse von der Einstellung bis zum Austritt von Besch\u00e4ftigten umfasst.<\/li>\n
- Herausforderung f\u00fcr KMU:<\/strong> Laut dem \u201eFachkr\u00e4fte-Radar 2024\u201c der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) sehen 52 % der Unternehmen den Mangel an qualifizierten Fachkr\u00e4ften als Gesch\u00e4ftsrisiko, was den administrativen Aufwand f\u00fcr die verbleibende Belegschaft und die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung erh\u00f6ht [1].<\/li>\n
- Gesetzliche Anforderungen:<\/strong> Die korrekte F\u00fchrung von Personalakten und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind gesetzlich vorgeschrieben und erfordern h\u00f6chste Sorgfalt, um Bu\u00dfgelder zu vermeiden.<\/li>\n
- Effizienz durch Digitalisierung:<\/strong> Der Einsatz von HR-Software kann laut einer Analyse von Deloitte den administrativen Aufwand in der Personalverwaltung um bis zu 40 % reduzieren, indem Routineaufgaben wie die Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung automatisiert werden [2].<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n
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<\/a><\/span><\/span><\/p>\nWas ist Personalverwaltung?<\/h2>\nDefinition: Personalverwaltung<\/h3>\n
Die Personalverwaltung, oft auch als Personaladministration<\/strong> bezeichnet, ist ein Kernbereich des Personalwesens<\/a>. Sie umfasst alle administrativen und transaktionalen Aufgaben, die den gesamten Lebenszyklus von Besch\u00e4ftigten im Unternehmen begleiten \u2013 vom Onboarding bis zum Offboarding. Dazu z\u00e4hlen insbesondere:<\/p>\n\n- Aktenf\u00fchrung:<\/strong> Anlage, F\u00fchrung und Verwaltung der digitalen oder physischen Personalakten.<\/li>\n
- Vertragsmanagement:<\/strong> Erstellung und Anpassung von Arbeitsvertr\u00e4gen, Nachtr\u00e4gen sowie die Ausstellung von Bescheinigungen (Praktikumsbescheinigungen<\/a>, Arbeitgeberbescheinigungen<\/a>).<\/li>\n
- Erstellung von Arbeitgeberbescheinigungen<\/a><\/li>\n
- Zeitwirtschaft:<\/strong> Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten, Bearbeitung von Urlaubsantr\u00e4gen und Krankmeldungen.<\/li>\n
- Meldewesen:<\/strong> Kommunikation mit Sozialversicherungstr\u00e4gern und Finanzbeh\u00f6rden.<\/li>\n
- Zeugniserstellung:<\/strong> Anfertigung von Zwischen-<\/a> und Endzeugnissen sowie Empfehlungsschreiben<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n
Eine wesentliche Aufgabe ist dabei die Sicherstellung der Compliance<\/strong>. Alle Prozesse m\u00fcssen im Einklang mit dem geltenden Arbeitsrecht (z. B. Arbeitszeitgesetz, K\u00fcndigungsschutzgesetz), tarifvertraglichen Regelungen und internen Betriebsvereinbarungen stehen.<\/p>\nW\u00e4hrend die Begriffe Personaladministration<\/strong> und transaktionale Personalarbeit<\/strong> weitgehend synonym verwendet werden, ist das Personalmanagement<\/strong> ein umfassenderer Begriff, der auch strategische Aspekte wie die Personalentwicklung einschlie\u00dft.<\/p>\n\u00dcbrigens: Dank zahlreicher HR-L\u00f6sungen werden diese gesamten Verwaltungsaufgaben in der Praxis immer weiter digitalisiert. Administrative, wiederkehrende T\u00e4tigkeiten k\u00f6nnen heutzutage problemlos automatisiert werden.<\/strong> Das entlastet vor allem kleinere Unternehmen, die noch nicht die Ressourcen haben, eine eigene Personalabteilung aufzubauen.<\/p>\n\ud83d\udc49 Erfahren Sie mehr zur Personalverwaltung mit Factorial.<\/a><\/p>\nWelche Ziele verfolgt die Personalverwaltung?<\/h2>\n
Das Hauptziel der Personalverwaltung ist die effiziente und korrekte Abwicklung aller HR-Prozesse<\/strong> sowie die Pflege aktueller und pr\u00e4ziser Personaldaten<\/a>. Eine reibungslose Administration bildet die Grundlage f\u00fcr eine transparente interne Kommunikation<\/strong><\/a> und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.<\/p>\nDar\u00fcber hinaus wird die Mitarbeiterzufriedenheit<\/strong> gest\u00e4rkt. Unternehmen, bei denen das Personalmanagement reibungslos und effizient funktioniert, profitieren nachweislich von zufriedeneren Besch\u00e4ftigten.<\/p>\nEine hohe Zufriedenheit wiederum kann die Produktivit\u00e4t und somit die Leistung steigern. Da alles aufeinander aufbaut, ist eine zuverl\u00e4ssige Personalverwaltung besonders wichtig. Sie ist die grundlegende Basis.<\/p>\n
Zusammenfassend lassen sich die Kernziele wie folgt unterteilen:<\/p>\n
\n- Effizienz und Service:<\/strong> Schnelle und fehlerfreie Bearbeitung von Anfragen und Antr\u00e4gen zur Steigerung der Zufriedenheit der Belegschaft.<\/li>\n
- Compliance und Rechtssicherheit:<\/strong> Einhaltung aller arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zur Minimierung von Haftungsrisiken f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/li>\n
- Datengrundlage:<\/strong> Bereitstellung zuverl\u00e4ssiger Personaldaten als Basis f\u00fcr strategische Entscheidungen des Managements.<\/li>\n<\/ul>\n
Welche Aufgaben umfasst die Personalverwaltung?<\/h2>\n
Die Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:<\/p>\n
\n- Betriebliche bzw. gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben<\/strong><\/li>\n
- Personalpolitische Aufgaben<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n
Zu den betrieblichen Aufgaben<\/strong> geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n\n- die Einf\u00fchrung und Verwaltung der Arbeitszeiterfassung<\/li>\n
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen<\/li>\n
- On- und Offboarding<\/li>\n
- Abwicklung von Sozialversicherungen<\/li>\n
- Erstellung von Zeugnissen und mehr.<\/li>\n<\/ul>\n
Bei den personalpolitischen bzw. strategischen Aufgaben<\/strong> handelt es sich um T\u00e4tigkeiten wie Leistungsbeurteilungen oder die Durchf\u00fchrung von Mitarbeiterumfragen. Also T\u00e4tigkeiten, die das Unternehmen im Personalwesen nicht zwangsl\u00e4ufig umsetzen muss, sich aber aus strategischen Gr\u00fcnden daf\u00fcr entscheidet.<\/p>\nHier finden Sie eine \u00dcbersicht der wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung<\/strong>:<\/p>\n\n- Verwaltung der Personaldaten (Personalakte)<\/li>\n
- Erstellung und Anpassung der Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n
- Ermittlung und Auswertung der Bed\u00fcrfnisse in den Teams (Mitarbeiterstatistiken)<\/li>\n
- Bearbeitung aller Abwesenheitsantr\u00e4ge (Urlaubsantr\u00e4ge, Krankheitstage) oder Weiterbildungen<\/li>\n
- Verwaltung der Fehlzeiten<\/li>\n
- Abwicklung des On- und Offboardings<\/li>\n
- Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen<\/li>\n
- Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten<\/li>\n
- Abgabe der Meldebescheinigungen an Beh\u00f6rden oder Sozialversicherungstr\u00e4ger<\/li>\n<\/ul>\n
![\"Personalverwaltung](\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/07115521\/Personalverwaltung-Definition.jpg\")
<\/p>\n
L\u00f6sung: Digitale Personalverwaltung<\/h2>\n
Wer kennt das nicht? Besonders in kleinen Unternehmen bleiben all diese Aufgaben gerne an der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und deren Assistenz h\u00e4ngen.<\/strong> Oft fehlt es kleinen Betrieben an den n\u00f6tigen Ressourcen. HR-Fachkr\u00e4fte einzustellen und eine neue Abteilung zu gr\u00fcnden, ist nicht immer m\u00f6glich.<\/p>\nDas muss jedoch kein Grund zur Sorge sein. Die fortschreitende Digitalisierung hinterl\u00e4sst auch in der Personalverwaltung ihre Spuren. Moderne HR-Softwarel\u00f6sungen erm\u00f6glichen es, einen Gro\u00dfteil dieser Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen.<\/p>\n
In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen Funktionen Sie die Summe der administrativen HR-Aufgaben reduzieren k\u00f6nnen.<\/p>\n
F\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet dies vor allem eines: eine erhebliche Zeitersparnis, die wieder in das Kerngesch\u00e4ft investiert werden kann.<\/p>\n
Digitale Personalakte<\/h3>\n
Der erste Schritt in Richtung vereinfachte HR-Prozesse ist die Digitalisierung der Personalakten<\/strong>.<\/p>\nMit einer digitalen Personalakte<\/a> werden s\u00e4mtliche Dokumente \u2013 von Bewerbungsunterlagen \u00fcber Arbeitsvertr\u00e4ge bis hin zu Zeugnissen \u2013 zentral und sicher an einem Ort gespeichert. Dies eliminiert Papierchaos und erm\u00f6glicht einen schnellen, ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff auf relevante Informationen.<\/p>\nDar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Sie mit einem Berechtigungssystem<\/strong> festlegen, welche Personen auf die gespeicherten Daten Zugriff haben. Diese Personen k\u00f6nnen Sie dann bei der Verwaltung unterst\u00fctzen.<\/p>\nSo kann ein Teammitglied Daten selbst \u00e4ndern, ohne immer den Weg \u00fcber die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung gehen zu m\u00fcssen. Beispiel:<\/strong> Anstatt neue Adressen zun\u00e4chst der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung mitzuteilen, k\u00f6nnen Angestellte die neue Anschrift ganz einfach selbst eintragen. Das Profil aktualisiert sich daraufhin automatisch.<\/p>\nGleichzeitig sind pers\u00f6nliche Daten dank dieses Berechtigungssystems auch vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt.<\/p>\n
Eine solche zentrale Datenverwaltung ist zudem eine Grundvoraussetzung f\u00fcr die Erstellung aussagekr\u00e4ftiger HR-Berichte und Analysen, die der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung als Entscheidungsgrundlage dienen.<\/p>\n
Employee Self Service<\/h3>\n
Ein entscheidender Vorteil moderner HR-Software ist die Funktion der Mitarbeiterselbstbedienung (Self-Service)<\/strong>. Hierbei k\u00f6nnen Besch\u00e4ftigte administrative Aufgaben selbstst\u00e4ndig erledigen, was die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung oder zust\u00e4ndige Personen direkt entlastet.<\/p>\nEine wichtige Employee Self Service<\/a>-Funktion ist die eigenst\u00e4ndige Urlaubsverwaltung<\/strong>. Eine Software erlaubt den Angestellten, ihren Urlaub bequem per Mausklick zu beantragen. Vorgesetzte k\u00f6nnen diesen dann genauso schnell mit einem Mausklick genehmigen oder ablehnen. Urlaubsantr\u00e4ge auf Papier sind nicht mehr n\u00f6tig.<\/p>\nZus\u00e4tzlich dazu erlaubt eine Software auch die digitale Zeiterfassung<\/strong>. Stundenzettel und Excel-Listen waren gestern. Lassen Sie Ihre Besch\u00e4ftigten digital ein- und ausstempeln und die geleistete Arbeitszeit automatisch berechnen.<\/p>\nAuch die Erstellung von Organigrammen<\/a> ist durch Personalverwaltungssoftware ganz einfach m\u00f6glich.<\/p>\nVorbereitende Lohnbuchhaltung<\/h3>\n
Eine weitere wesentliche Entlastung f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung ist die Automatisierung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Eine HR-Software wie Factorial erfasst alle abrechnungsrelevanten Daten wie Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Sonderzahlungen automatisch. Diese Daten k\u00f6nnen anschlie\u00dfend per Schnittstelle direkt an das Steuerberatungsb\u00fcro oder die Lohnbuchhaltung \u00fcbermittelt werden, was die Fehleranf\u00e4lligkeit reduziert und den manuellen Aufwand minimiert.<\/p>\n
Vorsicht, Datenschutz!<\/h3>\n
Bei der Auswahl und Einf\u00fchrung einer HR-Software hat der Datenschutz<\/strong> oberste Priorit\u00e4t. Die Verarbeitung von Personaldaten unterliegt den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/strong>. Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung tr\u00e4gt die Verantwortung f\u00fcr die Einhaltung dieser Regelungen.<\/p>\n
Die Personalverwaltung, oft auch als Personaladministration<\/strong> bezeichnet, ist ein Kernbereich des Personalwesens<\/a>. Sie umfasst alle administrativen und transaktionalen Aufgaben, die den gesamten Lebenszyklus von Besch\u00e4ftigten im Unternehmen begleiten \u2013 vom Onboarding bis zum Offboarding. Dazu z\u00e4hlen insbesondere:<\/p>\n Eine wesentliche Aufgabe ist dabei die Sicherstellung der Compliance<\/strong>. Alle Prozesse m\u00fcssen im Einklang mit dem geltenden Arbeitsrecht (z. B. Arbeitszeitgesetz, K\u00fcndigungsschutzgesetz), tarifvertraglichen Regelungen und internen Betriebsvereinbarungen stehen.<\/p>\n W\u00e4hrend die Begriffe Personaladministration<\/strong> und transaktionale Personalarbeit<\/strong> weitgehend synonym verwendet werden, ist das Personalmanagement<\/strong> ein umfassenderer Begriff, der auch strategische Aspekte wie die Personalentwicklung einschlie\u00dft.<\/p>\n \u00dcbrigens: Dank zahlreicher HR-L\u00f6sungen werden diese gesamten Verwaltungsaufgaben in der Praxis immer weiter digitalisiert. Administrative, wiederkehrende T\u00e4tigkeiten k\u00f6nnen heutzutage problemlos automatisiert werden.<\/strong> Das entlastet vor allem kleinere Unternehmen, die noch nicht die Ressourcen haben, eine eigene Personalabteilung aufzubauen.<\/p>\n \ud83d\udc49 Erfahren Sie mehr zur Personalverwaltung mit Factorial.<\/a><\/p>\n Das Hauptziel der Personalverwaltung ist die effiziente und korrekte Abwicklung aller HR-Prozesse<\/strong> sowie die Pflege aktueller und pr\u00e4ziser Personaldaten<\/a>. Eine reibungslose Administration bildet die Grundlage f\u00fcr eine transparente interne Kommunikation<\/strong><\/a> und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.<\/p>\n Dar\u00fcber hinaus wird die Mitarbeiterzufriedenheit<\/strong> gest\u00e4rkt. Unternehmen, bei denen das Personalmanagement reibungslos und effizient funktioniert, profitieren nachweislich von zufriedeneren Besch\u00e4ftigten.<\/p>\n Eine hohe Zufriedenheit wiederum kann die Produktivit\u00e4t und somit die Leistung steigern. Da alles aufeinander aufbaut, ist eine zuverl\u00e4ssige Personalverwaltung besonders wichtig. Sie ist die grundlegende Basis.<\/p>\n Zusammenfassend lassen sich die Kernziele wie folgt unterteilen:<\/p>\n Die Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:<\/p>\n Zu den betrieblichen Aufgaben<\/strong> geh\u00f6ren unter anderem:<\/p>\n Bei den personalpolitischen bzw. strategischen Aufgaben<\/strong> handelt es sich um T\u00e4tigkeiten wie Leistungsbeurteilungen oder die Durchf\u00fchrung von Mitarbeiterumfragen. Also T\u00e4tigkeiten, die das Unternehmen im Personalwesen nicht zwangsl\u00e4ufig umsetzen muss, sich aber aus strategischen Gr\u00fcnden daf\u00fcr entscheidet.<\/p>\n Hier finden Sie eine \u00dcbersicht der wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung<\/strong>:<\/p>\n Wer kennt das nicht? Besonders in kleinen Unternehmen bleiben all diese Aufgaben gerne an der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung und deren Assistenz h\u00e4ngen.<\/strong> Oft fehlt es kleinen Betrieben an den n\u00f6tigen Ressourcen. HR-Fachkr\u00e4fte einzustellen und eine neue Abteilung zu gr\u00fcnden, ist nicht immer m\u00f6glich.<\/p>\n Das muss jedoch kein Grund zur Sorge sein. Die fortschreitende Digitalisierung hinterl\u00e4sst auch in der Personalverwaltung ihre Spuren. Moderne HR-Softwarel\u00f6sungen erm\u00f6glichen es, einen Gro\u00dfteil dieser Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen.<\/p>\n In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen Funktionen Sie die Summe der administrativen HR-Aufgaben reduzieren k\u00f6nnen.<\/p>\n F\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet dies vor allem eines: eine erhebliche Zeitersparnis, die wieder in das Kerngesch\u00e4ft investiert werden kann.<\/p>\n Der erste Schritt in Richtung vereinfachte HR-Prozesse ist die Digitalisierung der Personalakten<\/strong>.<\/p>\n Mit einer digitalen Personalakte<\/a> werden s\u00e4mtliche Dokumente \u2013 von Bewerbungsunterlagen \u00fcber Arbeitsvertr\u00e4ge bis hin zu Zeugnissen \u2013 zentral und sicher an einem Ort gespeichert. Dies eliminiert Papierchaos und erm\u00f6glicht einen schnellen, ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff auf relevante Informationen.<\/p>\n Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Sie mit einem Berechtigungssystem<\/strong> festlegen, welche Personen auf die gespeicherten Daten Zugriff haben. Diese Personen k\u00f6nnen Sie dann bei der Verwaltung unterst\u00fctzen.<\/p>\n So kann ein Teammitglied Daten selbst \u00e4ndern, ohne immer den Weg \u00fcber die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung gehen zu m\u00fcssen. Beispiel:<\/strong> Anstatt neue Adressen zun\u00e4chst der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung mitzuteilen, k\u00f6nnen Angestellte die neue Anschrift ganz einfach selbst eintragen. Das Profil aktualisiert sich daraufhin automatisch.<\/p>\n Gleichzeitig sind pers\u00f6nliche Daten dank dieses Berechtigungssystems auch vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt.<\/p>\n Eine solche zentrale Datenverwaltung ist zudem eine Grundvoraussetzung f\u00fcr die Erstellung aussagekr\u00e4ftiger HR-Berichte und Analysen, die der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung als Entscheidungsgrundlage dienen.<\/p>\n Ein entscheidender Vorteil moderner HR-Software ist die Funktion der Mitarbeiterselbstbedienung (Self-Service)<\/strong>. Hierbei k\u00f6nnen Besch\u00e4ftigte administrative Aufgaben selbstst\u00e4ndig erledigen, was die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung oder zust\u00e4ndige Personen direkt entlastet.<\/p>\n Eine wichtige Employee Self Service<\/a>-Funktion ist die eigenst\u00e4ndige Urlaubsverwaltung<\/strong>. Eine Software erlaubt den Angestellten, ihren Urlaub bequem per Mausklick zu beantragen. Vorgesetzte k\u00f6nnen diesen dann genauso schnell mit einem Mausklick genehmigen oder ablehnen. Urlaubsantr\u00e4ge auf Papier sind nicht mehr n\u00f6tig.<\/p>\n Zus\u00e4tzlich dazu erlaubt eine Software auch die digitale Zeiterfassung<\/strong>. Stundenzettel und Excel-Listen waren gestern. Lassen Sie Ihre Besch\u00e4ftigten digital ein- und ausstempeln und die geleistete Arbeitszeit automatisch berechnen.<\/p>\n Auch die Erstellung von Organigrammen<\/a> ist durch Personalverwaltungssoftware ganz einfach m\u00f6glich.<\/p>\n Eine weitere wesentliche Entlastung f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung ist die Automatisierung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Eine HR-Software wie Factorial erfasst alle abrechnungsrelevanten Daten wie Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Sonderzahlungen automatisch. Diese Daten k\u00f6nnen anschlie\u00dfend per Schnittstelle direkt an das Steuerberatungsb\u00fcro oder die Lohnbuchhaltung \u00fcbermittelt werden, was die Fehleranf\u00e4lligkeit reduziert und den manuellen Aufwand minimiert.<\/p>\n Bei der Auswahl und Einf\u00fchrung einer HR-Software hat der Datenschutz<\/strong> oberste Priorit\u00e4t. Die Verarbeitung von Personaldaten unterliegt den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/strong>. Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung tr\u00e4gt die Verantwortung f\u00fcr die Einhaltung dieser Regelungen.<\/p>\n<\/a><\/span><\/span><\/p>\nWas ist Personalverwaltung?<\/h2>\n
Definition: Personalverwaltung<\/h3>\n
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Welche Ziele verfolgt die Personalverwaltung?<\/h2>\n
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Welche Aufgaben umfasst die Personalverwaltung?<\/h2>\n
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Digitale Personalakte<\/h3>\n
Employee Self Service<\/h3>\n
Vorbereitende Lohnbuchhaltung<\/h3>\n
Vorsicht, Datenschutz!<\/h3>\n