{"id":71884,"date":"2025-01-22T17:22:01","date_gmt":"2025-01-22T15:22:01","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=71884"},"modified":"2025-12-22T14:06:15","modified_gmt":"2025-12-22T12:06:15","slug":"abwesenheitsnotiz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/abwesenheitsnotiz\/","title":{"rendered":"Abwesenheitsnotiz: Schnelle Anleitung [+ Gratis Vorlage]"},"content":{"rendered":"<p>\u201eWo kann ich denn in Outlook die Abwesenheitsnotiz einstellen?\u201d Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Egal ob Mitarbeiter*innen ganz neu in Ihrem Unternehmen anfangen oder schon lange dabei sind: Irgendwann taucht die Frage nach der <strong>Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz<\/strong> definitiv auf.<\/p>\n<p>Damit Sie auf der sicheren Seite sind und schnell helfen k\u00f6nnen, haben wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<li><a href=\"#definition\"> Was ist eine Abwesenheitsnotiz? <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#outlook\">Abwesenheitsnotiz in Outlook: Tipps zur Einrichtung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#k\u00fcndigung\">Besondere F\u00e4lle: K\u00fcndigung, Krankmeldung &amp; Co. <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#checkliste\">Was Sie nicht vergessen d\u00fcrfen <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fehler\">Abwesenheitsnotiz &#8211; Diese Fehler sollten Sie nicht machen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#gefahren\">Gefahren bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vorlage\">Abwesenheitsnotiz erstellen- Kostenlose Vorlage<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-freebie category-urlaub-und-abwesenheiten\"\n    data-banner-id=\"164257\"\n    data-banner-type=\"freebie\"\n    data-category=\"Urlaub und Abwesenheiten\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Vorlage: Abwesenheitsnotiz<\/h4>\n            \n                            <p>Haben Sie alle Abwesenheiten im Griff? Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage zur Dokumentation.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/4960096.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/4960096\/DACH%20Marketing\/Abwesenheitsnotiz_NEW25.docx\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose freebie\" data-cta=\"freebie\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Kostenlos herunterladen                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image no-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/app\/plugins\/factorial-utilities\/assets\/images\/banners\/inline\/backgrounds\/default_image.svg\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><strong>Was ist eine Abwesenheitsnotiz?<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es kommt immer wieder vor. Wichtige E-Mails von Kolleg*innen oder Kund*innen werden nicht beantwortet, weil der entsprechende Mitarbeiter kurz vor seinem Urlaubsantritt vergessen hat, eine <\/span><b>Benachrichtigung einzurichten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Besonders bei dringenden Deadlines kann dies unangenehme Folgen haben und zu Chaos f\u00fchren.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Damit genau das nicht passiert, sollten Mitarbeiter*innen unbedingt eine automatische E-Mail einstellen, bevor sie in den Urlaub fahren oder aus anderen Gr\u00fcnden nicht erreichbar sind. Um die Abwesenheit von Mitarbeiter*innen im Blick zu behalten, lohnt es sich, die<\/span> <span style=\"font-weight: 400;\">Urlaubsverwaltung<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> klar zu strukturieren und zu kommunizieren.<\/span><\/p>\n<h3>Wichtigste Inhalte<\/h3>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Anrede: Diese h\u00e4ngt vom Ton des Unternehmens und dem Adressaten ab und kann je nachdem f\u00f6rmlicher oder lockerer verfasst werden.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Danke: Ein kurzer Dank f\u00fcr die E-Mail geh\u00f6rt immer in die Abwesenheitsnotiz und kann nat\u00fcrlich auch direkt mit der Anrede verbunden werden.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Leser: \u00dcberlegen Sie sich vorher, ob die E-Mail f\u00fcr Kolleg*innen bestimmt ist oder f\u00fcr Kund*innen. Je nachdem, wer der Adressat ist, sollte der Ton angepasst werden.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Zeitraum: Das Enddatum der Abwesenheit bzw. Wiedererreichbarkeit des Arbeitnehmers.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Weiterleitung der E-Mail oder andere Informationen, was mit der E-Mail passieren wird.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Vertretung: Einen Ansprechpartner, der sich in Abwesenheit um die Themen k\u00fcmmert und an den sich Kund*innen und Kolleg*innen in dringenden F\u00e4llen per E-Mail wenden k\u00f6nnen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Grund der Abwesenheit (ggf.)<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Mobile Kontaktm\u00f6glichkeiten (wenn vorhanden und gew\u00fcnscht).<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">International: Wenn Sie oft mit Kund*innen aus dem Ausland zu tun haben, stellen Sie am besten auch eine englische Notiz ein. Wenn Sie mit Kunden aus anderssprachigen L\u00e4ndern wie Spanien o.\u00e4. zu tun haben, k\u00f6nnen Sie diese Mail nat\u00fcrlich auch auf Spanisch etc. verfassen.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">R\u00fcckkehr &amp; Alternative: Eine kurze Information, wann Sie sich um die E-Mail k\u00fcmmern werden oder was alternativ mit dieser passiert. Sie k\u00f6nnen auch angeben, ab welchem Datum mit einer R\u00fcckmeldung gerechnet werden kann.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Schluss: Bedanken Sie sich f\u00fcr das Verst\u00e4ndnis des Empf\u00e4ngers und vergessen Sie nicht Ihren Namen am Ende.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Achtung:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Auch der Betreff sollte nicht vergessen werden. Diesen k\u00f6nnen Sie ruhig etwas individueller verfassen, damit die Benachrichtigung nicht im E-Mail-Wirrwarr verschwindet. Halten Sie diesen aber auf jeden Fall kurz und knapp und bringen Sie auf den Punkt, dass Sie nicht anwesend sind.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><a name=\"checkliste\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Abwesenheitsnotiz in Outlook: Tipps zur Einrichtung<\/strong><\/h2>\n<p>Outlook bietet mehrere M\u00f6glichkeiten, eine automatische E-Mail einzurichten. Daher sollte sich der Mitarbeiter fragen, ob er die Benachrichtigung <strong>einmalig oder regelm\u00e4\u00dfig<\/strong> ben\u00f6tigt.<\/p>\n<h3>Einmalige Einrichtung<\/h3>\n<p>Bei Feiertagen, wenn Sie im Urlaub sind oder kurzzeitig ausfallen, sollten Sie einmalig eine automatische Benachrichtigung verfassen.<\/p>\n<p>Gehen Sie f\u00fcr die <strong>einmalige Einrichtung<\/strong> deswegen so vor:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00d6ffnen Sie <strong>Outlook<\/strong> und klicken Sie im oberen linken Bereich auf <strong>Datei.<\/strong><\/li>\n<li>Unter Kontoinformationen klicken Sie nun auf der rechten Seite auf die Schaltfl\u00e4che <strong>\u201eAutomatische Antworten\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>Klicken Sie nun auf <strong>\u201eautomatische Antworten senden\u201c.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Achtung:<\/strong> Sie m\u00fcssen hier unbedingt das <strong>Start- sowie Enddatum Ihrer Abwesenheit<\/strong> eintragen. Wenn Sie dies vergessen, wird ihre Abwesenheit ohne Enddatum durchgehend versandt.<\/p>\n<ul>\n<li>Falls in Ihrem Unternehmen ein lockerer Ton herrscht, Sie diesen aber nicht gegen\u00fcber den Kunden w\u00e4hlen m\u00f6chten, w\u00e4hlen Sie zwei unterschiedliche Antworten in den Bl\u00f6cken <strong>\u201eInnerhalb meiner Organisation\u201c<\/strong>\u00a0und <strong>\u201eAu\u00dferhalb meiner Organisation\u201c.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Und nicht vergessen:<\/strong> Benennen Sie auf jeden Fall einen <strong>Vertreter<\/strong>. Denn das spart nicht nur Ihren Kolleg*innen, sondern auch m\u00f6glichen Kunden unn\u00f6tige Fragerei.<\/p>\n<h3>Einrichtung einer Regel<\/h3>\n<p>Wenn Arbeitnehmer*innen oft ausw\u00e4rtige Gesch\u00e4ftstermine haben oder in Teilzeit arbeiten, ist es sinnvoll, eine <strong>regelm\u00e4\u00dfige Nachricht<\/strong> zu verfassen.<\/p>\n<p>Bei der Einrichtung einer <strong>regelm\u00e4\u00dfigen E-Mail<\/strong> gehen Sie so vor:<\/p>\n<ul>\n<li>Nachdem Sie auf Datei geklickt haben, klicken Sie auf <strong>\u201eRegeln und Benachrichtigungen verwalten\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie dann eine <strong>\u201eneue Regel\u201c<\/strong>\u00a0aus.<\/li>\n<li>Unter <strong>\u201eRegel ohne Vorlage&#8220; <\/strong>erstellen finden Sie den Button <strong>\u201eRegel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>Jetzt \u00f6ffnet sich der Regelassistent. W\u00e4hlen Sie <strong>Konto und Kontoname<\/strong> aus.<\/li>\n<li>Nun klicken Sie auf: Diese <strong>\u201emit einer bestimmten Vorlage beantworten\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>Jetzt k\u00f6nnen Sie noch den <strong>Regelnamen<\/strong> eingeben und die <strong>Regel aktivieren.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Achtung:<\/strong> Klicken Sie am Ende noch auf <strong>Fertigstellen<\/strong>, damit die E-Mail auch wirklich versendet wird.<\/p>\n<h3>Einrichtung einer Weiterleitung<\/h3>\n<p>Damit Anfragen wichtiger Kunden die n\u00f6tige Aufmerksamkeit geschenkt werden, sollten Angestellte eine <strong>E-Mail-Weiterleitung<\/strong> an relevante Kolleg*innen einrichten.<\/p>\n<p><strong>Und das funktioniert so:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Gehen Sie wie bei der <strong>Einrichtung einer regelm\u00e4\u00dfigen E-Mail<\/strong> vor.<\/li>\n<li>Klicken Sie auf <strong>\u201eRegel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>Wenn Sie beim n\u00e4chsten Schritt <strong>\u201eBedingungen ausw\u00e4hlen\u201c<\/strong>\u00a0nichts anklicken, werden alle E-Mails weitergeleitet.<\/li>\n<li>Im n\u00e4chsten Schritt klicken Sie im oberen Feld auf <strong>\u201ediese an eine \u00f6ffentliche Person\/Gruppe weiterleiten\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>Im unteren Feld klicken Sie auf den angezeigten Link <strong>\u201eeine Person\/\u00f6ffentliche Gruppe\u201c.<\/strong><\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie im n\u00e4chsten Schritt Ihren <strong>Vertreter<\/strong> aus.<\/li>\n<li>Sie k\u00f6nnen in den n\u00e4chsten Schritten noch festlegen, ob einige <strong>Nachrichten nicht weitergeleitet<\/strong> werden sollen.<\/li>\n<li>Zudem k\u00f6nnen Sie noch den <strong>Namen der Regel<\/strong> festlegen.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Nicht vergessen:<\/strong> Bitte vergessen Sie nicht, die <strong>Regel noch zu aktivieren<\/strong> und auf <strong>Fertigstellen<\/strong> zu klicken.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><b>Tipp:<\/b> Testen Sie Ihre E-Mail erst einmal bei Kollegen. So sehen Sie nicht nur, dass die Notiz wirklich ankommt und funktioniert, auch Rechtschreibfehler fallen fr\u00fchzeitig auf. Bitten Sie daf\u00fcr einen Kollegen, Ihnen einmal zu schreiben und Ihnen eine R\u00fcckmeldung zu geben, ob ihm etwas Negatives aufgefallen ist. <\/span><br \/>\n<a name=\"fehler\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Besondere F\u00e4lle: K\u00fcndigung, Krankmeldung &amp; Co.<\/strong><\/h2>\n<h3>K\u00fcndigung<\/h3>\n<p>Auch bei einer <strong>K\u00fcndigung<\/strong> sind Sie dazu angehalten, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Vergessen Sie nicht, den Nachfolger f\u00fcr Ihre T\u00e4tigkeiten sowie dessen Kontaktdaten anzugeben. Und bitten bleiben Sie sachlich, alles andere macht keinen guten Eindruck.<\/p>\n<p><strong>\u00dcbrigens:<\/strong> Wenn Arbeitnehmer*innen gek\u00fcndigt werden, ist der Arbeitgeber dazu angehalten, einmal in die <a href=\"https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/art-17-dsgvo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Datenschutz-Grundverordnung<\/a> zu schauen, da die <strong>Personenbezogenen Daten<\/strong> so schnell wie m\u00f6glich gel\u00f6scht werden sollten.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Die <strong>Abwesenheitsnotiz f\u00fcr eine K\u00fcndigung<\/strong> k\u00f6nnte folgenderma\u00dfen aussehen:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Sehr geehrte Damen und Herren,<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">vielen Dank f\u00fcr Ihre Mail. Ich bin seitdem \u2026 nicht mehr im Unternehmen \u2026t\u00e4tig und kann Ihre Nachricht daher leider nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Ihre E- Mail wird nicht automatisch weitergeleitet.<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vorname Nachname<\/span><\/i><\/p>\n<h3>Krankheit<\/h3>\n<p>Wenn Arbeitnehmer*innen viel <strong>Kundenkontakt<\/strong> haben, ist es sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz f\u00fcr eine eventuelle Krankheit schon einmal vorzubereiten. Im Krankheitsfall brauchen Sie diese dann nur noch zu aktivieren und das Enddatum einzutragen. Oft \u00fcbernehmen dies aber auch die Kolleg*innen.<\/p>\n<p><strong>Apropos:<\/strong> Bei einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/krankmeldung\/\"><strong>Krankmeldung<\/strong><\/a> brauchen Sie keine Details Ihrer Abwesenheit anzugeben. Vergessen Sie auch hier nicht, einen Ansprechpartner zu nennen, der erreichbar ist.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wenn Sie f\u00fcr l\u00e4ngere Zeit krank sind und noch nicht wissen, wann Sie wiederkommen, k\u00f6nnen Sie die folgende Vorlage benutzen:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Hallo und vielen Dank f\u00fcr Ihre E-Mail,<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">bedauerlicherweise bin ich f\u00fcr unabsehbare Zeit nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin \u2026.(E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Sie hilft Ihnen gern weiter.<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Mit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen<\/span><\/i><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Vorname Nachname<\/span><\/i><\/p>\n<p><iframe title=\"Abwesenheiten verwalten mit Factorial? So funktioniert&#039;s!\" width=\"500\" height=\"281\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/xnCd10KgTbA?start=1&#038;feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p><a name=\"checkliste\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Was Sie nicht vergessen d\u00fcrfen<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u201eHerr Meier hat gerade angerufen und gefragt, wie es mit Thema A steht. Wo ist denn Kollege Mustermann heute und wer k\u00fcmmert sich nun?\u201c<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Damit Ihre Kollegen nicht ahnungslos vor Kunden stehen, vergessen Sie nicht, diese \u00fcber Ihre Abwesenheit zu informieren. Zudem sollten Sie einen <\/span><b>Ansprechpartner<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> benennen, der sich in Ihrer Abwesenheit um Ihre Themen k\u00fcmmert oder zumindest Auskunft geben kann. Auch wichtige Gesch\u00e4ftspartner und Kunden sollten daher vor einer l\u00e4ngeren Abwesenheit kontaktiert werden. Wenn Arbeitnehmer*innen in <\/span><b>Elternzeit oder in den Mutterschutz<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gehen und daher f\u00fcr l\u00e4ngere Zeit ausfallen, sollten mehrere Ansprechpartner genannt werden.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Wichtig ist es auch, einem Kollegen vor l\u00e4ngerer Abwesenheit <\/span><b>Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> zu geben. So k\u00f6nnen Kolleg*innen ggf. <\/span><b>Weiterleitungen f\u00fcr die E-Mails<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> einrichten oder auch die Benachrichtigung einstellen.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sie k\u00f6nnen die Abwesenheitsnotiz schon einige Stunden vor Ihrer Abreise einstellen, wenn dann noch E-Mails eintreffen, beantworten Sie diese einfach ganz normal.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Aber Achtung:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Verwahren Sie die Passw\u00f6rter f\u00fcr den E-Mail-Account an einem sicheren Ort auf.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gehen Sie am besten noch einmal die <\/span><b>Checkliste<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> durch:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Vorgesetzte und Kollegen<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00fcber die Abwesenheit informiert und \u00fcber die wichtigsten Aufgaben gebrieft?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Ansprechpartner<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> informiert?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Wichtige <\/span><b>Kunden und Gesch\u00e4ftspartner<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> informiert?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Abwesenheitsnotiz eingerichtet<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Datum der R\u00fcckkehr, Ansprechpartner, Kontaktdaten<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> in die Nachricht eingetragen?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Ggf. <\/span><b>Weiterleitung der E-Mails<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> eingerichtet?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gepr\u00fcft, ob der Text keine Rechtschreibfehler enth\u00e4lt?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Und:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Setzen Sie sich nach einer l\u00e4ngeren Abwesenheit einen <\/span><b>Blocker in Ihrem Kalender,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> um Ihre E-Mails zu beantworten. \u00dcberlegen Sie sich vorher, welche E-Mails die wichtigsten sind und daher zuerst beantwortet werden sollten. Lesen Sie sich alle E-Mails mit dem gleichen Thema und Adressatenkreis hintereinander durch, damit Sie den Zusammenhang verstehen und nicht auf eine alte Nachricht antworten.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Und: Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer R\u00fcckkehr wieder auszuschalten.<\/span><a name=\"fehler\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Abwesenheitsnotiz &#8211; Diese Fehler sollten Sie nicht machen<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nach mir die Sinnflut &#8211; Das sollte nicht Ihr Motto sein, wenn Sie kurz vor Beginn Ihres Urlaubes noch schnell eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Die folgenden Fehler sollten Sie besser lassen: <\/span><\/p>\n<table style=\"border-collapse: collapse; width: 100%; height: 408px;\">\n<tbody>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">L\u00f6schen von E-Mails<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Schreiben Sie in der Notiz m\u00f6glichst nicht, dass Sie die E-Mails nicht lesen oder diese sogar gel\u00f6scht werden.\u00a0<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 72px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 72px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Details Ihrer Reise<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 72px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Niemand m\u00f6chte wissen, welche Cocktails Sie die n\u00e4chsten 2 Tage am Pool trinken werden oder welchen Berg Sie besteigen. Dies f\u00fchrt nicht nur zu missg\u00fcnstigen Kollegen, sondern kann auch echte Risiken bergen, z.B. Cyberkriminelle k\u00f6nnen diese Informationen f\u00fcr sich nutzen. <\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 72px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 72px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Vermeintlich witzige oder provokante \u00c4u\u00dferungen<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 72px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dies kann ggf. als sehr unprofessionell eingestuft werden und Kund*innen verunsichern.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Telefonnummer angeben<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Nur wenn Sie auch in Ihrem Urlaub arbeiten m\u00f6chten, geben Sie die eigene Handynummer an.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Irrelevantes<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bilder, Zitate und zu viele Smileys k\u00f6nnen schnell unseri\u00f6s wirken, daher sollten Sie genau \u00fcberlegen, ob diese wirklich ben\u00f6tigt werden.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Zu wenige Informationen<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bitte vergessen Sie nicht zumindest anzugeben, in welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sein werden.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 24px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 24px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Absender vergessen<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 24px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Vergessen Sie nicht, Ihren Namen unter die Abwesenheitsnotiz zu setzen.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 21.1328%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Rechtschreibfehler<\/span><\/td>\n<td style=\"width: 78.8063%; height: 48px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Bitte lesen Sie noch einmal \u00fcber Ihren Text, bevor Sie die Notiz speichern und lassen Sie ggf. auch eine*n Kolleg*in dr\u00fcberlesen.<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><a name=\"gefahren\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Gefahren bei der Erstellung einer Abwesenheitsnotiz<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Leider k\u00f6nnen Sie bei der Erstellung von Abwesenheitsnotizen auch auf einige Gefahren sto\u00dfen. Die h\u00e4ufigsten Gefahren haben wir f\u00fcr Sie einmal zusammengefasst:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Phishing-Angriffe: Achten Sie darauf, welche Art von Informationen Sie in die Notiz mit aufnehmen. So sollten Sie den Urlaubsort o.\u00e4. nicht nennen, diese k\u00f6nnen von Cyberkriminellen genutzt werden, um z.B. die Zahlung an vermeintliche Lieferanten in Auftrag zu geben oder andere Angriffe durchzuf\u00fchren.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Ungepflegtes Adressbuch: Sie bekommen immer nur Mails von denselben Kunden, Lieferanten etc.? Dann sollten Sie die Einstellung t\u00e4tigen, die Abwesenheitsnotiz nur an diese zu verschicken. Andernfalls sollten Sie versuchen, m\u00f6glichst wenig Informationen herauszugeben.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>Tipp: Verwalten Sie Ihre Abwesenheiten mit der <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Zeiterfassungssoftware<\/a> von Factorial und sparen Sie sich eine Menge manuellen Aufwand.<\/p>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-node hs-cta-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de.png\" alt=\"New call-to-action\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'ffc6dc07-5afc-4c2c-a1a7-408925c003de', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><a name=\"vorlage\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Abwesenheitsnotiz erstellen- Kostenlose Vorlage<\/strong><\/h2>\n<p>Nie wieder langes Suchen nach der perfekten Formulierung. Mit unseren <strong>kostenlosen Vorlagen<\/strong> k\u00f6nnen Sie schnell und einfach eine Abwesenheitsnotiz schreiben. W\u00e4hlen Sie bequem zwischen der <strong>Abwesenheitsnotiz<\/strong> <strong>Vorlage in Deutsch<\/strong> und der <strong>Abwesenheitsnotiz<\/strong> <strong>Vorlage in Englisch<\/strong>.<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Outlook bietet mehrere M\u00f6glichkeiten eine automatische E-Mail einzurichten. 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Je nachdem, wer der Adressat ist, sollte der Ton angepasst werden. Zeitraum: Das Enddatum der Abwesenheit bzw. Wiedererreichbarkeit des Arbeitnehmers. Weiterleitung der E-Mail oder andere Infos, was mit der E-Mail passieren wird.\"\n        }\n      }, {\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Wo finde ich im Outlook 2010 den Abwesenheitsassistenten?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"\u00d6ffnen Sie Outlook und klicken Sie im oberen linken Bereich auf Datei. Unter Kontoinformationen klicken Sie nun auf der rechten Seite auf die Schaltfl\u00e4che Automatische Antworten.\"}\n        }]\n    }\n<\/script><\/p>\n<h2>H\u00e4ufig gestellte Fragen und Antworten<\/h2>\n<p><strong>Wie schreibe ich eine Abwesenheitsnotiz?<\/strong><\/p>\n<p>Outlook bietet mehrere M\u00f6glichkeiten, eine automatische E-Mail einzurichten. Daher sollten sich der Mitarbeiter fragen, ob er die Benachrichtigung einmalig oder regelm\u00e4\u00dfig ben\u00f6tigt. Bei Feiertagen, wenn Sie im Urlaub sind oder kurzzeitig ausfallen, sollten Sie einmalig eine automatische Benachrichtigung verfassen.<\/p>\n<p><strong>Was steht in der Abwesenheitsnotiz?<\/strong><\/p>\n<p>In einer Abwesenheitsnotiz stehen normalerweise die wichtigsten Informationen: Anrede: Diese h\u00e4ngt vom Ton des Unternehmens und dem Adressaten ab und kann je nachdem f\u00f6rmlicher oder lockerer verfasst werden. Danke: Ein kurzer Dank f\u00fcr die E-Mail geh\u00f6rt immer in die Abwesenheitsnotiz und kann nat\u00fcrlich auch direkt mit der Anrede verbunden werden. Leser: \u00dcberlegen Sie sich vorher, ob die E-Mail f\u00fcr Kolleg*innen bestimmt ist oder f\u00fcr Kund*innen. Je nachdem, wer der Adressat ist, sollte der Ton angepasst werden. Zeitraum: Das Enddatum der Abwesenheit bzw. Wiedererreichbarkeit des Arbeitnehmers. Weiterleitung der E-Mail oder andere Informationen, was mit der E-Mail passieren wird.<\/p>\n<p><strong>Wo finde ich im Outlook 2010 den Abwesenheitsassistenten?<\/strong><\/p>\n<p>\u00d6ffnen Sie Outlook und klicken Sie im oberen linken Bereich auf Datei. Unter Kontoinformationen klicken Sie nun auf der rechten Seite auf die Schaltfl\u00e4che Automatische Antworten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u201eWo kann ich denn in Outlook die Abwesenheitsnotiz einstellen?\u201d Kommt Ihnen diese Frage bekannt vor? Egal ob Mitarbeiter*innen ganz neu in Ihrem Unternehmen anfangen oder schon lange dabei sind: Irgendwann taucht die Frage nach der Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz definitiv auf. Damit Sie auf der sicheren Seite sind und schnell helfen k\u00f6nnen, haben wir Ihnen ein<a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/abwesenheitsnotiz\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":112,"featured_media":152833,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[188],"tags":[],"class_list":["post-71884","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-urlaubsmanagement"],"acf":{"topics":"time-time-off"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Abwesenheitsnotiz: Anleitung &amp; Gratis Vorlage | Factorial<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Eine gute Abwesenheitsnotiz ist Teil eines effektiven Abwesenheitsmanagements. 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