{"id":72585,"date":"2022-04-29T14:07:21","date_gmt":"2022-04-29T12:07:21","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=72585"},"modified":"2024-12-19T16:30:13","modified_gmt":"2024-12-19T14:30:13","slug":"compliance-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/","title":{"rendered":"Compliance Management: Definition, Regeln und Ma\u00dfnahmen"},"content":{"rendered":"<p>Den Begriff <strong>Compliance Management<\/strong> h\u00f6rt man in Unternehmen immer wieder. Besonders kleine und mittelst\u00e4ndische Unternehmen fragen sich oft, ob es notwendig ist, sich mit der rechtlichen Risikoanalyse von Unternehmensaspekten zu befassen. Auch die Frage nach der Sinnhaftigkeit der Einf\u00fchrung eines Compliance Management<strong>\u00a0Systems<\/strong> kommt h\u00e4ufig auf.<\/p>\n<p>In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Regeln vor und zeigen Ihnen, welche Ma\u00dfnahmen Sie ergreifen k\u00f6nnen, um ein gutes Compliance Management in Ihrem Unternehmen zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Inhaltsangabe<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Inhaltsangabe\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#was-bedeutet-compliance-management\" title=\"Was bedeutet Compliance Management?\" data-target-id=\"was-bedeutet-compliance-management\">Was bedeutet Compliance Management?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#was-ist-ein-compliance-management-system\" title=\"Was ist ein Compliance Management System?\" data-target-id=\"was-ist-ein-compliance-management-system\">Was ist ein Compliance Management System?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#was-sind-compliance-management-massnahmen-code-of-conduct-co\" title=\"Was sind Compliance Management Ma\u00dfnahmen? Code of Conduct&amp;Co.\" data-target-id=\"was-sind-compliance-management-massnahmen-code-of-conduct-co\">Was sind Compliance Management Ma\u00dfnahmen? Code of Conduct&amp;Co.<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#wo-ist-das-compliance-management-im-unternehmen-angesiedelt\" title=\"Wo ist das Compliance Management im Unternehmen angesiedelt?\" data-target-id=\"wo-ist-das-compliance-management-im-unternehmen-angesiedelt\">Wo ist das Compliance Management im Unternehmen angesiedelt?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#wen-betrifft-das-compliance-management\" title=\"Wen betrifft das Compliance Management?\" data-target-id=\"wen-betrifft-das-compliance-management\">Wen betrifft das Compliance Management?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance-management\/#haeufig-gestellte-fragen-und-antworten\" title=\"H\u00e4ufig gestellte Fragen und Antworten\" data-target-id=\"haeufig-gestellte-fragen-und-antworten\">H\u00e4ufig gestellte Fragen und Antworten<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35\" class=\"hs-cta-node hs-cta-f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35.png\" alt=\"New call-to-action\" width=\"900\" height=\"308\" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, 'f26536a0-17d9-496a-93fb-73421fb7de35', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><\/p>\n<h2>Was bedeutet Compliance Management?<\/h2>\n<p>Was bedeutet Compliance Management eigentlich auf Deutsch? <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/compliance\/\">Compliance<\/a> kann auf Deutsch mit dem Wort \u201eEinhaltung\u201c \u00fcbersetzt werden. Konkret geht es also um die rechtliche Einhaltung von Regeln, die im Unternehmen aufgestellt wurden. Dies gilt sowohl f\u00fcr das Unternehmen, als auch f\u00fcr seine Mitarbeiter*innen.<\/p>\n<p>Da die Nichtbeachtung bestimmter Regelungen strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann, sollte sich jedes Unternehmen mit diesem wichtigen Thema auseinandersetzen. Bu\u00dfgelder, Schadenersatzanspr\u00fcche und riesige Imagesch\u00e4den k\u00f6nnen Folgen sein, wenn sich Unternehmen ungen\u00fcgend mit dem Thema besch\u00e4ftigen.<\/p>\n<h3>Was genau f\u00e4llt eigentlich unter den Begriff Compliance?<\/h3>\n<p>Wo genau f\u00e4ngt Compliance an und wo h\u00f6rt es auf? Unternehmen k\u00f6nnen in vielerlei Hinsichten auf Prozesse sto\u00dfen, die regelkonform ausgestaltet werden sollten.<\/p>\n<p><strong>Beispiele <\/strong>k\u00f6nnen die folgenden sein:<\/p>\n<ul>\n<li>Im Compliance Management wird beispielsweise die H\u00f6he des Betrages f\u00fcr Geschenke festgelegt, welche Mitarbeiter*innen von Kunden annehmen d\u00fcrfen<\/li>\n<li>Illegale Preisabsprachen werden durch die Vorschriften verhindert<\/li>\n<li>Auch f\u00fcr den Datenschutz gibt es besondere Regularien zu beachten<\/li>\n<li>Oft wird ein Verhaltenskodex erstellt, in welchem genau angegeben ist wie z.B. mit dem Thema Korruption umgegangen werden soll<\/li>\n<li>Diskriminierung von Mitarbeiter*innen wird durch das Aufstellen bestimmter Richtlinien verhindert<\/li>\n<li>Auch f\u00fcr das Thema Abwesenheitsmanagement sollten Richtlinien aufgestellt werden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wie man sieht, sind ganz unterschiedliche Unternehmens Aspekte durch das Compliance Management reguliert.<\/p>\n<h3>Sind alle Unternehmen dazu verpflichtet?<\/h3>\n<p>Die Rechtslage ergibt sich hier f\u00fcr verschiedene Arten von Unternehmen und sieht Unterschiedliches vor. F\u00fcr deutsche b\u00f6rsennotierte Gesellschaften gelten dabei andere Regeln als f\u00fcr KMUs.<\/p>\n<ul>\n<li>Deutsch b\u00f6rsennotierte Unternehmen: Der <strong>Deutsche Corporate Governance Kodex<\/strong> stellt bestimmte Vorschriften auf, die Unternehmensf\u00fchrungen helfen sollen, gewisse Standards in ihren Unternehmen einzuhalten. Deutsche b\u00f6rsennotierte Unternehmen m\u00fcssen sich daran halten.<\/li>\n<li>Familienunternehmen: Hier gilt der <strong>Governance Kodex f\u00fcr Familienunternehmen<\/strong>. Familienunternehmen k\u00f6nnen freiwillig beitreten.<\/li>\n<li>International agierende Unternehmen: Wenn Unternehmen international agieren, m\u00fcssen Sie internationale Richtlinien einhalten, so gilt es z.B. in Gro\u00dfbritannien den UK Bribary Act einzuhalten.<\/li>\n<li>KMUs: Nach dem Gesetz besteht keine Verpflichtung, Compliance Regeln einzuf\u00fchren. Allerdings sollten den Unternehmen alle g\u00e4ngigen Ge- und Verbote bekannt sein.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine <a href=\"https:\/\/link.springer.com\/content\/pdf\/10.1365\/s40702-020-00625-8.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Studie von Johannsen und Kant<\/a> hat herausgefunden, dass besonders die <strong>IT Compliance<\/strong> in kleinen und mittelst\u00e4ndischen Unternehmen oft zu w\u00fcnschen l\u00e4sst, aber auch Cyber Security und Mobile Sicherheit wichtig sind. Es lohnt sich also f\u00fcr KMUs, sich besonders in diesen Bereichen schlau zu machen.<\/p>\n<h2>Was ist ein Compliance Management System?<\/h2>\n<p>Da sich rechtliche Gesetzgebungen laufend \u00e4ndern, sind Unternehmen dazu angehalten, ein Compliance Management System einzuf\u00fchren. Verpflichtend ist dies nur f\u00fcr Versicherungen und Unternehmen in der Finanzbranche.<\/p>\n<p>Ein <strong>Compliance Management System<\/strong>, oft auch einfach <strong>CMS<\/strong> genannt, gibt einen Rahmen vor, in welchem regelkonformes Verhalten gesteuert werden kann. Wie kann dies aber nun eingef\u00fchrt werden?<\/p>\n<p>Eine Grundlage stellt das <a href=\"https:\/\/www.idw.de\/idw\/idw-aktuell\/idw-ps-980-zur-pruefung-von-compliance-management-systemen-wird-ueberarbeitet\/133738\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">IDW PS 980<\/a> dar. Dabei handelt es sich um den IDW Pr\u00fcfungsstandard: Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger Pr\u00fcfung von Compliance Management Systemen.<\/p>\n<p>In diesem werden 7 Grundelemente festgelegt:<\/p>\n<ul>\n<li>Kultur: Sie stellt die Basis f\u00fcr das Compliance Management im Unternehmen dar und wird durch das Verhalten des Management gestaltet.<\/li>\n<li>Ziele: Ziele, die das CMS erreichen soll, werden hier festgelegt.<\/li>\n<li>Risiken: M\u00f6gliche Risiken werden aufgelistet und je nach Eintrittswahrscheinlichkeit angeordnet.<\/li>\n<li>Programm: Hier werden Richtlinien und Ma\u00dfnahmen eingef\u00fchrt, um ein gelungenes Compliance Management zu gew\u00e4hrleisten.<\/li>\n<li>Organisation: Verantwortlichkeiten werden in diesem Schritt vergeben.<\/li>\n<li>Kommunikation: Das Programm wird an die Angestellten kommuniziert.<\/li>\n<li>\u00dcberwachung und Verbesserung: Durch eine Dokumentation des CMS im Unternehmen kann die Einhaltung der Richtlinien sichergestellt und Verbesserungsm\u00f6glichkeiten immer wieder gepr\u00fcft werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn Unternehmensprozesse komplexer werden, sollte auch eine entsprechende Software eingef\u00fchrt werden, damit keine Neuerungen in der Gesetzeslage verpasst werden.<\/p>\n<h2>Was sind Compliance Management Ma\u00dfnahmen? Code of Conduct&amp;Co.<\/h2>\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen verschiedene Ma\u00dfnahmen ergreifen, um das Compliance Management einzuf\u00fchren und umzusetzen.<\/p>\n<p>Gehen Sie am besten Schritt f\u00fcr Schritt vor:<\/p>\n<ul>\n<li>Schauen Sie sich das <strong>IDW PS 980<\/strong> einmal an und formulieren Sie es f\u00fcr Ihr Unternehmen aus.<\/li>\n<li>Eine Risikoanalyse, die anhand einer Auswertung von unternehmensinternen Dokumenten und Absprachen mit den betreffenden Abteilungen durchgef\u00fchrt wird, stellt eine wichtige Ma\u00dfnahme dar.<\/li>\n<li>Auch Zertifizierungen und Audits k\u00f6nnen ein Teil des Compliance Managements sein.<\/li>\n<li>Nachdem die Risikoanalyse durchgef\u00fchrt wurde, wird oft ein sogenannter <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/code-of-conduct\/\"><strong>Code of Conduct<\/strong><\/a> erstellt.<\/li>\n<li>Da alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens die Compliance Richtlinien kennen m\u00fcssen, sollte in Compliance Schulungen investiert werden.<\/li>\n<li>Die interne Kommunikation ist auf jeden Fall wichtig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen die Regeln verstanden haben und sich keine fahrl\u00e4ssigen Fehler aus Unkenntnis ergeben.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Beachten Sie: Ein gutes <strong>Compliance Management<\/strong> pr\u00fcft in Abst\u00e4nden immer wieder, ob sich Prozesse ver\u00e4ndert haben und die Risiken sich ggf. ver\u00e4ndert haben.<\/p>\n<p>Und: Auch die Gesetze sollten immer wieder neu gepr\u00fcft werden, da sich diese auch laufend ver\u00e4ndern k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Wo ist das Compliance Management im Unternehmen angesiedelt?<\/h2>\n<p>Gro\u00dfe Unternehmen haben oft einen <strong>Compliance Manager<\/strong>. Dieser schaut, dass alle Prozesse im Unternehmen rechtskonform ablaufen, pr\u00fcft neue Prozesse und f\u00fchrt teilweise auch Schulungen durch. Oft befindet sich diese Position direkt unter dem Management oder als Stabstelle auf der Leitungsebene. Auch das <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/human-resources-definition\/\">Human Resources<\/a> kann ein Ansprechpartner f\u00fcr Fragen zu diesem Bereich sein.<\/p>\n<p>Ein Compliance Manager sollte auf jeden Fall einen rechtlichen oder einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund mit rechtlichem Schwerpunkt haben. Er sollte auch kommunikativ sehr stark sein, um die teils eher trockenen Themen verst\u00e4ndlich zu erkl\u00e4ren, Schulungen durchzuf\u00fchren und Mitarbeiter*innen f\u00fcr das Thema zu begeistern.<\/p>\n<h2>Wen betrifft das Compliance Management?<\/h2>\n<p>Von <strong>Compliance Management<\/strong> sind besonders Mitarbeiter*innen betroffen. Auch Lieferanten k\u00f6nnen den Regelungen unterworfen sein. Oft m\u00fcssen Angestellte zu Beginn ihrer T\u00e4tigkeit eine Compliance Schulung unterlaufen oder einen Verhaltenskodex durchlesen und diesen unterschreiben.<\/p>\n<p>Eine <a href=\"https:\/\/www2.deloitte.com\/de\/de\/pages\/audit\/articles\/future-of-compliance.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Studie von Deloitte<\/a> zeigt, dass Compliance Manager f\u00fcr die Zukunft erwarten, dass sich besonders das Thema Nachhaltigkeit als auch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, welches 2023 in Kraft treten soll auf das Compliance Management auswirken wird.<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Was f\u00e4llt alles unter Compliance?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Ein Compliance Management System, oft auch einfach CMS genannt gibt einen Rahmen vor, in welchem regelkonformes Verhalten gesteuert werden kann.\"\n        }\n      }, {\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Warum Compliance Management System?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Im Gegensatz zu einer K\u00fcndigung, sind in diesem Fall beide Parteien mit der Beendigung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses einverstanden. 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Aufhebungsvertr\u00e4ge per E-Mail, Fax oder SMS sind nicht wirksam.<\/p>\n<p><strong>Was sind Compliance Ma\u00dfnahmen?<\/strong><\/p>\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen verschiedene Ma\u00dfnahmen ergreifen, das Compliance Management einzuf\u00fchren und umzusetzen. Gehen Sie am besten Schritt f\u00fcr Schritt vor: Schauen Sie sich das IDW PS 980 einmal an und formulieren Sie es f\u00fcr Ihr Unternehmen aus. Eine Risikoanalyse, die anhand einer Auswertung von unternehmensinternen Dokumenten und Absprachen mit den betreffenden Abteilungen durchgef\u00fchrt wird, ist eine wichtige Ma\u00dfnahme. Auch Zertifizierungen und Audits k\u00f6nnen ein Teil des Compliance Managements sein. Nachdem die Risikoanalyse durchgef\u00fchrt wurde, wird oft ein sogenannter Code of Conduct erstellt.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Den Begriff Compliance Management h\u00f6rt man in Unternehmen immer wieder. 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