{"id":81957,"date":"2022-09-07T15:58:41","date_gmt":"2022-09-07T13:58:41","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=81957"},"modified":"2025-08-06T13:43:44","modified_gmt":"2025-08-06T11:43:44","slug":"workforce-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-management\/","title":{"rendered":"Workforce Management \u2013 Personalplanung geschickt durchf\u00fchren"},"content":{"rendered":"<p>Retail Management, Kliniken, Produktion: <strong>Workforce Management<\/strong> kann f\u00fcr Unternehmen unterschiedlicher Gr\u00f6\u00dfe und in unterschiedlichen Bereichen interessant sein.<\/p>\n<p>Was genau passiert im <strong>Workforce Management<\/strong>? Wie w\u00e4hlen Sie eine geeignete <strong>Workforce Management Software<\/strong> aus?<\/p>\n<p>In diesem Artikel erfahren Sie, wann es Zeit wird, nach einem geeigneten System zu suchen und welche Vorteile dieses f\u00fcr Ihr Unternehmen hat.<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#definition\"> Workforce Management Definition <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ablauf\">Ablauf Workforce Management<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vorteile\">Welche Vorteile hat Workforce Management? <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#software\">Workforce Management Software <\/a><\/li>\n<li><a href=\"#factorial\">Factorials Workforce Management <\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><!--HubSpot Call-to-Action Code --><span id=\"hs-cta-wrapper-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" class=\"hs-cta-wrapper\"><span id=\"hs-cta-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" class=\"hs-cta-node hs-cta-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\"><!-- [if lte IE 8]>\n\n\n<div id=\"hs-cta-ie-element\"><\/div>\n\n\n<![endif]--><a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" id=\"hs-cta-img-1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c\" class=\"hs-cta-img\" style=\"border-width: 0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c.png\" alt=\"Download Einsatzplan\/Dienstplan-Vorlage \" \/><\/a><\/span><script charset=\"utf-8\" src=\"https:\/\/js.hscta.net\/cta\/current.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\"> hbspt.cta.load(4960096, '1206c0c7-6fc6-4ba2-bb71-783e3440b11c', {\"useNewLoader\":\"true\",\"region\":\"na1\"}); <\/script><\/span><!-- end HubSpot Call-to-Action Code --><br \/>\n<a name=\"definition\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Workforce Management Definition<\/strong><\/h2>\n<p>Was ist <strong>Workforce Management<\/strong>?\u00a0Bei <strong>Workforce Management<\/strong> (WFM) geht es darum, die Personaleinsatzplanung und Kapazit\u00e4tsplanung zu optimieren.<\/p>\n<p>Unternehmen m\u00f6chten durch WFM sichergehen, dass sich der richtige Mitarbeitende mit der richtigen Eignung zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Betrieb befindet. Dies kann durch die Auswahl einer geeigneten Software noch unterst\u00fctzt werden.<\/p>\n<p>Der Begriff kommt \u00fcbrigens urspr\u00fcnglich aus Call-Centern. In den letzten Jahren wird WFM verst\u00e4rkt als strategisches Instrument im Human Resources Management eingesetzt.<\/p>\n<p>Achtung: <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/personalplanung\/\">Personalplanung<\/a> bzw. Personaleinsatzplanung und <strong>Workforce Management<\/strong> sind nicht gleichzusetzen. Diese sind genauso ein Teil des <strong>Workforce Management<\/strong>, wie beispielsweise die Bedarfsanalyse oder die Zeitwirtschaft.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-81960 size-full\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/06120945\/Workforce-Management-Software.jpg\" alt=\"Workforce Management Software\" width=\"830\" height=\"400\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/06120945\/Workforce-Management-Software.jpg 830w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/06120945\/Workforce-Management-Software-300x145.jpg 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/06120945\/Workforce-Management-Software-768x370.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 830px) 100vw, 830px\" \/><\/p>\n<p><a name=\"ablauf\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Ablauf Workforce Management<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Was geh\u00f6rt zu Workforce Management? Workforce Management<\/strong> k\u00f6nnen Sie sich als Kreislauf vorstellen. Im ersten Schritt geht es um die Analyse des Personalbedarfs.<\/p>\n<p>Dazu m\u00fcssen Sie zuerst einmal den unternehmensrelevanten Bedarf analysieren und daraus den Personalbedarf im n\u00e4chsten Schritt ableiten.<\/p>\n<h3>Unternehmensrelevanter Bedarf<\/h3>\n<p>Um den Bedarf zu bestimmen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:<\/p>\n<ul>\n<li>Gibt es bestimmte saisonale Schwankungen in meinem Betrieb?<\/li>\n<li>Besteht zu bestimmten Zeitpunkten eine erh\u00f6hte Nachfrage?<\/li>\n<li>Geht es um einmalige oder regelm\u00e4\u00dfige Schwankungen?<\/li>\n<li>Welche Gr\u00fcnde gibt es f\u00fcr den erh\u00f6hten Bedarf?<\/li>\n<li>Um welche Zeitr\u00e4ume geht es?<\/li>\n<li>Wie hoch ist der Arbeitsaufwand, der mit bestimmten Aufgaben verbunden ist?<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Personalbedarf<\/h3>\n<p>Darauf folgend muss untersucht werden, wie viele Mitarbeitende f\u00fcr die entsprechenden Zeitabschnitte ben\u00f6tigt werden. Fragen Sie sich:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie viele Mitarbeitende ben\u00f6tigen wir in welchen Bereichen?<\/li>\n<li>Wie lange ben\u00f6tigen wir diese Angestellten?<\/li>\n<li>Welche Kompetenzen sollen die Besch\u00e4ftigten mitbringen?<\/li>\n<li>An welchen Unternehmensstandorten ist der Bedarf gegeben?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Schauen Sie sich daf\u00fcr die entsprechenden Vergangenheitsdaten an und erstellen Sie einen <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/forecast\/\">Forecast<\/a>, der den optimalen Personalbedarf ermittelt und somit die Personalplanung optimiert.<\/p>\n<h3>Personalstruktur<\/h3>\n<p>Als N\u00e4chstes wird die organisationale Demografie genauer betrachtet:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie setzen sich die Mitarbeitenden im Team zusammen?<\/li>\n<li>Welche Personalstruktur haben die Teams momentan und gibt es noch Verbesserungspotenzial?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Indem Sie die Struktur des Personals n\u00e4her untersucht haben, kann eine Vorhersage erstellt werden, wie viele Mitarbeitende Sie in einem bestimmten Zeitraum ben\u00f6tigen.<\/p>\n<h3>Personaleinsatzplanung<\/h3>\n<p>Im n\u00e4chsten Schritt kommt es zur Personaleinsatzplanung. Fragen Sie sich daf\u00fcr:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie k\u00f6nnen Sie sicherstellen, dass der Personalbedarf und der Personalbestand zusammenpassen?<\/li>\n<li>Gibt es einen Fit zwischen den Anforderungen an die Qualifikationen der Mitarbeitenden und den tats\u00e4chlich vorhandenen Kompetenzen?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn Sie die Eignung der Mitarbeitenden, die Arbeitsmodelle, Fehlzeiten und Urlaube und den Bedarf gegen\u00fcbergestellt haben, k\u00f6nnen Sie nun durch eine <strong>Workforce Management Software<\/strong> das Personal konkret einplanen.<\/p>\n<h3>Steuerung<\/h3>\n<p>Die Besch\u00e4ftigten m\u00fcssen auch dann im Rahmen der Personalsteuerung richtig eingeplant werden, wenn es zu Ver\u00e4nderungen kommt. \u00dcberlegen Sie:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie k\u00f6nnen Sie reagieren, wenn es kurzfristige Ver\u00e4nderungen (z.B. Ausf\u00e4lle durch Krankheit des Personals) gibt?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eine Software kann Ihnen dabei helfen, m\u00f6gliche Volatilit\u00e4ten einzuplanen und flexibel auf kurzfristige Ver\u00e4nderungen zu reagieren.<\/p>\n<h3>Arbeitszeiten<\/h3>\n<p>Verlieren Sie auch die Arbeitszeiten des Personals nicht aus den Augen. Fragen Sie sich:<\/p>\n<ul>\n<li>Haben die Mitarbeitenden bestimmte Anforderungen? Beispielsweise den Wunsch nach Teilzeit, flexiblen Arbeitszeiten, Remote Work, bessere Work-Life-Balance etc.<\/li>\n<li>Inwieweit k\u00f6nnen Sie die Arbeitszeiten erfassen? Arbeiten Sie beispielsweise mit einer <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/\">HR Software<\/a>?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bestenfalls sind nat\u00fcrlich die Daten der Mitarbeitenden und deren Arbeitszeiten im System hinterlegt.<\/p>\n<h3>Kontrolle<\/h3>\n<p>Am Ende des Prozesses steht dann die Erfolgskontrolle an. Schauen Sie, ob die von Ihnen ergriffenen Ma\u00dfnahmen greifen und Sie richtige Prognosen erstellt haben.<\/p>\n<p>Analysieren Sie immer wieder, ob Prozesse noch optimiert werden k\u00f6nnen und wie Sie die Optimierung sicherstellen.<br \/>\n<a name=\"vorteile\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Welche Vorteile hat Workforce Management?<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Warum ist Workforce Management wichtig? Workforce Management<\/strong> hat einige Vorteile. Der Personalbedarf kann festgestellt und die Personalplanung so\u00a0regelm\u00e4\u00dfig optimiert werden.<\/p>\n<p>So kann letztendlich auch die Produktivit\u00e4t optimiert und die Wirtschaftlichkeit der Organisation sichergestellt werden. Zudem bietet es eine hohe Flexibilit\u00e4t bei Bedarfsschwankungen.<\/p>\n<p>Die Mitarbeitenden profitieren durch <strong>Workforce Management<\/strong>, da sie entsprechend ihren Qualifikationen eingesetzt werden. Dies f\u00fchrt zu einer Erh\u00f6hung der Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich zu einer besseren Mitarbeiterbindung und einer geringeren Fluktuation im Unternehmen.<\/p>\n<p>Auch die administrativen Aufgaben k\u00f6nnen dadurch\u00a0auf ein Minimum reduziert werden. Aufgrund der einheitlichen Daten k\u00f6nnen zudem Auswertungen besser erstellt werden.<\/p>\n<p>Beispielsweise kann im Gesundheitswesen die <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/workforce-planning\/\">Planung der Belegschaft<\/a> aufgrund der Bettenauslastung optimiert werden.<\/p>\n<p>Laut <a href=\"https:\/\/www.personalwirtschaft.de\/news\/sponsored\/digitales-workforce-management-warum-alle-profitieren-133281\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" data-cke-saved-href=\"https:\/\/www.personalwirtschaft.de\/news\/sponsored\/digitales-workforce-management-warum-alle-profitieren-133281\/\">Personalwirtschaft<\/a> unterst\u00fctzt eine <strong>Workforce Management Software<\/strong> beispielsweise das Klinikum Saarbr\u00fccken. Dieses errechnet auf Basis der durchschnittlichen Patientenanzahl pro Station die Soll-Stunden f\u00fcr die jeweiligen Schichten. Die Personalsituation kann dementsprechend flexibel angepasst werden.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-82101 size-full\" src=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/07160441\/Workforce-Management-System.jpg\" alt=\"Workforce Management System\" width=\"830\" height=\"400\" srcset=\"https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/07160441\/Workforce-Management-System.jpg 830w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/07160441\/Workforce-Management-System-300x145.jpg 300w, https:\/\/factorialhr.de\/wp-content\/uploads\/2022\/09\/07160441\/Workforce-Management-System-768x370.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 830px) 100vw, 830px\" \/><\/p>\n<p><a name=\"software\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Workforce Management Software<\/strong><\/h2>\n<p>Eine All-In-One Software ist hilfreich, um alle Prozesse in einer Organisation darzustellen und zudem in jedem Bereich Daten zu hinterlegen und zu sammeln.<\/p>\n<p>Im n\u00e4chsten Schritt k\u00f6nnen Sie diese Daten im Rahmen von bestimmten Analysen auswerten und f\u00fcr strategische Entscheidungen nutzen.<\/p>\n<p>Um herauszufinden, ob ein <strong>Workforce Management System<\/strong> f\u00fcr Ihr Unternehmen geeignet ist, k\u00f6nnen Sie sich die folgenden Fragen stellen:<\/p>\n<ul>\n<li>Gibt es Schichtplanung in Ihrem Unternehmen? Ist die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen sehr zeitaufw\u00e4ndig?<\/li>\n<li>Haben Sie bereits die M\u00f6glichkeit, die Zeiten Ihrer Besch\u00e4ftigten in einem System zu erfassen?<\/li>\n<li>Sind Sie zufrieden mit den bisherigen Tools?<\/li>\n<li>Wie viel Zeit ben\u00f6tigen Sie f\u00fcr Ihre Lohnabrechnung? M\u00f6chten Sie diese reduzieren?<\/li>\n<li>M\u00f6chten Sie Prognosen erstellen, um den zuk\u00fcnftigen Personalbedarf besser einsch\u00e4tzen zu k\u00f6nnen?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn Sie eine oder mehrere Punkte bejahen bzw. unzufrieden mit den bisherigen Tools sind, ist es sinnvoll, nach einer L\u00f6sung zu suchen.<\/p>\n<h3>Implementierung einer Software<\/h3>\n<p>Zur <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/implementierung-software\/\">Einf\u00fchrung einer Software<\/a> gehen Sie folgenderma\u00dfen vor:<\/p>\n<ol>\n<li>Initiierung: Suchen Sie den direkten Austausch mit den Anbietern. Besprechen Sie mit diesen die Prozesse Ihres Unternehmens und lassen Sie diese dann ein ma\u00dfgeschneidertes Konzept erstellen.<\/li>\n<li>Anforderungen: Wenn Sie ein System f\u00fcr verschiedene Bereiche des Unternehmens ausw\u00e4hlen m\u00f6chten, sollten nat\u00fcrlich Anforderungen aus diesen Bereichen mit einbezogen werden.<\/li>\n<li>Spezifikation: Stellen Sie dann sicher, dass der Anbieter alle Funktionen bereitstellen kann, die Sie ben\u00f6tigen. \u00dcberlegen Sie sich zudem, ob sich durch das Aufsetzen des Systems auch eine \u00c4nderung betrieblicher Abl\u00e4ufe ergibt.<\/li>\n<li>Projektstart: \u00dcberlegen Sie sich, welche Ihrer Mitarbeitenden in das Projekt eingebunden werden. Diese sollten auch als interne Ansprechpartner im Unternehmen agieren.<\/li>\n<li>Einf\u00fchrung: Nun werden die ersten Pilotprojekte umgesetzt. Schauen Sie, welcher Service in welchem Pilotprojekt angeboten wird und wo Sie noch Unterst\u00fctzung vom Anbieter ben\u00f6tigen.<\/li>\n<li>R\u00fcckhalt: Binden Sie Betriebsrat und weitere Stakeholder mit ein. Der Datenschutz sollte zudem sichergestellt werden.<\/li>\n<\/ol>\n<p><a name=\"factorial\"><\/a><\/p>\n<h2><strong>Factorials <\/strong><strong>Workforce Management\u00a0<\/strong><\/h2>\n<p>Factorial ist eine All-In-One Software, die Ihnen dabei hilft, Zeit, Talente und Dokumente in einem zentralen System zu verwalten.<\/p>\n<p>So k\u00f6nnen Sie beispielsweise die Dienstzeiten\u00a0Ihrer Mitarbeitenden verwalten, Arbeitszeiten erfassen und auf Basis Ihrer Unternehmensdaten HR Berichte und Analysen erstellen.<\/p>\n<p>\ud83d\udc49 <a href=\"https:\/\/factorialhr.de\/zeiterfassung-mitarbeiter\">Optimieren Sie Ihre Zeiterfassung und behalten Sie die \u00dcbersicht. Lernen Sie unser benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem kennen<\/a>.<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n    {\n      \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n      \"@type\": \"FAQPage\",\n      \"mainEntity\": [{\n        \"@type\": \"Question\",\n        \"name\": \"Was ist Workforce Management?\",\n        \"acceptedAnswer\": {\n          \"@type\": \"Answer\",\n          \"text\": \"Bei Workforce Management (WFM) geht es darum, die Personaleinsatzplanung und Kapazit\u00e4tsplanung zu optimieren.Unternehmen m\u00f6chten durch WFM sichergehen, dass sich der richtige Mitarbeitende mit der richtigen Eignung zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Betrieb befindet. 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Unternehmen m\u00f6chten durch WFM sichergehen, dass sich der richtige Mitarbeitende mit der richtigen Eignung zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle im Betrieb befindet. Dies kann durch die Auswahl einer geeigneten Software noch unterst\u00fctzt werden.<\/p>\n<p><strong>Warum ist Workforce Management wichtig?<\/strong><\/p>\n<p>Workforce Management hat einige Vorteile. Der Personalbedarf kann festgestellt und die Personalplanung so regelm\u00e4\u00dfig optimiert werden. So kann letztendlich auch die Produktivit\u00e4t optimiert und die Wirtschaftlichkeit der Organisation sichergestellt werden. Zudem bietet es eine hohe Flexibilit\u00e4t bei Bedarfsschwankungen. Die Mitarbeitenden profitieren durch Workforce Management, da sie entsprechend ihren Qualifikationen eingesetzt werden. Dies f\u00fchrt zu einer Erh\u00f6hung der Mitarbeiterzufriedenheit und schlussendlich zu einer besseren Mitarbeiterbindung und einer geringeren Fluktuation im Unternehmen.<\/p>\n<p><strong>Was geh\u00f6rt zu Workforce Management?<\/strong><\/p>\n<p>Workforce Management k\u00f6nnen Sie sich als Kreislauf vorstellen. Im ersten Schritt geht es um die Analyse des Personalbedarfs. Dazu m\u00fcssen Sie zuerst einmal den unternehmensrelevanten Bedarf analysieren und daraus den Personalbedarf im n\u00e4chsten Schritt ableiten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Retail Management, Kliniken, Produktion: Workforce Management kann f\u00fcr Unternehmen unterschiedlicher Gr\u00f6\u00dfe und in unterschiedlichen Bereichen interessant sein. Was genau passiert im Workforce Management? Wie w\u00e4hlen Sie eine geeignete Workforce Management Software aus? 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