{"id":84469,"date":"2026-02-02T14:46:05","date_gmt":"2026-02-02T12:46:05","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=84469"},"modified":"2026-02-10T17:42:13","modified_gmt":"2026-02-10T15:42:13","slug":"reisekostenabrechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorialhr.de\/blog\/reisekostenabrechnung\/","title":{"rendered":"Reisekostenabrechnung 2026 – so geht’s! [+ gratis Vorlage]"},"content":{"rendered":"

Wenn Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen T\u00e4tigkeit unterwegs sind, fallen oft <\/span>Reisekosten<\/a> an, die sie im Anschluss ihrer Gesch\u00e4ftsreise<\/a> als Spesen<\/a> in einer <\/span>Reisekostenabrechnung dokumentieren.<\/span><\/p>\n

In diesem Artikel erfahren Sie, welche gesetzlichen Regelungen gelten, wie Sie Reisekostenerstattungen mit Software optimieren und welche L\u00f6sungen die Prozesse der Reisekostenabrechnung f\u00fcr Sie automatisieren.<\/p>\n

In K\u00fcrze:<\/h2>\n

Definition:<\/strong> Eine Reisekostenabrechnung ist die systematische Erfassung aller Ausgaben, die Mitarbeitenden im Rahmen einer beruflich veranlassten Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit entstehen, um diese Kosten gem\u00e4\u00df \u00a7 3 EStG<\/a> steuerrechtlich korrekt geltend zu machen und vom Arbeitgebenden erstattet zu bekommen. Sie bildet die Basis f\u00fcr die steuerfreie Erstattung von Fahrt-, Verpflegungs- und \u00dcbernachtungskosten<\/p>\n

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  1. Aktuelle Pauschalen 2026:<\/strong> Die Verpflegungspauschalen<\/a> (Verpflegungsmehraufwand) betragen 14 Euro (ab 8 Stunden\/An- und Abreisetag) bzw. 28 Euro (voller Kalendertag).<\/li>\n
  2. Fahrtkosten\/Kilometergeld:<\/strong> PKW-Nutzung wird pauschal mit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer erstattet.<\/li>\n
  3. Compliance:<\/strong> F\u00fcr die steuerfreie Erstattung sind Originalbelege und die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD-konform) zwingend erforderlich.<\/li>\n
  4. Moderne Software wie Factorial automatisiert den Prozess<\/strong> durch KI-Belegerkennung und berechnet Verpflegungspauschalen sowie Mahlzeitenk\u00fcrzungen rechtssicher.<\/li>\n<\/ol>\n
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    Excel: Reisekostenabrechnung<\/h4>\n \n

    Sind Sie dieses Jahr auf Gesch\u00e4ftsreise?\r\n\r\nMit dieser Excel-Tabelle k\u00f6nnen Sie ganz unkompliziert Ihre Reisekosten berechnen.<\/p>\n \n \n Kostenlos herunterladen <\/a>\n <\/div>\n\n

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    Was gilt als Gesch\u00e4fts- bzw. Dienstreise?<\/strong><\/h2>\n

    Eine Dienstreise<\/a> liegt immer dann vor, wenn die berufliche T\u00e4tigkeit nicht an der \u201eersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte<\/a>\u201d ausge\u00fcbt wird.<\/p>\n

    Unter der \u201eersten T\u00e4tigkeitsst\u00e4tte\u201d versteht man den Ort, an dem Mitarbeitende ihre t\u00e4gliche oder regelm\u00e4\u00dfige w\u00f6chentliche Arbeit verrichten (meist das B\u00fcro oder der Betrieb der Arbeitgebenden). Werden dort mindestens ein Drittel der Arbeitszeit verbracht, gilt dieser Ort als feste Arbeitsst\u00e4tte.<\/p>\n

    Aber Achtung:<\/b> In der Praxis sind Dienstreisen meist Termine, die au\u00dferhalb der eigenen Stadtgrenze stattfinden. Typische Beispiele sind:<\/p>\n