Leitfaden: Wirklich alles, was Sie zur Zeiterfassung wissen müssen

Die Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern ist ein Thema, das spätestens seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 alle Unternehmen in Deutschland und der EU beschäftigt. Das Konzept der Zeiterfassung im Kern ist zwar eindeutig, allerdings gibt es viele Gesetze, Regelungen, Neuerungen und verschiedene Methoden, die das Thema sehr umfangreich machen.

Aus diesem Grund haben wir dieses Handbuch zur Arbeitszeiterfassung für Sie erstellt, damit Sie bestens informiert sind, wenn es um die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter geht.

Damit Sie diese Informationen immer zur Hand haben, empfehlen wir Ihnen diesen Guide mit einem Lesezeichen zu markieren. So können Sie jederzeit darauf zurückgreifen und sind immer auf dem neuesten Stand.

Definition: Was ist Zeiterfassung?

Mit der Zeiterfassung soll die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern korrekt dokumentiert werden. Typischerweise werden bei der Zeiterfassung der Beginn und das Ende des Arbeitstages notiert, einschließlich des Namen bzw. der Personalnummer des Mitarbeiters, um die Arbeitszeit zuordnen zu können.

Diese Daten dienen später verschiedenen Zwecken, wie beispielsweise der Bearbeitung der Gehaltsabrechnung oder der Berechnung der Überstunden, die ein Mitarbeiter in Form von Urlaubstagen abbauen kann. Zudem lassen sich damit auch Analysen zur Produktivität des Personals erstellen und davon Maßnahmen zur Verbesserung von organisatorischen Prozessen ableiten.

Für eine sorgfältige Arbeitszeiterfassung gibt es heutzutage zahlreiche Methoden für Unternehmen: Von Excel-Tabellen bis zur modernen Zeiterfassungssoftware. Hier gilt es für Unternehmen das richtige Zeiterfassungssystem gemäß des Budgets, der Mitarbeiterzahl und den Anforderungen des Unternehmens zu wählen.

Wozu dient die Zeiterfassung?

Neben der Erfassung der Daten für die Lohnbuchhaltung hilft die Zeiterfassung Unternehmen und HR-Managern dabei, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Außerdem hat die Zeiterfassung die folgenden Zwecke:

  • Erfüllung der Nachweispflicht von Arbeitgebern
  • Übersicht über die Arbeitszeiten und Produktivität von Mitarbeitern
  • Reduzierung von Fehlzeiten und Minusstunden
  • Dient der Optimierung von Ressourcen und Prozessen

Und auch wenn es auf den ersten Blick scheint, als würden nur Arbeitgeber von der Zeiterfassung der Mitarbeiter profitieren, ist dem nicht so. Auch Arbeitnehmern kommt die Arbeitszeiterfassung zugute. So haben auch sie einen Nachweis über geleistete Überstunden, die ihnen so ausbezahlt werden können oder in Form von Urlaub abgebaut werden können. Ohne die Erfassung der Arbeitszeit könnten Mitarbeiter diese extra geleistete Arbeitszeit nicht nachweisen.

Gesetze und Regelungen

Die Regelungen zur Zeiterfassung und zu Arbeitszeiten von Mitarbeitern sind im Arbeitszeitgesetz verankert. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019, das die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung entschieden hat, müssen sich Unternehmen noch intensiver mit dem Thema und der richtigen Umsetzung beschäftigen. Was ist bei der Zeiterfassung erlaubt? Was ist in Bezug auf die DSGVO zu beachten? Und was hat es mit einem Arbeitszeitkonto auf sich?

👉 Alle Informationen zu den Gesetzen und Regelungen finden Sie hier

Zeiterfassungssysteme

Wie bereits erwähnt gibt es heutzutage zahlreiche Methoden, um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Stechuhr wie wir sie von früher kennen, wurde abgelöst von modernen Zeiterfassungstools, wie die mobile Zeiterfassung, die Nutzung von GPS, oder sogar der Zeiterfassung mittels Fingerabdruck. Aber auch Methoden wie Exceltabellen oder Stundenzetteln in Papierform werden immer noch häufig von Unternehmen und Personalmanagern in Anspruch genommen.

👉 Hier haben Sie alle Informationen, um das richtige Zeiterfassungssystem zu finden

Zeiterfassung in verschiedenen Arbeitsmodellen

Auch die Arbeitsmodelle spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Wie funktioniert die Zeiterfassung im Home-Office? Was gilt bei der Vertrauensarbeitszeit und für wen eignet sie sich? Und wie lässt sich die Zeiterfassung für Mitarbeiter im Außendienst handhaben?

👉 Informieren Sie sich hier zur Zeiterfassung für die verschiedenen Arbeitsmodelle

Arbeitszeiterfassung mit Factorial

Mit Factorial können Sie Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter schnell und einfach erfassen. So setzen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen um, sondern haben stets einen globalen Überblick über die geleisteten Stunden aller Mitarbeiter und Teams und können für vermehrte Überstunden oder Minusstunden die notwendigen Maßnahmen ergreifen.

Sie können für jeden Miarbeiter individuell das Zeiterfassungssystem wählen, das am besten passt: QR-Code, Einstempeln am Desktop, Zeiterfassung mit GPS…

👉 Erfahren Sie hier mehr über die Zeiterfassung mit Factorial 

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