Was ist Scrum? Projektmanagement mit der Scrum-Methode

Mittlerweile so bekannt, dass es fast schon als Synonym für modernes Projektmanagement gilt: Scrum. Aber was genau versteht man eigentlich darunter und wie implementieren Sie die agile Technik am besten in Ihr Unternehmen?

Welche Voraussetzungen für ein erfolgreiches Arbeiten mit der Scrum-Methode gegeben sein müssen und wann Scrum vielleicht auch weniger zielführend ist, erfahren Sie im folgenden Artikel!

Key Facts

1. Scrum ist eine agile Projektmanagementmethode, welche sich besonders durch ein iteratives Vorgehen auszeichnet. Der Fokus liegt auf Flexibilität, schneller Anpassung an Veränderungen und kontinuierlicher Verbesserung.
2. Scrum-Teams bestehen aus drei klar definierten Rollen: dem Scrum Master, dem Product Owner und dem Entwicklungsteam.
3. Die Arbeit wird in sogenannten Sprints organisiert, was nichts anderes ist als kurze Entwicklungsphasen, an deren Ende ein nutzbares Produktinkrement steht. Regelmäßiges Feedback und Reflexion spielen dabei eine wichtige Rolle.

• Was ist Scrum?
• Scrum Framework
• Scrum – Eine kompakte Einführung
• Scrum-Methode: Step by Step-Anleitung
• Tipps und Vorraussetzungen – Ist Scrum für Ihr Unternehmen geeignet?

Was ist Scrum?

Ursprung

Die Idee von Scrum stammt aus dem Sport, genauer gesagt Rugby: Hier versteht man unter Scrum, wörtlich übersetzt als „Gedränge“, eine enge Zusammenarbeit des Teams mit dem Ziel, den Ball nach vorne zu bringen.

Diesen strategischen Gedanken übertrugen die beiden Scrum-Gründer Jeff Sutherland und Ken Schwaber in den 1990er Jahren auf die Softwarebranche, einem Umfeld, das von ständigen Veränderungen geprägt ist und dem die klassischen Herangehensweisen im Projektmanagement daher nicht gerecht wurden.

Beide waren maßgeblich an der Formulierung des Agilen Manifests im Jahr 2001 beteiligt. Der Scrum Guide wird bis heute stetig weiterentwickelt. Die aktuelle Version aus dem Jahr 2020 von scrum.org finden Sie hier.

Bedeutung

Scrum ist ein Framework für agile Produktentwicklung und agiles Projektmanagement, das sich durch eine klare Rollenverteilung, regelmäßige Meetings und eine flexible Organisation von Aufgaben auszeichnet. Entscheidungen erfolgen aufgrund von Erkenntnissen durch Beobachtungen oder Feedbackrunden (Lean-Denkweise).

Die Methode basiert auf agilen Prinzipien wie flachen Hierarchien, einer engen Zusammenarbeit mit Kund*innen sowie einem funktionsfähigen Produkt, das ständig weiterentwickelt wird und dadurch eine hohe Anpassungsfähigkeit hat.

Zentrale Werte von Scrum sind klare Kommunikation, Transparenz und der Willer zur kontinuierlichen Verbesserung.

Nicht verwechseln: Scrum ist nicht Agile! Agile oder Agilität ist mehr Mindset als Methode und eine Philosophie, nach der gearbeitet wird. Scrum hingegen gibt ein Rahmenwerk zur praktischen Umsetzung.

Mehr Informationen zum Thema agiles Arbeiten finden Sie hier.

Scrum Framework

In Scrum-Teams herrscht eine hohe Transparenz und Kommunikationsbereitschaft, weshalb kleinere Teams für eine effiziente Umsetzung am besten geeignet sind. Grundsätzlich arbeiten die Mitglieder sehr selbstorganisiert und kollaborativ.

Gehen wir genauer auf die einzelnen Scrum Rollen und die Vorgehensweise der Methode ein. Die folgende Abbildung stellt den Scrum-Zyklus in der Übersicht dar:

Product Owner (PO)

Der Product Owner ist das Bindeglied zwischen Stakeholder*innen und dem Rest des Teams und ist für den Wert des Produkts verantwortlich – Sowohl von geschäftlicher, als auch Kundenseite. Er kümmert sich um den sogenannte Product Backlog, indem alle Schritte und Ziele des gesamten Projekts gesammelt sind.

Hierbei unterscheidet er zwischen langfristigen Zielen, den Product Goal(s), und kurzfristigen, umsetzungsorientierten Sprint-Zielen, welche das Produkt ein Stück weiterbringen. Ein Beispiel: Das Product Goal eines Projekts ist die Steigerung der Conversion Rate einer Website um 30 %. Ein Sprint Goal könnte hierbei das Verbessern der Ladezeiten beim Ausfüllen einer Anmeldung oder eines Kaufabschlusses sein.

Werden Anpassungen und Änderungen beschlossen, ist es die Aufgabe des Product Owners, den Product Backlog neu zu organisieren bzw. upzudaten. Außerdem nimmt er basierend auf dem Business Value (geschäftlicher Wert) sowie dem User Value (Wert für Nutzer*innen) Priorisierungen der zu erledigenden Tätigkeiten vor.

Das Ergebnis des Priorisierungsprozesses ist der Sprint Backlog: Eine Liste mit ausgewählten To-dos, die innerhalb des kommenden Zyklus bearbeitet werden sollen.

Entwickler*innen

Die tatsächliche Aufgabenbearbeitung nimmt das Entwicklungsteam (Developer) vor. Die in der Regel drei bis acht Mitglieder sind dabei interdisziplinär aufgestellt, sodass alle Kompetenzen, die für die Umsetzung des Projekts notwendig sind, gegeben sind. Diese Arbeitsweise ist äußerst effizient, weil immer klar ist, wer für welchen Teilbereich verantwortlich ist, wo gerade Unterstützung benötigt wird und an wen man sich entsprechend wenden kann.

Einzelne Entwickler*innen arbeiten jeweils autonom an einem Task aus dem Sprint Backlog und verwalten bzw. updaten diesen.

Scrum Master

Der Scrum Master ist wie der Product Owner eine einzelne Person und für die Überwachung der Abläufe und Prozesse im Scrum-Team verantwortlich. Er nimmt eine Art Coach-Rolle ein und stellt sicher, dass effizient und effektiv gearbeitet wird und jedes Teammitglied weiß, was zu tun ist.

Des Weiteren sorgt er dafür, dass die agilen Werte im Team berücksichtigt werden und ein kontinuierlicher Workflow gegeben ist. Treten Probleme oder Hindernisse auf, ist es Aufgabe des Scrum Masters, nach einer entsprechenden Lösung zu suchen. Einflüsse von außen, die die Produktivität beeinträchtigen oder die Arbeit im Scrum-Team verlangsamen, gilt es zu beseitigen.

Scrum-Artefakte und Werkzeuge:

• Product Backlog
• Sprint Backlog
• Inkrement: Fertiges Produkt bzw. Feature am Ende eines Sprints

Scrum – Ein kompakte Einführung

Jetzt wissen Sie über die Rollen innerhalb eines Scrum Frameworks Bescheid. Aber wie lautet die genaue Vorgehensweise?

• Sprint: Das gesamte Scrum Team arbeitet innerhalb eines ein- bis vierwöchigen Sprints – das ist der Zeitraum, den die Mitglieder zur Bearbeitung der Aufgaben im Sprint Backlog haben.
• Sprint Planning: Das Sprint Planning findet immer vor dem Beginn eines Sprints und nach dessen Reflexion statt. Hierbei werden die Aufgaben besprochen, welche im kommenden Zyklus erledigt werden sollen.
• Daily Standup: Das Daily ist ein tägliches, maximal 15-minütiges Meeting, das dazu dient, Challenges oder Hindernisse anzusprechen und sich gegenseitig upzudaten.
• Sprint Review und Retrospektive: Am Ende eines jeden Sprints findet eine Präsentation der Ergebnisse sowie eine Reflexion statt. Hierbei können Erkenntnisse aus den vergangenen Wochen geteilt werden. Außerdem gibt es Raum für Feedback, sodass über Verbesserungsmöglichkeiten gesprochen werden kann.
• Refinement: Dieses Meeting dient dazu, den Product Backlog an veränderte Gegebenheiten anzupassen. Nicht nur der Product Owner, sondern auch das Development Team und ggf. der Scrum Master nehmen teil, sodass alle Mitglieder des Scrum Teams den Überblick über das Gesamtprojekt bzw. dessen Ausrichtung behalten.

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Weitere häufig genutzte Begriffe in der Scrum-Umgebung

• Product Backlog Items / User Stories: Einträge im Product Backlog, die Kundenbedürfnisse und Mehrwert darstellen.
• Definition of Ready (DoR) und Definition of Done (DoD): Kriterien, um Aufgaben als bereit zur Umsetzung oder als abgeschlossen zu bewerten.
• Planning Poker: Methode, um eine Aufwandseinschätzung für die Backlog Items zu geben.

Die fünf Scrum-Werte

Laut dem aktuellen Scrum Guide zeichnet sich Scrum durch folgende Grundsätze aus:

1. Leistungsbereitschaft: Die einzelnen Teammitglieder übernehmen selbstständig Aufgaben und tauschen sich regelmäßig über deren Fortschritt aus.
2. Mut: Der Status Quo wird kritisch hinterfragt. Jede*r im Scrum-Team denkt mit und Probleme werden nicht verschwiegen, sondern offen angesprochen.
3. Fokus: Sprints und Scrum Meetings erfolgen nach einem durchdachten Prinzip und bieten eine gute Orientierung. Jedes Teammitglied weiß, was gerade ansteht und auf welche Aufgabe er bzw. sie sich konzentrieren sollte.
4. Offenheit: Standup-Meetings fördern den offenen Austausch über Aufgaben und Herausforderungen.
5. Respekt: Beiträge aller Mitglieder des Scrum-Teams werden geschätzt und es herrscht ein respektvoller Umgang untereinander sowie mit den Stakeholder*innen. Mitarbeitende nehmen Feedback und Kritik an und feiern sich gegenseitig für Erfolge.

Scrum-Methode: Step by Step-Anleitung

Sie kennen nun alle wichtigen Bestandteile eines Scrum Frameworks. Um Ihnen einen Leitfaden an die Hand zu geben, wie Sie die Methode am besten in Ihr Unternehmen implementieren, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für Sie vorbereitet:

1. Vorbereitung: Stellen Sie ein Scrum-Team zusammen, welches alle für das Projekt zum jetzigen Zeitpunkt erforderlichen Kompetenzen abdeckt. Hierfür ist es wichtig, dass Sie eine Ahnung davon haben, was das End Goal ist oder zumindest, in welche Richtung das Projekt verlaufen soll.Außerdem sollten Sie Projekte nur mit Scrum lösen, wenn die entsprechenden Voraussetzungen für eine solche agile Arbeitsmethode in Ihrem Unternehmen gegeben sind. Welche das genau sind, erläutern wir gleich weiter unten im Text.
2. Schulung: Führen Sie alle Teammitglieder in die Scrum-Prinzipien ein und klären Sie sie über die Grundlagen agiles Arbeitens auf, welche später zur Anwendung kommen werden. So haben Ihre Teams eine greifbare Erwartung an die geplante Zusammenarbeit.
3. Rollenverteilung: Legen Sie fest, wer im Team welche Rolle übernimmt. Wer ist Product Owner, Developer, Scrum Master? Aus welchen Kompetenzfeldern stammen die Entwickler*innen?
4. Einrichtung des Backlogs: Sammeln Sie alle Aufgaben, welche im Rahmen des Projekts bearbeitet werden müssen und legen Sie deren Priorisierung für eine bessere Orientierung fest. Denken Sie daran, regelmäßige Meetings für das Product Backlog Refinement einzuplanen.
5. Sprint Planning: Dies ist ebenfalls ein wiederkehrender Schritt im Scrum-Prozess. Legen Sie die Länge des kommenden Arbeitszyklus fest (Sprints dauern max. vier Wochen) und formulieren Sie ein jeweiliges Sprint Goal. An der Sprintplanung sollte nach Möglichkeit das gesamte Scrum-Team beteiligt sein. Wählen Sie Aufgaben aus dem Product Backlog aus, durch deren Bearbeitung Sie das Sprint-Ziel erreichen.
6. Sprint-Durchführung: Jedes Teammitglied arbeitet nun selbstorganisiert an den entsprechenden Aufgaben. Vergessen Sie nicht das Daily: Täglich 15 Minuten für die Synchronisation des Teams einplanen. Beantworten Sie hierbei folgende Fragen:
   – Was wurde gestern gemacht?
   – Was steht heute auf dem Plan?
   – Gibt es Hindernisse?
7. Sprint Review: Dies ist die Abschlussbesprechung nach einem Sprint. Ergebnisse werden den Stakeholder*innen präsentiert. Anschließend wird Feedback von Stakeholder*innen sowie Kund*innen gesammelt, welches im nächsten Sprint aufgenommen wird.
8. Sprint-Retrospektive: Ende des Sprints. Die Zusammenarbeit im Scrum-Team wird reflektiert und Verbesserungsvorschläge für eine reibungslosere Zusammenarbeit gebracht. Formulieren Sie diese am besten schon als konkrete Maßnahmen für den nächsten Sprint, sodass der Scrum Master die Umsetzung dieser sicherstellen kann. Hier ist eine offene und ehrliche Kommunikation besonders wichtig.

Tipp: Es ist sinnvoll, entsprechende Meetings im Voraus bereits fest in den Kalender einzuplanen und nicht spontan zu veranstalten oder gar zu verschieben. Nur so können Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder sich die vereinbarte Zeit freihalten.

Außerdem ist es wichtig, dass Sie zwar genügend Zeit einplanen, die Meeting-Dauer aber nicht unnötig herauszögern oder überziehen, um eine effiziente Arbeitsweise zu gewährleisten. Zu lange Meetings nehmen Zeit von der eigentlichen Arbeit am Projekt weg.

Tipps und Voraussetzungen – Ist Scrum für Ihr Unternehmen geeignet?

Die Arbeit mit Scrum Teams ist eine sinnvolle, wirkungsstarke und effektive Methode für modernes Projektmanagement. Nutzen Sie Scrum in Ihrem Unternehmen, profitieren Sie von Mitarbeitenden, die fokussiert und organisiert an Projekte herangehen, wissen, an wen Sie sich wenden können, und ausgezeichnete Kommunikationsskills besitzen.

Das wiederum fördert die Mitarbeitermotivation und macht Sie zu einem attraktiven Arbeitgebenden. Dennoch gilt es einiges zu beachten, bevor Sie die Scrum-Methode in Ihrem Betrieb etablieren. Der Erfolg von Scrum hängt maßgeblich von Ihrer Arbeitsumgebung ab.

Kann Ihr Unternehmen folgende Faktoren erfüllen?

• Sie erledigen häufig komplexe Projekte, zu deren Beginn die Anforderungen nicht vollständig geklärt sind und auch im weiteren Verlauf mit plötzlichen Änderungen gerechnet werden muss.
• Sie arbeiten eng mit Kund*innen zusammen. Schnelle Reaktionen auf Kundenfeedback spielt eine wichtige Rolle.
• Ihre Mitarbeitenden können gut im Team und gleichzeitig selbstorganisiert arbeiten.
• Es ist sinnvoll für die Entwicklung eines Produkts, in iterativen Zyklen an neuen Funktionen zu arbeiten.

Wann ist Scrum weniger geeignet?

• Ihre Projekte haben in der Regel ein festes Budget und unflexible Anforderungen. Sie folgen einem klar strukturierten Plan und haben eine Deadline. Die Arbeit findet für gewöhnlich nach dem Wasserfall-Prinzip statt.
• Sie haben eine ausgeprägte, wenn nicht sogar starre, Hierarchie im Unternehmen. Führungspersonen haben die Entscheidungsgewalt und Mitarbeitende nicht viel Mitspracherecht.
• Agiles Projektmanagement erfordert die Bereitschaft, sich ständig weiterzuentwickeln und Neues auszuprobieren. Selbst die Scrum-Methode an sich wird permanent optimiert. Ihr Unternehmen ist nicht offen für Veränderungen oder ständige Anpassungen.

Verfügen Sie über keine Unternehmenskultur basierend auf agilen Prinzipien, wird es schwierig sein, Scrum als Projektmanagement-Methode zu nutzen. Zuvor sollten Sie erst einmal ein Bewusstsein für die Prinzipien agilen Arbeitens schaffen und Ihre Arbeitsumgebung entsprechend anpassen.

Eine offene Kommunikation ist an dieser Stelle wichtig: Sind Ihre Mitarbeitenden zu sehr an klassische Herangehensweisen und selbstständiges Arbeiten gewöhnt, kann dies Anfangs eine große Herausforderung darstellen.

Tipp: Agile Methoden wie Scrum, Kanban oder Lean lassen sich einfacher in Arbeitsumgebungen mit einem hohen Digitalisierungsgrad umsetzen. Eine All-in-One-Software wie die von Factorial vereinfacht Workflows und Ihre interne Kommunikation um ein Vielfaches.