Das Forderungsmanagement ist ein zentraler Teil der Finanzen bzw. des Rechnungswesens in einem Unternehmen oder einer Organisation. Das Ziel jeder Firma ist es, das Risiko und die tatsächlichen Zahlungsausfälle zu vermeiden. Welche Maßnahmen Unternehmen hier ergreifen können und welche Aufgaben zum Finanzmanagement gehören, erklären wir im nachfolgenden Artikel.
Wichtige Fakten
- Forderungsmanagement umfasst alle strategischen Maßnahmen zur Steuerung und zum Einzug offener Forderungen, um die Liquidität eines Unternehmens zu sichern.
- Laut einer Prognose des Kreditversicherers Atradius wird für 2026 mit bis zu 30.000 Unternehmensinsolvenzen in Deutschland gerechnet, was ein effektives Forderungsmanagement unerlässlich macht.
- Ein zentraler Risikofaktor ist die Zahlungsmoral: Laut Statistischem Bundesamt stieg die Zahl der beantragten Unternehmensinsolvenzen bereits im Januar 2026 um 4,9 % gegenüber dem Vorjahresmonat.
- Durch die Optimierung der Debitorenlaufzeit (DSO), einer wichtigen Kennzahl, können Unternehmen den Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang signifikant verkürzen und so den Cashflow verbessern.
Was genau ist Forderungsmanagement?
Forderungsmanagement – Definition
Forderungen bedeuten in diesem Zusammenhang, dass eine Partei einer anderen Partei noch Geld schuldet. Sagt man also, Unternehmen X hat noch offene Forderungen gegenüber Unternehmen Y, so heißt das, dass Unternehmen Y dem Unternehmen X noch Geld schuldet.
Typischerweise handelt es sich bei offenen Forderungen von Unternehmen um Forderungen gegenüber der Kundschaft, die eine bestimmte Ware oder Dienstleistung noch nicht bezahlt haben. Die Kundschaft hat in diesem Fall Verbindlichkeiten, die sie noch begleichen müssen.
Das Forderungsmanagement in einem Betrieb umfasst alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit solchen Forderungen stehen. Das bedeutet: von der Erstellung der Rechnung über die Bonitätsprüfung der Kundschaft, der Liefernden oder der Geschäftsparteien bis hin zur Ausstellung und Nachverfolgung von Mahnungen (dem sogenannten Mahnwesen) – all das gehört dazu.
Ein anderes Wort für Forderungsmanagement ist auch Debitorenmanagement.
Was ist das Ziel von Forderungsmanagement?
Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Denn wenn sich in einem Unternehmen zu viele Forderungsausfälle anhäufen, kann das ernsthafte Folgen haben: Die Liquidität eines Unternehmens kann gefährdet werden.
Das bedeutet: Dem Unternehmen fehlt dann unter Umständen das Geld, das es eigentlich für laufende Kosten wie Gehälter, Miete oder Materialbeschaffung einplanen muss. Werden Forderungen nicht rechtzeitig oder gar nicht beglichen, entsteht ein finanzielles Ungleichgewicht, das im schlimmsten Fall zu Zahlungsschwierigkeiten oder sogar zur Insolvenz führen kann.
Die wirtschaftliche Lage bleibt angespannt. Laut einer Umfrage des ifo Instituts erwarten rund 26 % der deutschen Unternehmen für das Jahr 2026 eine Verschlechterung ihrer Geschäftslage. Diese Unsicherheit unterstreicht die Notwendigkeit, Zahlungseingänge proaktiv zu steuern und Forderungsausfällen vorzubeugen.
Die Implementierung eines professionellen und effizienten Forderungsmanagements ist essenziell für die Stabilität, den Erfolg und einen reibungslosen Betriebsablauf. Nur so kann die Zahlungssicherheit langfristig gewährleistet werden.
Welche Aufgaben umfasst das Forderungsmanagement?
Die Aufgaben des Forderungsmanagements sind vielfältig und entscheidend für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Schauen wir uns die wichtigsten Bereiche im Einzelnen an:
Aufgaben im Forderungsmanagement:
1. Bonitätsprüfung
Bei bestimmter Kundschaft oder bei Unternehmen ist es üblich (z. B. vor Aufnahme eines Kredits), bereits vor der eigentlichen Leistungserbringung eine Bonitätsprüfung durchzuführen. So kann sichergestellt werden, dass die Kundschaft überhaupt zahlungsfähig ist. Bonitätsprüfungen können z. B. mithilfe von Auskunfteien wie Schufa, Creditreform oder Bürgel erfolgen.
2. Rechnungsstellung
Rechnungen werden erstellt und an die Kundschaft oder andere Vertragsparteien gesendet. Diese enthalten auch klar definierte Zahlungsziele, Skonti oder mögliche Mahnfristen.
3. Überwachung der Zahlungseingänge
Das Forderungsmanagement kontrolliert, ob die Rechnungen innerhalb der gesetzten Frist bezahlt wurden.
4. Mahnverfahren / Mahnwesen bei Zahlungsverzug
Kommt die Kundschaft ihren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig nach, ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden und den Kontakt mit den Schuldenden zu suchen, um die Angelegenheit zu klären.
5. Inkasso und rechtliche Schritte
Bleibt auch die Mahnung und damit der Hinweis auf die Zahlungspflicht erfolglos, folgen in der Regel weitere Schritte wie die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder das Einleiten rechtlicher Maßnahmen zur Forderungsdurchsetzung.
6. Dokumentation
Eine wesentliche Aufgabe ist die umfassende Dokumentation aller Vorgänge – von der Rechnungsstellung bis zum Inkasso. Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur intern wichtig, sondern auch für die rechtliche Absicherung und das Controlling.
Prozessoptimierung und Automatisierung
Ein modernes Forderungsmanagement setzt zunehmend auf die Digitalisierung und Automatisierung der genannten Prozesse. Softwarelösungen können dabei helfen, den Überblick über offene Posten zu behalten, Mahnläufe automatisch zu starten und Zahlungseingänge zuzuordnen. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch die Fehlerquote und ermöglicht eine schnellere Reaktion bei Zahlungsverzug.
Welche Maßnahmen sichern die Liquidität?
Damit die Liquidität des Unternehmens sichergestellt ist und es möglichst gar nicht erst zu Forderungsausfällen kommt, können Betriebe bestimmte Maßnahmen ergreifen, die sie vor solchen Situationen schützen. Es folgt ein Überblick über gängige Maßnahmen.
Prüfung der Bonität
Eine Bonitätsprüfung der Kundschaft kann auf zwei Wegen erfolgen: intern und extern.
- Interne Bonitätsprüfung: Hierbei greift das Unternehmen auf eigene Informationen zurück. Dazu zählen z. B. das bisherige Zahlungsverhalten, die Mahnhistorie, die Umsatzentwicklung und interne Risikobewertungen.
- Externe Bonitätsprüfung: Bei dieser Variante bezieht das Unternehmen Daten von externen Dienstleistern, wie etwa Auskunfteien (z. B. Schufa, Creditreform oder Bürgel). Diese liefern Informationen über die wirtschaftliche Lage, eventuelle Zahlungsstörungen oder Insolvenzmeldungen von Geschäftsparteien.
Basierend auf diesen Ergebnissen können die Zahlungsmodalitäten angepasst oder eine Leistung gegebenenfalls ganz verweigert werden. Eine weitere Möglichkeit ist, bei dieser Kundschaft nur gegen Vorkasse zu liefern.
Vorkasse
Der Zahlungseingang der Kundschaft hat in diesem Fall vor der Leistung, Lieferung bzw. Aushändigung der Produkte zu erfolgen.
Auslagerung des Zahlungsrisikos
Gerade bei größeren Aufträgen kann es sinnvoll sein, sich gegen das Risiko eines Zahlungsausfalls abzusichern. Unternehmen können bereits beim Vertragsabschluss mit der Kundschaft vereinbaren, dass sie im Falle einer Insolvenz oder eines Zahlungsausfalls Rechte an den Vermögenswerten der Kundschaft erhalten.
Factoring-Unternehmen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, offene Forderungen über ein Factoring-Unternehmen abzuwickeln. Das bedeutet, dass ein Unternehmen sofort einen Anteil des offenen Betrags vom Factoring-Unternehmen ausgezahlt bekommt, während dieses sich um den Einzug des Geldes bei der Kundschaft kümmert. Im Falle von Zahlungsausfällen trägt das Factoring-Unternehmen das Risiko – nicht das ursprüngliche Unternehmen. Die Umsätze der Firma bleiben dadurch stabil und werden nicht durch Ausfälle von Zahlungen belastet.
Warenkreditversicherung
Zudem können Unternehmen eine sogenannte Warenkreditversicherung abschließen. Diese greift, wenn die Kundschaft dauerhaft nicht zahlt. Bei ersten Anzeichen von Zahlungsunfähigkeit sollte die Versicherung daher möglichst frühzeitig abgeschlossen werden.
Klare Vertrags- und Zahlungsbedingungen
Eine der effektivsten präventiven Maßnahmen ist die Festlegung unmissverständlicher Vertrags- und Zahlungsbedingungen. Definieren Sie klare Zahlungsziele, Skontofristen und Verzugsfolgen bereits in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Dies schafft rechtliche Sicherheit und eine klare Kommunikationsgrundlage für die gesamte Geschäftsbeziehung.
Kennzahlen im Forderungsmanagement
Für ein effizientes Forderungsmanagement ist es sinnvoll, bestimmte Kennzahlen (KPIs) einzuführen, um immer den Überblick über alle Forderungen im Rechnungswesen zu behalten. Die vier wichtigsten Kennzahlen sind:
- Debitorenlaufzeit (DSO – Days Sales Outstanding):
Diese Kennzahl gibt an, wie viele Tage die Kundschaft durchschnittlich für die Begleichung einer Rechnung benötigen. - Umschlaghäufigkeit:
Diese Kennzahl zeigt, wie oft Rechnungen im Jahr von der Kundschaft beglichen werden. - Überfällige Forderungen:
Sie zeigt, wie viele Forderungen das Zahlungsziel überschreiten. Diese Kennzahl sollte daher möglichst niedrig sein. - Forderungsausfallrate:
Sie zeigt, wie viele Forderungen abgeschrieben werden mussten, also nicht beglichen werden konnten, weil die Kundschaft nicht zahlen konnte, im Verhältnis zum Gesamtumsatz.
Wie Software das Forderungsmanagement unterstützt
Ein effektives Forderungsmanagement ist eng mit anderen Finanzprozessen verknüpft. Eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Unternehmensausgaben kann hier entscheidend sein. Mit einer Softwarelösung wie der von Factorial lassen sich nicht nur Ausgaben in Echtzeit überwachen, sondern auch Prozesse wie die Spesenabrechnung digitalisieren. Durch die Automatisierung und den zentralen Überblick über alle Finanzdaten wird die Datengrundlage für das Forderungsmanagement gestärkt und die Liquiditätsplanung vereinfacht.
FAQ
Was macht ein Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement steuert alle Prozesse rund um offene Rechnungen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Zu den Hauptaufgaben gehören die Bonitätsprüfung von Kunden, die Rechnungsstellung, die Überwachung der Zahlungseingänge sowie das Mahnwesen und gegebenenfalls die Einleitung rechtlicher Schritte.
Wie funktioniert das Forderungsmanagement?
Der Prozess beginnt mit der Rechnungsstellung und der Überwachung von Zahlungseingängen. Bei Zahlungsverzug folgt ein Mahnverfahren mit Zahlungserinnerungen. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, können weitere Schritte wie die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder rechtliche Maßnahmen eingeleitet werden.
Was macht ein Sachbearbeiter Forderungsmanagement?
Ein Sachbearbeiter im Forderungsmanagement bearbeitet eigenverantwortlich überfällige Forderungen. Zu den Aufgaben gehören die Klärung von Zahlungsrückständen, die Einleitung von Mahnverfahren und Zwangsvollstreckungen sowie die Bearbeitung von Insolvenzfällen, um Zahlungsausfälle zu minimieren.
