Procurement: Definition und Ablauf der Beschaffung im Unternehmen

In Unternehmen – ob Start-ups, KMUs oder bei großen Konzernen – bewegt sich immer etwas: Nicht nur im Personalwesen oder bei einzelnen Prozessen, sondern auch im Waren- und Leistungsverkehr. Diese Paradedisziplin heißt im Business-Jargon Procurement (Deutsch: Beschaffung) und ist gar nicht so selbstverständlich, wie immer noch oftmals angenommen.

Eindrucksvoll bewiesen hat das die Corona-Pandemie: Stocken die Lieferketten, stehen die einzelnen Zahnräder im Unternehmen still und der wirtschaftliche Schaden ist immens. Neue Lockdowns werden wir hoffentlich so bald nicht wieder erleben, trotzdem gehören alle Prozesse des Procurements fortlaufend optimiert.

Kurz erklärt

1. Unternehmen benötigen Rohstoffe, Waren und Dienstleistungen, um selbst gewinnbringend zu wirtschaften. Die Optimierung der Beschaffung ist damit der erste Schritt zur Unternehmensprofitabilität.
2. In größeren Unternehmen sind in Form des Procurement Managements eigene Spezialisten*innen dafür verantwortlich: In vielen kleinen Unternehmen teilen sich die Beschaffung mehrere Arbeitnehmende oder Geschäftsführer*innen übernehmen große Teile davon.
3. Jede Beschaffung verursacht zwangsläufig Kosten. Ziel ist es daher, diese niedrig zu halten, damit vom späteren Umsatz abzüglich der Kosten möglichst viel Gewinn übrig bleibt.

• Procurement Meaning: Was bedeutet der englische Begriff in der Praxis?
• Was macht die Procurement-Abteilung und wie hilft sie, gesteckte Unternehmensziele zu erreichen?
• So könnte die Beschaffung im Unternehmen praktisch ablaufen
• Achtung Verwechslungsgefahr: Was ist der Unterschied zwischen Procurement und Purchasing?

Procurement Meaning: Was bedeutet der englische Begriff in der Praxis?

Was versteht man unter Procurement? – Wir haben es eingangs schon verraten: Gemeint ist die Beschaffung – mit allem, was dazugehört. Natürlich geht es nicht darum, irgendetwas zu irgendeinem Preis zu beschaffen, denn das wäre dem Unternehmen selbst zunächst wenig hilfreich.

Der Fokus der Beschaffung liegt stattdessen darauf, dass Waren, Rohstoffe und Leistungen …

• in der korrekten Menge beschafft werden
• zum benötigten Zeitpunkt schon vorhanden sind
• in der optimalen Qualität bezogen werden
• zum Zeitpunkt der designierten Weiterverarbeitung am richtigen Ort sind

All das geschieht unter einem Gesichtspunkt: der Wirtschaftlichkeit. Da die Beschaffung immer Kosten verursacht, sollten sie aus Unternehmenssicht so niedrig wie möglich, aber so hoch wie nötig sein. Das gewährleistet im Umkehrschluss wiederum eine ausreichend hohe Qualität und Verlässlichkeit.

Praktisch ist das alles einfacher gesagt als getan: Geopolitische Verwerfungen, plötzlich angekündigte Zölle oder eben auch Pandemien machen schlimmstenfalls selbst der besten Vorabplanung einen Strich durch die Rechnung. Gleichermaßen nannten in der „Future of Procurement“ Studie von KPMG Top-Talente für die Beschaffung noch Nachhaltigkeitsstandards, ESG-Guidelines, Fachkräftemangel und die Inflation als Hürden der jüngeren Vergangenheit.

Was macht die Procurement-Abteilung und wie hilft sie, gesteckte Unternehmensziele zu erreichen?

Wie anfällig Lieferketten sind, haben die letzten Jahre leider eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Also, was ist ein*e Procurement Manager*in? Das wären die Spezialisten*innen im Unternehmen, die auf die kleinen und großen Herausforderungen der Beschaffung eine Antwort haben oder sie zeitnah finden. Laut dem „State of Procurement Data Report 2024“ zählen insbesondere Nachhaltigkeitsstandards zu den größten Herausforderungen – mehr als 80 % der befragten Beschaffer*innen stoßen da regelmäßig auf Hindernisse.

Diese Experten*innen identifizieren Lieferanten, verhandeln mit ihnen, stellen eine fristgerechte Lieferung sicher und achten auf die nötige Qualität. Gibt es einmal Probleme oder Ausfälle, werden sie selbst aktiv – indem sie beispielsweise in ihrem Netzwerk alternative Lieferanten direkt ansprechen.

Innerhalb des Unternehmens hat das eine ganze Reihe von Auswirkungen, weshalb sich die Beschaffung in ihrer Qualität durchaus messbar quantifizieren lässt. Das geht zum Beispiel so:

• realisierte Kosteneinsparungen und Margensteigerungen, ausgelöst durch einen günstigen/günstigeren Einkauf
• durchweg hohe Qualität, um Ausfälle und Verzögerungen durch „schlechte“ Lieferungen zu vermeiden
• Konzeption und Etablierung einer strategischen Beschaffung, die sich an den Unternehmenszielen orientiert
• Risikominderung, unter anderem durch Diversifizierung und strategische Puffer
• Analyse und Einhaltung von ESG- und Nachhaltigkeitsstandards, gegebenenfalls entlang der kompletten Lieferkette

Letzteres führte vor wenigen Jahren zum Lieferkettengesetz, das die neu gewählte Bundesregierung nun aber schon wieder abschaffen oder ersetzen möchte. Weniger bedeutsam sind ESG-Richtlinien für eine Vielzahl der Unternehmen dadurch aber nicht geworden.

So könnte die Beschaffung im Unternehmen praktisch ablaufen

Wir haben für Sie einen kleinen How-to-Guide aus fünf Schritten erstellt, wie ein gewöhnlicher Beschaffungsprozess im Unternehmen aussehen könnte.

1. Ermittlung des Bedarfs

Identifizieren Sie, was an Waren, Leistungen und Co. wann und wo sowie zu welchem Preis benötigt wird. Hierfür werden Produktions- und Verbrauchsdaten, Nachfrageanalysen oder beispielsweise strategische Ziele herangezogen. Das Ziel? Ein 360-Grad-Überblick auf den Ist-Bedarfszustand.

2. Bedarfsanforderung und Lieferantenauswahl

Der wohl größte Schritt ist die Lieferantenauswahl. Zuvor sind speziell bei großen Unternehmen noch Bedarfsanforderungen zu stellen, zu verarbeiten und von Führungskräften abzusegnen.

Bei der Lieferantenauswahl holen Procurement Manager*innen Angebote ein, analysieren diese und verhandeln. Die zuvor genannten Kriterien, wie Preis, Menge und Zeitpunkt, müssen selbstverständlich zum Bedarf des Unternehmens passen.

3. Auftragsvergabe und Bestellung

Stimmen die Konditionen, wird der Auftrag offiziell vergeben – es erfolgt also eine Bestellung der Waren. Beim E-Procurement findet das komplett digital statt. Hierfür nutzen Unternehmen und Lieferanten gleichermaßen spezialisierte Softwarelösungen. Diese eignen sich gegebenenfalls sogar für zuvor erstellte Ausschreibungen oder die Angebotsvergabe nach Geboten.

4. Lieferung und Prüfung

Es empfiehlt sich, die Lieferkette kontinuierlich im Auge zu behalten, unter anderem, um etwaige Verzögerungen frühzeitig zu antizipieren. In jedem Fall wird der Wareneingang geprüft – auf Qualität ebenso wie seine Vollständigkeit. Mängel werden dokumentiert und führen gegebenenfalls zu Nachverhandlungen oder Neu-Lieferungen.

5. Rechnungsprüfung und Zahlung

Gibt es nichts zu beanstanden, wird die Rechnung geprüft und die Zahlung abgewickelt. Das muss kein langwieriger Schritt sein: Mit einer Software für Ausgabenmanagement wie der von Factorial können Sie einzelne Ausgaben automatisieren und zugleich in Echtzeit einen Überblick behalten.

Digitale Ressourcen müssen natürlich ebenfalls beschafft werden. Für rund 70 % der Unternehmen stellt sich zwischen verschiedenen Tools und On- & Offboardings von Mitarbeitenden dann natürlich die Frage, wie viel sie für Software überhaupt ausgeben – was zu vermeidbaren Mehrkosten führt. Mit dem Factorial Lizenzmanagement können Sie diesen Teil des Digital Procurement optimieren.

Achtung Verwechslungsgefahr: Was ist der Unterschied zwischen Procurement und Purchasing?

Procurement in Deutsch heißt „Beschaffung“, „Purchasing“ bedeutet hingegen „Einkauf“. Dies ist ein Teilgebiet der Beschaffung, aber weniger umfangreich. Beim Einkauf geht es darum, kurzfristig das einzukaufen, was benötigt wird. Procurement als Ganzes geht noch einige Schritte weiter. Da dort strategische Ziele, Risikoprofile, Vertragsverhandlungen und beispielsweise Performance-Analysen oder Lieferantenbeziehungsmanagement eine tragende Rolle spielen.