Heute möchten wir Ihnen unsere Customer Success Story mit Interlutions vorstellen. „Ich fand diesen Austausch sehr schnell und sehr freundschaftlich, ich hatte nie so eine Kunde-Verkäufer Beziehung.” Dies sind die Worte von Regina Fischer, HR Managerin bei der Interlutions GmbH, eine der renommiertesten Digitalagenturen in Deutschland.
Die Digitalagentur hat ihre HR-Prozesse optimiert und so die administrativen Tätigkeiten reduziert. Wie sie das geschafft haben?
Wir haben mit Regina Fischer, HR Managerin, Jens Parrée, CTO, und Marija Racina, Project Managerin von Interlutions, gesprochen. Sie haben uns verraten, warum eine HR Software zwingend notwendig war und wie das Onboarding mit Factorial ablief.
- Interlutions: Was macht das Unternehmen?
- Herausforderung vor der Nutzung von HR Software
- Implementierung von Factorial
- Factorial x Interlutions = Customer Success Story?
- Wie Factorial KMUs branchenübergreifend helfen kann
Interlutions: Was macht das Unternehmen?
Die Interlutions GmbH ist eine der bekanntesten Digitalagenturen in Deutschland. Sie sitzt an den Standorten Berlin, Hamburg, Köln, Kassel und Frankfurt am Main.
Das Unternehmen wurde 1999 gegründet und bietet digitale Lösungen in verschiedenen Bereichen, wie Content Marketing oder E-Commerce Lösungen. Zu ihren Kund*innen gehören bekannte Namen, wie beispielsweise Nintendo, Disney oder Renault.
Herausforderung vor der Nutzung von HR Software
Mit welchen Problemen hatte Interlutions zu kämpfen?
Wie viele andere Unternehmen hatte Interlutions ein Problem mit der Umstellung von der Arbeit im Büro auf Telearbeit. Durch Corona wurde dies auch noch einmal verstärkt.
„Die Pains, die wir vor Factorial hatten, waren vor allem dieser Switch, dass alle Mitarbeitenden ins Homeoffice wechselten, ungefähr vor 2 Jahren, dass hybrides Arbeiten und digitales Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewann”, erklärt uns Regina Fischer, HR Managerin bei Interlutions.
Und welche Auswirkungen hatte das auf HR?
Das Hauptproblem vieler Unternehmen ist, dass sie größtenteils in Excel Dateien arbeiten oder verschiedene Tools verwenden, die nicht zwangsweise miteinander kompatibel sind. Dieses Problem war auch Interlutions nicht fremd.
Dazu sagt Jens Parrée, CTO von Interlutions: „Was die HR-Thematik angeht: Das Problem, dass wir unverlässliche Tools vorher eingesetzt haben, sehr viele Tools, die nicht miteinander interagierten. Und auch der Overhead für die doppelte Erfassung und das Übertragen von Informationen von A nach B uns im Weg stand und sehr viel Zeit gefressen hat.”
Implementierung von Factorial
Warum hat sich Interlutions letztendlich für ein HR Tool entschieden?
Interlutions stand aber neben dem Einsatz verschiedener, nicht kompatibler Tools auch noch vor anderen Herausforderungen. Regina Fischer führt dies näher aus: „Die Pains von den Mitarbeitenden waren in den Prozessen vor allem, dass die Kommunikation gewährleistet ist. Man wusste oft nicht: Ist das jetzt angekommen, wer liest das gerade, wer verschickt das, an welche Person wende ich mich denn?”
Laut Statista ist eine mangelhafte interne Kommunikation übrigens einer der Aspekte, die Mitarbeitende am meisten im Unternehmen stört.
Eine Lösung musste also her. „Durch die Standorte und durch das Homeoffice haben wir gemerkt, dass es absolut unabdingbar ist und wichtig, ein übergreifendes HR-Tool zu nutzen. Nicht nur für die Mitarbeitenden, auch für die Personalabteilung und für die Geschäftsführer und die Standortleiter”, beschreibt Regina Fischer.
Interlutions entschied sich letztendlich ein HR Tool zu verwenden: „Und das waren die Punkte, bei denen wir uns entschieden haben, ein HR Tool zu nutzen und dann noch für Factorial entschieden, um Prozesse zu automatisieren”, erklärt Regina Fischer.
Wie lief die Implementierung mit Factorial ab?
Der Start mit einer neuen Software bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Implementierung sofort reibungslos abläuft. Interlutions hatte aber laut Regina Fischer einen guten Start mit Factorial.
„Also ich muss auf jeden Fall sagen, dass die Einführung und das Onboarding sehr intuitiv und sehr schnell gingen bei Factorial. Also ich bin selber da rein gestartet, hab aber auch mir sehr viel Feedback von Factorial geholt. Konnte aber auch durch das Help Center mir sehr viel durch die Videos selber anschauen, was ich da machen kann”, erklärt die HR Managerin.
Factorial x Interlutions = Customer Success Story?
Das Onboarding mit Factorial läuft unkompliziert ab und Unternehmen haben u.a. die Möglichkeit mit Entwickler*innen zu sprechen und individuelle Anpassungen vornehmen zu lassen.
Von dieser Erfahrung profitierte auch Interlutions: „Was ich sehr gut fand, war mit Entwicklern und Entwicklerinnen aus dem Backend Bereich zu sprechen, meinen Input zu geben, was uns wichtig wäre. Und das HelpCenter ist auch für mich eine gute Sache, denn wenn man dort eine direkte Anfrage schickt, dann reagiert jemand, der dafür zuständig ist und man bekommt einfach schnell Feedback“, meint Regina Fischer.
Welche Funktion gefiel Interlutions am besten?
Bei Factorial können Unternehmen verschiedene Funktionen auswählen, so beispielsweise das Abwesenheitsmanagement. Abwesenheitsanfragen können automatisiert und die Urlaube einzelner Teammitglieder in einem übersichtlichen Kalender nachverfolgt werden.
Dazu hatte sich auch Interlutions entschieden. Marija Racina, Project Managerin bei Interlutions war sofort begeistert: „Das Coolste war, als ich mit Factorial angefangen habe zu arbeiten, dass ich die Abwesenheiten so schnell eintragen kann.“
Auch die Lohn-und Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigen Funktionen, die Factorial anbietet. Diese hat u.a. den Vorteil, dass die Gehaltsabrechnungen online durchgeführt werden können.
„Was ich noch cool finde, dass ich meine Abrechnung gleich sehen kann. Für mich ist es wichtig, dass ich sie immer auch auf meinem persönlichen Laptop drauf habe für die Steuererklärung”, erklärt Marija Racina dazu.
Wird Interlutions die Funktionen mit Factorial noch ausbauen?
Interlutions ist auch weiterhin zufrieden mit Factorial und denkt laut Jens Parrée sogar über eine Erweiterung nach. „Und so wie es aussieht, werden wir das auch noch intensivieren, weil die neuen Funktionen, die wir jetzt sehen, uns ermöglichen, unsere Personalentwicklung extrem zu verbessern und in diesem Tool zu halten.“
Wie Factorial KMUs branchenübergreifend helfen kann
Factorial zielt darauf ab, die Nutzung der Software so einfach wie möglich zu halten. Unsere All-in-One-Software besteht aus verschiedenen Tools, die endlose, manuelle Prozesse in effektive, integrierte Prozesse umwandeln.
Damit sich Manager*innen und Personalverantwortliche aller Branchen neben der Führung von Menschen auch der Aufgabe widmen können, die Mitarbeiter*innen weiterzuentwickeln.
Zusätzlich zu den bereits vorgestellten Funktionen bietet Factorial viele weitere Funktionen von der gleichen Plattform aus an, die Ihnen dabei helfen:
- Die Urlaube Ihrer Mitarbeitenden mit nur einem Klick zu genehmigen oder abzulehnen.
- Arbeitsstunden mit Ein- und Ausstempel- Funktionen zu verfolgen.
- Gehaltsabrechnungen zu zentralisieren und zu automatisieren.
- Spesen auf einen Blick zu erfassen und Spesenabrechnungen zu erstellen.
- Die Schulung von Mitarbeitenden zu verwalten.
- …und vieles mehr!
Indem Sie, wie die Interlutions GmbH Ihre HR Prozesse digitalisieren, können Sie die Zeit, die Sie normalerweise für Verwaltungsaufgaben verwenden, für größere Projekte nutzen. Geben Sie HR eine strategische Rolle in Ihrem Unternehmen, Factorial hilft Ihnen dabei.
