Customer Success Story mit Interlutions

Wie gelingt die Digitalisierung von HR-Prozessen in einer Digitalagentur mit mehreren Standorten? Diese Customer Success Story zeigt, wie die Interlutions GmbH — eine der bekanntesten Digitalagenturen Deutschlands — ihre Personalverwaltung mit Factorial grundlegend verändert hat. „Ich fand diesen Austausch sehr schnell und sehr freundschaftlich, ich hatte nie so eine Kunden-Anbieter-Beziehung“, beschreibt Regina Fischer, HR-Verantwortliche bei Interlutions, die Zusammenarbeit.

Die Digitalagentur hat ihre HR-Prozesse optimiert und so die administrativen Tätigkeiten reduziert. Wie sie das geschafft hat?

Wir haben mit Regina Fischer, HR-Managerin, Jens Parrée, CTO, und Marija Racina, Projektmanagerin von Interlutions, gesprochen. Sie haben uns verraten, warum eine HR-Software zwingend notwendig war und wie das Onboarding mit Factorial ablief.

Was macht Interlutions — und vor welchen HR-Herausforderungen stand das Unternehmen?

Die Interlutions GmbH ist eine der bekanntesten Digitalagenturen in Deutschland. Sie befindet sich an den Standorten Berlin, Hamburg, Köln, Kassel und Frankfurt am Main.

Das Unternehmen wurde 1999 gegründet und bietet digitale Lösungen in verschiedenen Bereichen wie Content Marketing oder E-Commerce-Lösungen an. Zu seiner Kundschaft gehören bekannte Namen wie beispielsweise Nintendo, Disney oder Renault.

Als Digitalagentur mit fünf Standorten und einem wachsenden Anteil an mobiler Arbeit steht Interlutions exemplarisch für eine Branche, in der hybrides Arbeiten besonders verbreitet ist. Laut dem Statistischen Bundesamt (Destatis) arbeiteten 2026 in IT-Dienstleistungen und Unternehmensberatung jeweils rund 74 % der Beschäftigten zumindest gelegentlich im Homeoffice. Genau diese Entwicklung stellte die Personalverantwortlichen bei Interlutions vor neue organisatorische Anforderungen.

Welche Herausforderungen hatte Interlutions vor der Einführung einer HR-Software?

Homeoffice und hybrides Arbeiten als Auslöser

Wie viele Unternehmen stand Interlutions vor der Herausforderung, den Wechsel von der Präsenzarbeit zur Telearbeit zu bewältigen. Die Pandemie beschleunigte diesen Prozess erheblich und machte deutlich, dass bestehende Prozesse und Tools für ein verteiltes Arbeitsmodell nicht ausgelegt waren.

„Die Pains, die wir vor Factorial hatten, waren vor allem dieser Switch, dass alle Mitarbeitenden ins Homeoffice wechselten, ungefähr vor 2 Jahren, dass hybrides Arbeiten und digitales Arbeiten immer mehr an Bedeutung gewann“, erklärt uns Regina Fischer, HR-Managerin bei Interlutions.

Und welche Auswirkungen hatte das auf HR?

Ein verbreitetes Problem in wachsenden Unternehmen ist die Abhängigkeit von Excel-Tabellen und einer Vielzahl isolierter Tools, die nicht miteinander kompatibel sind. Auch Interlutions war davon betroffen.

Dazu sagt Jens Parrée, CTO von Interlutions: „Was die HR-Thematik angeht: Das Problem, dass wir vorher unverlässliche Tools eingesetzt haben, sehr viele Tools, die nicht miteinander interagierten. Und auch der Overhead für die doppelte Erfassung und das Übertragen von Informationen von A nach B uns im Weg stand und sehr viel Zeit gefressen hat.“

Wie verlief die Implementierung von Factorial bei Interlutions?

Warum hat sich Interlutions letztendlich für ein HR-Tool entschieden?

Interlutions stand aber neben dem Einsatz verschiedener, nicht kompatibler Tools auch noch vor anderen Herausforderungen. Regina Fischer führt dies näher aus: „Die Pains der Mitarbeitenden waren in den Prozessen vor allem, dass die Kommunikation nicht gewährleistet war. Man wusste oft nicht: Ist das jetzt angekommen, wer liest das gerade, wer verschickt das, an welche Person wende ich mich denn?“

Mangelhafte interne Kommunikation zählt zu den zentralen Faktoren, die Mitarbeitende in Unternehmen belasten — ein Befund, der sich auch in der Forschung zur Mitarbeiterbindung widerspiegelt: Dem Gallup Engagement Index Deutschland 2026 zufolge sind lediglich 10 % der Beschäftigten emotional hoch an ihren Arbeitgeber gebunden, während Gallup Produktivitätsverluste durch mangelndes Engagement auf bis zu 142 Milliarden Euro jährlich schätzt.

Eine Lösung musste also her. „Durch die Standorte und durch das Homeoffice haben wir gemerkt, dass es absolut unabdingbar und wichtig ist, ein übergreifendes HR-Tool zu nutzen. Nicht nur für die Mitarbeitenden, auch für die Personalabteilung, für die Geschäftsführung und die Standortleitungen“, beschreibt Regina Fischer.

Interlutions entschied sich letztendlich, ein HR-Tool zu verwenden: „Und das waren die Punkte, bei denen wir uns entschieden haben, ein HR-Tool zu nutzen und uns dann noch für Factorial entschieden haben, um Prozesse zu automatisieren“, erklärt Regina Fischer.

Wie lief die Implementierung mit Factorial ab?

Der Start mit einer neuen Software bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Implementierung sofort reibungslos abläuft. Interlutions hatte aber laut Regina Fischer einen guten Start mit Factorial.

„Also, ich muss auf jeden Fall sagen, dass die Einführung und das Onboarding bei Factorial sehr intuitiv und sehr schnell gingen. Ich bin selber da reingestartet, habe mir aber auch sehr viel Feedback von Factorial geholt. Ich konnte mir aber auch durch das Help-Center sehr viel durch die Videos selber anschauen, was ich da machen kann“, erklärt die HR-Managerin.

Factorial und Interlutions: Was hat die Zusammenarbeit konkret gebracht?

Das Onboarding mit Factorial läuft unkompliziert ab und Unternehmen haben unter anderem die Möglichkeit, mit dem Entwicklungsteam zu sprechen und individuelle Anpassungen vornehmen zu lassen.

Von dieser Erfahrung profitierte auch Interlutions: „Was ich sehr gut fand, war, mit dem Backend-Entwicklungsteam zu sprechen, meinen Input zu geben, was uns wichtig wäre. Und das Help-Center ist auch für mich eine gute Sache, denn wenn man dort eine direkte Anfrage schickt, dann reagiert jemand, der dafür zuständig ist, und man bekommt einfach schnell Feedback“, meint Regina Fischer.

Messbare Ergebnisse der HR-Digitalisierung

Die Erfahrung von Interlutions steht nicht allein. Unternehmen, die manuelle HR-Prozesse durch integrierte Plattformen ersetzen, berichten regelmäßig von einer deutlichen Entlastung der Personalverantwortlichen und einer verbesserten Transparenz über standortübergreifende Teams. Factorial hilft dabei, administrative Tätigkeiten zu reduzieren und HR eine strategischere Rolle im Unternehmen zu geben — ein Ansatz, der angesichts der niedrigen Mitarbeiterbindung in Deutschland besonders relevant ist: Laut Gallup verursacht mangelndes Engagement Produktivitätsverluste von bis zu 142 Milliarden Euro jährlich. Integrierte HR-Werkzeuge, die Kommunikation, Abwesenheitsmanagement und Gehaltsabrechnung in einer Plattform bündeln, schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Welche Funktionen von Factorial nutzt Interlutions am häufigsten?

Bei Factorial können Unternehmen verschiedene Funktionen auswählen, so beispielsweise das Abwesenheitsmanagement. Abwesenheitsanfragen können automatisiert und die Urlaube einzelner Teammitglieder in einem übersichtlichen Kalender nachverfolgt werden.

Dazu hatte sich auch Interlutions entschieden. Marija Racina, Projektmanagerin bei Interlutions, war sofort begeistert: „Das Coolste war, als ich mit Factorial angefangen habe zu arbeiten, dass ich die Abwesenheiten so schnell eintragen kann.“

Auch die Gehaltsabrechnung gehört zu den zentralen Funktionen von Factorial. Der wesentliche Vorteil: Abrechnungen werden vollständig digital abgewickelt und sind für alle Beteiligten jederzeit abrufbar — ein erheblicher Effizienzgewinn gegenüber papierbasierten Prozessen.

„Was ich noch cool finde, ist, dass ich meine Abrechnung gleich sehen kann. Für mich ist es wichtig, dass ich sie für die Steuererklärung auch immer auf meinem persönlichen Laptop habe“, erklärt Marija Racina dazu.

Plant Interlutions, den Einsatz von Factorial weiter auszubauen?

Interlutions ist weiterhin zufrieden mit Factorial und denkt laut Jens Parrée sogar über eine Erweiterung nach. „Und so wie es aussieht, werden wir das auch noch intensivieren, weil die neuen Funktionen, die wir jetzt sehen, uns ermöglichen, unsere Personalentwicklung extrem zu verbessern und in diesem Tool zu halten.“

Wie kann Factorial KMU branchenübergreifend unterstützen?

Factorial hat das Ziel, die Nutzung der Software so einfach wie möglich zu gestalten. Unsere All-in-One-Software besteht aus verschiedenen Werkzeugen, die endlose, manuelle Prozesse in effektive, integrierte Abläufe umwandeln.

Auf diese Weise können sich Führungskräfte und Personalverantwortliche aller Branchen neben der Führung von Menschen auch der Aufgabe widmen, die Mitarbeitenden weiterzuentwickeln.

Zusätzlich zu den bereits vorgestellten Funktionen bietet Factorial auf derselben Plattform viele weitere Funktionen an, die Ihnen dabei helfen:

• Die Urlaube Ihrer Mitarbeitenden mit nur einem Klick zu genehmigen oder abzulehnen.
• Arbeitsstunden mit Ein- und Ausstempelfunktionen zu verfolgen.
• Gehaltsabrechnungen zu zentralisieren und zu automatisieren.
• Spesen auf einen Blick zu erfassen und Spesenabrechnungen zu erstellen.
• Die Schulung von Mitarbeitenden zu verwalten.
• …und vieles mehr!

HR-Software für KMU: Worauf kommt es bei der Implementierung an?

Die Erfahrung von Interlutions zeigt, dass eine erfolgreiche Implementierung von drei Faktoren abhängt: einer intuitiven Benutzeroberfläche, die eine schnelle Einarbeitung ohne umfangreiche Schulungen ermöglicht; einem reaktionsschnellen Support, der bei individuellen Anpassungen beratend zur Seite steht; und einer modularen Struktur, die es erlaubt, die Software schrittweise auf weitere Prozesse auszuweiten. Unternehmen, die diese Kriterien bei der Auswahl einer HR-Plattform berücksichtigen, schaffen die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung ihrer Personalarbeit — unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Wer seine HR-Prozesse digitalisiert — so wie die Interlutions GmbH —, gewinnt die Zeit zurück, die bislang in manuelle Verwaltungsaufgaben geflossen ist, und kann sie für strategische Projekte einsetzen. Factorial unterstützt Unternehmen dabei, HR als strategische Funktion zu etablieren.

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FAQ

Was ist eine Customer Success Story?

Eine Customer Success Story ist ein authentischer Bericht, der zeigt, wie ein Kunde seine Herausforderungen mithilfe eines Produkts oder einer Dienstleistung erfolgreich gemeistert hat. Sie dient als sozialer Beweis und veranschaulicht reale Lösungen für reale Probleme, um potenziellen Kunden den Wert aufzuzeigen.

Was sind einige Beispiele für Success Stories?

Ein typisches Beispiel ist eine Fallstudie, wie die von Interlutions, die detailliert beschreibt, wie das Unternehmen seine HR-Prozesse optimiert hat. Weitere Formate sind Video-Testimonials, in denen Kunden persönlich über ihre positiven Erfahrungen berichten, oder kurze Zitate auf einer Webseite.

Was sind die 4 Säulen des Customer Success?

Die vier Säulen des Customer Success sind der Aufbau starker Kundenbeziehungen, die konsequente Priorisierung des Kunden, die Schaffung eines echten Mehrwerts und das Handeln als Stimme des Kunden innerhalb des eigenen Unternehmens, um dessen Bedürfnisse zu vertreten.

Wie schreibe ich meine Success Story?

Eine effektive Success Story ist prägnant und sollte vier Kernkomponenten enthalten: die Beschreibung des Problems des Kunden, die Vorstellung der implementierten Lösung, die Vorgehensweise bei der Umsetzung und eine klare Darstellung der erzielten Ergebnisse und positiven Auswirkungen.