Viele Unternehmen, die ihre Beschäftigten im Schichtbetrieb einsetzen, nutzen für den Dienstplan eine Excel-Vorlage. Ein solches Muster ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Mitarbeitende in ihre Schichten einzuteilen. Erfahren Sie hier, wie Sie am besten vorgehen, wenn Sie einen Dienstplan erstellen und Excel dafür nutzen möchten.
Kurz erklärt
- Der ideale Dienstplan sorgt für klare Abläufe, verhindert Überlastung im Team und schafft die Basis für eine faire, gesetzeskonforme Einsatzplanung.
- Excel eignet sich ideal als kostenloser Schichtplaner – besonders in Kombination mit Vorlagen, Automatisierungen und farblicher Formatierung.
- Ob statisch oder rotierend: Ein transparenter, realistischer und flexibel anpassbarer Dienstplan stärkt Motivation und Planbarkeit gleichermaßen.
- Wie erstelle ich den perfekten Dienstplan?
- Wie erstelle ich einen Dienstplan in Excel? Schritt für Schritt
- Wie erstelle ich einen rotierenden Dienstplan in Excel?
Wie erstelle ich den perfekten Dienstplan?
Ein guter Dienstplan ist weit mehr als nur eine Tabelle mit Namen und Schichten – er ist das Rückgrat einer funktionierenden Personalplanung. Wer den Dienstplan smart aufsetzt, spart Zeit, verhindert Überlastungen und sorgt für ein ausgewogenes Verhältnis von betrieblichen Anforderungen und individuellen Bedürfnissen. Excel kann hierbei durchaus als kostenloser Schichtplaner dienen. Ganz gleich, ob Sie Ihren Dienstplan selbst in Excel erstellen oder eine passende Dienstplan-Excel-Vorlage nutzen – entscheidend ist, dass der Plan transparent, flexibel und realistisch bleibt.
Gut zu wissen: Mit einem gut strukturierten Plan vermeiden Sie Konflikte im Team, reagieren souverän auf Ausfälle und behalten stets den Überblick über Arbeitszeiten, Schichtverteilung und gesetzliche Vorgaben. Mehr Know-how dazu finden Sie auch in unserem Artikel: „Dienstplan erstellen: Tipps und Best Practices“
Wie erstelle ich einen Dienstplan in Excel? Schritt für Schritt
Ein Dienstplan in Excel bietet Ihnen die perfekte Mischung aus Flexibilität und Kontrolle – besonders dann, wenn Sie individuelle Arbeitszeiten, Schichtmodelle oder kurzfristige Änderungen berücksichtigen müssen. Mit der folgenden Anleitung gelingt Ihnen die Planung zuverlässig und übersichtlich.
Eines noch vorweg: Wenn Sie kostenlos einen Dienstplan erstellen und Excel dafür nutzen möchten, hilft Ihnen unsere Excel-Vorlage für einen Dienstplan bzw. Einsatzplan dabei. Sie lässt sich beliebig auf verschiedene Branchen und Anforderungen anpassen.
Schritt 1: Grundstruktur anlegen
Tragen Sie in Spalte A alle Mitarbeitenden ein, beginnend ab Zelle A2. In Zeile 1 erfassen Sie die zu planenden Tage – per Auto-Ausfüllfunktion lassen sich Datumsreihen schnell erstellen. Das schafft die Basis für eine saubere Schichtplanung.
Schritt 2: Schichten und Notizen einfügen
Benennen Sie die Spalten nach Früh-, Spät- oder Nachtschicht oder verwenden Sie Kürzel (z. B. F/S/N). Optional können Sie eine zusätzliche Spalte für Notizen wie „Urlaub“ oder „Krank“ hinzufügen.
Schritt 3: Schichtzuordnung vornehmen
Tragen Sie pro Mitarbeitendem und Tag die entsprechende Schicht ein. Farbige Zellen helfen, Schichten visuell zu unterscheiden – so bleibt der Überblick auch bei größeren Teams erhalten.
Schritt 4: Automatisieren und berechnen
Mit einfachen Excel-Formeln wie =ZÄHLENWENN zählen Sie Schichten oder berechnen Arbeitszeiten. Ergänzen Sie eine Spalte für die Wochenarbeitszeit – das spart manuelle Auswertungen.
Schritt 5: Übersichtlichkeit und Formatierung
Passen Sie Spaltenbreiten an und heben Sie Wochenenden oder Feiertage per bedingter Formatierung hervor. Eine Legende am Ende der Tabelle sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten.
Schritt 6: Dienstplan-Excel-Vorlage nutzen
Nutzen Sie kostenlose Excel-Vorlagen als Startpunkt oder erweitern Sie bestehende Tabellen durch Add-ins. Für komplexe Anforderungen (z. B. Schichtrotation, Urlaubsplanung, Qualifikationen) lohnt sich der Einsatz spezialisierter Tools wie etwa der Schichtplanungssoftware von Factorial. Diese ermöglicht Ihnen eine flexible und einfache Planung per Drag and Drop und eine reibungslose Kommunikation dank automatisierter Benachrichtigungen und einer einfachen Genehmigung für spontane Schicht-Tausche – Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen danken!
Wie erstelle ich einen rotierenden Dienstplan in Excel?
Ein rotierender Dienstplan bedeutet, dass die Mitarbeitenden regelmäßig zwischen verschiedenen Schichten wechseln (z. B. Früh-, Spät-, Nachtschicht). Dies lässt sich in Excel mit einfachen Mitteln umsetzen – entweder manuell durch Kopieren der Schichtreihenfolge oder automatisiert mit Formeln. Auch hier kann Ihnen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung bei der Erstellung Ihrer Dienstplan-Excel-Vorlage helfen.
Schritt 1: Grundstruktur anlegen
Erstellen Sie eine Tabelle mit den Spalten Datum, Mitarbeitername und Schicht. Tragen Sie in die Zeilen die Namen der Mitarbeitenden ein, in die Spalten die aufeinanderfolgenden Arbeitstage.
Schritt 2: Schichtrotation definieren
Legen Sie fest, wie die Rotation aussehen soll – z. B. Mitarbeiter A: F → S → N, Mitarbeiter B: S → N → F. Tragen Sie für den ersten Tag die jeweiligen Startschichten ein und folgen Sie dann dem festgelegten Rhythmus.
Schritt 3: Automatisierung per Formel
Nutzen Sie die Excel-Funktion =INDEX({„F“;“S“;“N“};REST(ZEILE()+SPALTE();3)+1)
um die Schichten automatisch rotieren zu lassen. Diese Formel können Sie individuell anpassen – je nachdem, wie Ihre Tabelle aufgebaut ist.
Alternativ können Sie die Rotationsfolge für einige Tage manuell eintragen und dann mithilfe der Auto-Ausfüllfunktion von Excel nach unten oder rechts fortführen.
Schritt 4: Übersichtlichkeit durch Formatierung
Farbige Markierungen helfen bei der visuellen Unterscheidung der Schichten. Nutzen Sie bedingte Formatierungen, um beispielsweise Frühschichten gelb, Spätschichten blau und Nachtschichten grau zu markieren. Feiertage und Wochenenden können Sie ebenfalls farblich hervorheben.
Schritt 5: Wiederholungen einfach planen
Für neue Monate kopieren Sie das Tabellenblatt und passen nur den Starttag sowie die Rotationslogik an. So sparen Sie Zeit bei der wiederkehrenden Planung.
